Administración del tiempo y el valor de 5 minutos

Créalo o no, voy a probarle cuán importante puede llegar a ser esa doceava parte de la maquinita cronométrica que casi todos llevamos ceñida a la muñeca izquierda…Y le aseguro que me lo agradecerá más de una vez. Olvidémonos por un momento de las fórmulas más o menos practicables y más o menos predecibles relacionadas con la administración del tiempo. Para qué subestimar su talento y sus conocimientos, amigo lector, si estoy convencido de que usted, ahora mismo, podría llenar los espacios del 1 al 5 con reglas y procedimientos útiles para competir decorosa y exitosamente contra el reloj.

Observe que acabo de escribir “contra el reloj” y no “contra su reloj”… También acabo de dar a entender que las fórmulas son tanto más efectivas cuanto más dispuestos estemos a aplicarlas. Por desgracia, es justo ahí, en el plural, donde menguan o terminan por diluirse las buenas intenciones, los buenos propósitos y hasta las estrategias más simples o más sofisticadas que podamos implementar. Para decirlo de un modo más sencillo, su tiempo no es “su” tiempo, sino sólo su parcela de tiempo, sus ocupaciones y prioridades, más el tiempo y los quehaceres del otro, del cercano y del distante, del jefe o del desconocido, en fin, de quienes a diario interactúan con nosotros.

Rara vez encuentro suficiente énfasis en este delicado aspecto. Parece tan evidente que quizá por eso mismo se soslaya. Esa realidad de mi tiempo + tu tiempo y todas sus variantes —incluso las antagónicas, por supuesto— se vuelve traslúcida y miramos a través de ella tratando de avistar el faro que nos guíe como si en dicha realidad no descansara la construcción de cualquier teoría-sistema-manual de procedimiento de gestión eficiente del tiempo. Son muchas y muy importantes las consideraciones que podríamos hacer en torno de este fundamental principio: el valor de mi tiempo, el aprovechamiento óptimo de mi tiempo dependen no sólo de mi propia resolución, de mi actitud y capacidad de compromiso, sino de que los demás tomen conciencia de ello y obren de tal manera que se convierta en una consigna común, firmemente respaldada y alimentada por los miembros de un equipo de trabajo o de un colectivo cualquiera.

Podemos concluir, entonces, que una gestión altamente eficiente del tiempo es en gran medida correlativa, interdependiente. En consecuencia, nos urge que los demás valoren tanto su tiempo como lo hacemos o pretendemos hacerlo nosotros. Ay, pero los demás… Los demás son muchos individuos, muchos pareceres, muchos intereses en juego, demasiados. ¿Acaso es razonable esperar que decenas de seres familiares, conocidos y extraños que a diario orbitan a nuestro alrededor, más o menos conscientes, más o menos responsables, peor o mejor motivados, hayan aprendido o quieran aprender a valorar la importancia del consumo inteligente de este recurso para convertirlo en una poderosa arma a favor de la eficiencia y competitividad? Por supuesto que no.

Sin embargo, este laudable propósito se vuelve mucho más asequible, vale decir administrable, si reducimos el universo a nuestro entorno de trabajo, si comenzamos en corto, formalizando pactos y estrategias bien detalladas y consensuadas con el de al lado, con el inmediato, con el jefe de despachos, con el outsourcing de transportes, con este departamento, con aquel proveedor.

Las empresas, los conglomerados y toda manifestación de gregarismo humano, bien lo sabemos, son comparables a cualquier organismo viviente y a las competencias o simbiosis que existen entre ellos. Algunos vuelan y corren a gran velocidad, mientras otros cojean, se intoxican, se separan del grupo, se extravían o se exponen a ser alcanzados y eliminados por los mejores, por los más aptos. La naturaleza misma provee abundantes y sorprendentes ejemplos de sincronía y eficiencia a toda prueba: basta sentarse a observar el aparente caos de las abejas obreras entrando y saliendo del panal, o el vuelo migratorio de los gansos canadienses en formación delta antes de la temporada invernal.

Un buen manager y una buena administración deben considerar seriamente la necesidad de abordar el tema de la gestión eficiente del tiempo no sólo desde el punto de vista normativo-reglamentario, con abstracciones que difícilmente sobrevivirán a la vuelta de un par de semanas o de un mes. Si no se planea muy bien cuáles han de ser las respuestas a la interacción con personas ajenas a nuestros brillantes y magníficos propósitos, regresaremos irremediablemente a la amenazante conclusión de que es virtualmente imposible conciliar el buen uso de su tiempo con el de sus cercanos o los de más allá.

Pues bien, vale la pena proponer un sencillo y práctico esquema estratégico para atenuar y contrarrestar esa realidad que suelo enmarcar en un solo y amplio concepto: “los choques de la interactividad no consensuada”. Luego, como lo anuncié en las primeras líneas de este texto, propondré una tecnícula de mi propia invención, sorprendentemente simple, que me ha bendecido con muchos suspiros de alivio en mi cotidiana batalla contra la impuntualidad y el desperdicio del tiempo.

1. Capacitación, entrenamiento y sensibilización a todo nivel.

Los conferencistas y capacitadores creemos y predicamos —a veces en el viento— que las grandes y verdaderas soluciones estratégicas y operativas dependen en gran parte de un adecuado y bien estudiado proceso de entrenamiento y capacitación de la organización entera en temas tan cruciales como este. Parece una perogrullada, pero usted se sorprendería de lo improvisados, parciales y apurados que resultan ser ciertos “procesos” de formación y entrenamiento en empresas sólidas y de larga trayectoria. Tengo docenas de experiencias en ese sentido. Como el servicio al cliente, la excelencia en la administración eficiente del tiempo es una competencia que no admite exclusiones o distinciones. Todos los miembros deben entender, aceptar, practicar y revitalizar periódicamente la consigna de sincronizar lo mejor posible el tiempo propio con los tiempos del colectivo organizacional.

2. Detecte, estudie y mida las debilidades relativas al manejo del tiempo.

Una vez el personal esté convenientemente sensibilizado en relación con el precepto de Mi Tiempo + Los Tiempos Cercanos = Sincronía Eficiente, debemos proceder a elaborar una matriz temporal DOFA que nos permita priorizar las acciones que han de tomarse a corto y mediano plazo.

3. Incluya a clientes y proveedores.

Comuníqueles a los clientes y proveedores cuáles serán las acciones y políticas adoptadas en relación con el mejor aprovechamiento de sus tiempos (clientes-proveedores) y de la propia compañía (dirección-clientes internos). Una compañía inteligente y altamente competitiva debería lanzar sucesivas campañas publicitarias para divulgar a los cuatro vientos que uno de sus mayores valores es la alta consideración que demuestran por el tiempo de sus clientes-proveedores. Una campaña como esta, con empleados reales, de carne y hueso, haciéndole seguimiento a su desempeño y mostrando beneficios y ventajas comparativas comprobables, sumaría muchos puntos a la percepción favorable de sus principales públicos.

4. Comience en corto.

Insisto una vez más: evitemos caer en la trampa de creer que con recetas, indicaciones, planes y formulismos genéricos los empleados se van a comprometer mucho más en la buena administración de su tiempo. Casi todos, en algún momento, volverán a apelar a la excusa de que “alguien más” lo retrasa y le hace perder su tiempo. Procure, en primer lugar, que ese “alguien más” no sea el que está justo a su lado, o los tres compañeros del fondo a mano izquierda, o el supervisor, o la asistente del jefe, o el jefe mismo. Persiga con ahínco la meta de que un equipo determinado (ojalá pequeño) o un departamento muestre altos índices de aprovechamiento del tiempo y se mantenga en ellos. Demuéstrele a la organización en pleno que sí se puede y haga todo lo posible para que esa pequeña unidad productiva se felicite a sí misma por sus logros y los proyecte. Convierta esos buenos resultados en un paradigma interno de alto rendimiento y pase a un nuevo equipo o a otro departamento. Y téngalo muy presente: ese nuevo grupo objetivo tendrá sus propias excusas y amenazas, más o menos reales, sobre la calidad de sus tiempos.

Y por último:

5. La maravillosa tecnícula de los cinco minutos.

Levante su brazo izquierdo y mire su reloj. ¿Qué hora es? ¿Seguro? No, no, lo siento, pero no es así… En adelante, usted tendrá su propia hora, hecha a su medida. Desde ahora usted se adelantará cinco minutos al tiempo real. Cinco minutos. Cinco minutos nada más. Ande, ajuste su reloj ahora mismo. Por haber llegado a este punto de la lectura usted se ha hecho acreedor a cinco maravillosos minutos, todos suyos, cinco minutos que no existen todavía, pero serán suyos porque así lo indica su reloj… ¿Comprende hacia donde voy?

Súmele cinco minutos a su día cada vez que consulte la hora. No lo dude, créame. Si usted no es de aquellos que se distingue por esa preciosa etiqueta de la puntualidad, si sus retrasos son frecuentes, le sugiero un pequeño ajuste adicional: súmele otros dos minutos, o incluso otros cinco minutos a su reloj. Y por favor, déjelo así, no haga ningún cambio por unos quince o veinte días. Le aseguro que unas cuantas cosas buenas sucederán.

Quizás usted se preguntará: “¿Pero qué objeto tiene, si de todos modos sé que es un engaño, un artificio?”. Pues no esté tan seguro. Cuando usted acude a un espectáculo de magia, lo menos que piensa es que todo se trata de un montaje, de un engaño. La mente se relaja, usted se deja llevar por las sensaciones y, lo mejor de todo, se divierte en grande con ello. Le garantizo que es lo mismo. A veces racionalizará su pequeño salto en el tiempo, a veces no. Es normal. Es el maravilloso juego del consciente y el inconsciente en que todos los humanos nos movemos a diario. Despreocúpese por estudiar su reacción. Deje su reloj así y permita que esa sugestión haga lo suyo.

Existen libros formidables y de gran credibilidad que sustentan el enorme valor de estos “ganchos sugestivos”. Uno de ellos es el interesantísimo volumen publicado por los médicos científicos Brian Alman y Peter Lambrou, titulado Técnicas de autohipnosis para la salud y el desarrollo personal. Este y muchos otros trabajos posteriores dan cuenta de la enorme importancia que para nuestra vida y nuestras actividades representan estos juegos de visualización creativa y neuroplasticidad.

Finalmente, una sugerencia más. Para que no se trate solamente de “su” carrera por el mejor aprovechamiento del tiempo, sería muy recomendable que sus compañeros de trabajo, socios y todo aquel que tenga alta incidencia en su desempeño (¡los jefes!) se sumaran al grupo de los “adelantados en el tiempo”. El encanto de la técnica es que todas estas personas entablarán, al mismo tiempo y todos los días, un brevísimo y constante diálogo supraverbal con su propio subconsciente en relación con el mejor uso del tiempo. Ande, invítelos a experimentar. Le aseguro que usted y todos ellos se convertirán en unos entusiastas convencidos del inmenso valor de cinco minutos de más.

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Díez Posada Juan Carlos. (2008, abril 1). Administración del tiempo y el valor de 5 minutos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/administracion-del-tiempo-y-el-valor-de-5-minutos/
Díez Posada, Juan Carlos. "Administración del tiempo y el valor de 5 minutos". GestioPolis. 1 abril 2008. Web. <http://www.gestiopolis.com/administracion-del-tiempo-y-el-valor-de-5-minutos/>.
Díez Posada, Juan Carlos. "Administración del tiempo y el valor de 5 minutos". GestioPolis. abril 1, 2008. Consultado el 2 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/administracion-del-tiempo-y-el-valor-de-5-minutos/.
Díez Posada, Juan Carlos. Administración del tiempo y el valor de 5 minutos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/administracion-del-tiempo-y-el-valor-de-5-minutos/> [Citado el 2 de Julio de 2015].
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