Sistemas de gestión

Autor: Lic. Omar Gómez Delgado y Lic. Yosmicel Mendoza Laguna

Estrategia y dirección estratégica

16-01-2008

Es la gestión (planeamiento, organización, operaciones y control) de los recursos (humanos y físicos) que tienen que ver con el apoyo a sistemas (desarrollo, mejoría y mantenimiento) y servicios (procesamiento, transformación, distribución, almacenamiento y recuperación) de la información (datos, textos, voz e imagen) para una empresa.

Es el proceso dentro del segmento de la gestión de información que sirve al interés corporativo. Se persigue asociar la información para beneficio de la organización en su totalidad mediante la explotación, desarrollo y optimización de los recursos de información generalmente se manifiestan en las metas y objetivos corporativos. Por tanto, la gestión de recursos de información, es el vínculo gerencial que conecta los recursos de información corporativos con las metas y objetivos de la organización.

La empresa como tal es un sistema de tipo artificial pues es de hecho una creación humana.

1.1- Análisis de los procedimientos de trabajo administrativo y de gestión.

Elementos (subsistemas) de la empresa: Funciones Sistémicas de la empresa

• Marketing.
• Finanzas.
• Operaciones.
• Calidad.
• Recursos Humanos.
• Investigación y Desarrollo.
• Dirección.

La finalidad última de la Gestión de Recursos de Información es ofrecer mecanismos que permitan a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor costo posible, datos e información con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización. Esta definición de la Gestión de la Información aporta elementos importantes para la delimitación de sus contenidos fundamentales.

En primer lugar la consideración de que la información es un recurso importante en la consecución de los objetivos de cualquier organización y que, por tanto, ha de ser administrado con criterios de economía y eficacia, aspecto que, por otro lado, aún hoy está muy lejos de ser conscientemente admitido por la mayor parte de las organizaciones.

En las organizaciones existen recursos visibles, tangibles como el capital, los materiales o las máquinas necesarias para llevar a cabo las operaciones diarias de las empresas, y recursos invisibles, intangibles como la imagen de marca, la habilidad tecnológica, dominio de los canales de distribución, etc. El éxito de la organización no depende sólo de cómo maneje sus recursos materiales sino de cómo aproveche sus activos intangibles. Y su correcto desarrollo depende de que exista un adecuado flujo de información entre la organización y su entorno y entre las distintas unidades de la organización.

1.1.1- Requisitos de los procedimientos adecuados.

Las siguientes características deben estar contenidas en todo Sistema de Control de Gestión:

• Totalidad: El Control de Gestión cubre todos los aspectos de las actividades de la Empresa, es decir, no se limita aspectos parciales, sino que todo lo mira desde una perspectiva de conjunto.
• Equilibrio: Una cualidad del Control de Gestión es que cada aspecto en la empresa tiene su peso justo, esto indica que cada variable tiene la importancia que corresponde.
• Generalidad: Esta característica está asociada con la característica de Totalidad. El Control de Gestión debe ser capaz de analizar cada situación que se presente en términos generales, no centrándose en su detalle.
• Oportunidad: Plantea que el Control de Gestión debe tender a ser preventivo, lo que implica que se debe establecer controles a través de todas las actividades que conforman un proceso y no solamente al término de éste.
• Eficiencia: El Control de Gestión busca la consecución de los objetivos apuntando el centro de los problemas.
• Integración: Para el Control de Gestión los diversos factores se contemplan dentro de la estructura de la Empresa, para ver las repercusiones de cada problema en su conjunto.
• Creatividad: Consiste en la búsqueda continua de indicadores significativos y de estándares para conocer mejor la realidad de la Empresa y encaminarla en forma más certera hacia sus objetivos.
• Impulso a la acción: El Control de Gestión incentiva a la participación de todo el recurso humano que labora en la Organización.

1.1.2.- Puestos de trabajo.

Se entiende por puesto de trabajo a la zona de actividad laboral de uno o varios trabajadores, equipados con los medios necesarios para el cumplimiento de la tarea asignada, en una determinada unidad de producción o de prestación de servicios (entidad laboral).Es la célula básica (primaria) del proceso productivo; o sea el subsistema primario del sistema empresa.

Analizando el concepto:

Zona de actividad laboral: (si no hay no tiene sentido)

Trata de evitar limitarlo al equipo o banco de trabajo, ya que abarca además al área que lo rodea y que necesita para realizar sus labores. Ejemplo: depósitos de materias primas, productos terminados y de movilidad del obrero; etc.

De uno o varios trabajadores:

De forma directa o indirecta.
Equipados con los medios necesarios.
Estarán los medios de trabajo requeridos con los cuales se trabajará sobre los objetos de trabajo a fin de lograr la “producción”, incluso esto caracteriza al puesto de trabajo como tal.
En una determinada unidad de producción o de prestación de servicios.
Ratifica el (la) ya que enmarca al Puesto dentro de una organización productiva determinada.

Elementos del Puesto de Trabajo.

• Los trabajadores:

Es el elemento fundamental, no forma parte del Puesto de Trabajo, pero debe ser el elemento fundamental al diseñar el mismo.

• Los objetos de trabajo:

Las materias primas, productos en bruto, etc.; son los objetos sobre los cuales se trabaja, tiene que estar presente en el Puesto de Trabajo, garantizar su ubicación; no podemos decir tampoco que sea parte del Puesto de Trabajo pero debe tenerse en cuenta al diseñar el Puesto de Trabajo.

• Los medios de trabajo: componentes físicos del Puesto de Trabajo:

• Equipos básicos (de existir) (equipo tecnológico básico).
• Equipos técnico-organizativos.
• Equipos tecnológicos.

Existen varios criterios, el más difundido en Cuba es el que se muestra en la tabla siguiente:

La organización del puesto de trabajo: Para lograr dar cumplimiento al objetivo trazado en el puesto de trabajo se hace necesaria una determinada forma de ordenar los elementos que componen el mismo.

La organización y servicio al puesto de trabajo se encarga del estudio de este en su carácter interno y externo, es decir, tanto de las relaciones entre los elementos del mismo puesto, como en sus relaciones con otros dentro del proceso de producción, así como el análisis y perfeccionamiento que se presta a los elementos simples que intervienen en el proceso productivo.

Objetivo: Crear las condiciones necesarias para que el trabajo que se ejecuta en él se realice de manera armónica, racional e ininterrumpida; logrando la productividad y la calidad requerida, con el menor gasto de energía física y tensión nerviosa; garantizando la utilización racional de los conocimientos, hábitos y habilidades del trabajador. Para ello se subdivide en Organización y Servicio, aunque realmente son imposibles de separar.

1.2- Organización del trabajo administrativo y de gestión en la entidad.

En las organizaciones podemos distinguir, fundamentalmente, dos tipos de Sistemas de Información: los Administrativos y los Documentales. Los primeros obtienen, almacenan, recuperan y distribuyen datos relativos a las actividades de las diferentes áreas funcionales o departamentos de la organización y los segundos obtienen, almacenan, recuperan y distribuyen información sobre el conocimiento registrado en un depósito o en una red de documentos. Cada uno de estos sistemas informativos tiene sus propias características que condicionan su diseño y desarrollo y que deberán tener presentes los responsables de su puesta en marcha.

En realidad sistemas administrativos hay muchos, lo idóneo es desarrollar un sistema para cada empresa, como es prácticamente imposible hablar de todos los sistemas que hay, se ha escogido el que ha mi punto de vista me parece el más adecuado en la actualidad, administración por objetivos, con esto no estoy diciendo que sea el mejor, simplemente el de más uso.

¿Qué es la Administración por Objetivos?

Es una forma sistemática de incorporar, dentro de un parámetro más efectivo, todas las actividades que los gerentes efectúan, o que por lo menos debieran llevar a cabo. Más formalmente, administración por objetivos es una forma de practicar las cinco funciones básicas de la gerencia:

• Planeación.
• Organización.
• Dirección.
• Control.
• Coordinación.

La administración por objetivos es un proceso por medio del cual los miembros de una organización establecen juntos sus metas. Cada miembro, con la asistencia de su superior, define su área de responsabilidad, determina objetivos que establezcan claramente los resultados que de él se esperan, y desarrolla mediciones de desempeño que puedan ser usadas como guía para administrar su unidad, además de que sirvan como estándares para evaluar su contribución a la organización.

Hay cuatro componentes básicos del sistema de la administración por objetivos:

• Fijación de objetivos.
• Desarrollo de los planes de acción.
• Conducción de revisiones periódicas.
• Apreciación del desempeño anual.

Existen dos caminos para que el ejecutivo pueda decidir la forma de implantación del sistema:

• Implantación progresiva en las distintas divisiones que abarcará: Esta alternativa permite probar el sistema en una división piloto, y, con base en las experiencias y resultados observadores, se puede modificar el plan de administración por objetivos antes de implantarse en las demás divisiones.

• Implantación progresiva por niveles jerárquicos: Esta forma permite desarrollar y entrenar primero a las personas de los niveles superiores, para que ellas mismas desarrollen e implanten el sistema de los niveles inferiores.

Es evidente que los sistemas informativos son los encargados de seleccionar, procesar y distribuir la información procedente de los distintos ámbitos: información interna, externa e información corporativa. En función del tipo de información se diseñarán sistemas administrativos o documentales, de acuerdo con las necesidades de información de los usuarios del sistema y con criterios de integración.

1.3- Control interno.

La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

1.3.1- Procedimientos de trabajo administrativo y de gestión.

La Gestión de la Información aporta retos nuevos al mundo de la documentación e información en las organizaciones que superan los tradicionalmente asumidos por los documentalistas.

Estos nuevos desafíos están revolucionando los perfiles tradicionales de los profesionales de la información con la aparición de un nuevo profesional: el gestor de la información.

El gestor de información se ocupará de la planificación estratégica y la coordinación de todos los recursos relacionados con la información y participará en el diseño e implantación del sistema de información de la organización, a través de la coordinación de todos aquellos departamentos que manejan información. Esa es la labor que tiene encomendada para el siglo XXI y su formación ha de estar en consonancia con esta necesidad potencial que se detecta desde hace algunos años.

Se puede afirmar, en líneas generales, que son pocas las organizaciones que cuentan con un Plan de Información que contemple el desarrollo de un sistema informativo integrado, que, normalmente suele estar fragmentado por departamentos o áreas de la organización y no suele haber un responsable de la integración y organización global del sistema informativo y, si existe, lo normal es que pertenezca a el departamento de Informática.

Los profesionales de la información: archiveros, bibliotecarios y documentalistas se han ocupado, en colaboración con el área de informática, del diseño y desarrollo de los sistemas informativos documentales. El resto de los subsistemas se han desarrollado de forma aislada y descoordinada desde las distintas áreas de las organizaciones y sin tener en cuenta la opinión y la experiencia del experto en información.

Esta es, en líneas generales, la situación actual. Esto no implica que deba continuar así, y en este sentido consideramos que el gestor de información ha de jugar un papel fundamental en la configuración del Plan de Información de la organización colaborando, como experto en Información, en el diseño y desarrollo de su sistema informativo. La elaboración del Plan de Información ha de ser tarea de un equipo multidisciplinario integrado por profesionales de la información, informáticos y técnicos de los distintos departamentos o áreas de la organización. Cada uno de estos profesionales ha de aportar su experiencia y conocimientos en sus ámbitos concretos: el informático en tecnologías y soluciones informáticas; los técnicos en la administración de la organización de la que forman parte y el profesional de la información en documentación e información.

Las organizaciones no son conscientes de esta realidad y funcionan normalmente sin un plan de información y, lo que es aún más importante, ni los propios profesionales de la información son conscientes del papel que están llamados a desempeñar.

1.3.2- Manual de procedimientos contables.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tienen que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

1.4- Inserción de una computadora en los sistemas manuales.

En las áreas de manufactura se están aplicando las computadoras con dos objetivos primordiales que son: como sistemas físicos y como sistemas de información. Así tenemos que el diseño asistido por computadoras (CAD), la manufactura asistida por computadoras (CAM) y la robótica se usan en el sistema de producción físico para realizar mejor ciertas actividades y reducir costos. En tanto que en materia de información, la utilización de los medios informáticos comenzó con el control y la gestión de los inventarios, los cuales incluían el punto de pedido, para pasar luego al moderno concepto de la planificación de necesidades de materiales (MRP).

1.4.1- Empleo de aplicaciones informáticas aisladas.

Vivimos en una era marcada por la velocidad. Ello es consecuente con la gráfica de estos tiempos, una gráfica simbolizada por una curva de pendiente cada vez más pronunciada (de manera ascendente), símbolo del incremento creciente en la velocidad a la cual aumenta la población, la polución, las comunicaciones, la cantidad de información, la variedad de productos, el acortamiento de los ciclos de vida de los productos, la velocidad de respuesta ante la solicitud de servicios entre muchos otros.

Durante milenios podemos apreciar un curva prácticamente plana o semi-plana, respondiendo la velocidad de la información a esta curva, ante un cambio tan dramático en la curva, la velocidad de información debe acelerarse para responder a las crecientes necesidades de control y resolución de problemas. Cada día las decisiones deben adoptarse más rápida y eficazmente. Los sistemas informáticos cuyo diseño respondían a un cambio moderado ya no son viables dentro del nuevo contexto.

La velocidad de respuesta tanto en el diseño y programación de software, como en su posterior puesta en funcionamiento, y sumado a ello la rapidez con que los mismos generan información y permiten adoptar decisiones, es clave en los actuales momentos. Proyectos que tardan demasiado tiempo corren el riesgo de comenzarse a implementar bajo condiciones que han cambiado y que por tanto hagan inviable o escasamente satisfactorio al sistema como tal.

El paradigma en materia informática ha sufrido numerosos e importantes cambios, de un enfoque centrado en la venta de software se ha pasado a uno enfocado a la venta de información, de un diseño para ser gestionado por especialistas se ha pasado a un diseño enfocado en las necesidades específicas de cada integrante de la organización. De un enfoque dirigido a un uso restringido se pasa a la generación de información amplia y flexible.

De todo ello ha surgido un nuevo y poderoso concepto, el de "sistema nervioso digital". La misma es la equivalencia digital y corporativa del sistema nervioso humano, capaz de aportar un flujo de información bien integrado al lugar oportuno de la organización en el momento oportuno. Está constituido por los procesos digitales mediante los cuales la compañía capta lo que hay en el entorno, reacciona en consecuencia, detecta los retos de sus competidoras y las necesidades de sus clientes, y organiza inmediatamente sus reacciones. El sistema nervioso digital demanda una combinación de equipo físico y equipo lógico, y se distingue del simple grupo de ordenadores conectados en red por la precisión, la instantaneidad, por la riqueza de la información que lleva a los trabajadores de calificación superior y por las revelaciones y la colaboración que la información hace posibles. La finalidad de un sistema nervioso digital consiste en estimular una reacción concertada del personal a fin de desarrollar e implementar una estrategia de empresa.

1.4.2- Migración hacia aplicaciones más desarrolladas.

Más recientemente las empresas de alta competitividad incorporaron a sus sistemas de computación el concepto de la producción "just in time". Este nuevo sistema de producción sumada a la nueva ola en materia de calidad y productividad llevó a las empresas a la imperiosa necesidad de contar con sistemas destinados a la aplicación eficiente y eficaz del TQM (Gestión de Calidad Total).

Entre las necesidades más acuciantes se encuentra la aplicabilidad del SPC (Control Estadístico de Procesos), los cuales debido a las revolucionarias ideas en materia de calidad y administración se aplicaron también a la mejor gestión de las empresas SMC (Control Estadístico de Gestión).

Recientemente la evolución en los procesos de gestión de calidad ha incorporado la necesidad de aplicar los sistemas informáticos en el cálculo de los niveles en sigma para los diferentes procesos y componentes o servicios generados por una empresa (Sistema Seis Sigma).

Todo este proceso de desarrollo continúa expandiéndose para llegar hoy al revolucionario concepto de la fábrica flexible y su Sistema de Manufactura Integrada por Computador (CIM).

Las empresas que pretendan mantenerse al margen de ésta evolución se verán pronto con graves inconvenientes a la hora de competir. Es como un ejército que pretende atacar con caballería a una brigada de tanques modernos en pleno avance.

1.5- Sistemas de codificación

El código en sí, es un campo con un tamaño definido (problema del espacio). Además tiene una naturaleza (numérica, alfabética, alfanumérica) y posee validación y redundancia. El avance del desarrollo está unido a la representación por medio de sonido y con estos se forma un lenguaje de comunicación. Utilizado para pensar, comunicarse oralmente, por escrito, por visión y por las nuevas técnicas mezclas de texto, sonido, imágenes y animación (MULTIMEDIA) la asignación de símbolos mediante un plan sistemático para representar ciertos fenómenos estableciendo un orden dentro de una clasificación determinada se denomina codificación.

Necesidad:

a) Posibilitar relacionar distintos elementos dentro de un sistema.
b) Enmascarar determinada información (encriptar).
c) De permitir identificación unívoca, ordenar, clasificar, recuperar, registrar, transmitir. Ej. Morse, bibliotecas, codificador de productos.

1.5.1- Sistemas de codificación más utilizados en la información económica.

Semiótica: conjunto de teorías científicas que tienen que ver con los sistemas de signos.
Semiótica de la información: La integración de la información dirigida, analizada, considerada desde 3 puntos de vista.

a) Sintáctico: relaciones entre los símbolos sin considerar su contenido o valor para el destinatario.
b) Semántico: contenido de la información o de capacidad para reflejar la realidad objetiva con los símbolos.
c) Pragmático: utilización práctica de la información

Tipos de códigos

Presentamos algunos de los, tipos de códigos más relevantes, con posibilidad de utilización en sistemas automatizados:

a) Secuencial: De forma práctica y muy simple. Se asignan números, comenzando en uno, a una lista ordenada o no. Su expansión o inserción de nuevos elementos es por el final. Pueden asignarse letras (pero tiene como límite el alfabeto).
b) De bloques o secuencias espaciadas: Estos códigos utilizan bloques secuenciales para representar agrupaciones de alguna especificidad. Estos grupos se conforman según convenga sin seguir un patrón convencional.
c) De grupos: Utilizan la sucesión de dígitos y sus posiciones, para conformar los grupos. La cantidad de dígitos depende de la posible cantidad de los componentes de una agrupación.
d) Decimal: Diseñado para las bibliotecas admite una expansión sin límites, ya que los temas del conocimiento humano son ilimitados e impredictibles.
e) Dígitos o letras significativas o nemotécnicos: En ellos todos los dígitos o parte de ellos representan peso, dimensión, distancia o capacidad o algún factor que se lleva al código.
f) Alfabéticos: En ellos las letras representan un elemento conocido por los que la utilizan.
g) Dígitos de chequeo o control : Al número original del código, se le efectúa una operación de forma tal que cada elemento produce siempre un mismo dígito de control.

El cual se le añade al final del código y que forma parte de él en este sistema y entorno. Con esto se evita que al teclear un código se omita o altere un dígito. El digito de chequeo se obtiene por un cálculo matemático lo cual es factible cuando se utilizan medios Automatizados.

h) Automatizados de barras o magnéticos:

De barras: conforman un número que puede ser leído por un dispositivo.

Magnéticos: el código está escrito en forma magnética. Es una modalidad de los anteriores pero se diferencia en el soporte. Tales como Tarjetas de crédito o de débito, de acceso, etc. Ambos se utilizan en etiquetas de precios, tarjetas de débito y crédito, tarjetas de acceso, tarjetas para cerraduras, etc.

Encriptar la información:

Tradicionalmente los militares, los gobiernos, los comerciantes y los enamorados han producido la historia de los códigos para encriptar información.

Objetivos de encriptar:

a) Prevenir que la información sea leída por personas no autorizadas.
b) Prevenir que personas no autorizadas borren, modifiquen o introduzcan mensajes.
c) Verificar el emisor de cada mensaje.
d) Hacer posible que mensajes por vía electrónica puedan ser autenticados.

Los sistemas de gestión en la actualidad se han convertido en una eficaz arma en la planeación, distribución y control de los recursos ,ya sean tanto tangibles como intangibles, en los que juega un papel fundamental el desarrollo y aplicación de la información a los procesos de administración, de ahí que cada día se enfatiza en soluciones practicas a partir de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones en todas las esferas de la sociedad, unido a la necesidad de establecer un orden económico a través de las grandes transnacionales y los diversos factores cambiantes que existen en el mundo actual.

El presente documento puede ser utilizado como:

• Consulta bibliográfica para proporcionar los elementos necesarios que permitan entender, analizar y resolver las distintas cuestiones referentes a los sistemas de gestión como una eficaz arma en la planeación, distribución y control de los recursos.
• Un documento guía, donde se ha desarrollado el contenido de la materia en cuestión en aras de una mejor comprensión y difusión del material expuesto, con vistas a contribuir al perfeccionamiento metodológico de dicho tema.

Bibliografía

1. Blanco, L. y Gutsztat, I. Sistemas Informáticos. 2 tomos. Editorial ENPES.
2. Koontz .Administracion una Perspectiva Global.

Lic. Omar Gómez Delgado

Centro Universitario Las Tunas, Cuba.

omargdarrobault.edu.cu

Profesor del Centro Universitario de Las Tunas de la Disciplina de Informática.

Coautor: Lic. Yosmicel Mendoza Laguna

Centro Universitario Las Tunas, Cuba. Noviembre 2007.

yosmicelmlarrobault.edu.cu

Profesor del Centro Universitario de Las Tunas de la Disciplina de Finanzas.

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