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Administración de personal, definición, objetivos y estructura

  • Talento
  • 7 minutos de lectura

En esta corta exposición se expresará la definición de la Administración de Personal, su importancia y la organización de un Departamento de Personal típico.

Actualmente las organizaciones esperan y aspiran de un profesional o Administrador de Personal, una persona capaz de hacer el mejor uso de las personas de las cuales dispone, que represente un costo no oneroso y que coadyuven definitivamente en el logro de objetivos y metas organizacionales; tomando en cuenta que ello constituye el rendimiento o utilidad que toda organización quiere obtener.

Sin embargo, a pesar de que hoy día se considera a la gente no como un recurso, ni como un capital, sino más bien como “talento humano”, el personal o conglomerado de personas que prestan sus servicios a la orden de cualquier organización continúa siendo el factor más sensible al momento de realizar recortes presupuestarios como consecuencia de acciones financieras saludables para el buen funcionamiento de las organizaciones; es por ello, que es el factor humano el que primero sufre las decisiones de reorganización de las estructuras organizativas, lo que comúnmente conocemos con el nombre de “Reducción de Personal”.

Como se puede apreciar, el talento humano que es el factor más importante dentro del funcionamiento de las organizaciones, es el primer afectado a la hora de tomar decisiones organizacionales; por lo que resulta paradójico que siendo la gente lo más importante en todo ámbito organizacional, esté por encima de ella, el capital, la industria, la fábrica, las maquinarias, la producción, entre otros recursos de las empresas.

Capítulo I

La administración de personal. Su definición

El papel que ha jugado la Administración de Personal como se le comenzó a conocer a finales de la Segunda Guerra mundial, La Administración de Recursos Humanos, o la Administración del Capital Humano, o como hoy día los investigadores de esta especialidad la han denominado La Administración del Talento Humano, ha sido definitivamente importante y decisiva en la creación, desarrollo y expansión de las empresas como unidades económicas, cuyo fin primordial es la producción de bienes y servicios para el consumo y uso de la sociedad y, es allí donde nos preguntamos para qué producir tantos bienes y servicios sino es para la gente? Sin embargo a lo largo de la historia de la revolución industrial, el factor humano ha sido desplazado a un segundo plano, olvidando que es el primer factor que debe ser tomado en cuenta para el desarrollo de las organizaciones y su consecuente éxito.

En virtud de lo antes expuesto, se observa que ello obedece a que uno de los costos primordiales en cualquiera organización es el costo de la nómina de trabajadores, que necesariamente está en relación estrecha con la producción de sus bienes o servicios, cuyos costos están determinados no solo por la cantidad de sueldos y salarios que se cancela al personal, sino también por la contribución invalorable que este personal aporta a la organización a cambio del pago que recibe por la prestación de sus servicios o desempeño laboral.

La Administración de Personal o Administración del Talento Humano, surge por la necesidad que tuvieron los patronos o dueños de empresas de brindar a los trabajadores “Bienestar Social”, cuyo origen en realidad estaba marcado por la intención de acabar con los sindicatos que ponían en jaque a los empresarios; no obstante, este motivo dio origen a lo que conocemos hoy día como una especialidad de la Administración de carácter interdisciplinario porque el profesional que labora en este campo debe tener conocimientos y guarda estrecha relación con disciplinas tales como: Administración general, psicología industrial y organizacional, sociología, ingeniería industrial, derecho laboral, seguridad e higiene industrial, medicina laboral, informática y sistemas entre otras especialidades. La Administración de Personal o Administración de Talento Humano se puede definir como el proceso administrativo de coordinar eficazmente la gestión de: conocimiento, desarrollo, habilidades y destrezas, capacidades, experiencias del grupo de personas que conforman una organización, con la finalidad de lograr la exitosa consecución de objetivos y metas que coadyuven a una óptima productividad cuya misión y visión estén enmarcadas dentro del bienestar que puedan otorgar a sus trabajadores y a la sociedad en general.

De allí surge la necesidad de establecer que la gente o personal de una empresa no debe ser considerado un “recurso” humano, toda vez que hoy por hoy sabemos que constituye el factor más valioso de las organizaciones, la gente cada día se forma académicamente más y más, se adiestra, se entrena y se actualiza en sus diferentes áreas para ser mejores trabajadores y para obtener una remuneración acorde con su preparación y poder exigirla; es por ello, que se habla de “fuga de talentos”, la gente se va de las empresas, lo que se conoce como Rotación de Personal, en búsqueda de mejores y atractivos paquetes socios económicos que otras organizaciones les puedan ofrecer y lastimosamente, las organizaciones que no valoran su talento humano lo pierden, porque el conocimiento, la habilidad y la destreza, la competitividad, la proactividad entre otras competencias son del profesional, le pertenecen y se las lleva con él a donde vaya a laborar.

La Administración de Personal es un área estratégica para cualquier organización, ya que la optimización de la maquinaria, el dinero, las instalaciones, los sistemas, en suma hacen que se logren los objetivos y metas gracias al aporte de su talento humano. Este talento humano está integrado por personas que día a día proporcionan a la organización conocimiento, trabajo, creatividad, proactividad y esfuerzo para la realización de sus objetivos.

Importancia de la administración de personal

Los costos laborales son una función de la productividad o desempeño individual, así como de su remuneración, es por ello, que una de las responsabilidades de la administración de personal es asegurar que los trabajadores valgan lo que se les paga y que este pago sea lo que ellos merecen. En consecuencia, el factor humano posee características tales como: inteligencia, valores, competencias, imaginación, experiencias, sentimientos, habilidades y destrezas que lo diferencia de los demás recursos de la empresa La importancia de Administrar efectivamente el talento humano en las organizaciones está dada por el alcance de beneficios como son:

  • Incrementa la eficiencia, la eficacia y la calidad.
  • Incide en la optimización de los recursos tecnológicos, materiales y financieros.
  • Promueve un clima organizacional adecuado.
  • Mejora la calidad de vida de los integrantes de la organización.
  • Incrementa la motivación y consecuentemente la productividad y calidad.

La importancia de la Administración de Personal o Administración del Talento Humano, radica en que las sociedades o comunidades necesitan de las organizaciones y/o empresas como fuentes de trabajo para satisfacer sus necesidades de consumo y mantenimiento; las empresas y organizaciones, por su parte, requieren de personal para el manejo adecuado de todos los recursos, y así satisfacer de esta manera, dichas necesidades. Se concluye entonces, que el factor humano tiene el poder de decisión para dar respuestas a las siguientes seis (6) preguntas básicas que determinan la razón de ser de la Administración de Personal: Qué hacer?, Cómo?, Dónde?, Cuándo? Por qué? y Con quién?, las cuales se mencionan en el siguiente cuadro:

Finalidad de la administración del talento humano

  • Lograr una planta estable de trabajo
  • Desarrollar al máximo las potencialidades, habilidades, capacidades y competencias del personal que integra la organización o empresa.
  • Mejorar la calidad de vida en el trabajo
  • Mejorar el clima y cultura organizacionales
  • Desarrollar personal altamente motivado, satisfecho y comprometido con la organización.

Objetivos de la administración de personal

En la Administración de Personal se cumple cabalmente las etapas o funciones de todo proceso administrativo como son: PLANEAR, ORGANIZAR, DESARROLLAR, COORDINAR Y CONTROLAR, todo lo relacionado a cómo administrar efectiva y eficazmente el talento humano del cual dispone la organización o empresa; estas funciones permiten al administrador del talento humano garantizar el desempeño óptimo de las personas, motivándolas a que alcancen sus objetivos individuales simultáneamente con los objetivos organizacionales propuestos por la empresa; no obstante, se debe tener en cuenta que las personas a veces tienen que pasar malos momentos en la organización, debido muchas veces a decisiones y políticas inadecuadas que producen en la gente frustración e impaciencia y, a pesar de ello permanecen en la empresa porque poseen identidad, sentido de pertenecía y un alto grado de compromiso.

En función de lo anteriormente expresado, se puede expresar que los principales objetivos de la Administración de Personal son:

  • Lograr crear, mantener y desarrollar un conjunto de personas con conocimientos, habilidades, destrezas, competencias y satisfacción personal suficientes para cumplir con las metas y objetivos trazados por la organización.
  • Lograr crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan al personal estar satisfecho y motivado plenamente para que alcance sus objetivos individuales y por ende se logren los objetivos organizacionales.
  • Disponer del talento humano idóneo para desarrollar la eficiencia y eficacia necesarias en el proceso productivo propuesto por la empresa.

Organización del área de administración de personal

Básicamente el Área de Administración de Personal o Talento Humano está compuesta por siete (7) Subsistemas, los cuales tienen una relación intrínseca y cuya acción es reportada a la Dirección, Gerencia o Departamento de Administración de Personal. Se debe tener en consideración que en la Estructura Organizativa de la organización o empresa, la dirección, gerencia o departamento cumple una responsabilidad de línea porque desde el presidente, director o gerente general, jefes de departamentos, secciones o a nivel de supervisores deben poseer conocimientos básicos de cómo manejar el personal que tienen a su cargo, es por ello que a nivel jerárquico, la Administración de Personal ejerce simultáneamente con las otras unidades una responsabilidad lineal compartida.

Igualmente, la Administración de Personal cumple con la función de staff dentro de la estructura organizativa, para que funcione efectivamente la responsabilidad lineal es preciso que los gerentes, jefes y supervisores de áreas reciban la asesoría y consultoría idónea que la Gerencia o Departamento de Administración de Personal debe ofrecerles, las cuales generalmente son Normas y Procedimientos de personal, selección y captación de personal, entrenamiento y capacitación, análisis y evaluación de cargos; así como también, emitir las recomendaciones y sugerencias que como ente que administra al personal, deben ser tomadas en consideración a la hora de que la alta gerencia tome decisiones que afecten la buena marcha del equipo humano del cual dispone.

A continuación, se muestra un cuadro que contiene los principales Subsistemas del Área de Administración del Talento Humano:

Estructura Organizativa

Fuente: Libro Administración de Personal, Editorial Trillas.

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Escrito por:

Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada Nacional. Venezuela.

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Erazo Parra Yudith Milagros. (2012, marzo 26). Administración de personal, definición, objetivos y estructura. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/administracion-de-personal-definicion-objetivos-y-estructura/
Erazo Parra, Yudith Milagros. "Administración de personal, definición, objetivos y estructura". GestioPolis. 26 marzo 2012. Web. <http://www.gestiopolis.com/administracion-de-personal-definicion-objetivos-y-estructura/>.
Erazo Parra, Yudith Milagros. "Administración de personal, definición, objetivos y estructura". GestioPolis. marzo 26, 2012. Consultado el 22 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/administracion-de-personal-definicion-objetivos-y-estructura/.
Erazo Parra, Yudith Milagros. Administración de personal, definición, objetivos y estructura [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/administracion-de-personal-definicion-objetivos-y-estructura/> [Citado el 22 de Mayo de 2015].
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