Por qué se insiste tanto en la necesidad de crear un plan, un plan de vida, un plan de negocios, un plan de País, un plan de Mundo, un plan para ser exitoso, etc. Muchos argumentan que para ser exitoso no se requiere de un plan porque han conocido personas exitosas en los negocios sin planes con solo el instinto del dueño, mientras que existen otros con planes bien escritos pero no han logrado el éxito que desean.
Un plan sin estrategias y sin acciones es letra muerta, los planes son dinámicos, así como los mercados lo son, la vida, el universo y los negocios. Cada segundo se producen cambios en el mundo que afectan y modifican las relaciones, la dirección y tendencias, y la correlación existente en la complejidad de variables que intervienen en las relaciones entre Clientes, Proveedores y los Mercados.
Un Plan es un instrumento muy valioso que permite proyectar y manejar la complejidad produciendo “acciones planificadas” como respuesta a los cambios que se producen. Un plan permite proyectar el futuro deseado, la fotografía del futuro anhelado, la visión y utopía perfecta del futuro, conocida como “Situación Objetivo” (SO). Esta Situación Objetivo (SO) describe y caracteriza la “Visión” que se quiere del futuro desde el punto de vista de los siguientes factores: Factores Externos y Factores Internos.
- Factores Externos (Oportunidades y Amenazas)
- Finanzas y Economía.
- Políticas Gubernamentales.
- Geográfica (canales de distribución, acceso y cercanía a los mercados).
- Tecnológico.
- Social y Cultural (comportamiento de los compradores, preferencias, etc).
- Competencia (quienes son los Competidores, Productos y Estrategias).
- Mercado (relaciones Clientes y Proveedores, tamaño del marcado, poder de compra de los Clientes y Poder de venta de los Proveedores, precios, y cantidades).
- Factores Internos (Fortalezas y Debilidades)
- Competencias requeridas
- Competencias Distintivas (Que hacemos que no hace la competencia)
- Inventario de Competencias Comparativas (señalando donde superamos a los Competidores y donde nos supera).
El Plan también incluye la caracterización de la “Situación Actual” (SA) en los términos de los factores arriba indicados y utilizados para caracterizar la “Situación Objetivo” (SO). Posteriormente ambas caracterizaciones deben ser cruzadas y analizadas para identificar los gaps existentes que deben ser cerrados con “acciones planificadas” y determinar el “Arco Direccional” que conduce desde la “Situación Actual” hasta la “Situación Objetivo”. (Ver grafico a continuación).
Como se puede observar existen fuerzas externas e internas que actúan y modifican las características actuales de los mercados (Ambiente, Gobierno, Competidores, Proveedores, Clientes, Sindicatos, etc.), ingresan nuevos competidores y egresan otros, ingresan nuevos productos y servicios, productos y servicios sustitutos, se modifican las preferencias, exigencias y relaciones con los Clientes, y las técnicas y métodos de mercadeo de los Proveedores que presionan y producen “Situaciones Intermedias” (SI) que pueden alejar o desviar del “Arco Direccional” y requerir nuevas “acciones planificadas” como respuestas para corregir la desviación producida. (Ver grafico a continuación).
Las Fuerzas Externas actúan como consecuencia de las interrelaciones e interdependencia existente entre las diferentes variables que intervienen en los Mercados, y la cual produce una nueva situación intermedia (SI) y completamente distinta a la “Situación Actual” (SA). Para efecto de análisis esta “Situación Intermedia” (SI) será tomada como la nueva ”Situación Inicial” (SA). Como pueden notar el Plan está en constante revisión y análisis para identificar los cambios producidos, evaluar las amenazas y oportunidades de la nueva situación inicial, determinar si el cambio favorece positivamente o afecta negativamente alejándonos de la “Situación Objetivo” (SO) y planificar las “acciones” como respuesta al cambio producido. (Ver grafico a Continuación).
Una vez se documente la caracterización de la Situación Actual, Situación Objetivo, se identifique los “Gaps” que requieren ser cerrados, debe definirse y priorizarse los “Objetivos Estratégicos de Negocio”, deben definirse las “Iniciativas” que conllevan a definir los “Casos de Negocio” y como consecuencia el “Portafolio de Proyectos” que debe ejecutarse de acuerdo a la prioridad, disponibilidad de recursos financieros y presupuesto.
Como resultado debe construirse la Matriz de Seguimiento del Plan la cual contiene los Objetivos, Iniciativas, Proyectos y Responsabilidades. (Ver grafico a continuación).
El Proceso de Planificación Estratégica es cíclico e iterativo, debe ser revisado y actualizado frecuentemente.
