Las organizaciones llevan varios años interesadas en responder las demandas de globalización que los mercados representan es así que buscan nuevos métodos o herramientas que les presenten una ventaja respecto a sus competidores, estos temas se encuentran relacionados con la gestión del conocimiento. Aunque a algunas organizaciones solamente les interesa la digestión de su filosofía, las demás realizan una capacitación completa y solamente algunas transitan de la teoría a la práctica.
El entorno actual y global se encuentra en un nivel altamente competitivo y aquellas empresas que buscan sumergirse en este entorno lo realizan mediante grandes objetivos la única manera de lograrlo es la adaptación a la globalización así como los avances tecnológicos entre múltiples actividades y tendencias. Sin excluir el ambiente externo de la organización, la gestión le agrega un valor inmediato superior al ambiente interno dado que ahí es donde se realizan procesos y metas involucrando a las áreas con su personal, todas estas en sincronía con los objetivos y políticas organizacionales.
De esta manera es una realidad que el conocimiento es uno de los activos de mayor relevancia en una organización y con una correcta gestión da como resultado un valor agregado a productos servicios tecnologías metodologías y estrategias que mantienen a la organización en una constante competición en el mercado.
Conceptos básicos
Gestión
Proveniente del latín gestîo haciendo referencia a la administración de recursos. Dentro de una organización funciona para alcanzar los objetivos propuestos y mejorar resultados.
Conocimiento
Es considerado como el entendimiento inteligencia Y razón natural es importante diferenciar conocimiento de aprendizaje Aunque Conocimiento es el resultado del proceso de aprendizaje lo que queda guardado en el sistema cognitivo en la memoria.
Aprendizaje
Es el proceso de adquirir experiencia y adaptarla para usos en un futuro está se adquiere a través de experiencia directa la cual modifica nuestras habilidades destrezas conocimientos y conductas todas ellas mediante el estudio observación y razonamiento.
Información
La información es el nivel de inmediato de los datos que han sido procesados organizados y analizados pero no es lo mismo que conocimiento ya que el conocimiento se encuentra un paso adelante.
Dato
Mi carácter necesario es un antecedente para que el conocimiento de un hecho.
Antecedentes
Pensamiento primitivo del hombre
En los últimos 30 mil años según los antropólogos, aparecen las primeras figuras e imágenes grabadas en cavernas conocidas como pinturas rupestres, de las cuales surge el lenguaje que acelera la evolución, esto se basa en que las cavernas tenían el propósito de funcionar como un medio de comunicación.
Richard Leakey considera que no es coincidencia que estos lugares como las cavernas guardaran aquellos dibujos si no lo considera una combinación entre imagen y sonido debido a la acústica de las cuevas para producir un acceso a la información y estados de la conciencia.
Una vez que la etapa de comunicación surge y el conocimiento, da vida a la comunidad dentro de la cual los antiguos humanos empiezan a socializar y realizan sociedades clasifican de sus actividades ya sea caza o pesca. El conocimiento adquirido de estas sociedades primitivas era transmitido generacionalmente, y para no perder este conocimiento surge la escritura de forma rudimentaria convirtiéndose en la primera forma oral repetida y divulgada.
Etapa actual de la gestión del conocimiento
Orígenes
El interés por adquirir conocimiento es un tema antiguo de la inteligencia y el saber, aunque históricamente la filosofía se encargó de explicar los conocimientos y sabidurías de las diferentes áreas de la inteligencia entre las cuales destacan la epistemología.
La ciencia ha creado diferentes conocimientos y saberes de las cuales ha nacido la necesidad de encarar este fenómeno del conocimiento a través de disciplinas dispares, algunas de ellas como la antropología, educación, lingüística, psicología y por supuesto filosofía. Todas ellas forman un conjunto conocido como ciencia del conocimiento de los cuales existen diferentes formas de adquisición; cómo universidades o centros de investigación.
Algunos antecesores que estaban involucrados en la información y conocimiento provienen del siglo XX y finales del siglo XIX, como Alfred Marshall 1842-1925, Michael Polanyi 1892-1976 y Fritz Machlup 1902-1983. A raíz de esto en 1970 se crea en Estados Unidos la Cognitive Science Society y lanzan la revista Cognitive Science qué ha sido de contribución y desarrollo a todo lo relacionado de conocimiento y su expansión.
Con el fin de mejorar la producción basada en aprendizaje obtenido de la experiencia, algunas empresas desarrollan diferentes estrategias y son consideradas como un antecedente intelectual de la gestión del conocimiento.
Esta estrategia se consolida en la segunda mitad de los 90´s dentro de la cual no existe un factor único que pueda justificar el nacimiento de está sin embargo existen diferentes autores de la misma uno de ellos en 1962 el economista Kenneth Arroz. Sin embargo, existen dos variables para tratar de encontrar una justificación del nacimiento de la disciplina, las cuales son tecnología y el carácter económico
- Las tecnologías de información y comunicación permiten el acceso gestión y el uso intensivo de la información y el conocimiento.
- La globalización de mercados y la nueva cultura de competitividad han consolidado un entorno económico en el cual el conocimiento y activos intangibles comienzan a agregar valor añadido y garantizan funcionamiento y pervivencia dentro de los mismos mercados globales.
Si bien el primer concepto se desarrolló proveniente de ejecutivos gerenciales en un principio fueron encaminados a la calidad total, la innovación continua y la organización, y es de estos que nace la idea sobre el conocimiento con una convicción de que la gerencia debía difundir a medida posible el conocimiento en la organización.
En 1990 el primer acercamiento formal a la gestión del conocimiento se encuentra representado en la obra La Quinta disciplina por Peter senge donde nos presenta un enfoque en el cual rompe paradigmas tradicionales, donde propone cinco disciplinas para transformar una organización tradicional a una organización inteligente.
También induce a un cambio de conducta del ser humano en base al conocimiento que es el motor qué motiva el aprendizaje dentro y fuera de la organización y así nacen ponencias sobre gerencia del capital del conocimiento productividad del conocimiento y prácticas de la gestión del conocimiento encaminando a académicos japoneses a comenzar estudios y la aplicación de estos en sus empresas.
Instrumentos de gestión
Las herramientas de este son variables a lo largo de su existencia no son estáticas por lo que deben cambiar a menudo ya que se sirve de diversos instrumentos para lograr su función de los cuales se encuentran el control y el mejoramiento de procesos así como archivos que conservan datos y en último lugar dichos instrumentos para la toma de decisiones. Esta técnica usa la gestión dentro de cada sector aplicando los instrumentos propios para poder gestionar los de manera separada y coordinada.
Tipos de gestión
Gestión pública
Se encuentra enfocada la administración de recursos del Estado para satisfacer a una población y el desarrollo del país en ella todos y cada uno de los integrantes conforma el poder ejecutivo.
Gestión educativa
En ella el objetivo es conservar la autonomía institucional orientada a la realización de proyectos educativos de las instituciones con la finalidad de satisfacer necesidades nacionales regionales o locales.
Gestión social
En ella existen proyectos para una comunidad específica fundamentados en el aprendizaje colectivo donde se toman en cuenta las necesidades y problemas sociales aumentando la inclusión y el nexo de la comunidad.
Gestión ambiental
Cualquier actividad o política que busca generar y mejorar el medio ambiente empleando medios enfocados a resolver los problemas con la finalidad de lograr un desarrollo sostenible.
Gestión empresarial
Busca mejorar el rendimiento y competitividad de una empresa o negocio. Se considera primordial dentro de la economía de un mercado ya que analiza diferentes escenarios económicos que respaldan una rentabilidad óptima reflejada en generación de bienes y servicios.
Gestores
Son aquellos que adquieren el compromiso para organizar y dirigir instituciones. Adquieren la responsabilidad de una organización para que tengan éxito y sean rentables para todos los que la integran.
Muchos de ellos alcanzan este puesto a lo largo de su vida laboral y ocupando diversos puestos dentro de la institución esa es la característica que se considera de un buen gestor.
Gestión como un proceso
Se puede considerar la gestión como un proceso reconociendo ciertas etapas:
- Planificación. Se fijan los objetivos a diferentes plazos y cómo serán alcanzados.
- Organización. En este apartado se crea la estructura que organizará a la institución el gestor determinada detalladamente su procedimiento para lograr los objetivos.
- Liderar
- Control. En esta etapa se evalúa si la planeación y objetivos han sido respetados y cumplidos y los gestores o el gestor deberá ser capaz de realizar las correcciones y direcciones pertinentes.
Gestión el conocimiento
La gestión tiene el objetivo de capturar evaluar y distribuir y compartir todo el conocimiento de una empresa, tiene una finalidad sencilla y nace en el ámbito corporativo.
Para que el conocimiento fluya es necesario una planificación coordinada y que controle el flujo del mismo. Este proceso se encuentra caracterizado por adquirir generar almacenar compartir y utilizar el conocimiento junto con la información las ideas y experiencias con la finalidad de mejorar la misión de la organización y el cumplimiento de calidad.
También es conocido como Knowledge Management el cual es un concepto aplicado a organizaciones que de igual manera se refiere a la creación y administración de un ambiente que fomente el conocimiento ya se ha generado compartido o aprendido todo en beneficio a la organización.
En 1992 las empresas estadounidenses se preocupan por este término recién llegado, el cual era el único capaz de generar ventajas competitivas sin embargo cronológicamente en 1998 a partir del famoso libro Working Knowledge How Organizations Manage What They Know de Thomas Davenport y Laurence Prusak, sitúan el origen de este término. Reconociendo de igual forma a los autores japoneses Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi por el libro The Knowledge Creating Company en 1995.
Generalmente existe una distinción entre el conocimiento tangible de la empresa; lo cual son datos y el conocimiento tácito; constituido por conocimiento experiencia y competencias del personal.
Los elementos que constituyen la gestión son:
- Gestión de los recursos humanos
- Gestión de la información
- Utilización de las tecnologías de la información.
Gestión de recursos humanos
Es el proceso administrativo el cual consiste en planear, organizar y desarrollar todo lo que concierne al desempeño de los trabajadores mediante; la preservación del esfuerzo, la salud, habilidades, etcétera.
Dentro de la gestión, el capital intelectual, se encuentra definido como un conjunto de activos intangibles que genera valor y que también es de utilidad por el conocimiento hacia la empresa.
Gestión de la información
Tiene como objetivo principal minimizar la duda o incertidumbre y contrarrestar la con el interés por conocer las características de una situación u objeto en particular mediante un conjunto de datos.
Esta gestión produce los recursos necesarios para una toma de decisiones eficaz ya que desarrollan calidad y eficiencia en productos y servicios.
Para hacer uso de ésta, se necesitan desarrollar diferentes tareas para adquirir una colección de conocimiento mediante; manipulación, tratamiento, conservación y adquisición de el mismo. Ese conocimiento será de apoyo a los directivos toma de decisiones cruciales.
Utilización de las tecnologías de la información
En la actualidad sólo el conocimiento “real” puede sacarnos de la inundación de información conocida como “information glut”. Debido a que para obtener verdadero conocimiento se necesita nadar entre mucha información. Es por eso que existen plataformas digitales que son herramientas esenciales en el proceso de esta transformación de conocimiento y juegan un papel fundamental en la gestión.
Los objetivos que persiguen la gestión de conocimiento son:
- Generación de conocimiento.
- Reunir y compartir el conocimiento.
- La aplicación del conocimiento para gestionar una organización y crear valor agregado que incrementa la eficiencia de cada tarea.
Tipos de conocimiento
Conocimiento tácito.
Qué conocimientos se encuentran de manera inconsciente y sin darnos cuenta de Su contenido lo implementamos. Características son que no se encuentra registrado es producido por experiencia o sabiduría y es difícil de formalizar o expresar.
En este conocimiento se desarrollan aptitudes físicas y esquemas mentales de acuerdo a la experiencia individual. Para ser ejemplificado se pueden realizar algunas preguntas como:
- ¿Qué sujetas el volante de esa forma?
- ¿Porque sujetas un martillo de esa manera al martillar?
- ¿Por qué escribes en el papel de esa manera?
Las respuestas de esto las tenemos y se realizan de manera mecánica e intuitiva sin profundizar en la explicación conocimiento se mantiene debajo de la superficie y no sé es consciente de él hasta que se analiza.
Conocimiento explícito
Este conocimiento lo tenemos y sabemos que se está usando por ejemplo:
- ¿Cuál es la dirección dónde vives?
- ¿Cuál es su número telefónico?
Los conocimientos se transmiten son explícitos de manera estructurada que pueden ser transmitidos.
Modos de conversión del conocimiento
De acuerdo a los autores japoneses Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi este concepto y referible a organizaciones para lograr que sus integrantes sean internos o externos estructura en el conocimiento para que puedan generar memoria.
De acuerdo con los autores esto es un ciclo de vida y el reto es convertir los conocimientos tácitos en explícitos y explícitos en tácitos y se desprende el modelo SECI:
- Socialización. Intercambio de experiencias y modelos mentales es decir se basa en Cómo se transfiere y se genera un nuevo conocimiento tácito.
- Exteriorización. También conocido como externalización busca codificar y estructurar el conocimiento tácito para volverlo explícito.
- Combinación. Para generar más conocimiento explícito hace uso de medios y herramientas de intercambio de información.
- Interiorización. Aquel conocimiento explícito es interiorizado y convertido en conocimiento tácito para usarse en la organización.
Tácito a explícito
El proceso de articular el conocimiento tácito en conceptos explícitos, el conocimiento tácito puede ser representado a través de metáforas, analogías y teoremas. También conocido como externalización.
Explícito a explícito
Es el proceso de sistematizar conceptos en un sistema de conocimientos, como el intercambio y asociación de documentos, emails o informes. Conocido como combinación
Explícito a tácito
Es el proceso de transformar el conocimiento explícito a un conocimiento tácito a través de “aprender haciendo”, por ejemplo; rotación de roles. Y se conoce como internalización.
Proceso de creación del conocimiento
Para la creación del conocimiento los distintos tipos interactúan unos entre otros, a través los diferentes procesos previamente descritos, es decir su interacción entre el conocimiento tácito y explícito. De esta manera formulan una espiral en permanente transformación interna de la cual se encuentran las cuatro fases del modelo SECI.
El conocimiento como recurso estratégico
De acuerdo a los conceptos que nacen con el conocimiento, algunos de ellos que parten de la sociedad del conocimiento son: Capital Intelectual, Gestión del conocimiento y Aprendizaje organizativo y son parte de la propuesta en la llamada Triada Conceptual por el autor Bueno (2002).
Aprendizaje organizativo
Lo podemos definir como una alternativa para transformar información en conocimiento y aprovechar el mismo. Este enfoque logra dar sentido a la continuidad de un proceso de creación de valor o de algo intangible; para que la organización llegue a ser considerada una “organización inteligente» las personas y la empresa necesitan memorizar y convertir la información en conocimiento.
Capital Intelectual
Como previamente se había definido trata de aumentar de manera significativa. Con la finalidad de generar ventajas, de igual manera representa la perspectiva estratégica de la cuenta y razón, o de la comunicación y medición de activos poseídos por la empresa.
Gestión del conocimiento
Así de igual manera como ya se definió la finalidad es identificar y capitalizar el conocimiento de una empresa especialmente para organizarlo y distribuirlo.7
Esta triada concluye que el conjunto de estos procesos están encaminados al desarrollo organizacional y del personal para generar un crecimiento en ambos.
Porque gestionar el conocimiento
Ya que el conocimiento ha existido desde la aparición de la humanidad y la gestión existe debido a una práctica empresarial desde hace varios años esta combinación provoca que se gestión en cosas intangibles ya que en otras épocas lo que se gestionaba era solamente de carácter tangible.
Esto podrá sonar ilógico pero incluso lo que es tangible o material pierde valor a lo largo del tiempo y se queda obsoleto mientras que lo que es intangible puede permanecer de esa manera o generar un valor al paso del tiempo.
La gestión del conocimiento se desarrolla en dos aspectos de acción:
- Estratégicamente se centra en el potencial de las redes formales e informales para generar conocimiento en la toma de decisiones.
- Funcionalmente se apoyan las tics para formular información relevante en diferentes contextos y Campos.
Estos campos de aplicación están encaminados a generar valor del conocimiento así como generar oportunidades y beneficios para la calidad de vida y enfoque social. De esta manera definimos que la gestión del conocimiento es una toma de conciencia del valor de conocimiento como un recurso y producto aplicado en la sociedad.
Ya que es el valor más preciado a buscarse y obtenerse por las organizaciones esta información se convierte a través de un individuo en un activo de conocimiento para la empresa y éste a su vez en un activo de capital humano de acuerdo al autor Minakato.
Es así que en la gestión del conocimiento se identifican unos elementos importantes a considerar en el análisis en el diseño y en la intervención de procesos.
- Son aquellos individuos que aprenden y generan conocimientos afines con la organización y los resultados de esta. Y forman un sistema te aprendizaje como individuos y como grupos.
- Entornos y contextos. Son los escenarios del aprendizaje y la creación de conocimiento.
- Son aquellos en los que se apoya la gestión del conocimiento y son mediadores del aprendizaje personal y organizacional así como sus procesos y operaciones.
- Activos del conocimiento. Son aquellos que se han vuelto explícitos y se han incorporado a las personas y la organización.
Cómo gestionar la empresa creadora de conocimiento.
Se trata básicamente de un proceso para hacer explícito el conocimiento tácito el cual tiene implicaciones directas en él modo en que una empresa diseña su organización y Define responsabilidades y papeles. Básicamente las estructuras y prácticas que traducen la visión en tecnologías y productos innovadores sería la base de él “Cómo”
De acuerdo a los principios fundamentales organizacionales en las empresas japonesas la redundancia es un importante estímulo del diálogo y la comunicación frecuentes. Crea un campo cognitivo común entre los empleados y de esta forma la transferencia de conocimiento tácito se vuelve fácil.
De esta manera Es que la redundancia ayuda a explicar Por qué las empresas japonesas gestionan el desarrollo de un producto o proceso en diferentes divisiones funcionales y colaboran en una división compartida del trabajo, manteniendo esta lógica organizacional. De esta manera funcionan con ciertas maneras de crear redundancia;
- Rotación estratégica entre diferentes áreas de tecnología y funciones.
- Jubilaciones, para ser transferidos a otros departamentos.
- Tener mínimo tres puestos distintos en un período de 10 años
- Base de datos abierta a cualquier empleado sin importar puesto o cargo.
- Todos los departamentos tienen la responsabilidad de crear conocimiento
- Cada empresa creadora de conocimiento tiene papeles designados así como responsabilidades.
Espacios para compartir el conocimiento
El espacio propicia que la gestión de conocimiento pueda ser adaptada a diferentes organizaciones para esto se propone diferentes dimensiones las cuales son claves en los espacios de repartición de conocimiento.
Espacios presenciales
Los cuales son ideales para el desarrollo de análisis de problemas revisiones y dinámicas en las cuales se transfiere conocimiento.
Espacios virtuales
En ellos el registro organización difusión y preservación de contenidos acelera el proceso de resolución.
Puntos de encuentro
En ellos es donde se comparte el conocimiento mediante:
- Reuniones
- Grupos de trabajo interdepartamentales
- Comunidades temáticas.
- Encuentros voluntarios
- Grupos de trabajo nacional o internacional.
Puntos de acceso
Estos sirven para la difusión de información a toda la organización:
- Centro de documentación virtual
- Publicaciones de boletines
- Plataformas para formación y capacitación
- Correos electrónicos
Las herramientas para la gestión del conocimiento
Estas herramientas son derivadas de las TIC´s y apoyan a la empresa a realizar las actividades de captura del conocimiento, para posteriormente almacenarlo y transmitirlo: (Dalkir, 2005).
- Intranet.
- Internet.
- Sistemas de Gestión de Documentos.
- EIS (Executive Information System).
- Distribución de Información personalizada.
- Portales Corporativos.
- Buscadores.
- Sistemas de Filtrado y Distribución de Información.
- Sistemas de Trabajo en Grupo: Groupware.
- Sistemas de Flujo de Trabajo: Work Flow.
- Datawerehouse o Almacenes de Datos.
- ERP: Enterprise Resource Planning.
- CRM: Customer Relationship Management.
Conclusiones
Al final de este artículo obtuvimos las bases de la gestión del conocimiento así como las herramientas y métodos en los cuales se apoya para la función y desarrollo del mismo. Ya que se apoya en metodologías en su mayoría japonesas esto no significa que sean de uso único y exclusivo de dicho país sino que comparten finalidades del manejo y utilización del método de gestión.
Se ejemplifico una manera de hacer uso de esta gestión aunque nunca será igual para todas las organizaciones, solamente en su esencia o nivel más básico. Como marca dicho contexto el conocer y tener conocimiento real es la diferencia en un mundo laboral tan competitivo y para eso es que hace referencia a las TIC´s que son una fuente de información valiosa de la cual se tiene que obtener verdadero conocimiento y no solo información. Así como las diferentes plataformas de búsqueda y obtención del mismo.
Aunque esta área se encuentra en desarrollo empieza a ser rezagada por el poco desarrollo de esta y su mínimo enfoque. Sin embargo aquellos gestores deberán de desarrollar y adquirir los conocimientos para aplicar los fundamentos de la gestión con la finalidad de agregar un valor a la empresa, a los empleados y al mercado a nivel global.
Aquella organización que logre desarrollar estos conocimientos del manejo de información y puedan controlar el aprendizaje se convertirán en empresas inteligentes en un proceso constante de búsqueda y aprendizaje que se adapta a las modificaciones diarias de la demanda y el mercado.
Referencias
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