Propuesta de diseño de un Sistema de Gestión de Información para la Gestión del Conocimiento. Caso CEMARNA

Diseños de Flujos de Información para
el posterior perfeccionamiento del
Sistema de Gestión de Información y
Conocimiento del centro de Estudios
de Medio Ambiente y Recursos
Naturales (CEMARNA) de la
Universidad de Pinar del Río
Resumen
La organización moderna se desarrolla en la sociedad y también en la era digital
de la información, que implica una nueva era global de la información, igualmente
denominada era del conocimiento. Estudios realizados demuestran que dominar
una gestión eficiente y oportuna de la información garantiza un gran por ciento de
la clave del éxito, ya que toda la actividad humana está asociada inevitablemente
a la información y ahora, a su gestión a través de complejos sistema integrados.
La presente investigación tiene como objetivo general: Proponer el diseño de un
Sistema de Gestión de Información, para la introducción gradual de la Gestión del
Conocimiento en el Centro de Estudio de Medio Ambiente y Recursos Naturales
(CEMARNA), en su primera fase, a partir del diseño de sus principales flujos de
información. Tomando como base los estudios de necesidades de usuarios,
realizados anteriormente, fueron diseñados los principales flujos de información de
la actividad investigativa, utilizando la metodología Métrica (versión 3), para el
diseño del sistema de información y el software EacyCase, para diagramar los
flujos. Para darle cumplimiento al objetivo trazado y adecuarlo a las
particularidades del centro de estudios, se realizó un diagnóstico integral.
Introducción.
Las organizaciones se desarrollan en una sociedad caracterizada por la aparición
continua de saberes nuevos, por el desarrollo permanente de las facultades
intelectuales, todo ello circunscrito en una aceleración inusitada de la caducidad
de los paradigmas dominantes en los años precedentes, de la obsolescencia de
los métodos de análisis y las técnicas empleadas para la observación de la
realidad por los inventores, analistas, expertos y profesionales.
En medio de esta situación cada vez más apresurada, rodeada de enormes
volúmenes de información que se generan e incrementan cada día, es preciso
dominar cómo utilizar todos estos saberes, introducirse en los nuevos paradigmas
y adaptarse a los cambios; utilizando estratégicamente la información relevante
ante una toma de decisiones. Respecto al último elemento, saber qué hacer con la
información tanto científica y tecnológica, como operativa y funcional de las
organizaciones, es prioridad y sinónimo de supervivencia en estos tiempos. Surge
la necesidad de que las organizaciones cuenten con novedosos Sistemas de
Gestión de Información (SGI) que les permitan transformar datos en conocimiento
de valor estratégico, tanto para apoyar sus operaciones organizacionales como
para orientar sus investigaciones.
El uso de estos sistemas es muy importante, mayormente porque permiten
esclarecer elementales procesos dentro de la Gestión de Información (GI), por
supuesto, en función de sus intereses y propósitos. Pueden existir sistemas que
requieran, para su funcionamiento, una previa identificación de usuarios y su
tipología, conocer sus diferentes necesidades informativas y sus prioridades,
preferencias de idiomas, horas de lectura, suministro de información, mientras
pueden existir otros que requieran para su dinámica, conocer todos los procesos
de una organización, la naturaleza de la información, el recorrido de la información
entre los procesos y las personas, los usuarios con privilegios, los tiempos de
consulta y las fechas de entrega de reportes e informes, en fin todo el algoritmo de
pasos que una organización ejecuta para su funcionamiento eficiente.
Un aspecto esencial en la implantación de estos sistemas es que su diseño,
desarrollo y aplicación, no debe estar orientado exclusivamente al
almacenamiento de información, sino a obtener resultados de la misma. Su
objetivo primordial, el procesamiento, la aplicación de diferentes indicadores, su
análisis e inferencia, entre otros factores, son sus principales fortalezas. Por esta
razón, es necesario resaltar que no basta con acopiar mucha información si no se
realizan estudios y análisis con ella en beneficio de cualquier toma de decisiones.
La superabundancia de información provoca que, pese a estar atento a muchos
aspectos, se pasen por alto aquellas señales claves que pudieran anticipar el
devenir y los cambios significativos del entorno.
Se puede concluir, que para poder disponer de un poderoso SGI que ayude a la
toma de decisiones diversas, se necesita en un inicio conocer todos los usuarios,
los procesos a gestionar y sus flujos, junto a toda la posible información a solicitar,
entre otros elementos importantes. De ahí la vital importancia de todos los
estudios previos que se requieren para la construcción de estos sistemas. Es un
hecho que del minucioso y detallado análisis previo que se haga de todos los
elementos a introducir dependerá el éxito del mismo y su funcionalidad.
Para el análisis previo a la construcción de un SGI existen diferentes metodologías
que conducen parte de estos procesos, como: la metodología AMIGA con
marcada utilización en estudios de necesidades y usuarios realizados con
información dispersa y en diferentes contextos; Métrica, metodología utilizada en
función de diseñar y desarrollar sistemas de información que utiliza los diagramas
de datos como herramientas para graficar los flujos de información en
organizaciones, razón por la cual fue seleccionada para desarrollar esta
investigación.
La Universidad de Pinar del Río (UPR) reconoce la importancia de implantar
sistemas de gestión de información en la actividad operativa y hacia el desarrollo
de la actividad científica; en estos momentos ocupa una posición de avanzada
respecto a otros Centros de la Educación Superior (CES) del país, por encontrarse
ejecutando un proyecto ramal aprobado por el MES para desarrollar e implementar
el Sistema de Gestión de Información Institucional de la UPR. Sin embargo,
aunque la UPR en la actualidad haya ascendido importantes peldaños en el
acontecer académico e investigativo, a través de sus proyectos, grupos de
investigación y prestigiosos centros de estudio; estos últimos, aún carecen de
sistemas de información que les ayude a orientar mejor sus investigaciones y
decisiones más importantes, de tenerlos aumentarían significativamente sus
resultados.
El Centro de Estudios de Medio Ambiente y Recursos Naturales (CEMARNA),
perteneciente a la UPR, es uno de estos centros del cual se habla, tiene un
liderazgo reconocido en investigaciones, docencia impartida en postgrado y
ejecución de proyectos; una de las razones de la elección de este centro como
objeto de estudio de nuestra investigación. En poco tiempo de organización e
instauración, ostenta importante resultados, los cuales corroboran el quehacer del
centro y la necesidad de organizar su información, en función de su gestión.
El CEMARNA trabaja con miembros de la universidad y fuera de ella, tanto a nivel
nacional como internacional, una razón más para necesitar ordenar su
información, mediante un Sistema Integral de Gestión de Información que permita
la introducción gradual de la Gestión del Conocimiento en etapas posteriores,
tributando a su vez a la misión y objetivos de la UPR. Por investigaciones
anteriores y consultas a sus especialistas, se conoció que el CEMARNA n no
tiene identificado a plenitud sus diferentes tipos de usuarios, necesidades y
características, para diferenciarlos en el uso de la información y en otros aspectos;
ni tiene claridad en la diferenciación de los procesos internos y externos del
centro, ni como lograr una operacionalización más eficiente, así como una más
fácil y confiable comunicación con su principal interfase: la Vicerrectoría; o sea, no
está conciente de toda su tipología de usuarios y jerarquización de sus
necesidades, ni de los recorridos y flujos de información operativa para optimizar
los procesos. Previamente a este estudio se realizó un diagnóstico de las
necesidades de información de los usuarios, el cual constituye el preámbulo de
esta investigación.
Todo lo anteriormente expuesto evidencia el objetivo de esta investigación:
Proponer el diseño de un Sistema de Gestión de Información para la introducción
gradual de la Gestión del Conocimiento en el Centro de Estudio de Medio
Ambiente y Recursos Naturales (CEMARNA), en su primera fase, a partir del
diseño de sus principales flujos de información.
Materiales y Métodos.
En el desarrollo de la investigación se aplicaron diferentes métodos y técnicas
para cumplimentar el objetivo trazado, tomando como eje central la metodología
MÉTRICA para el diseño del sistema de gestión de información propuesto y el
diagrama de contexto y flujo de datos como herramientas principales (las cuales
evidencia la metodología). Se utilizó el software Easycase para la obtención de los
gráficos.
Las técnicas para la recopilación de la información aplicadas fueron: la
observación, la revisión de los registros y fuentes, las entrevistas y la encuesta, las
que posibilitan conocer la situación del entorno y el objeto a investigar. Estas
técnicas de aplicación permitieron obtener de manera muy detallada los elementos
más esenciales sobre la información con la que se trabaja y se tramita en el centro
de estudio. Además de brindar un conocimiento amplio de cómo se llevan a cabo
los procedimientos de trabajo, el grado de conocimiento por parte de las personas
que manejan la información sobre la organización; así como otros elementos
fundamentales que ayudaron a evaluar la situación existente. Se empleó el
paquete estadístico de confiabilidad probada Statistical Package for Social
Science (SPSS) para la tabulación de los resultados
La encuesta se le aplicó a una muestra de 31 personas, de un total de 51, como
población en general. Esta muestra se dividió en estratos, utilizando el todo de
asignación proporcional. El cuestionario está estructurado en dos partes, la
primera referida a las características generales del encuestado, categoría docente
del investigador, posición dentro del centro, experiencia en años de trabajo, etc., y
la segunda (desarrollada a través de 11 preguntas) se relaciona con la existencia
o no de flujos de información, con las características de la actividad investigativa,
diferentes responsables de información, fuentes de información más importantes,
frecuencia de uso, etc. Se seleccionaron para la realización de las entrevistas
personas comprometidas con la actividad, las mismas se efectuaron en visitas a
cada instancia. Seleccionándose al Director del CEMARNA y los restantes tres
miembros usuarios internos, con experiencia de trabajo con el centro
Análisis de los Resultados.
La metodología MÉTRICA1Versión 3 ofrece a las Organizaciones un instrumento
útil para diseñar y definir Sistemas de Información que ayuden a conseguir los
fines de la Organización mediante la definición de un marco estratégico para el
desarrollo de los mismos. Se divide en tres procesos principales:
PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN. Los dos primeros procesos son los encargados de diseñar el
sistema en función de las necesidades de sus usuarios y de la organización, para
cumplimentar este objetivo se desarrollaron estos procesos hasta implementar la
primera parte del segundo proceso, logrando el diseño del sistema de gestión de
información y conocimiento del CEMARNA, tomando como base los flujos de
información, en estudios posteriores se seguirá implementando los restantes
pasos de la metodología.
Según la metodología la herramienta principal es el DFD, que no es más que la
representación grafica de los procesos que componen el sistema y de las
interfaces entre ellos. Estas herramientas van a mostrar cómo fluyen los datos
desde, hacia y dentro del propio sistema de información. Estos diagramas
muestran las características lógicas de las aplicaciones, o sea, señalan qué
ocurre y cuándo, visualizando así el comportamiento de la información dentro de
la organización. Esto constituirá una garantía para el rediseño del sistema de
1Esta metodología de planificación y desarrollo de sistemas de información es una iniciativa
promovida por el Consejo Superior de Informática, órgano colegiado encargado de la elaboración y
desarrollo de la política informática del Gobierno Español. La primera versión de Métrica vio la luz
en el año 1993.
información del centro y posteriormente permitirá contar con un instrumento eficaz
que optimice la gestión de información en la organización.
La técnica de los DFD representa gráficamente los límites del sistema, muestra el
movimiento de los datos y sus transformaciones a través del sistema. Además
permite diferenciar las restricciones físicas de las gicas. Estos diagramas
facilitan la comunicación entre las diferentes áreas de la UPR y el centro de
estudios. Permiten el análisis de tres elementos fundamentales:
1. Cómo fluye la información dentro de área de estudio (el CEMARNA).
2. Cómo fluye la información dentro de los subsistemas del área (la actividad
científica y sus sub-actividades).
3. Cómo fluye entre el área en estudio y el entorno (el CEMARNA y sus
relaciones externas).
Identificación, análisis y diseño de los flujos de información de la actividad
investigativa del CEMARNA.
1. Niveles de representación del flujo de información.
Para el análisis de los flujos se tienen en cuenta los DFD, los niveles
correspondientes y los componentes de los mismos. Es decir, identifica las
entidades externas vinculadas al objeto en estudio, identifica los procesos
fundamentales, las estructuras de datos correspondientes, los almacenes de
datos y los flujos de información. En el centro de estudios se encuentran
identificados los siguientes procesos en la actividad investigativa:
1 Gestión de la Investigación.
2 Actividad de Postgrado: Pasantías, Diplomados, Maestrías, Doctorados.
3 Proyectos: Publicaciones, Trabajos de Diploma.
4 Eventos.
Por lo que los DFD quedan conformados de la siguiente forma:
Nivel 0: Diagrama de contexto del CEMARNA
Un primer nivel: Diagrama de funciones del área investigativa del CEMARNA
Un segundo nivel: Actividad de Postgrados.
Un tercer nivel: Proyectos.
A continuación se reflejan los componentes fundamentales con el nombre y una
pequeña descripción, para la mejor comprensión de los diagramas diseñados.
Están son: las entidades externas, las estructuras de datos utilizadas y los
procesos que realizan a partir de las funciones que tiene la entidad objeto de
estudio.
Tabla 1.1: Entidades externas vinculadas al CEMARNA.
Nombre del Objeto
Descripción del objeto
Vicerrectoría de Investigaciones y
Postgrados (VRICEP)
Brinda toda la información referente a la
investigación en la UPR.
Miembro
Miembro del centro de estudios que posee
responsabilidades en diferentes actividades y
gestiona administrativamente el sistema.
Colaborador Interno
Colaborador que pertenece a la universidad que
se relaciona con el centro
Colaborador Externo
Colaborador externo a la universidad que se
relaciona con el centro
Usuario Externo
Estudiantes o investigadores que de una forma u
otra se relacionan con el centro o quieran acceder
a información
Tabla 1.2: Procesos Identificados en la Actividad Científica de CEMARNA.
Nombre del objeto
Descripción del objeto
Gestión de la investigación
Este proceso es el más integral de todos y
responde al desarrollo de todos porque se
trata de la gestión de la información de la
investigación en CEMARNA.
Actividad de Postgrado
Todas las informaciones relacionadas con las
Pasantías, Diplomados, Maestrías y
Doctorados que son generados por
CEAMARNA
Proyectos
Este proceso es el encargado de analizar los
resultados e informaciones de todos los
proyectos culminados o en proceso
Eventos
Resultados de las investigaciones
relacionadas con los eventos que genera
CEMARNA y en los que participan sus
miembros o colaboradores.
Tabla 1.3: Principales Flujos de Información Operativa Identificados en los DFD
entre el CEMARNA y sus Entidades Externas para cualquier Toma de Decisiones en
el área investigativa.
Nombre del objeto
Descripción del objeto
Política Científica Nacional
Flujo que viene desde el CITMA y MES hasta
la VRICEP y después al CEMARNA.
Prioridades en Ciencia y Técnica de la
Provincia
Flujo que va desde CITMA a la VRICEP y
después al CEMARNA.
Convocatorias de proyecto CITMA
Flujo que va del CITMA – VRICEP- CEMARNA
Convocatorias de proyecto MES
Flujo que va del MES – VRICEP- CEMARNA
Convocatorias de proyecto, de otros
Ministerios
Flujo que va de los Ministerios VRICEP-
CEMARNA
Información Sobre la ley 38
Flujo que va desde la ANIR a la VRICEP y de
ahí al CEMARNA.
Información actualizada
Es la información que envía el CEMARNA a la
VRICEP y a la Web de la biblioteca
Informe de Balance
Información que fluye desde el CEMARNA a la
VRICEP y después al MES.
Cantidad de Pasantías, Diplomados,
Maestrías y Doctorados.
Flujo que va desde el CEMARNA a la
VRICEP.
Información sobre la comercialización de
ofertas
Información que va desde el CEMARNA hasta
la VRICEP y a la oficina de GESAT
Resultados BTJ
Flujo que va desde el CEMARNA a la VRICEP
Resultados del Forum
Flujo que va desde el CEMARNA a la VRICEP
Resultados de los Concursos
Flujo que va desde el CEMARNA a la VRICEP
Resultados de los Premios
Flujo que va desde la VRICEP a la ANIR.
Publicaciones Científicas
Flujo que va desde el CEMARNA a la VRICEP
Resultados de los Proyectos
Flujo que va desde la VRICEP al CITMA.
Obtención de Registros
Flujo que va desde el CEMARNA a la VRICEP
Tabla 1.4: Principales Flujos de Información Identificados en los DFD entre
miembros, usuarios externos y colaboradores internos y externos dentro del
CEMARNA
Nombre del objeto
Descripción del objeto
Información de las investigaciones en
proyectos, publicaciones, trabajos de
diploma y eventos.
Flujo que va desde los miembros,
colaboradores (internos y externos) hasta el
proceso de Proyectos.
Información de los resultados de las
pasantías, diplomados, maestrías y
doctorados
Flujo que va desde los miembros,
colaboradores (internos y externos) hasta el
proceso de Actividad de Postgrados.
Información de los datos personales y
relacionados con particularidades de cada
investigador.
Flujo que va desde los miembros,
colaboradores (internos y externos) hasta el
proceso de Gestión de la Investigación.
Información de las investigaciones
desarrolladas en eventos.
Flujo que va desde los miembros,
colaboradores (internos y externos) hasta el
proceso de Eventos.
Información general de la actividad
Flujo que va desde el proceso de Gestión de la
Investigación hasta el usuario externo.
Actualización de la información para la
gestión
Flujo que va desde los miembros, hasta el
proceso de Gestión de la Investigación.
Tabla 1.5: Estructuras de datos que utiliza y genera la actividad investigativa de
CEMARNA
Nombre del objeto
Descripción del objeto
Ajustar proyecto de investigación
Documento con ajustes realizados por la Vricep
en función de las líneas de investigación.
Aval del Consejo Científico
Documento que contiene el dictamen final del
consejo científico.
Convocatorias
Documento oficial con las convocatorias, a parir
de las neas de investigación de los
programas para la elaboración de proyectos.
Convocatorias del Forum
Documento con las convocatorias del Forum
enviadas por la vicerrectoría.
Convocatorias de eventos
Documento con los requisitos para la participación
los eventos.
Documento de aceptación de los
resultados científicos
Documento que contiene los resultados
científicos aprobados.
Documentos de proyectos
Contiene los datos del diseño, elaboración y
validación del proyecto.
Guía para la elaboración de proyectos
Contiene los procedimientos y criterios de
evaluación de proyectos I+D.
Información de Recursos Humanos
Contiene información referente a los
investigadores.
Información del inicio del proyecto
Informa a las personas involucradas en el
proyecto que pueden comenzar la ejecución
de etapas.
Informe sobre el por ciento de
Por ciento de cada miembro o colaborador en
participación en los proyectos, eventos y
participación en el Forum
lo que participa.
Lista de investigadores
Documento con el nombre de los
investigadores y la actividad en la que
participan.
Lista de miembros
Documento con el nombre de los miembros y la
actividad en la que participan.
Lista de colaboradores internos
Documento con el nombre de los
colaboradores internos y la actividad en la que
participan.
Lista de colaboradores externos
Documento con el nombre de los
colaboradores internos y la actividad en la que
participan.
Lista de los usuarios externos
Documento con el nombre de los
colaboradores internos y la actividad en la que
participan.
Líneas de investigación de proyectos
Contiene las líneas de investigación por
proyectos.
Orientaciones del Consejo científico
Documentos con los paso que deben seguir en
la Vicerrectoria
Política de la actividad del postgrado
Contiene los procedimientos de la actividad de
postgrado.
Política científica de evaluación
tecnológica
Contiene los pasos que se deben tener en
cuenta para evaluar la actividad científica
tecnológica.
Proyecto aprobado
Documento de proyecto con todo lo relacionado
a su financiamiento y comercialización.
Proyecto validado
Notificación de la validación del proyecto.
Recomendaciones metodológicas del
proyecto.
Contiene las recomendaciones metodológicas
que envía la VRICEP a los jefes de proyectos
para la elaboración de los proyectos.
Relación de la superación profesional
Documento que contiene la cantidad de
profesores que esta desarrollando su
superación profesional.
Resultados científicos
Documento que contiene los resultados
científicos del aňo.
Al definir los principales flujos de información del CEMARNA se identificaron un
grupo de procesos y relaciones que interactúan exclusivamente con la
Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados (VRICEP) de la UPR (Ver Tabla
1.3.), constituyendo esta la principal interfase de relación del CEMARNA con otras
entidades externas como el, MES, el Ministerio de Ciencias, Tecnología y Medio
Ambiente (CITMA) y otros Ministerios a través de los cuales recibe convocatorias
de proyectos, eventos, concursos, etc. Esta razón originó la necesidad de mostrar
el diagrama de contexto y el Diagrama de Flujo de Datos (DFD) de la
Vicerrectoría, con motivo de lograr la mejor interpretación y comprensión del
comportamiento de los flujos del CEMARNA con sus entidades externas.
Mostrando entonces, la relación que tiene esta área con su entorno a partir de los
flujos de la Vicerrectoría que son iguales para todos los centros de estudio de la
UPR y en el acápite que viene a continuación se muestran los flujos de
información del centro con la Vicerrectoría y los procesos internos del CEMARNA,
así como su diagrama de contexto y DFD.
2. Nivel 0 – Diagrama de Contexto de la VRICEP
Este gráfico muestra de manera general un proceso único, es decir el de la
VRICEP, representado por la interacción que existe entre esta área y las
entidades externas que se relacionan con ella para la ejecución de sus funciones
principales. De esta manera quedan establecidas las principales entradas y
salidas de información.
3. Nivel 0 – Diagrama de Contexto de la actividad investigativa del CEMARNA
La Fig. 1.2 muestra, de manera general, el proceso de la actividad investigativa de
CEMARNA, representado por la interacción que existe entre este centro y las
entidades externas que se relacionan con él para la ejecución de sus funciones
principales. De esta manera quedan establecidas las principales entradas y
salidas que serán representadas en el sistema que se desea implantar en dicho
centro de estudios.
Figura 1.1. Diagrama de contexto VRICEP
Fuente: Desarrollado en una investigación del el grupo proINTEC.
a
MES
b
CITMA
c
ANIR
d
BTJ
e
Dircnes.
de otros
minst.
f
Comisión
del
Forum
g
Sub.Dtors
del
SUM
h
Dtores de
Centro de
Estudio
i
Vicedacano
de C y
T
j
Oficina
de
GESAT
k
Consejo
Cientf.
de UPR
1
VRICEP
Proptas de
las áreas
Inf. sobre
convct
Informe de
balance
Convocatorias
del CITMA
Polit.Cient.Nac
Politc.de
Ciencia y
Técnica
Inf.sobre ley
# 38
Resultados de
convct.
Convct. de
conc. y premios
Politc de las
BTJ
Resultados de
convct.
Sus convocatorias
Propuestas
recibidas
Convocatorias
del Mes
Politc del
Forum
Reslt.
presentadas
Inf. sobre
convct
Proptas de
las áreas
Inf. sobre
convct
Proptas de
las áreas
Ifn./comercializ
de las ofertas
Resultados de
convct.
Figura 1.2.. Diagrama de contexto CEMARNA.
Fuente: Elaborado por la autora utilizando el software EasyCase.
4. Nivel 1–Diagrama de funciones de la actividad investigativa del CEMARNA
En este nivel se representan por separados cada uno de los procesos que se
llevan a cabo en el desarrollo de la actividad investigativa del centro. Se
representan los flujos generales que contienen las estructuras de datos
correspondientes a los diagramas de flujos de datos que se desprende de este
principal.
0
Actividad
Investigativa
CEMARNA
af
VRICEP
a
e
Miembros
a
b
Colaboradores
Externos
a
c
Usuarios
Externos
Inf. y orientaciones
para la gestión de la invest.
Inf. actualizada de la
gestión de la invest.
Inf. actualizada
de la invest.
Inf. actualizada
de la invest.
Información
General
a
d
Colaboradores
Internos
5. Nivel dos - Diagrama de funciones de la actividad de postgrados.
En este DFD se representa cómo es que fluye la información entre el área objeto
en estudio y el resto de las involucradas. Las actividades que ellos realizan a la
hora de desarrollar este proceso, así como los almacenes de datos
correspondientes utilizados para la recepción de la información.
D
3
Inf . Act.
Proyectos
Inf. para
la gestión
2
Act.
Postgrad
3
Proyecto
s
D
1
Inf gestión
invest.
af
VRICEP
Inf. gestión
Inv.
4
Evento
s
ab
Colaboradores
Externos
a
d
Colaboradores
Internos
ac
Usuarios
Externos
D
4
Inf. Act.
D
2
Inf Act.
Postgrado
1
Gestión de
la Invest.
ae
Miembros
ae
Miembros
ad
Colaboradores
Internos
ab
Colaboradores
Externos
Inf.general
Inf. de postgrados
Inf. de
eventos
Inf. de proyectos
Inf. de
proyectos
Inf. de
eventos
Inf. de postgrados
Inf. de
postgrados
Inf. de eventos
Inf. de
proyectos
Figura 1.3. Diagrama de funciones de CEMARNA.
Fuente: Elaborado por la autora utilizando el software EasyCase
5
Proceso
de formación
6
Investigación
D5
Formación
en el postgrado
Web
Biblioteca
D6
Inf. VRICEP
Inf Colab. inter
Inf. Miembro
Inf. Colab Ext
Inf. VRICEP
Inf Colab. inter
Inf. Miembro
Inf. Colab Ext
Figura 1.4. . Diagrama de nivel dos (Actividad de postgrado).
Fuente: Elaborado por la autora utilizando el software EasyCase.
6. Nivel tres- Diagrama de funciones de la actividad de proyectos.
En este gráfico se representa como funciona la actividad relacionada con los
proyectos en el CEMARNA. También se establecen los procedimientos que se
llevan a cabo y los implicados en este proceso de manera general.
Figura 1.5. Diagrama del nivel tres (Activiad de Proyectos)
Fuente: Elaborado por la autora utilizando el software EasyCase.
7
Publicaciones
8
D
Resultado
s
Inf.
Publicacione
s
D7
Inf.
Inf Colab.
inter
Inf.
Inf. Colab
Inf.
Inf Colab.
inter
Inf.
Inf. Colab
Trabajos de
Diploma
Principales contribuciones
Fueron identificados, en el CEMARNA, cuatro procesos fundamentales: Gestión
de la Investigación, Actividad de Postgrado, Proyectos, Eventos, los cuales de
manera general generaron seis procesos o procedimientos principales. Estos, a
su vez, dieron lugar a 25 estructuras de datos que indican 23 flujos
correspondientes al caso en estudio. En la investigación sólo se representan los
más significativos, pues ésta no llega a otros niveles de detalles, ya que los
procesos que surgen a partir de estos no se encuentran directamente
interactuando con el centro.
Por otra parte la representación de los flujos de información indica que la
información va desde el CEMARNA a los miembros, colaboradores internos,
colaboradores externos y a los usuarios externos (este resultado concuerda con
los segmentos diseñados en el estudio de usuario realizado anteriormente
mediante la aplicación de la metodología AMIGA), y a la VRICEP, la cual hace
llegar la información a las áreas superiores que incluye a el CITMA, el MES, otros
ministerios y el GESAT. Todas estas instancias se ocupan de gestionar la
actividad investigativa en diferentes niveles. En lo relacionado a las entradas de
información que recibe el centro de estudios de las entidades externas se puede
decir que la VRICEP es la entidad rectora en la actividad investigativa del centro y
de la universidad, pues es el puente entre las entidades externas a ésta y al
CEMARNA.
La importancia de los flujos establecidos radica en que éstos son una guía para el
diseño del Sistema de gestión de Información, el cual tiene la función de favorecer
la gestión de la investigación y la toma de decisiones, para que exista una mejor
organización y planificación en las actividades de investigación de la ciencia y la
técnica y el postgrado en el CEMARNA. Todo ello en función de llevar a cabo una
eficiente y eficaz gestión de la información en función de los objetivos estratégicos
trazados por dicho centro y realizar una futura gestión del Conocimiento.
El diseño de los flujos de información del proceso de investigación del CEMARNA,
constituyó un acercamiento al conocimiento de los términos que soportan esta
actividad. A partir de los objetivos establecidos, los flujos de información que se
establecieron fueron un paso inicial para llevar a cabo posteriores investigaciones
relacionadas con el tema en cuestión y llegar a establecer una guía de consulta
que abarque el flujo de la información entre todos los procesos de esta actividad.
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Villardefrancos Álvarez, Maria del Carmen. Estudio del Flujo de Información
para la optimización de procesos en la Facultad de Comunicación. [Maestría].
Universidad de La Habana; 2002.
Autoras:
MsC. SOLEYDI RIVERO AMADOR.
Lic. YIMIAN DE LYZ CONTRERAS DÍAZ

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Contreras Díaz Yimian de Lyz. (2007, diciembre 11). Propuesta de diseño de un Sistema de Gestión de Información para la Gestión del Conocimiento. Caso CEMARNA. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/propuesta-diseno-sistema-gestion-informacion-gestion-conocimiento/
Contreras Díaz, Yimian de Lyz. "Propuesta de diseño de un Sistema de Gestión de Información para la Gestión del Conocimiento. Caso CEMARNA". GestioPolis. 11 diciembre 2007. Web. <https://www.gestiopolis.com/propuesta-diseno-sistema-gestion-informacion-gestion-conocimiento/>.
Contreras Díaz, Yimian de Lyz. "Propuesta de diseño de un Sistema de Gestión de Información para la Gestión del Conocimiento. Caso CEMARNA". GestioPolis. diciembre 11, 2007. Consultado el 24 de Mayo de 2018. https://www.gestiopolis.com/propuesta-diseno-sistema-gestion-informacion-gestion-conocimiento/.
Contreras Díaz, Yimian de Lyz. Propuesta de diseño de un Sistema de Gestión de Información para la Gestión del Conocimiento. Caso CEMARNA [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/propuesta-diseno-sistema-gestion-informacion-gestion-conocimiento/> [Citado el 24 de Mayo de 2018].
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