Planeamiento de las auditorías

El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la información recopilada en la etapa de Exploración Previa.

En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es el momento de planear para garantizar éxito en la ejecución de la misma.

En el siguiente artículo se plantean los elementos más importantes de esta etapa con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y la mejor ejecución de la Auditoria.

Introducción

Los procedimientos de auditoría no se encuentran estandarizados y los que se utilizan se seleccionan debido a que tienen particular significación con los objetivos de trabajo.

Cuando se planea adecuadamente la auditoría se desarrolla la estrategia general para el examen.

Es básico que el auditor esté profundamente familiarizado con la entidad. La planeación adecuada incluye que el auditor adquiera la comprensión de la naturaleza operativa del negocio, su organización, ubicación de sus instalaciones, las ventas, producciones, servicios prestados, su estructura financiera, las operaciones de compra y venta y muchos otros asuntos que pudieran ser significativos en la que va auditar.

Debe además conocer anticipadamente el grado de confianza que se puede tener en el control interno, condiciones que puedan requerir una ampliación de las pruebas de auditoría, y en particular los intereses de la máxima Dirección.

Con frecuencia el nivel de conocimiento adquirido por el auditor es inferior al que posee la administración, pero debe ser lo suficiente como para permitir al auditor planear y llevar a cabo el examen de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Para adquirir el nivel de conocimiento necesario el auditor puede utilizar:

  •  La exploración preliminar efectuada con sus correspondientes papeles de trabajo.
  •  Papeles de trabajo de auditorías anteriores
  •  Experiencias anteriores de otros auditores que hayan efectuado auditorías
  •  Revisión de estados financieros de la entidad

Objetivos

El análisis de los elementos obtenidos en la exploración deben conducir a:

  1. Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas.
  2. Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.
  3. Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar.
  4. Definición de lo objetivos específicos de la Auditoría.
  5. Determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran, atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad.
  6. Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres E (Economía, eficiencia y eficacia).
  7. Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la Auditoría, así como el costo estimado.

Planeamiento

Toda planeación debe estar bien documentada e incluir el Programa de Auditoría. Este consiste en la descripción de los procedimientos de auditoría a seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos del examen.

Aunque el programa de auditoría se desarrolle de manera tan experta como sea posible durante la etapa preliminar de la planeación, puede ser necesario modificar los procedimientos según se adquiere información adicional durante el transcurso del trabajo.

El sistema de información de la entidad auditada y los controles internos contables tienen una importante repercusión sobre el diseño del programa de auditoría.

El auditor debe evitar la inclinación a seguir un procedimiento tan sólo porque aparece en un programa generalizado.

Dichos programas se utilizan sólo como guías, el auditor debe asegurarse que no hay pasado por alto algún procedimiento importante de revisión.

Bien sea mediante la adaptación del programa general o preparando un programa a la medida, el auditor debe estar seguro de que se cumplan las necesidades de cada trabajo.

La oportuna designación del auditor contribuye a la planeación adecuada.

En efecto, la planeación exige que el auditor lleve a cabo ciertos procedimientos en su debida oportunidad, en especial contar con una exploración preliminar a tiempo y con una ilustración clara y precisa que permita coordinar las actividades a desarrollar para cumplir el programa de la auditoría en cuestión.

El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la auditoría a acometer.

Los programas de trabajo pueden variar en forma y con-tenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.

El auditor interno al planear la Auditoría Interna debe obtener una comprensión de la importancia y complejidad de las actividades del sistema de información automatizado establecido y la disponibilidad de datos para su uso.

Esta comprensión incluye asuntos tales como:

  • importancia y complejidad del procesamiento automatizado en cada operación importante objeto de la Auditoría Interna. La importancia se refiere a las partidas más relevantes afectadas por el procesamiento automatizado;
  • se puede considerar como compleja una operación cuando por ejemplo:

a) el volumen de transacciones es tal que los usuarios encuentran difícil identificar y corregir errores en el procesamiento;

b) el sistema automáticamente genera transacciones de importancia relativa directamente a otra aplicación;

c) el sistema automatizado desarrolla operaciones complicadas de información financiera y/o automática-mente genera transacciones de importancia relativa que no pueden ser (o no son) validadas independientemente; y las transacciones son intercambiadas electrónicamente con otras organizaciones e internamente dentro de la entidad.

  • La estructura del sistema de información automatizado, el grado de concentración y distribución del procesa-miento automatizado en toda la entidad puede afectar la segregación de funciones;
  • la disponibilidad de datos contempla los documentos fuentes y otros materiales de evidencia que pueden ser necesitados por el auditor interno, que existen o no por un corto período de tiempo o sólo en forma legible por el sistema automatizado; y
  • el sistema de información automatizado puede generar reportes internos útiles para llevar a cabo la Auditoría In-terna.

Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de manera que aseguren la realización de una auditoría de alta calidad y que se logre con la economía, eficiencia, eficacia y prontitud debida.

Desarrollo

Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la auditoría y considerando toda la información obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la etapa de exploración, el jefe de grupo procede a planear las tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría.

Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se van a auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los elementos de que dispone.

Después de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecución de cada comprobación o verificación, se procede a elaborar el plan global o general de la auditoría, el que se debe recoger en un documento que contenga como mínimo:

  • Definición de los temas y las tareas a ejecutar.
  • Nombre del o los especialistas que intervendrán en cada una de ellas.
  • Fecha prevista de inicio y terminación de cada tarea. En este caso se considera desde la exploración hasta la conclusión del trabajo.

Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista, considerando como mínimo:

  • Nombre del especialista.
  • Definición de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
  • Fecha de inicio y terminación de cada tarea.

Cualquier ampliación del término previsto debe estar autorizada por el supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de auditoría.

Según criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la auditoría, como el individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo documento en atención al número de tareas a ejecutar, cantidad de especialistas subordinados, etc.

Con independencia de la variante que se utilice, el jefe de grupo debe considerar las columnas imprescindibles para consignar en cada tarea el período real de ejecución, así como el espacio necesario para registrar las incidencias en cada tarea/especialista o del tema en su conjunto; consignando los comentarios que procedan o incumplimiento del término establecido, de existir éste.

Puede servir de soporte un Modelo de Planeamiento diseñado para efectuar la planeación, en el cual además pudiera concebirse la confección e identificación del papel de trabajo.

A partir del conocimiento de su plan individual, cada especialista desglosa en subtareas los trabajos asignados, (si procede) respetando el término establecido; reflejando los mismos un Modelo Control Diario de Tareas aspecto que debe ser del conocimiento del jefe de grupo.

En todas las auditorías estos planes deben ser analizados con el supervisor, quien debe tener conocimiento de los mismos.

Igualmente, los especialista deben estar impuestos del plan general de la auditoría, lo que redundaría en un trabajo de colectivo mucho más eficaz.

Todo lo anterior permite seguir la ejecución de cada trabajo y poder determinar si se cumplen en el tiempo previsto.

Responsable: Jefe de Grupo y/o Auditor

Estándares:

Debe efectuarse el Planeamiento el cual a criterio del jefe de grupo de auditoría, lo ejecutará a partir de la organización del trabajo en grupo, o sea, puede planear:

a) por Temas, a cada auditor

b) por Grupo y Tema, a cada auditor

c) por Auditor y Tema y/o Grupo

Controles:

El jefe de grupo debe efectuar revisiones, y monitoreos, en las diferentes etapas o trabajos que realizan los auditores subordinados, a fin de asesorar el trabajo, a fin de detectar fallas, insuficiencias y deficiencias a tiempo, y antes de la terminación de la auditoría.

Debe además efectuar supervisiones, dejando constancia de ello, en el Acta de supervisión establecida en este Manual (ver documento en el Manual de Papelería Institucional).

Riesgos:

Puede ocurrir una deficiente planeación, como consecuencia de:

  1. Extensión de pruebas sin cumplir objetivos necesarios para realizar la Auditoría ordenada.
  2. o se desarrolla la estrategia general para el examen.
  3. Incapacidad de crear o adaptar el Programa de Auditoría.
  4. Insuficiencias y fallas en la Exploración Preliminar.
  5. No conocimiento pleno de la actividad a desarrollar.
  6. Poca experiencia en la aplicación del programa de Auditoría ordenado.

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Hernández Meléndrez Epifanía Ederlys. (2006, abril 11). Planeamiento de las auditorías. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/planeamiento-auditorias/
Hernández Meléndrez, Epifanía Ederlys. "Planeamiento de las auditorías". GestioPolis. 11 abril 2006. Web. <https://www.gestiopolis.com/planeamiento-auditorias/>.
Hernández Meléndrez, Epifanía Ederlys. "Planeamiento de las auditorías". GestioPolis. abril 11, 2006. Consultado el 14 de Noviembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/planeamiento-auditorias/.
Hernández Meléndrez, Epifanía Ederlys. Planeamiento de las auditorías [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/planeamiento-auditorias/> [Citado el 14 de Noviembre de 2018].
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