Portales de conocimiento

Resumen

El presente documento cubre un análisis de los portales de conocimiento y su presente estado.

Entrando primeramente en las funciones generales que un portal de conocimiento cumple, su objetivo por colocarle un nombre.

Posteriormente se adentrará en las tareas específicas que los estudiosos del área han determinado que un portal como tal debe de cumplir.

Considerando que hay múltiples definiciones y puntos en desacuerdo de lo que constituye un portal de conocimiento se nombran algunas de estas para esclarecer distintos enfoques y hacer evidente esta disparidad. El artículo se adentra en las nuevas vertientes tecnológicas y conceptuales que están redefiniendo a los portales, para finalmente cerrar con las aplicaciones en algunas partes de la industria que se le está dando a los portales.

Introducción

Según Mack (2001), todo el trabajo humano, incluso el trabajo más físico, implica capacidades cognoscitivas.
Consiguientemente al inicio del siglo el conocimiento que los individuos pueden capitalizar es un factor crítico en las organizaciones, específicamente en las funciones de recolectar, organizar, analizar y crear, para conjugar información con capacidad de desempeño.

Baracskai (2004) nos plantea que un desafío importante de los sistemas de información de hoy es poder proveer al usuario de información correcta en el momento correcto. Steffen (2002)s profundiza más asegurando que el credo de las compañías de desarrollo de portales en web es que «el contenido es rey» mientras que los portales de conocimiento buscan hacer el conocimiento accesible a los usuarios y no prohibir a usuarios el intercambio de este. Los portales de conocimiento se especializan en algún tema para ofrecer la cobertura profunda y, así, dirigirse a una comunidad de usuarios.

Los portales empresariales de conocimiento unen los mundos de la gerencia del conocimiento y de la inteligencia de negocio en un nuevo ambiente de escritorio, o al menos eso nos plantea Auditore (2002.

En el milenio en el que vivimos el portal del conocimiento desempeñará un papel dominante en la instauración y diseminación de la empresa y el empleado virtual. El cual brindara un solo punto de acceso personalizado a información relevante para permitir una mejor toma de decisión más rápida y mejor.

Estos portales más allá de cualquier empresa virtual, también apoyan a la captura y generación de conocimiento de las organizaciones. Incluyendo funciones, como mejores prácticas comunidades de interés, manejo de documentos y contextos, entre otros.

En general, como en la mayoría de las TI los portales de conocimiento no gozan de una definición única y sus funcionas se traslapan y se mezclan con la definición de las funciones de otras herramientas. Es así que es posible encontrar en los textos que refieren a portales de conocimientos o a sus funciones, nombres como “sistemas de conocimiento”, “Portales de Información Empresarial” como una parte funcional de estos mismos portales o simple y llanamente, “portales de conocimiento”. En este caso particular está realidad es de lo portales de conocimiento como herramientas de TI es extensiva aún más, gracias a que el concepto o la filosofía misma de administración del conocimiento en las que se basa, aun no se encuentra del todo enunciada.

Metodología

Se consultó en la Biblioteca Digital del Tecnológico de Monterrey la base de datos de la IEEExplore para obtener artículos de información relevante de portales de conocimiento, representación de conocimiento y perfiles.

También se consultó a través de la red una búsqueda de artículos publicados (white papers) con temas referentes a; portales de conocimiento, representación de conocimiento, perfiles y sistemas empresariales de información.

“Generalidades de un Portal de Conocimiento”

En general en concordancia con Ettorre (2003) se puede decir que la tarea de un ambiente de administración del conocimiento, es el de comportarse como una infraestructura que soporte el ciclo de vida de la organización, proveyendo cono esto todas las funcionalidades necesarias para adquirir, modelar, compartir, extraer y publicar conocimiento. Aunque esta definición es genérica, describe a grandes rasgos las capacidades que debe soportar un portal de conocimiento.

Así pues un portal como su nombre lo indica es una entrada por web a la información, aplicaciones y conocimiento necesarias para el desempeño más eficiente de funciones. Abre conocimiento almacenado internamente en la empresa para sus usuarios, permitiendo la toma de decisiones informadas y sustentadas en experiencia.

Kulkami lo ve desde una manera simplista, aseverando que el portal deberá permitir :
Colaboración.
Manejo de contenidos y búsqueda
Acceso a datos estructurados y uso de “queries”

Desde una perspectiva corporativa Mack (2001) asegura que es necesario
El análisis de documentos.
Organización de los documentos, por medio de clustering y categorización.
Resumen de documentos con ranqueo especifico en temas de interés.

Adicionalmente Kulkamimenciona que otras capacidades más genéricas son necesarias:
Balancear intranets con extranets.
Seguridad en todo el portal.
Soporte a otras funciones corporativas.

Steffen (2002) lo ve aún más simplista, declarando que los portales tiene como función específica el proveer de conocimiento. Que aunque corto este concepto no se encuentra alejado de la realidad.

“Capacidades Específicas con las que deberá contar un portal de conocimiento”

Con todas las variantes que se han cubierto en lo que un portal de conocimiento realiza de manera general, al entrar en las características específicas es de esperarse que en las capacidades específicas esto se extienda aun más.

Comencemos con las ideas de Ettorre (2003) que asegura que un portal deberá ocuparse de:

Adquisición del conocimiento, es decir la recuperación de información dispersa interna y externamente en la organización, apoyándose en técnicas de diseño recolección eh integración de conocimiento de múltiples fuentes.

Contar con tecnologías clasificadoras congruentes con el uso del lenguaje natural.
Modelación del conocimiento, es decir la representación formal del conocimiento adquirido. Esto incluye el uso de ontologías, manejo de axiomas, conceptos y relaciones. Una ontología es una conceptualización acordada de algún área de contenido.

Compartir conocimiento, girando alrededor de los conocimientos específicos de las comunidades de práctica o comunidades de interés.
Acceso al conocimiento, que brinda al usuario la capacidad de recuperar objetos de conocimiento.

Otros autores en cambio entran a detalles de funcionalidades más específicas como lo son:

Organizar y estructurar información por la cual se pueda navegar.
Acceso rápido a noticias, información, servicios, aplicaciones y documentos relevantes personalizados.
Una interfase altamente interactiva que provea información basada en los roles y preferencias de los empleados
Habilidades mejoradas de búsqueda que reduzcan el tiempo de búsqueda de información deseada.
Información direccionada y filtrada para que los usuarios reciban solo lo que necesitan.

Las capacidades esperadas de un portal, son variadas y dependerán la necesidad específica.

“Puntos en Desacuerdo, Desglose de modelos”

Podemos observar que hay serías diferencias en los distintos modelos de portales y como se visualiza en la Tabla 1, Aquí se nos brinda una perspectiva de clasificación de estos modelos discordantes

Tabla 1 Modelos de portales
Tipo de modelo/portal Características
Repositorios de Conocimiento Manejo de documento con facultades agregadas, uso de filtros complejos y perfiles de usuario para vincular el conocimiento en búsquedas.
Descubrimiento y Mapeo de Conocimiento Técnicas de minería de textos, así como técnicas de representación de conocimiento en un contexto definió por su relación, al cual se llega  a través de clustering, clasificación y visualización de documentos.
Transferencia de Conocimiento Estos sistemas ayudan a identificar y lanzar comunidades o equipos virtuales, independientemente de la localización geográfica del equipo, además de encontrar catalogar y poner disponible los conocimientos disponibles.
Sistemas de metabusquedas Estos sistemas proveen acceso a diferentes fuentes de conocimiento con variadas estructuras. Ofrecen funciones sofisticadas de búsqueda con funciones de integración de medios.
Sistemas orientados a empujar Estos sistemas contienen funciones que automáticamente entregan el conocimiento a los participantes.
Colaboración Modelos expertos y el análisis de toma de decisiones debería de guiarnos a mayores niveles de colaboración y conocimiento compartido.
Visualización y sistemas de navegación Es la relación que existe actualmente entre aquellos que poseen el conocimiento y los elementos del conocimiento.
Portal de Conocimiento Empresarial La evolución del portal que se encuentra impulsado por las metas de KM, combina Los aspectos de los PIE, con la captura del conocimiento tácito, integrando acceso al conocimiento de los expertos, embebiendo aplicaciones funcionales. Permite no solo extraer información pero vincularla al colectivo, permitiendo que estas interacciones se documenten a si mismas.

Haciendo extensiva esta diferenciación, la figura 1 nos presenta dos estructuras distintas de como se puede estructurar el conocimiento,

Figura 1 Modelos de arquitectura

Analizando la figura uno es fácil observar que son de conceptos enteramente distintos. El primer modelo es estructurado alrededor de una ontología central, aprovechando modelos y algoritmos y conectividades automáticas. El segundo modelo de estructura se demuestra más procedural, con mecanismos de clasificación enteramente lineales, que en apariencia reflejan mucha labor humana para su estructuración.

Estos dos breves análisis tanto la tabla como la figura hacen evidentemente, que en la industria donde se determinan eh utilizan las herramientas de TI, no existe un concepto homologado de lo que es un portal de conocimiento, ni cómo es que este debe de operar. Esta complicación y diferenciación tiene una tendencia de aumentar con el tiempo, prueba de esto es que existen nuevas vertientes y tecnologías que se anexan a los modelos actuales produciendo nuevos conceptos de lo que debe de ser un portal

“Nuevas vertientes y tecnología que se anexan a los modelos actuales.”
Uno de las nuevas anexos a los modelos actuales de portales de conocimiento son los mapas de conocimiento personalizados que permiten visualizar el conocimiento de cada individuo y las áreas de acción de este. Cuando varios mapas se conjugan, se puede observar las áreas de conocimiento de un grupo de individuos si se hace extensivo a toda la organización se puede obtener un mapa general de la organización.

La ontología global, no es reciente en el sentido teórico, pero en el sentido práctico de dos años a la fecha se ha podido aplicar exitosamente. Utiliza un modelo global de datos e información de mapeo, incluyendo objetos de negocio y el manejo de tagging. En el almacenamiento que se puede obtener de un datawarehouse. Donde tagging es una función inteligente que analiza en partes un documento, lo asigna en congruencia con una taxonomía definida, escogiendo categorías en las cuales enmarca los temas principales contenidos dentro de este.

El análisis vectorial de documento es un esquema de clasificación que permite clasificar e indexar aprovechando el número de incidencias y sus porcentajes que se presenta en un documento. Cada documento es un vector, que es creando en relación a un vector original de frecuencia de información y un vector creado del Quero que generara el modelo comparativo. El match se hace comparando el vector del Querie contra los vectores del documento.

Finalmente podemos observar como la tecnología móvil se empieza a volver un factor importante en las propuestas de modelos, prueba de esto se encuentra la investigación realizada por Tazari (2004) en su reporte de la investigación MUMMY para permitir conocimiento personalizado móvil. Ellos integran y utilizan nuevas capacidades de multimedia e hipermedia con dispositivos móviles con portales diseñados para este tipo de funciones.

“Aplicaciones en la Industria”

Muchas industrias han abordado el uso de portales de conocimiento para potencializar su operación. Algunas casos específicos se encuentran en las industrias:

Propiamente de negocios, consultoría y administración.
Portales de conocimiento para empresas multinacionales.
Administración del conocimiento en las empresas de manufactura.
Generales desde el punto de vista de un proveedor.

También pueden ser creados para objetivos específicos como lo son construcción de portales de conocimiento para el manejo de dominios específicos en investigaciones científicas. (Domain Especific Knowledge portals.)

En general según Gauvin (2004) para planeación militar proveerá un portal a cada individuo con un escritorio orientado a la misión y adecuado al perfil del individuo que le permite el acceso a la información correcta de múltiples fuentes en el contexto del trabajo que permite construir y compartir “conocimiento del espacio de combate”.

Con una visión centrada en un usuario, donde cada uno puede accesar una gama de portafolios, con la información adecuada disponible de varias fuentes de información de multimedia, en un contexto del trabajo al desarrollar. El portal debe de permitir navegación arbitraria y conexiones semánticas en cualquier fuente y producto, debe de considerar los intereses del usuario y las restricciones del grupo permitiendo trabajo colaborativo.

Un portafolio, lo define como un espacio de trabajo el cual un usuario o un grupo se dedican a actividades orientadas a tareas en relación a un dominio de interés. El contexto, es además el set de elementos externos e internos que rodean el trabajo realizado dándole luz a su significado y valor.

La ontología es una definición compartida y organizada sobre los elementos de los dominios organizacionales y los universos del portal.

El portal de conocimiento DoctuS presentado por Baracskai (2004) por ejemplo será útil para las organizaciones donde la creación y división del trabajador de conocimiento se encuentre presente con individuos que llevan a cabo planes específicos. No así para las industrias que quieran utilizarlo de manera genérica para todas su trabajadores y no está pensado para que sean empleados de toma de decisiones, si no que se apegaran a secuencias específicas. A cambio de este trade off se reciben varios beneficios como lo son:

Minería de datos inteligente.

Búsqueda de experiencias Inteligentes, incluyendo quien la posee y como es manejada. Extendiendo este concepto a conocimiento no solo a experiencias.
Con este modelo la administración del conocimiento subsiste al extraer el conocimiento requerido para la toma de decisiones mejorando la conexión al conocimiento existente.

NanoPort: es el ejemplo de Jialun (2003) que construye portales de conocimiento de dominios científicos específicos.
Usa creación de colecciones de contenidos, con búsquedas verticales y metabusquedas, además de conectarse a bases de datos cuidadosamente seleccionadas.
Incluye además funciones de recolección diversas.
Manejo de palabras clave
Categorización de documentos
Resumen de documento para manejo por niveles de información
Visualización de documentos, para uso de mapas

Wingyan (2005) presenta una propuesta de portal creada para ser utilizada por empresas multinacionales, enfocado directamente para la búsqueda en web. Utiliza referencias cruzadas en la exploración de áreas de interés que corresponde a la multinacional, soportada en dos portales con uso del idioma español y uso del idioma árabe.

Conclusiones

Como nos plantea Collier (2004) Los factores que influyen en el diseño de un sistema de administración del conocimiento para apoyar los esfuerzos de las organizaciones, son cinco:
Diseño y usabilidad de la
Consideraciones de trabajo colaborativo
Uso de los repositorio de conocimiento
Factores de diseño generales de los KMS
Manejo de la propiedad intelectual

Así pues, opciones hay muchas y un concepto sólido no existe, posiblemente, hoy por hoy así es mejor. Son tantas las necesidades y el concepto en tiempo de herramientas de TI es tan nuevo que adecuar a una estructura no es lo más saludable, al menos no en los modelos teóricos, pero definitivamente es una necesidad crear algo para cada compañía que se ajuste a sus necesidades.

Bibliografia

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Ramírez González Celso Antonio. (2005, diciembre 1). Portales de conocimiento. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/portales-de-conocimiento/
Ramírez González, Celso Antonio. "Portales de conocimiento". GestioPolis. 1 diciembre 2005. Web. <https://www.gestiopolis.com/portales-de-conocimiento/>.
Ramírez González, Celso Antonio. "Portales de conocimiento". GestioPolis. diciembre 1, 2005. Consultado el 25 de Agosto de 2019. https://www.gestiopolis.com/portales-de-conocimiento/.
Ramírez González, Celso Antonio. Portales de conocimiento [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/portales-de-conocimiento/> [Citado el 25 de Agosto de 2019].
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