LOS DOCE CEROS

Autor: Dr. Mauricio Lefcovich. 

MEJORES PRÁCTICAS

09-2005

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1. Introducción

Lo que comenzó como la búsqueda de cinco grandes objetivos, consistentes en reducir a su mínima expresión los despilfarros y desperdicios concernientes a fallas y defectos, tiempos de espera, averías, niveles y costos burocráticos y, niveles de inventarios en materia de insumos, productos en proceso y terminados, se amplió con el transcurso del tiempo para incorporar la necesidad de eliminar los accidentes en la empresa y las enfermedades laborales, llevar a cero los niveles de contaminación, generar un 100% de satisfacción en los clientes, consumidores y personal, lo cual llevaría a la obtención de importantes beneficios económicos resultantes de reducir los niveles de rotación de empleados y clientes.

Finalmente quedó patentizado que no bastaba con realizar bien todos los procesos si la organización podía ser objeto de fraudes, por lo cual se atacó también este efecto nocivo.

Estos objetivos no son meras utopías, son objetivos que deben perseguirse a los efectos de lograr la máxima rentabilidad, el mejor posicionamiento de la empresa, sus productos y/o servicios, y la consistencia en los niveles de competitividad.

Todo los factores o causas que tiendan a impedir el logro de los objetivos antes enunciados deben ser considerados como objeto de sistemática eliminación.

La manufactura de clase mundial no admite la generación de desperdicios. El grado de competencia a nivel global es tal que no resulta admisible dejar pasar los problemas en lugar de afrontarlos.

2. Cero Defectos

Cualquier batalla contra el despilfarro debe comenzar por la prevención de fallos y defectos, tanto en los productos y servicios, como en todos y cada uno de los procesos internos. En esta búsqueda de la mejora continua de la calidad están comprendidos tanto los clientes externos como internos. Sólo cuando los clientes internos son satisfechos plenamente podremos obtener la satisfacción total de los consumidores. Por otra parte la búsqueda de la calidad no se reduce a generar productos carentes de fallas, además deben ser generados correctamente a la primera, pues lograr la calidad tras numerosos y sucesivos ajustes es generador de mayores costos.

Tales logros en materia de calidad llevan a un incremento sistemático en los niveles de productividad y consecuentemente a la reducción de los costos, lo cual permite lograr una mayor cuota de mercado incrementando los beneficios, tal cual lo manifestará Deming en lo que él denominó la reacción en cadena de la calidad.
 
Cuando se habla de calidad, es necesario volver a subrayarlo, se hace mención a todas y cada una de las actividades, procesos, productos y servicios. Calidad en la información, calidad en los controles, calidad en la contratación de personal, calidad en el mantenimiento de las máquinas, calidad en la gestión crediticia, etc. Sólo con calidad en cada fase del proceso, se logrará un producto o servicio final libre de fallas y errores.

Atacar los niveles de fallas implica implementar la Gestión de Calidad Total (TQM), sistema que conlleva la concientización y capacitación del personal, el Control Estadístico de Procesos, los Círculos de Control de Calidad, el Poka Yoke, la utilización de las herramientas de gestión de calidad, el Despliegue de la Función de Calidad, Análisis de Modos de Fallas y Efectos, Diseño de Experimentos, Benchmarking, diseño de controles e inspecciones, entre muchos otros.

El nivel en sigma igual a seis es hoy sinónimo de cero defectos, y el sistema Seis Sigma con su filosofía y metodología conforman el accionar de las principales empresas en la búsqueda de la mejora continua.

3. Cero Averías

Las averías no sólo originan costos por reparaciones, dando además lugar a roturas de otras partes de los equipos, sino que además son causantes de fallas en la producción. Estas fallas en la producción son motivo de material de desecho como así también de gastos por reciclado o reparaciones de productos. Las averías ocasionan demoras en la producción y son una de las razones de los famosos inventarios de seguridad.

Mejorar el mantenimiento de las máquinas y equipos constituye un gran negocio pues reduce tanto los costos generados directamente por las reparaciones, sino que además aumenta la vida útil de los equipos, genera menores pérdidas por fallas, aumenta la rotación de inventarios al reducir los plazos en los ciclos totales de producción y lleva a su mínima expresión la necesidad de inventarios de productos terminados, disminuyendo notablemente los inventarios de productos en proceso. Esa reducción de inventarios implica reducir la necesidad de espacios físicos, generando a su vez menores costos en materia de manipulación de inventarios, seguros, costos financieros, pérdidas por obsolescencia, entre otros.

El Mantenimiento Productivo Total es el sistema ideado para dar respuesta y solución a los problemas de mantenimiento. Una correcta planificación en materia de mantenimiento no sólo reduce costos, sino que contribuye a mejorar los niveles de seguridad, como así también los de satisfacción tanto interna como externa.

4. Cero Tiempos de Espera

Eliminar los cuellos de botella, mejorar el recorrido del flujo de insumos y productos en proceso, eliminar las averías, reducir a su mínima expresión los tiempos tanto de preparación como de cambios de herramientas, asegurar una recepción en tiempo y forma de insumos por parte de los proveedores, constituyen cuestiones fundamentales para evitar los costos del paro (de máquinas, inventarios en proceso y mano de obra) como los problemas de insatisfacción de clientes y consumidores. Además como en el caso de las averías, los tiempos de espera son motivo generadores de inventarios de seguridad, con todos los costos que ello trae aparejado.

5. Cero Inventarios

Logrados los objetivos anteriores es factible llevar los niveles de inventarios a su mínima expresión, se trate de insumos, productos en proceso o productos terminados. Pero es también fundamental cambiar la mentalidad empresarial que buscando el mayor aprovechamiento de los costos fijos no toma debidamente en consideración tanto los costos financieros, como todos aquellos desperdicios tapados por los altos niveles de inventarios.

Como si se tratara de un lago donde el nivel elevado del agua impide ver las rocas que se encuentran en él, o bien estas rocas no impiden la navegabilidad, los altos inventarios no permiten ver la gran cantidad de defectos e improductividades, permitiendo cumplir con la entrega de los pedidos, pero todo ello a un alto costo.

6. Cero Papelería

En la competencia actual ya no es admisible aceptar los desperdicios provocados por los excesos de burocracia y trámites de oficina. Ello se da en todo tipo de empresas, pero toman mayor volumen en la industrias de servicios, como lo son los bancos, los seguros, las obras sociales entre otros.

La reingeniería viene en auxilio de las empresas a los efectos de incrementar la productividad en las actividades administrativas, eliminando toda actividad no generadora de valor agregado para el cliente y llevando a un nivel óptimo las relativas a las tareas de apoyo interno para la empresa.

Hacer extensible las políticas y medidas de productividad en los procesos administrativos no sólo es factible sino necesario. No basta con eliminar la papelería mediante la tecnología informática (IT) es menester eliminar todas aquellas actividades administrativas generadoras de costos improductivos, y tiempos de espera.

7. Cero Contaminación

Bajo las actuales circunstancias y dado el elevado nivel de contaminación las empresas están, y lo estarán mucho más en el futuro, presionadas a generar tanto productos, como servicios y procesos con el menor grado de polución ambiental. Las empresas tienden actualmente a implementar los llamados procesos verdes, procesos que no sólo toman en consideración el reciclado de los bienes producidos, sino también hacen el mejor aprovechamiento de los recursos productivos, evitando la contaminación a través de sus distintas vías.

Las empresas que no presten atención a tales cuestiones no sólo verán volcar en su contra a los consumidores, sino que serán pasibles de importantes castigos económicos. No tomar en consideración los niveles de contaminación de los productos puede cerrarle a una empresa muchas posibilidades de exportación.

8. Cero Enfermedades Laborales

Las enfermedades laborales generan costos por ausentismo, y mayor rotación de personal. Esta mayor rotación de personal implica la pérdida de trabajadores con la consecuente pérdida de experiencia y sus efectos en la curva de aprendizaje. Además lleva a costos por búsqueda y contratación de personal, y pérdidas en las etapas de aprendizaje.

La ausencia de personal por enfermedades lleva a la necesidad de un mayor número de personal para reemplazar al personal faltante, con el costo que ello implica, sino además las irregularidades en los procesos productivos que se trasuntan en pérdidas de ritmo y niveles de productividad y calidad, con sus efectos en mayores costos.

Por todo ello llevar a cero las enfermedades laborales es fundamental, mucho más aún teniendo en cuenta que un mejor ambiente de trabajo incrementa la productividad del personal y con ello la rentabilidad de la empresa.

9. Cero Accidentes

Estamos haciendo hincapié con ello, a la eliminación de accidentes que aquejan tanto al personal, clientes y usuarios, como a miembros de la comunidad en general. Los accidentes no sólo bajan la moral del personal, encarece su contratación y la de los seguros, sino que destruye la imagen de la empresa. En muchos casos estos accidentes terminan generando además graves problemas ecológicos o de contaminación.

Un accidente puede ser el fin de una empresa. Envenenamientos masivos, grandes incendios con sus secuelas de muerte y destrucción no sólo generan riesgos desde el aspecto económico-financiero, sino además penal.

No basta con tener asegurada la empresa, ante un incendio la destrucción total o parcial de la planta destruye la existencia de la empresa en marcha como ente generador de valor.

Contemplar por lo tanto este aspecto no es una cuestión menor, para lo cual la Gestión del Riesgo (Risk Management) toma una importancia clave sino crucial.

10. Cero Rotación de Empleados y Clientes

Una alta rotación de empleados implica mayores pérdidas o desperdicios debido a:
 
· Costos de nuevas búsquedas, selecciones y contrataciones de personal.
 
· Mayores costos motivados en la disminución en los niveles de calidad y productividad, ocasionados estos en la pérdida de experiencia y desaprovechamiento de la curva de aprendizaje.
 
· Pérdidas de las relaciones efectivas y en algunos casos afectivas entre personal y clientes.

Este tipo de rotaciones puede ser disminuidas mediante un cambio en la política de personal que incremente la participación de supervisores y trabajadores, tanto en las ganancias como en las decisiones operativas, aprovechando de tal forma sus experiencias y conocimientos.

Lograr que el personal se sienta pleno en el desempeño de su trabajo mediante una mayor calidad de vida laboral, logrando tanto seguridad como auto-desarrollo es la cuestión fundamental a los efectos de disminuir su rotación y consecuentemente los costos y/o pérdidas originados por sus niveles de rotación. Si bien la rotación cero es imposible, si lo es disminuir tales niveles.

Por otra parte la rotación de clientes aparte de ser una muestra de insatisfacción para con la empresas, sus productos y sus servicios, genera el costo de conquistar nuevos clientes, costo que siempre supera ampliamente al costo de conservarlos.

Además mantener clientes implica la posibilidad de conocer los gustos y tendencias de los mismos, con lo que ello importa en las posibilidades de producir mayores niveles de satisfacción a los mismos, y ofrecerles nuevos productos y servicios que sean de su gusto y satisfacción.

Un monitoreo continuo en los niveles de satisfacción de los clientes, y de sus deseo y necesidades, permite conservar al mayor número de estos.

Nunca y bajo ningún punto de vista debe olvidar el empresario y directivo, que dos de sus principales activos son su fuerza laboral y sus clientes. Un cliente conforme no sólo seguirá generando regularmente un flujo de fondos sino que lo incrementará al aceptar nuevas ofertas y propuestas de la empresa, pero además traerá nuevos clientes por medio de su recomendación.
 
En tanto que la fuerza de trabajo es la que está en el campo de batalla todos los días, creando nuevos productos, fabricándolos, vendiéndolos y satisfaciendo los requerimientos de los clientes. Sus experiencias, aptitudes y actitudes son fundamentales para el potencial de la empresa. Las sinergias generadas por el trabajo en equipo de la empresa como un todo nunca serán factibles en tanto y en cuanto no se logre un compromiso del personal para con la empresa, compromiso que sólo tendrá lugar en la medida que el mismo sea partícipe.

11. Cero Insatisfacción

Incrementar los niveles de satisfacción traen consigo un incremento continuo en los niveles de rentabilidad. La obtención de los objetivos arriba descritos hace factible alcanzar mayores niveles de satisfacción o lo que es lo mismo, reducir a su mínima expresión los niveles de insatisfacción.

Entregar el mayor valor por el dinero percibido es la forma de mantener y conservar plenamente satisfecho a los clientes. Ello implica no sólo producir bienes carentes de defectos, sino producir aquellos bienes que el cliente desea y necesita, a un precio acorde a sus capacidades de pago, poniendo a disposición del cliente la variedad y cantidad adecuada, en el lugar y momento que el cliente lo demande.

La satisfacción total sólo logrará obtenerse mediante el compromiso emocional de la empresa en la entrega de sus productos y servicios. Es el momento en el que los directivos y el personal deberán poner la inteligencia emocional en la búsqueda de la excelencia.

12. Cero Incobrables

De poco servirá generar productos y servicios de alta calidad, promocionarlos y venderlos, si luego no logran ser cobrados, o bien el cobro no es el adecuado para mantener un flujo regular de fondos. Los incobrables constituyen una pérdida para la empresa y son el resultado de la falta de calidad en la gestión de créditos y cobranzas. De ahí la importancia de la Gestión de Calidad Total alcanzando a todas las actividades y funciones de la empresa.

Una gran mayoría de empresas adolecen de una muy mala gestión crediticia, exponiendo de tal forma a la empresa a frecuentes e importantes pérdidas financieras. La gestión crediticia no es una cuestión menor y debe ser debidamente atendida y considerada en conjunción con las políticas financieras y ventas.

13. Cero Fraudes

No pocas grandes empresas han visto tambalear sus estructuras producto de fraudes internos y/o externos que produjeron enormes pérdidas para su patrimonio.

Más allá del monto de pérdidas generadas, el sólo hecho de que las mismas puedan generarse y sumarse a las pérdidas antes aludidas, son motivo para el adecuado y sistemático relevamiento y evaluación del control interno.

Una eficaz política de prevención de fraudes, reducirá la factibilidad de éstas. Cuando de fraudes se trata, estamos hablando tanto del robo de fórmulas o diseños, como el de base de datos de clientes, el uso indebido por el personal de insumos de la compañía, el robo de materiales y productos entre muchos otros.

Pero uno de los más graves y peligrosos está constituido por las acciones delictivas de directivos, las cuales pueden llevar a trastabillar a toda la empresa como tal.

Entre los fraudes que deben ser debidamente considerados tenemos el tiempo de trabajo que los empleados o funcionarios destinan a labores de carácter particular, a pesar de que la empresa les está pagando por dedicar su tiempo y energía a la misma.

14. Diagnóstico

Una primera gran tarea es efectuar, preferiblemente por asesores externos, una labor de diagnóstico para evaluar los grados de pérdida o desperdicios ocasionados por la mala gestión, como así también los riesgos a los cuales la empresa está expuesta debido a la falta de planes, políticas y estrategias tendientes a lograr niveles de cero en todos los aspectos antes descritos.

Diagnóstico que partiendo de un cuestionario y de un análisis minucioso de los procesos, actividades, indicadores y políticas permita hacer saber a los propietarios y directivos los riesgos a los cuales se encuentran expuestos, como así también las potencialidades de rentabilidad que pueden obtener al efectuar los ajustes pertinentes.

15. Tablero de Comando

Los directivos deben estar informados de manera continua acerca de los niveles de inventarios, tiempos de espera, plazos de desarrollo del ciclo productivo, plazos promedios de cobranzas, niveles de defectos, cantidad de averías, cantidad de accidentes y gravedad de los mismos, ausentismos, rotación de empleados, nivel de rotación de clientes, niveles de insatisfacción, montos de incobrabilidad, y niveles de contaminación entre otros muchos indicadores e índices que reflejen la buena, mediocre o mala gestión de la empresa.

A ello deben sumarse informes estadísticos mensuales a los efectos de su respectivo tratamiento por la Comisión Directiva, quién partiendo de ella determinará los ajustes que sean menester para corregir las falencias y defectos de gestión.

Todos estos datos deben ser comparados con los objetivos presupuestados y con las marcas de las compañías con las cuales es factible compararse (benchmarking).

16. Conclusiones

Reducir o eliminar las pérdidas por fraudes, rotación de empleados y clientes, averías de máquinas y equipos, defectos de producción, accidentes, excesos de inventarios, excesos de actividades improductivas en materia de oficinas, altos índices de incobrabilidad, entre otras, permite mejorar notablemente la última línea del cuadro de resultados.

Lograr los doce ceros no es meramente la búsqueda de la excelencia por la sola importancia y trascendencia que ello conlleva, sino que se ven claramente reflejados al momento de calcular la rentabilidad de la organización.

Ser competitivos hoy es eliminar desperdicios, y en la búsqueda de ello deben 
comprometerse plenamente todos los integrantes de la empresa, en una sistemática persecución de la mejora continua. Mejora continua en todos y cada uno de los procesos, actividades, productos y servicios que hacen a la empresa como tal.

Ya no basta sólo pensar en lograr los Cinco Ceros clásicos, hoy es menester reducir a su mínima expresión todas las posibilidades de pérdidas para la empresa. Una empresa cómo tal está expuesta constantemente a factores externos o internos fortuitos, no sólo debe disminuirse la posibilidad de tales, sino además reducir sus posibles incidencias, pero además deben obtenerse en los buenos momentos los mayores beneficios posibles que sirvan de colchón (o amortigüen) las pérdidas generadas en otros momentos en la vida de las empresa.

Lograr los Doce Ceros es mucho más que un deseo, es una necesidad imperiosa de las empresas en el actual mundo de los negocios, donde ante cualquier tropiezo financiero resulta muy difícil y complicado reponerse. Por ello es que la búsqueda sistemática de los Doce Ceros es la mejor manera de prevenir los problemas financieros, y si estos ya están presentes, su búsqueda permitirá la rehabilitación.

Los Doce Ceros son una forma de estrategia hacia la excelencia, y por lo tanto a la ventaja competitiva. Reflejan un cambio de actitud de la gerencia en relación a la forma de gestionar los diversos aspectos de la empresa.

Debe tenerse muy presente que la contabilidad tradicional no informa de los costos y pérdidas ocasionados o generados tanto en las improductividades como en las falencias de gestión, y en los fraudes.

Es menester y factible, mediante un sistema que partiendo de un presupuesto flexible logre identificar los costos y pérdidas generados por las falencias de gestión, permitiendo reconocer de tal manera la diferencia entre los ingresos presupuestados (en función del nivel de ventas y/o actividades) y los reales.

En cuanto a las pérdidas generadas por productos de escasa o nula demanda, las mismas forman parte de los costos por defecto siguiendo con ello la concepción del TQM por la cual es atinente a un buen sistema de calidad determinar previamente las necesidades y deseos de los clientes y consumidores.

Sólo reconociendo fehacientemente los diversos tipos de pérdidas es posible actuar sobre ellos a los efectos de su eliminación.

17. Bibliografía

El cliente es la clave – Lele y Sheth – Díaz de Santos – 1989
 
Bases del éxito en la gerencia de empresas – William Osgood – Editorial Norma – 1984
 
Reinventar la fábrica – Harmon y Peterson (Andersen Consulting) – Editorial Limusa – 1994
 
La producción exitosa – James Tompkins – McGraw Hill – 1992
 
Cómo administrar el futuro – Robert Tucker – Editorial Grijalbo – 1991
 
El cambio óptimo – The Price Waterhouse Change Integration Team – Editorial Irwin – 1995
 
Cómo aumentar los beneficios – José Orbegozo – Ediciones CDN – 1990
 
El sistema de Producción Toyota – Taiichi Ohno – Gestión 2000 – 1993
 
Reducción de costos. Costeo Kaizen – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com - 2003
 
Kaizen. Detección, prevención y eliminación de desperdicios – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com - 2004
 
Reducción de Costos bajo un enfoque sistémico – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com - 2005
 
Reducción de Costos – Mauricio Lefcovich – www.winred.com - 2005
 
Estrategia Kaizen – Mauricio Lefcovich – www.monografias.com - 2003

Dr. Mauricio Lefcovich.

Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor.

 

Dr. Mauricio Lefcovich.  Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor.  E-mail: mlefcovicharrobahotmail.com