Razones para hacer uso del Outsourcing o Tercerización

Como es bien sabido, dentro de las organizaciones existen diferentes procesos que los cuales se desarrollan en distintas áreas de las empresas con la finalidad de que estas logren alcanzar los objetivos que se plantean.

Los cambios por los que atraviesan las organizaciones, son factores que también determinan si estas alcanzan o no sus objetivos, así como también los recursos que utilicen para llevar a cabo cada una de sus actividades.

En los tiempos actuales, la globalización ha hecho que las organizaciones busquen su supervivencia a través de la búsqueda de nuevos mercados, reducir costos y de la competitividad.

Las pymes y porque no las grandes empresas han buscado nuevos métodos que les ayuden a lograr sus objetivos, haciendo uso de las herramientas que tengan a su disposición. Algunas de las empresas necesitan enfocar su atención en los procesos que son más importantes, es decir, invierten más recursos en las áreas que consideran más relevantes para el desarrollo de la organización. Esto da pie que algunas de las áreas con poca atención pasen a manos de agentes externos para que se ocupe de las actividades de esas áreas.

Por otro lado, las empresas buscan reducir los costos y elevar sus niveles de competitividad de algunos de sus procesos, buscando personal profesional externo que facilite la ejecución de las actividades y al ser agentes de fuera de la organización los costos que se generan son más bajos que los que se pueden tener al utilizar recursos internos.

Esta técnica que permite el ingreso de personal externo a las organizaciones para realizar las tareas que la empresa debería realizar se llama “outsourcing”.

Definición. 

El outsourcing tiene diferentes definiciones son los autores, estas pueden ser los siguientes:

  • Outsourcing: es la incorporación a la organización de las competencias que esta no ha seleccionado como prioritarias o principales, haciendo uso de otras empresas para realizarlas (Business School, 2002).

Otras definiciones son las siguientes:

  • Outsourcing: proceso mediante el cual las organizaciones contrata o subcontrata los proceso en su totalidad o parte de estos, en las áreas de producción o en algunos casos administrativas, los cuales anteriormente la empresa realizaba (Uribe-Echeverria & Rubert Adelantado, 2001).
  • Outsourcing: proceso económico en el cual una organización toma los recursos destinados a la realización de determinadas actividades y se los encomienda a una empresa externa especializada la cual es la que se encarga de llevarlas a cabo. (Martínez Gómez, 2012)

El outsourcing es una técnica que las empresas utilizan para que otras compañías lleven a cabo las actividades que se consideran “menos” importantes dentro de la organización, con la finalidad de que la empresa que contrata los servicios pueda enfocarse en utilizar sus recursos en actividades prioritarias y al mismo tiempo reducir los costos que se generan el realizar estas actividades utilizando los propios recursos de la organización.

Outsourcing.

Hoy en día los directivos que llevan las riendas de sus propias organizaciones, se enfrentan a una gran cantidad de cambios, los cuales incluyen:

  • Globalizar las actividades.
  • Crecer sin tener que usar más recursos (más capital).
  • Reducir costos.
  • Entender los gustos del consumidor.
  • La necesidad de responder ante las amenazas y sobre todo a las oportunidades.
  • El envejecimiento de la fuerza laboral

El outsourcing, llamado en español como subcontratación, tercerización o externalización (aunque estos últimos difieren un poco del concepto de outsourcing), es una técnica que las organizaciones utilizan para hacerse con proveedores externos, los cuales realizan actividades que la propia empresa realizaba internamente o en su defecto, que sirven como un plus a los procesos internos.

El mantener las funciones principales dentro de la organización utilizando recursos que son propios de la empresa y el contratar servicios externos para que ejecuten las actividades de apoyo o secundarias, es lo que se conoce como tercerización estratégica, el cual es considerado como un medio por el cual mantener e incrementar la competitividad. Un ejemplo muy simple puede ser el siguiente: una empresa A hace uso de los servicios o insumos de una empresa B, siendo esta extranjera, nacional, relacionada o no con la empresa A.

Lo que identifica el outsourcing como una práctica que realiza una organización,  es que un tercero realiza una o unas funciones que antes eran propias de la organización que por diversos motivos decide dejar de realizarlas, por lo que las transfiere a un tercero.

La construcción de la palabra outsourcing, está conformada por las palabras en inglés out (fuera) y source (fuente). De ahí que se empleen fuentes externas, en este caso, empresas ajenas a la organización que realiza la subcontratación.

Muchos confunden la subcontracion (outsourcing) con la contratación de servicios de una empresa externa, en donde la primera se hacen intercambios de información, coordinación y sobre todo confianza, incluso se realizan asignaciones de responsabilidad empresarial aunque estas sean mínimas; por otro lado en la contratación la empresa que contrata el servicio solo determina cual es el trabajo que desea adquirir y la contratista se limita a cumplirlo en tiempo y forma.

Hay varios áreas en donde el outsourcing se lleva a la práctica, estas pueden ser: recursos humanos, servicios informáticos, la contabilidad, manejo de bodegas o el soporte técnico el cual muchas de las veces incluye los call centers, así mismo, también se pueden subcontratar empresas que ejecuten actividades de ingeniería y manufactura.

Es correcto mencionar que el outsourcing se aplica en las actividades que no son las principales para la organización que subcontrata a otra empresa.

A modo de ejemplo, los llamados call centers que son los sitios donde se brinda asistencia telefónica de maneras personal a los clientes. Esta asistencia se puede realizar desde países externos de donde originalmente es el cliente, dichos países pueden ser la India, Pakistán, Uruguay, Filipinas, entre otros. El hacer la subcontratación de este servicio externo, brinda una ventaja competitiva a las organización, las cuales buscan reducir costos en el área de atención al cliente, ya que resulta mucho más barato que tener un departamento interno que se haga carga de dicha actividad (Bohon Devars, 2009).

Razones para hacer uso del outsourcing.

Anteriormente muchos consideraban el outsourcing como el medio por el cual solo se buscaban reducir costos, pero, actualmente ha demostrado ser una técnica muy útil para el crecimiento de las empresas por razones como las siguientes:

  • Disminución y control de gastos (en ciertos casos resulta más barato subcontratar a terceros que hagan ciertas actividades, a que la misma organización las realice por si misma).
  • Concentración en las áreas de la organización que sirven de pilar para la misma, las cuales son sus razón de ser y así mismo disponer apropiadamente del capital de la empresa, debido a la reducción del este, en funciones no ligadas con la razón de ser de la compañía.
  • Disponer de personal con una alta capacidad profesional.
  • Destinar en su mayoría los recursos e inversiones a los objetivos principales de la organización.
  • Mayor eficiencia.
  • Acceso instantáneo a la tecnología.
  • Mejorar los tiempos de respuesta.
  • Traspasar el desafío que conlleva la innovación y evolución tecnológica al prestador del servicio (Besil Bardawil, Pliego Rosique, & Madrigal Hinojosa, 2013)

Las razones antes mencionadas permiten a la organización concentrarse en su mayoría en los asuntos empresariales que considere y sean de importancia, mientras que la empresa subcontratada realiza las actividades que son un tanto más secundarias.

Características del outsourcing.

El outsourcing se caracteriza por tener los siguientes elementos:

  • El outsourcing se da por medio de un contrato de colaboración entre la empresa que contrata los servicios y la empresa que los ofrece.
  • El outsourcing es una herramienta de gestión que puede transformar el funcionamiento de la organización, al hacer que la misma dedique más tiempo y recursos los factores estratégicos o puntos claves de la empresa y menos a los aspectos administrativos.
  • La cantidad de trabajo que antes se realizaba con personal interno (el cual suele ser mucho), pasa a ser realizada por menos personal; con esto la empresa que contrata (empresa cliente) genera más capacidad, flexibilidad y recursos para enfocarse en asuntos relacionados con la parte central de la organización.
  • La empresa prestadora del servicio desarrolla su núcleo de negocio (Core bussines[1]) en las actividades que le son asignadas por parte de la empresa que requiere los servicios. De esta manera la organización cliente tiene a su disposición experiencias que beneficia los procesos realizados por la empresa.
  • El outsourcing brinda a las organizaciones la capacidad de poder potenciar sus recursos para asegurar su ventaja competitiva.
  • Durante el tiempo que dure el proceso de outsourcing, se tienen que establecer una serie de indicadores de calidad y niveles de servicio entre la empresa cliente y la contratista.

La figura 1 muestra como se distribuyen las prioridades en las organizaciones que suelen hacer uso del outsourcing.

Distribución de prioridades en las empresas con outsourcing
Distribución de prioridades en las empresas con outsourcing

Figura 1: Distribución de prioridades en las empresas con outsourcing. Fuente: (Business School, 2002).

Como se muestra en la figura anterior una empresa que hace uso del outsourcing puede enfocarse en los aspectos estratégicos, los cuales son los que generan  ventajas competitivas a la organización. La atención dedicada a los aspectos tactos sigue siendo la misma, sin embargo, en lo que a aspectos administrativos se refiere, la atención se reduce y pasan a ser ejecutados por las empresas outsourcers.

Modalidades del outsourcing.

Los tipos o modalidades del outsourcing se pueden clasificar según a su finalidad (táctica o estratégica) y también por su naturaleza, las cuales de describen a continuación:

Outsourcing por su finalidad.

Táctico.

El outsourcing táctico es considerado como una mera externalización de una actividad que no es primordial para la organización y por lo general, la razón de su práctica tiene que ver con la reducción de costos.

Estratégico.

Este tipo de outsourcing pretende crear una relación estable con la organización  a la cual  se les es asignada una actividad; es considerada una alianza estratégica la cual se consolida de acuerdo a la responsabilidad asignada con respecto a las otras que componen a la empresa, ya que lo que se busca es mejorar la calidad de la actividad asignada, mejorar un servicio o aumentar la capacidad de la compañía.

Outsourcing por su naturaleza.

Deslocalizado (Off-shoring).

Implica la contratación de los servicios de terceros establecidos en países extranjeros, los cuales ofrecen costos menores a causa de las legislaciones laborales de los países en donde se encuentren, entre otras causas.

Off-site.

En este tipo de outsourcing se lleva a cabo en las instalaciones la propia empresa que ofrece el servicio. De ahí off site (fuera de sitio o lugar) ya que hace referencia a que el outsourcing se realiza fuera de la organización que contrata los servicios.

Colaborativo.

Este tipo de outsourcing se aplica a la parte inactiva de los procesos para elaborar productos o prestar servicios a un tercero. El término hace énfasis en las oportunidades de colaborar con los trabajadores que anteriormente no pensaban que estas áreas inactivas del proceso lo estuvieran.

Co-sourcing.

En este tipo de outsourcing la empresa prestadora del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de incentivo o valor agregado a su cliente, como por ejemplo: compartir los riesgos (Hernández Perez, 2014).

Objetivos y metas del outsourcing.

Una de las principales metas que logra con la práctica de outsourcing es el ahorro de costos de personal en el apartado de seguridad social y nómina. Las actividades de contabilidad se ven simplificadas y se limita solo a la facturación de ingresos y gastos por el recibimiento de los servicios profesionales.

Muchas organizaciones apuestan por la tercerización por que desean incursionar en nuevas áreas de negocio dentro de sectores menos competitivos, los cuales suponen un mayor ingreso para la empresa a través de personal profesional independiente.

Otros objetivos que persigue el outsourcing son los siguientes:

  • Asignar las tareas adyacentes a empresas externas.
  • Reducir riesgos.
  • Reducir costos.
  • Disminuir el manejo de activos.
  • Disminución de personal directo
  • Dedicación a las actividades propias de la organización.

Ventajas y desventajas del outsourcing.

Ventajas.

Las ventajas que trae consigo el outsourcing son las siguientes:

  • Se reducen los costos, así como las inversiones en plan y equipo.
  • Ayuda a redefinir a la organización.
  • Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que mejorar y facilitar los tiempos de entrega y la calidad de la información para la toma de decisiones críticas.
  • Permite a las organizaciones enfrentar con agilidad los cambios en el entorno que la rodea.
  • Crea una gran ventaja competitiva fundamentada en un cambio de reglas y un mayor alcance de la empresa.
  • Permite a las empresas tener la mejor tecnología, si necesidad de capacitar y entrenar a su personal para hacer uso adecuado de esta  Aumenta la flexibilidad de la organización.
  • No hay resistencia al cambio.
  • Permite aplicar el talento y los recursos de la empresa en las áreas clave.
  • Disminuye y en ocasiones evita la dependencia de personal clave para la realización de tareas específicas. Así mismo disminuye los riesgos operativos.

Si bien son varias las ventajas que ofrece el outsourcing son varias, esta técnica tiene algunas desventajas:

Desventajas.

  • La organización puede perder el control de los procesos de producción.
  • Alta rotación de personal.
  • Estancamiento en cuanto a innovación se refiere por parte de la empresa que suministra el servicio de outsourcing.
  • Los empleados provenientes del outsourcing no son empleados de la empresa que contrata el servicio, por lo que estos carecen de lealtad hacia la organización, así como también su permanencia a esta (Besil Bardawil, Pliego Rosique, & Madrigal Hinojosa, 2013).

Áreas donde se aplica y no se aplica el outsourcing.

Las áreas de la organización donde se suela aplicar el outsourcing son las siguientes:

  • Área de Recursos Humanos.
  • Área de Mercadotecnia.
  • Área administrativa.
  • Área de Contabilidad.
  • Área de Producción.

Las Áreas donde no se suele aplicar al outsourcing o más bien, donde no se debe aplicar son las siguientes:

  • Planeación Estratégica.
  • Administración de la calidad.
  • Tesorería.
  • Control de Proveedores.
  • Distribución y Ventas
  • Servicio al Cliente (en algunos casos)

Diferencia entre outsourcing y externalización.

Muchas de las veces, se suele hacer uso indiscriminado de las palabras externalización, subcontratación o desintegración vertical, para hacer referencia al outsourcing, sin embargo según Business School (2002), estas presentan diferencias en sus conceptos, las cuales se presenta en la tabla 1:

Tabla 1: Diferencia entre Outsourcing y otros conceptos

Diferencia entre c y otros conceptos
Diferencia entre c y otros conceptos

Aspectos a tomar en cuenta la realizar un contrato de outsourcing.

El outsourcing al ser un contrato, adquiere carácter legal y es el elemento principal entra la empresa que solicita los servicios de outsourcing y la empresa que los provee. Dentro de este contrato hay tres fechas que tienen importancia: la fecha en que se firmó el contrato, la fecha de cuando el proveedor del servicio comenzara a realizar sus actividades y por último la fecha de cuando los términos del contrato entran en vigencia.

Los siguientes factores se tienen que considerar al realizar el contrato de outsourcing:

Decisiones iniciales.

  • Establecer los servicios que se van a contratar.
  • Determinar los recursos que se utilizaran en la negociación (experiencia técnica, asesoría legal, administración funcional).
  • Establecer la fecha de inicio del contrato, así como el fin del mismo.
  • Asegurar la viabilidad del uso de agentes externos. 

Términos.

  • Identificar el lugar(es) donde se realizaran los servicios de outsourcing
  • Determinar los equipos que se utilizaran para suministrar los servicios
  • Establecer los términos que corresponda a los servicios, así como su nivel.

El personal.

  • Determinar si algunos de los integrantes del personal de la empresa que requiere el servicio formaran parte del contrato de outsourcing, ya sea de forma temporal o definitiva.
  • Establecer el nivel de indemnización de cada parte en caso de demandas, ligadas a cuestiones de empleo. 

Las instalaciones.

  • Establecer si el outsourcing se realizara en las instalaciones de cliente o del proveedor del servicio.
  • Establecer si se rentara o venderá al proveedor las instalaciones que requieran un contrato que sea distinto.

Hardware.

  • Establecer si el proveedor de outsourcing va a hacer responsable de proporcionar los equipos para la realización de las actividades.
  • Determinar si los proveedores usaran las herramientas o equipos del cliente.

Software.

  • Establecer de quien serán los derechos del software en caso de que el servicio contratado se sobre el desarrollo de software.
  • Establecer acuerdo de uso de las licencias del software entre el cliente y proveedor.

Forma de pago.

  • Establecer el proceso de cálculo del pago por el servicio.
  • Definir si se hará algún cargo por material y tiempo.
  • Establecer el método de pago.
  • Definir si se aplicara un sistema de descuento por incumplimiento en algunos de los términos establecido en el contrato.

Responsabilidades del proveedor.

  • Brindar apoyo en la evaluación de los niveles de servicio.
  • Cumplir con los términos acordados.
  • Revisar regularmente los acuerdos establecidos en el outsourcing.

Responsabilidades del cliente.

  • Establecer un responsable que se haga cargo de llevar el seguimiento del servicio realizado por la empresa externa.
  • Establecer que procedimientos se utilizaran para dar seguimiento al contrato (Martínez Gómez, 2012).

El outsourcing en México.

En un país como lo es México, en donde la dinámica laboral se caracteriza por ser más flexible y esta conformada por relaciones de trabajo bajo la externalización y contratación de un tercero el cual se encarga de realizar algún proceso productivo ya sea dentro o fuera de la organización contratante.

Las empresas que contratan el servicio de outsourcing en México, reducen sus costos entre el 40% y 50% en los procesos productivos o en parte de los mismos. Las áreas que hacen más uso de esta técnica son principalmente: la industria automotriz, energía, salud, servicios públicos, manufacturera, telecomunicaciones, entre otras (Calixto Bautista, Encarnacion Garnica, Hernandez Maya, & Flores Monterrosas, 2013).

Si bien el outsourcing es una práctica que genera múltiples beneficios, en México esta herramienta, la cual es considera como una estrategia organizacional para evadir cuestiones de tipo fiscal, como lo son las laborales.

Uno de los problemas que acarrean cualquier tipo de outsourcing, tiene que ver con los derechos del trabajador, ya que los agentes externos no gozan de las prestaciones que los miembros internos de la organización si poseen. Por otro lado, los colaboradores externos muchas de las veces se ven relegados en sus funciones para ser ocupadas por los trabajadores externos.

Uno de los temas que aborda la reforma laboral en el país es la de regresar los beneficios del outsourcing a sus raíces: contratar elementos especializados en las actividades que la empresa contratante requiera, es decir, buscar la especialización.

Conclusión.

El outsourcing como herramienta para la administración de las organizaciones trae consigo múltiples beneficios, claro está si es que se utiliza de manera correcta.

Con el uso del outsourcing la empresa que contrata el servicio puede desligarse de las actividades que no requiere su completa atención, para que así se pueda concentrar en las áreas que le sean de mayor importancia, dejando las actividades menos relevantes a empresa externas.

Cabe destacar que el outsourcing como toda practica puede utilizarse con fines negativos como es el caso de las empresas en México que solo buscan evadir pagos de impuesto y de prestaciones al hacer uso de compañías externas dentro de los proceso internos de la empresa que contrata el servicio de outsourcing.

Propuesta de tesis.

Incrementar el nivel de competitividad organizacional de las pymes de la región a través de la mejorara de los procesos de las áreas centrales o core bussines. 

Objetivos.

  • Agilizar los principales procesos centrales de las pymes destinando más recursos para lograrlo.
  • Delegar las actividades menos relevantes a agentes externos que sean especialistas en dichas actividades.
  • Aumentar la competitividad organizacional a través del apoyo de terceros en los procesos de las organizaciones.

Agradecimiento.

Agradezco profundamente al Instituto Tecnológico de Orizaba por contribuir a mi formación profesional hasta el día de hoy, al Conejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACyT) por el apoyo económico que me brinda para seguir con mis estudios de maestría, a los profesores de la Maestría en Ingeniería Administrativa por darme la oportunidad de ingresar al programa y por ultimo al Dr. Fernando Aguirre y Hernandez por fomentarme la cultura de escritura y lectura de artículos.

Referencias

Besil Bardawil, J., Pliego Rosique, M. I., & Madrigal Hinojosa, L. B. (2013). Causa y efecto en la reforma laboral en el outsourcing. Boletin de Seguridad Social, 1-15.

Bohon Devars, J. A. (31 de Julio de 2009). Expansión. Obtenido de

http://expansion.mx/opinion/2009/07/30/ventajas-y-desventajas-deloutsourcing

Business School. (2002). Outsourcing de RRHH . IESE Business Schol

(Universidad Navarra), 1-31.

Calixto Bautista, G., Encarnacion Garnica, O. G., Hernandez Maya, G., & Flores Monterrosas, E. (2013). Outsourcing. CROSS: Comision Representativa Ante Organismos de Seguridad Social, 25-30.

Hernández Perez, R. (12 de Septiembre de 2014). Prezzi. Obtenido de

https://prezi.com/dxyxzc4xgeb6/caracteristicas-y-tipos-de-outsourcing/

Martínez Gómez, O. (2012). Outsourcing. Universidad Para la Cooperación Internacional, 2-17.

Uribe-Echeverria, A. M., & Rubert Adelantado, G. (2001). La evolución del outsourcing en el sector manufacturero. Boletin Economico de ICE, 11-19.

https://es.wikipedia.org/wiki/Competencia_distintiva

[1] Core Business: llamada competencia básica, clave o esencial de las organizaciones. Se refiere a la actividad mediante la cual las empresas generan valor y que son indispensables para establecer ventajas competitivas (Wikipedia, 2017).

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Hernández Morales EfraÍn. (2017, noviembre 14). Razones para hacer uso del Outsourcing o Tercerización. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/razones-uso-del-outsourcing-tercerizacion/
Hernández Morales, EfraÍn. "Razones para hacer uso del Outsourcing o Tercerización". GestioPolis. 14 noviembre 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/razones-uso-del-outsourcing-tercerizacion/>.
Hernández Morales, EfraÍn. "Razones para hacer uso del Outsourcing o Tercerización". GestioPolis. noviembre 14, 2017. Consultado el 5 de Diciembre de 2019. https://www.gestiopolis.com/razones-uso-del-outsourcing-tercerizacion/.
Hernández Morales, EfraÍn. Razones para hacer uso del Outsourcing o Tercerización [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/razones-uso-del-outsourcing-tercerizacion/> [Citado el 5 de Diciembre de 2019].
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