Aunque no todos los esfuerzos de Reingeniería se generan en los niveles superiores de la empresa, la mayoría de los que han tenido éxito, son los que consiguen su aprobación y apoyo desde el inicio del proyecto. El nivel de autoridad depende de la escala y alcance del programa de Reingeniería.
La labor de Reingeniería puede realizarse desde cualquier nivel de la organización, ya que todos sus integrantes conocen aquellos pasos que están de más y que sólo logran obstaculizar el desempeño rápido y efectivo de los procesos.
Las opiniones o apreciaciones sobre los procesos son diferentes y depende del papel que dentro de ellos se esté ejecutando.
- Desde el punto de vista del empleado, se conocen los obstáculos, limitantes y cuellos de botella que impiden realizar las tareas con mayor prontitud.
- Desde el punto de vista del cliente, se conocen todas las limitantes que los procesos dejan apreciar, que para él hacen de la operación algo lento y defectuoso.
Ambos puntos de vista son válidos, pero no imparciales, puesto que en el primero de los casos, quizá la rapidez del servicio conlleve riesgos, al quitar unos pasos del proceso ó puede implicar agregar otras tareas a las funciones actuales. “ Entonces al empleado no le conviene decir, cuáles son los obstáculos o cuellos de botella. ”
En el segundo de los casos, al cliente le interesa ser atendido rápidamente, por lo que evalúa y desarrolla los procesos a su conveniencia, sin tomar en cuenta los aspectos inherentes a seguridad y control de la organización.
Lo anterior demuestra que mientras el ente evaluador sea parte del proceso, buscará un beneficio particular, sin imparcialidad. Para no tener este problema es necesario apoyarse en personas ajenas al proceso, las cuales tendrán como función la evaluación y diagnóstico de los procesos actuales y la implementación de nuevos que busquen mayor efectividad y satisfacción para el cliente.
Estas personas ajenas al proceso se convierten en analistas y/o asesores, cuya finalidad es realizar análisis de los procesos que actualmente se utilizan, los cuales pueden ser empleados de otras áreas de la organización o asesores externos de la misma.
Por lo tanto el requisito y/o condición más importante para todos los proyectos de Reingeniería es crear GRUPOS DE TRABAJO, los cuales deben estar dirigidos por un Líder del proyecto, que no necesariamente tiene que ser del nivel superior, pero si contar con el apoyo permanentemente. Además deben estar integrados por personas que conozcan el proceso y personas que lo desconozcan totalmente.
Tanto el líder como los integrantes del equipo de trabajo deben poseer por lo menos las siguientes características.
Iniciativa y creatividad: Habilidad para hacer cosas nuevas.
Imparcialidad: Carencia de intereses particulares en la realización de los nuevos procesos.
Apertura e independencia mental: Desconocimiento del porqué de cada una de las actividades que integran el proceso, así como las exigencias internas de la organización.
Visión futurista: Capacidad para crear procesos que puedan ser útiles en mucho tiempo, adecuándolos a las nuevas exigencias de los clientes y a las grandes tendencias que dominan los mercados.
Por otro lado, los requisitos y las condiciones necesarias para la aplicación de programas de Reingeniería, dependerán directamente de las características particulares de la organización en donde se desee aplicar, sin embargo existen cinco factores comunes que pueden considerarse imprescindibles para su implementación efectiva en cualquier tipo de organización.
Estos cinco requisitos y condiciones deben formar parte de la cultura de la organización y su desarrollo se inicia en los niveles superiores de la empresa, disgregándose gradualmente hacía los niveles intermedios e inferiores que conformen la estructura organizacional de la misma y en particular hacía los equipos de trabajo que llevarán a cabo los programas de Reingeniería.
Los cinco requisitos ó condiciones son las siguientes:
- Conocimiento
- Convencimiento
- Compromiso
- Comunicación
- Capacitación
En términos generales, las primeras tres condiciones deben contar con la anuencia de los niveles superiores de la empresa, continuando con las siguientes dos condiciones las cuales tienen como objetivo involucrar a todos los integrantes de la misma, pero al final se cierra el ciclo iniciando nuevamente el desarrollo de las primeras tres condiciones en todos los integrantes.
Conocimiento:
El conocimiento de la filosofía de Reingeniería, así como de sus elementos integrantes es la primera condición para llegar a tener éxito en su aplicación.
Aunque no existen metodologías únicas para realizarla, es importante que la interpretación de sus principios, lineamientos y teoría sean comprendidos adecuadamente.
Convencimiento:
El convencimiento de que la Reingeniería es una filosofía útil para la organización es sin duda alguna la condición más importante para obtén éxito en su aplicación.
Pero ese convencimiento va más allá de la simple aceptación de su utilidad y de las ventajas y/o beneficios que se pueden obtener con ella, también es importante estar convencido de la factibilidad de su implementación dentro de la organización y la probabilidad de concluirla con el éxito deseado.
Compromiso:
El compromiso debe iniciarse en los niveles superiores de la organización y es desde aquí en donde se debe fomentar y apoyar la labor de cambio dedicando tiempo y recursos a los encargados de implementarla.
El compromiso de cambio debe darse a todo nivel y es condición fundamental para implementar programas de Reingeniería. Si los empresarios y/o administradores no están convencidos de los beneficios de la aplicación de la Reingeniería difícilmente podrán asumir el compromiso de liderar a sus subordinados e inculcar en ellos la cultura de cambio, las ventajas de la aplicación de este tipo de programas y mucho menos crear compromiso en los demás integrantes de la organización.
Comunicación:
Comunicar oficialmente la implementación de programas de Reingeniería dentro de la organización es importante para lograr la aceptación y apoyo de todos sus integrantes.
Las personas deben entender el porqué de los cambios así como la visión del futuro y su participación en ésta.
Difícilmente se logrará obtener el compromiso de todos los integrantes de la organización, sino se les comunica que es lo que se pretende al aplicar programas de Reingeniería y los beneficios que se pueden obtener con ella.
Mantener comunicados a todos los miembros de la organización, sobre los cambios que se dan dentro de la misma, será un buen soporte para que ellos comuniquen los cambios a los clientes y usuarios de los productos y/o servicios, lo que traerá como consecuencia realizar las modificaciones y evaluar los resultados rápidamente.
Es importante tomar en cuenta que los rumores surgen como consecuencia de la falta de comunicación y fácilmente se convierten en amenazas para cualquier intento de cambio.
Capacitación:
Capacitar a todos los involucrados dentro de la implementación de programas de Reingeniería es importante para lograr obtener cambios y/o mejoras espectaculares.
Solamente capacitando se logrará inculcar el conocimiento del tema, y lograr convencimiento en la necesidad de su aplicación, para luego crear el compromiso de todo el que se involucre en su implementación.
Es aquí en donde se cierra el ciclo y nuevamente se inicia con la primera condición descrita, para nuevamente continuar con las siguientes y llegar a crear la cultura de cambio en todos los niveles de la organización, bajo la filosofía de Reingeniería.
