Información alineada

10-2005

En un mundo orientado a la información, podemos caer rápidamente en más bien tener un exceso; lo anterior hace difícil poder atacar adecuadamente los problemas que a diario se enfrentan las empresas, además éstas necesitan contar con información vital para poder evaluar qué tanto la organización, está alineada con su estrategia.

Para encontrar la raíz de los problemas en las empresas, se necesita información confiable, se necesitan hechos que le den un conocimiento profundo de los productos, tales como su contribución, su antigüedad, así como de los servicios que brinda la empresa. Los costos, la información financiera sobre las líneas productivas o improductivas, información sobre el desempeño de las personas, así como información operacional basada en la comparación con otras empresas similares en lo que se conoce como "Benchmarking", es información valiosa la cual debe encontrarse en forma oportuna.

Las empresas hoy día, podría decirse, están ahogadas en información, y no necesariamente en una buena información, esto es que sea exacta, se reciba de forma oportuna y que sea pertinente.

El autor del "best seller" "Administración en una Página" y también de "Alineación Total", Riaz Khadem, Ph D, recomienda la utilización de tres informes para obtener información alineada. El primero de ellos es lo que llama el "Informe de enfoque", el cual contiene los indicadores de resultado de una posición, junto con el estado actual de desempeño y tres niveles de logro: mínimo, satisfactorio y sobresaliente.

Estos niveles corresponden a lo que se conoce en el Balanced Scorecard (BSC) como semáforos, ya que relaciona el nivel mínimo al color rojo, el satisfactorio al amarillo y el nivel sobre saliente al verde. Algunos autores amplían la gama de colores. En este informe se muestra la tendencia de los datos de cada indicador y su propósito es hacer que la persona y su equipo enfoquen sus resultados de forma que se mantengan alineados con la visión y la estrategia.

El segundo es lo que llama "Informe de Retroalimentación", que resalta las buenas y malas noticias del informe de enfoque, los indicadores verdes (más que satisfactorios) y los que estuvieron en rojo (por debajo del nivel mínimo). Su propósito es reforzar los éxitos y estimular la solución de los problemas que se pueden estar presentando.

El tercer informe se conoce como el "Informe de Administración", el cual es un resumen preciso del desempeño del personal a cargo. Su propósito es dar las buenas y malas noticias procedentes de las personas que dependen directa o indirectamente. Este informe permite obtener información para establecer la alineación con la visión dentro de su pirámide de responsabilidad.

Si se utilizan medios informáticos es posible obtener información sobre las tendencias de los indicadores en forma mensual, superpuestos al desempeño del año anterior. En el informe de administración se pueden obtener un informe con los empleados agrupados por cada uno de sus gerentes, pudiendo incluir las fotos, datos biográficos, etc. El manejo de indicadores en forma de semáforos puede lograrse en aplicaciones como el "Delphos" , de fácil uso, y diseñado de acuerdo a las necesidades del área centroamericana.

Tal y como lo señala Kaplan existe un gran obstáculo para la aplicación de la estrategia en las empresas y es que muy pocos gerentes aplican la regla del 80/20, con la cual invertirían un 80% de su tiempo en la estrategia y tan solo un 20% en la efectividad operativa. Entendemos que con los medios actuales es prácticamente imposible, además de que muchos sistemas informáticos no discriminan cual es la información relevante. Y todavía peor, si se quiere hacer un cambio en un reporte, este podría tomar meses en el mejor de los casos. Hoy día el concepto Olap o tecnología de cubos, permite a las empresas analizar la información en forma interactiva directamente en línea.

Adicionalmente para mantener la información alineada, es importante prestar atención al contexto en el cual está operando la empresa, a la exactitud de los datos de entrada y a los ajustes dinámicos de los indicadores de resultados y de los objetivos cuando lo requiera el contexto de los negocios. Se debe estar consciente de que las nuevas técnicas de gestión además del control, brindan a la gerencia la oportunidad de aprender de su estrategia y poder brindar retroalimentación sobre el desempeño empresarial.