El presente trabajo, pretende brindar información sobre aspectos primordialmente de gestión en un centro hospitalario naval y los Principios de Administración Hospitalaria por campos de Acción. Las propuestas que aquí se hacen son de aplicación general, adaptables y aplicables a todo tipo de establecimiento médico, independientemente de su nivel de atención.
Durante el desarrollo profesional del médico naval, llegará un momento en que puede ser designado como Director o Subdirector médico de un Establecimiento Médico Naval.
Esa designación representa un cambio en su vida profesional, pues si bien pudo haber desempeñado con anterioridad algún cargo de carácter administrativo, como por ejemplo Jefe de Consulta Externa u Hospitalización, la Dirección de un hospital le requerirá un empeño mayor, pues en este caso deberá desarrollar habilidades estratégicas en materia administrativa y financiera. La realidad contemporánea ha obligado a los diversos centros educativos públicos y privados a diseñar y ofertar no solo cursos, sino diplomados, especialidades y maestrías en Administración de Instituciones de Salud, pues existe carencia de profesionales dedicados a este campo.
La responsabilidad que se adquiere entonces es mayor, pues debe atender aspectos no solo de carácter medico en un sentido estricto, sino atender además aspectos de carácter financieros, administrativo, de mantenimiento, servicios, etcétera con los cuales no está plenamente familiarizado. Cabe resaltar que el aspecto financiero, en el caso de un hospital naval, comprende no solo el manejo de dinero, sino también el manejo de los bienes que son adquiridos y el pago de los servicios necesarios para la operación del hospital. Por esta razón, debemos entender que el aspecto financiero abarca todo el hospital en su conjunto y del adecuado manejo de ello, depende en gran medida la operación de todo el Establecimiento Médico Naval.
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Antes de Comenzar
II Guerra Mundial, Inglaterra, Junio de 1944. Días antes de lanzar la operación Overlord, conocida popularmente como “el día D”, el comandante de las fuerzas británicas Bernard Law Montgomery (“Monty”) presentó ante el General Dwight David Eisenhower (”Ike”), Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas, un listado de necesidades para la invasión planeada a Normandía. Entre los artículos listados aparecía “un sillón de dentista”.
Ike se molestó por esa petición pensando en que era una burla y mando llamar a Monty cuestionándole el porqué de esa petición absurda.
Monty, flemático; le respondió:
-Porque un soldado con dolor de muelas, no me sirve para combatir.- Ike firmó y autorizó la petición.
Marco conceptual de la Administración Hospitalaria a través de Campos de Acción.
Comencemos por definir: ¿qué es la administración? Más que una ciencia exacta como la Química o la Física, la Administración no es tampoco una ciencia social, ni una ciencia “administrativa” (no podemos definir con el mismo concepto, un concepto). Es algo más especial, basado en principios fundamentales y que emplea a fondo la creatividad, pues no existen recetas mágicas para administrar. Es un arte. El arte de la Administración…
Podemos decir que la Administración, es el “arte de hacer a través de otros” (Reyes Ponce, 1984) a través de la aplicación de un sistema que genera un Proceso Administrativo que, basado en una Planeación; permite responder a las preguntas del ¿Qué, cómo, cuándo, donde, con qué y para qué? Y que a su vez, permitan Organizar e Integrar los Recursos Humanos, Financieros y Materiales; para que se pueda llevar a cabo una Dirección de las mismas para el logro de los objetivos planteados, realizando evaluaciones de Control que permitan analizar la correcta aplicación de los recursos, esfuerzos y actividades, corregir desviaciones o generar cambios estratégicos en la operación de la organización o negocio.
La Administración no es estática, sino cambiante ante los nuevos entornos sociales, políticos y económicos que rodean a la persona u organizaciones. El “hacer a través de otros” responde a la necesidad de lograr objetivos para alcanzar metas. El Proceso Administrativo es un concepto que a través del modelo clásico de 5 elementos: Planeación, Organización, Integración, Dirección (ahora llamado Liderazgo) y Control, permitirán a la persona u organización alcanzar sus fines, buscando hacerlo con eficiencia, eficacia y efectividad.
Proceso Administrativo y Administración Hospitalaria
El conocimiento del proceso administrativo y su interacción, permite dilucidar la Cadena Crítica en la Administración Hospitalaria, por lo cual es conveniente el pensar en la teoría de conjuntos.
Un conjunto es la reunión de varios componentes, los cuales pueden ser idénticos o similares entre si. Cuando dos o más conjuntos se unen dan origen a lo que denominaremos como proceso sustantivo, del cual derivan otra serie de subprocesos.
De esta manera, el marco conceptual de la administración hospitalaria, consistirá en la sumatoria del conjunto de 4 campos de acción: El Campo de Atención Médica, el Campo de Administración, El Campo de Servicios, y el Campo Mantenimiento.
Campos de Acción en la Administración Hospitalaria
La Atención Médica es la principal función del hospital y no se puede dar sin una buena Administración, con un óptimo manejo de los recursos humanos, financieros y materiales. De igual forma se requieren Servicios diversos que complementan la atención médica. Sin un adecuado y oportuno Mantenimiento a la infraestructura, equipos y vehículos, la atención médica se dificulta.
Definiendo los campos de Acción.
Estos Campos de Acción, integran la operación general de un Hospital Médico Naval y su manejo es muestra de la eficacia, eficiencia, calidad y capacidad de la Dirección del establecimiento.
El campo de Atención médica se refiere al conjunto de todos los aspectos referidos exclusivamente a la atención del paciente en el sentido de consulta externa, hospitalización, rehabilitación y demás especialidades. Es decir, la capacidad de brindar estos servicios a los usuarios. Este campo es la razón de ser del hospital o clínica. En este sentido, cabe mencionar un principio que en una institución de salud civil puede parecer cuestionable, pero no lo es para un establecimiento médico naval. Ese principio, es que la función primordial de un establecimiento medico naval es y será siempre, mantener en primer lugar la salud y recuperación del personal naval, a fin de que esté listo para el combate. Recordemos que un hospital naval es una institución militar. El campo Administración se refiere a la gestión de recursos humanos, financieros y materiales, con los cuales se pueda proporcionar el servicio de atención médica. En este campo, destaca la gestión financiera. La gestión financiera consiste básicamente en dos principios: la obtención de fondos y la asignación de recursos. En este sentido, la obtención de fondos de un hospital naval, consiste en el presupuesto que le asignan la Oficialía Mayor, la Dirección General de Sanidad Naval y la Dirección General de Administración. La asignación de recursos es el destino que se le da a esos fondos: compra de bienes y pago de servicios.
El campo Servicios, se refiere a todos los demás servicios que coadyuvan a la prestación de la atención médica: servicios de laboratorio, Imagenología, hematología, recolección de Residuos Peligrosos Biológico Infecciosos (RPBI) y basura común, pago de honorarios a especialistas además de correo, energía eléctrica, agua, gas, gases medicinales, internet, telefonía y otros. Es decir todo tipo de servicio coadyuvante directa o indirectamente con la prestación del servicio de atención médica. El campo Mantenimiento se refiere a la conservación de la infraestructura y equipamiento: redes hidráulicas, eléctricas, de gas, cableado estructurado, techumbre, mampostería, equipo biomédico, equipo de cómputo, equipo de oficina, de laboratorio, planta de emergencia, luminarias, flota vehicular, etcétera.
Principios de Administración Financiera Hospitalaria
Emplearemos la palabra principio como “la base//fundamento de algo”// regla de conducta” (Larousse 2011).
Partiendo de esa definición, los principios de administración financiera hospitalaria que se proponen son: Diagnostico situacional, Evaluación del sistema de Información, Determinación de necesidades, aplicación del proceso administrativo y Generación de la visión estratégica.
Principios de Administración Financiera Hospitalaria
Principio de Diagnóstico Situacional.
El Director de un establecimiento Médico naval debe realizar un Diagnóstico situacional inicial al momento de hacerse cargo de un hospital. Esto le permitirá ir conociendo la problemática existente y comenzar a planear acciones para resolverlas. Asimismo, posterior a la ejecución de las acciones, la realización de un diagnostico situacional le permite evaluar el impacto, efectividad, eficiencia y economía de las acciones realizadas.
Principio de Evaluación del Sistema de Información y Transparencia.
Debe evaluarse la existencia de procedimientos que formen un sistema que permita obtener información financiera-contable que sea confiable para la toma de decisiones. Esta confiabilidad se basa en la transparencia del uso y empleo de los recursos obtenidos y el destino a que fueron aplicados.
Principio de Determinación de Necesidades.
Debe establecerse las necesidades reales para la operación del Hospital, a fin de poder solicitar oportunamente los recursos humanos, financieros o materiales necesarios, discriminando lo que es esencial de lo que no lo es considerando el aforismo de “No siempre lo que se requiere es lo que se necesita”.
Principio de Aplicación del Proceso Administrativo.
Debe aplicarse consistentemente el modelo de Proceso Administrativo que se haya seleccionado, supervisando que las diversas etapas del mismo y sus componentes se lleven a cabo de forma eficaz y eficiente.
Principio de Generación de la Visión Estratégica.
Un vez establecido el diagnostico situacional del hospital y la ejecución de acciones, debe evaluarse el resultado obtenido para crearse una visión estratégica que determine los planes y nuevos objetivos y metas a alcanzar, la corrección de desviaciones, los indicadores de gestión y la creación de nuevos procedimientos y/o mecanismos de control y supervisión.
Creación de la visión estratégica en la dirección de un hospital naval
La buena administración de un Hospital naval no es cuestión de suerte, sino de la generación de adecuadas estrategias para alcanzar las metas planteadas y establecer nuevos objetivos.
Cada uno de los campos de acción que se han mencionado, emplean el proceso administrativo dentro de su esfera de competencia. De esta manera, cada uno de ellos se suma en lo individual para hacer el conjunto general del hospital naval.
Ahora bien, la creación de la visión estratégica en la dirección de un hospital, no está completa si solo se basada en el desarrollo de un adecuado proceso administrativo. La última fase de este proceso es el Control y con ella se analiza y evalúa. Para realizar estas dos acciones es recomendable el análisis conocido como de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas comúnmente denominado (FODA.)
Cómo personal médico y como profesionales de la administración, sabemos que el ser humano cambia de opinión frecuentemente respecto de algo, según el momento personal en que se encuentre. El análisis FODA es básicamente conceptual, pero los conceptos son emitidos por el ser humano, motivo por el cual es recomendable que el análisis FODA, sea realizado entre tres elementos de cada campo de acción.
Idealmente estos elementos trabajan así: El elemento de mayor jerarquía en el campo de que se trate coordina el análisis, mientras que un elemento de jerarquía de nivel jefatura y otro de nivel operación son quienes presentan la información de las diversas áreas enfocándolas por sección y rubro (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) De esta manera se obtiene información más consistente, confiable y certera, con menos propensión a presentar información con tendencia de tipo “todo está bien” o “todo está mal” disminuyendo la calidad de la información para la integración del diagnóstico situacional y la posterior toma de decisiones y planeamiento.
Supongamos que se requiere analizar el área de hospitalización: El subdirector de hospitalización coordina la información que le presenta el jefe de Hospitalización y la supervisora de enfermería de fin de semana. De esta manera, la información proporcionada por el jefe de hospitalización respecto de los residentes (por ejemplo) y la presentada por la supervisora de enfermería combina un visión de nivel operativo respecto de las Fortalezas y Debilidades del área, y en conjunto con la información que él tiene, puede determinar las Oportunidades y amenazas de forma que la propuesta básica de FODA del área queda firmemente establecida, para que de esta manera el análisis sea lo más veraz posible. La conjunción de esos análisis por campos de acción coadyuva en la elaboración del Diagnóstico Situacional del establecimiento Médico Naval.
Este diagnóstico permite al Director junto con el Subdirector, crear la Visión Estratégica que permita la Gestión de Recursos Humanos, Financieros y Materiales, de forma que se corrijan desviaciones, se determinen necesidades, se establezcan nuevos procedimientos y se determine la continuidad o cese de programas o planes, y se determinen nuevos objetivos y metas a cumplir por cada campo de acción y las diversas áreas que lo integran.
Visión estratégica para la Dirección de un Hospital
Conclusiones
La carrera de un médico naval no está exenta de que pueda ser nombrado director de un establecimiento médico naval, por lo cual debe conocer el marco conceptual de la administración financiera hospitalaria. La administración hospitalaria naval, requiere de un alto grado de especialización para supervisar el adecuado manejo de los recursos humanos, financieros y materiales, independientemente del tipo de nivel de atención que el hospital o clínica otorgue a los usuarios del servicio.
Es innegable que no hay una receta que sea fija o algún instructivo para la administración de un establecimiento médico, porque dependiendo del punto geográfico del Mando Naval en que se encuentre ubicado, las necesidades y los recursos serán totalmente diferentes entre sí.
Los campos de acción son áreas funcionales que permiten la disgregación de actividades para facilitar la administración hospitalaria, basados en su área de influencia respectiva y en razón de su funcionamiento y operación, aplicando los principios de administración financiera hospitalaria. La aplicación de los principios de administración financiera hospitalaria permite administrar adecuadamente cada campo de acción en lo individual y todo el hospital en general, buscando la eficiencia, la eficacia y la economía así como la transparencia en el manejo de los recursos humanos financieros y materiales.
Esta segregación de campos de acción y la aplicación de los principios, facilita la operación del sistema del hospital y de igual forma a la realización e integración de análisis FODA por cada campo de acción. Cuando se suman los análisis FODA de los cuatro campos de acción, le permiten al director establecer un diagnóstico situacional del establecimiento y con ello pasar a la etapa de diseño de una visión estratégica para la dirección del hospital y su consecuente implementación.
La aplicación del modelo de campos de acción y principios de administración hospitalaria permite al Director de cualquier Establecimiento Médico Naval, realizar más fácilmente su labor como estratega de la unidad que ha sido comisionado a dirigir., evitando el caer en situaciones en las cuales pueda ser imputado de cometer faltas a la Disciplina Naval o a la Ley General de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos con la consecuente afectación a su carrera naval.
Bibliografía
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Ramírez y Ramírez Carlos Daniel, 2000, Apuntes del Diplomado en Administración Estratégica.México, Biblioteca particular.
Ramírez y Ramírez Carlos Daniel, 2016, Apuntes de la Maestría en Administración de Instituciones de Salud, México, Biblioteca Particular.
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Acerca del autor.
Teniente de Corbeta del Servicio de Administración e Intendencia Naval, Licenciado en Contaduría Pública, Candidato a Maestro en Administración de Instituciones de Salud, Jefe del Departamento de Recursos Financieros para la Mejora de la Gestión Pública. En el medio civil ha ocupado diversos cargos directivos y ejecutivos en hospitales, servicios y sistemas de salud. Complementario a su formación profesional es Técnico en Urgencias Médicas por Cruz Roja Mexicana desde 1986, y Técnico en Gestión Integral de Riesgos por el CENAPRED y la SEGOB. Actualmente es Coordinador general del Equipo Kindo de Búsqueda y Rescate en Zonas Agrestes de Control de Emergencias A.C. como volutario.
