Lo primero que hay que señalar es que para poder llevar a cabo unas estrategias que mejoren la comunicación interna se deben disponer de los resultados de una evaluación de clima laboral.
Tres son los componentes que debe contener la estrategia de comunicación (Paul Capriotti):
La atribución de responsabilidades
Se recomienda que sea el dircom (director de comunicación) quien la ejerza cuando la empresa sea grande, sin embargo en las medianas y pequeñas debe asumirla un ejecutivo cuya vinculación sea bien a la dirección de personal, bien a la dirección de comunicación, aunque dichas alternativas presenten ventajas e inconvenientes como vemos a continuación.
Responsable ligado a la Dirección de Personal
Ventajas:
- Es terreno conocido: se apoya sobre un buen conocimiento de los asalariados.
- Zona de actividades paralelas: la gestión de personal y la comunicación interna persiguen objetivos complementarios.
Inconvenientes:
Conflictos potenciales: sus gestiones y sus prioridades no serán necesariamente concordantes.
Balance:
Se debe planificar con una doble condición:
- Que la comunicación interna no sea tratada como un subproducto de la política de personal
- Que no se limite a la difusión bruta de informaciones
Responsable ligado a la Dirección de Comunicación
Ventajas:
- Un estilo más seductor: la proximidad de un servicio de comunicación es más atractiva que la de una Dirección de Personal, con frecuencia austera.
- Armonización de los mensajes en el exterior e interior de la empresa.
Inconvenientes:
- Peligro: la empresa corre el riesgo de practicar una política de segunda mano, contentándose con aplicar a lo interno operaciones concebidas para lo externo.
Balance:
- Buena solución en el marco de una gran empresa suficientemente madura en materia de comunicación.
La función principal de este responsable es la de fomentar la participación de las personas con mayor prescripción dentro de la empresa en los procesos comunicativos.
La concepción de los mensajes
Debe tener prioridad la información interna, toda acción comunitaria hacia el exterior debe ir precedida de una comunicación hacia el interior de la compañía. Para ello además la información que vaya a ir hacia el exterior se recomienda que sea difundida por canales internos dos o tres días antes de hacerse pública.
Las claves para que el mensaje sea eficaz son:
- Comunicado con diligencia, para eliminar la deformación informativa que genera el rumor.
- Simple, para garantizar la comprensión general.
- Novedoso, si se pretende que despierte interés.
- Selectivo, para orientarlo hacia los hechos que realmente motivan su comunicación.
La elección de los instrumentos
Para ello se deben considerar tres variables:
- El contenido del mensaje, considerando su complejidad y su extensión. Si es complejo y largo los soportes audiovisuales ofrecen buenos resultados en la medida que permiten una narración estructurada y también a la hora de incorporar gráficos. También para estos casos resultan de utilidad los soportes escritos siempre y cuando se considere el público al que va dirigido así como su capacidad de comprensión y su hábito de lectura. Si la naturaleza del contenido es más social lo mejor es que el canal sea oral.
- El perfil del destinatario: el cual nos ayudará a elegir el soporte adecuado para la comunicación interna. La segmentación de la audiencia es directamente proporcional a la eficacia de la comunicación: mientras más homogéneos sean los grupos de receptores más específica podrá ser la comunicación, no sólo en sus aspectos conceptuales sino también en los formales.
- El efecto deseado, considerando cinco efectos prioritarios: la comprensión correcta del contenido del mensaje, la deformación o el riesgo de introducir ruidos comunicativos, la memorización, la conservación de la información durante un largo período de tiempo y el coste económico de la comunicación.
