Parámetros para una comunicación organizacional efectiva

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA
MAESTRÍA EN INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
TEMA:
PARÁMETROS PARA UNA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL EFECTIVA
PRESENTA:
STOR IN ESCOBAR PANTOJA
CATEDRÁTICO:
DR. FERNANDO AGUIRRE Y HERNÁNDEZ
ORIZABA VER. MARZO / 2017
CONTENIDO
Introducción ............................................................................................................. 3
Antecedentes .......................................................................................................... 4
Revolución Industrial ........................................................................................... 4
Finales del siglo XIX ............................................................................................ 4
Globalización ....................................................................................................... 4
Talento Humano .................................................................................................. 5
Era de la Información ........................................................................................... 5
Directrices de la Comunicación Organizacional ...................................................... 5
El Proceso de Comunicación .................................................................................. 6
Efecto de Comunicarse ........................................................................................... 6
Comunicación Organizcional ................................................................................... 7
Comunicación Interna .......................................................................................... 7
Comunicación Vertical ......................................................................................... 8
Comunicación Descendente ............................................................................ 8
Comunicación Ascendente ............................................................................... 8
Comunicación Horizontal ................................................................................. 9
Comunicación Informal..................................................................................... 9
Comunicación Externa ....................................................................................... 10
Estilos de Comunicación ....................................................................................... 10
Conclusión............................................................................................................. 11
Bibliografía ............................................................................................................ 12
Propuesta de Tesis ............................................................................................... 13
Agradecimiento ..................................................................................................... 13
INTRODUCCIÓN
Sin duda y a través de los años, se ha podido constatar que el ser humano es
capaz de desarrollar un sin numero de actividades que a lo largo del tiempo han
cambiado la vida de la humanidad. Desde descubrir que la tierra no era redonda,
hasta desarrollar una computadora. El ciclo de la vida de la humanidad está
fundado en los diferentes logros y sucesos que han transformado la manera de
pensar y de actuar al realizar las cosas. Eventos que van desde la venida de
Jesucristo a la tierra, hasta independencias de países y las transformaciones en la
forma de ser administrados, sin duda comparten ciertos aspectos fundamentales.
Para toda esta serie de cambios y modificaciones, se puede observar que entre
sus muchas similitudes, la de mayor peso es la de la comunicación. Nada de lo
mencionado con anterioridad seria posible sin haber establecido una forma de
comunicación y por ende de organización.
Todas las cosas necesitan de la interacción con algo para su conformación. Nada
existe en la vida sin la mediación y la ayuda de algo más. Las plantas necesitan de
la tierra, el agua y el sol, entre ellos se establece un canal de comunicación muy
particular. Los animales necesitan una forma de comunicación entre su misma
especie e inclusive entre las personas a partir de señas y movimientos.
La comunicación al igual que en la evolución de la humanidad y de las cosas, está
presente en el desarrollo y crecimiento de las personas, desde el momento en que
nacemos, adoptamos una forma de comunicarnos que inicia con gestos y ruidos,
concluyendo con modos de escritura y el desarrollo del habla.
Por todos estos motivos es que se vuelve de suma importancia identificar cuales
son los preceptos y condiciones para establecer la comunicación idónea entre
personas, especialmente las que conforman una organización. Dentro de una
empresa, no basta saber comunicarse, se debe saber como espera y pretende la
organización que nos comuniquemos, bajo que lineamientos, términos y
condiciones que impulsen e incentiven a mejoras y resultados efectivos.
Saber qué es lo que se requiere comunicar y expresar para la sana ejecución de
actividades y funciones, sin duda es clave para la permanencia y crecimiento
personal, colectivo y organizacional.
ANTECEDENTES
Hablar de la comunicación en general es remontarnos a tiempos antiquísimos y
diversas transformaciones que ha tenido la lengua con el transcurrir de los años,
para algunos nuestra manera de expresarnos es considerada degenerada, sin
embargo, es lo que a la fecha hemos construido y se debe aplicar de la mejor
forma posible.
REVOLUCIÓN INDUSTRIAL
La historia de la Comunicación en las Organizaciones indubitablemente se
encuentra asociada a la evolución de las empresas y todas las etapas en las que
se han transformado radicalmente. La primera de ellas, como bien es sabido, data
desde la Revolución Industrial, cuando se origina un giro de 360° sobre la manera
de fabricar y producir todo tipo de productos. Al cambiar el esquema de trabajo en
los colaboradores, sin duda la manera de comunicarse entre el personal también
tuvo una tremenda transformación, principalmente por establecer una organización
científica en el trabajo.
FINALES DEL SIGLO XIX
A finales de éste siglo y atribuido al apogeo desatado en los Estados Unidos, con
la necesidad de establecer y expandir todo tipo de alianzas por parte de las
empresas con accionistas, así como establecer acuerdos gubernamentales
nacionales e internacionales, el sentido de la comunicación organizacional toma
otro sentido. Se le empieza a dar a los colaboradores un carácter de negociación.
A pesar de esto, los cambios organizacionales fueron dirigidos mas a los
procesos, a la materia prima y a la reducción de costos por lo que la comunicación
tuvo pocas variaciones durante este siglo.
GLOBALIZACIÓN
Con la entrada de la globalización y el nivel competitivo acelerado, se buscan
implantar todo tipo de estrategias enfocadas principalmente con las personas y su
mejor desempeño. A todo esto se le añade la comunicación organizacional
traducida en lo que hasta el momento eran los recursos humanos. En esta
condición, se establece un tipo de comunicación en donde se considera que a las
personas no les gusta trabajar y si lo hacen es mas por compromiso y deber que
por gusto. Por lo tanto el tipo de comunicación fue vista mas como personas
inertes.
Se consideraba que las personas eran un recurso con el que se debía lidiar, por lo
tanto, entre menor fuera la relación e interacción entre ellas, se facilitaría los
objetivos que hasta ese momento se tenían contemplados.
TALENTO HUMANO
Con la nueva visión de tratar a las personas como portadoras de conocimientos y
habilidades, es decir, como gestoras de talento humano, el concepto de
comunicación tomó otro rumbo, volviéndose mucho más flexible y con mayor
apertura para ser valoradas las experiencias, opiniones y mejoras establecidas por
todo el equipo de trabajo.
ERA DE LA INFORMACIÓN
Llega el momento en que el mundo se enfrenta a la entrada masiva de la era de la
información. En ella, el recurso más valioso y de mayor utilización por las
empresas es la información contenida en la organización. Esta información más
que en una computadora o bitácora, se encuentra contenida en los conocimientos
que cada colaborador posee. Por lo tanto, para que una organización se expanda
y aumente su rentabilidad requiere fomentar una comunicación organizacional de
entera confianza y libertad. Entre sus principales características se encuentra el
fomento al trabajo en equipo y la comunicación a través de la tecnología, la
necesidad de relacione publicas se fortalece mas que nunca.
DIRECTRICES DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Los actuales elementos que dictan el tipo de comunicación que se debe establecer
dentro de la organización giran entorno a la manera de controlar y fomentar la
relación entre personas, dentro de una cultura organizacional. Esta cultura entre
sus muchos objetivos, tiene la consigna de establecer la manera en que debe
comportarse y la conducta que se requiere dentro de la empresa.
Por ello, las directrices que definen el tipo de Comunicación Organizacional se
encuentran contenidas en los siguientes cuatro patrones:
Misión: se entiende como la razón de ser del negocio, cuál es el objetivo
principal de la organización y todos los elementos que requiere para lograr
su cometido. Es responder a las preguntas ¿Qué quiero ser? ¿Para qué
realizo mis actividades? Y se considera como lo que la organización debe
realizar en el presente.
Visión: la visión por el contrario, establece lo que la organización en algún
momento pretende llegar a ser. Es decir se basa en un futuro ideal, de a
dónde pretende llegar y que es lo quiere ser.
Filosofía: es el conjunto de información y antecedentes que la definen
como organización. En ella se detalla lo que la organización ha realizado
para llegar a ser lo que en la actualidad es. Son todas las circunstancias
que la han formado e impulsado para evolucionar y crecer.
Valores: son los que dictaminan de que forma se deben realizar las
actividades, bajo que preceptos y conductas. En ellos se incluye la
honestidad, el respeto, la responsabilidad, etc.
La cultura organizacional se establece por la alta dirección, en ella se establece lo
que se pretende llegar a ser en un futuro y de que manera se quiere lograr,
fomentando diferente tipo de conductas, habilidades y conocimientos. La cultura
organizacional establece lo que se puede y no se puede hacer dentro de la
empresa.
EL PROCESO DE COMUNICACIÓN
Elementos de la comunicación. Shannon y Weaver plantean un modelo de
comunicación que se compone de seis elementos básicos:
Emisor o fuente: la persona que tiene la necesidad de comunicar ya sea
información, ideas, experiencia, aprendizaje, etc.
Encodificacion: es el lenguaje o código por el cual se va a ser llegar la
información, puede ser verbal, escrito, por símbolos, etc.
Mensaje: es la idea que se pretende plasmar.
Medio o canal: es la forma por la cual se establece la comunicación, puede
ser un celular, un cuaderno, visual, etc.
Decodificación: es la interpretación o traducción de la Encodificacion, es
decir del lenguaje o código por el cual se establece la comunicación.
Receptor: es la persona a quien llega la información, es quien la recibe e
interpreta.
Retroalimentación: es la respuesta que el receptor dará al emisor de la
información obtenida.
EFECTO DE COMUNICARSE
Como toda acción, el establecer comunicación con alguien más tiene una
finalidad, no se trata únicamente de hablar, sino más bien tiene una
intención de llevarse a la ejecución. El primer motivo general tiene que ver
con incitar a un cambio, es decir, la razón de comunicarse es para ejercer
un impacto y por ende una modificación en el receptor que puede repercutir
directamente a:
Conocimientos: su finalidad es ampliar la información que se tiene
respecto a un tema en específico, para incrementar los
conocimientos respecto al mismo. Se puede observar fácilmente
cuando se acude a un curso formativo como pudiera ser de
superación personal, en donde se pretende aumentar el campo de
acción sobre el cual gira el concepto que se tiene de la vida y la
valoración hacia uno mismo.
Actitud y opinión: se pretende modificar la actitud y punto de vista
que se tiene establecido con otra que genere mayor peso e
importancia en el receptor. Se presenta cuando alguien habla bien
de alguien con otra persona, por ejemplo, cuando entre maestros
hacen comentarios positivos de un alumno, modificando e
impactando la opinión del resto de maestros.
Conducta: finalmente, este objetivo de establecer la comunicación
pretende cambiar la manera de comportarse, de reaccionar y de ser
de una persona. Es de suma importancia reflexionar sobre este tipo
de comunicación debido a que se manifiesta en las acciones que el
receptor va a adoptar ante una determinada situación. En los otros
dos casos el emisor únicamente expresa lo que piensa y es decisión
del receptor si modifica su conducta, pero en este, se influye de
manera directa a modificarla. Se puede ver cuando el jefe platica
directamente con el subordinado para que ejecute una determinada
acción o actividad de forma especifica.
COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL
En la opinión de Antonio Lucas Marín, es el medio que determina la conducta,
estableciendo las relaciones personales y originando los medios para trabajar por
el logro de las metas planteadas. Entre sus distintos tipos de comunicación
sobresalen la comunicación interna y la externa.
COMUNICACIÓN INTERNA
Es el tipo de comunicación que se establece dentro de una institución,
organización o entre un grupo de personas. Puede ser la comunicación que se
establece entre los integrantes de una familia, se le denomina interna porque se
comparte entre los integrantes del grupo ya establecido.
Todos hemos pertenecido de diferentes formas a una comunicación con estas
características, en dónde debe predominar, la confianza, la adopción de
responsabilidades y funciones, pero sobretodo se comparte una idea u objetivo en
común, en donde todos emplean sus esfuerzos para el logro de los mismos.
COMUNICACIÓN VERTICAL
Entre sus variadas formas de clasificación, lo comunicación vertical se divide en
ascendente y descendente, teniendo como principal característica un flujo de
información que contempla el organigrama general de la empresa. La
comunicación es establecida en los diferentes niveles jerárquicos y tiene como
consigna la sistematización y el funcionamiento interno optimo con la ejecución de
las funciones y responsabilidades que ha cada miembro le competen
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
Se observa por lo regular en las instrucciones laborales que se delegan de los
mandos altos a los bajos y en cualquier otro grupo es la comunicación que fluye
en sentido de los niveles de mayor autoridad y responsabilidad a los niveles
inferiores y de ejecución.
Se debe establecer de una forma razonada el concepto en cuestión. En el caso de
un trabajo, se debe establecer bajo las normas de respeto y confianza para que
sea posible la correcta traducción del mensaje en el receptor de lo pretendido por
el emisor. Principalmente se establece cuando existe la necesidad de establecer
procedimientos, practicas y mejoras como puede ser al momento de solicitar un
requerimiento de materiales de un proceso a otro. La manera más efectiva de
ponerlo en práctica es cuando se genera una retroalimentación, es decir, cuando
existe una respuesta de parte del receptor con la cual se puede enriquecer y
beneficiar a todo el entorno. Puede ser que a la hora de solicitar el material se
informe que abarca de llegar uno nuevo que suple mejor los requerimientos
solicitados.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
Con este tipo de comunicación se incentiva a la participación de los subordinados
en la toma de decisiones, es la forma en que las opiniones y sugerencias se
obtienen de las personas que se encuentran directamente en la acción, Dentro de
un censo poblacional, se vería reflejado este tipo de comunicación al tomar en
cuenta el punto de vista de los encuestadores sobre el enfoque e interpretación
que tienen las personas respecto al censo.
Por medio de la comunicación ascendente se presentan ideas valiosas, al ser las
personas que tienen la experiencia y viven directamente los efectos, quienes
proporcionan el mensaje. Dentro de sus ventajas destacan:
Cuantificar el grado de comprensión de una determinada actividad o
responsabilidad: cuando se da la oportunidad de escuchar a los niveles
bajos, se da pauta a cerciorarse realmente cómo es que se están
desarrollando las actividades y el concepto que este nivel tiene de dicha
función. La cuantificación es el primer paso de mejora dentro de la
organización.
Mide el clima laboral: es posible darse cuenta cómo andan los ánimos y las
relaciones interpersonales dentro del grupo o sector. En una familia, siendo
los padres los altos mandos y los hijos los niveles bajos, cuando se les da
la oportunidad de que sean los hijos quienes se expresen, se es posible
detectar los ánimos y la forma en que se llevan los hijos.
Retroalimentación: incentiva a la adquisición de información con la cual se
enriquece el proceso de comunicación y con ello se pueden establecer de
manera más efectiva los canales de comunicación.
COMUNICACIÓN HORIZONTAL
Es el que se establece entre las personas con el mismo nivel o posición dentro del
grupo, como en la familia son los hijos, en la empresa son las personas con el
mismo puesto, o dentro de la sociedad son los individuos que realizan la misma
actividad. Se da entre personas con el mismo nivel jerárquico, incentivando a la
coordinación y solución de problemas, debido a que al desempeñar actividades
similares existe la confianza, los conocimientos y la apertura de poder aclarar
cualquier duda en la manera en que se realizan las actividades.
COMUNICACIÓN INFORMAL
Dentro de este tipo de comunicación, se encuentra la denominada comunicación
informal, la cual adopta este termino por carecer de la legitimidad de las
autoridades correspondientes y debido a que no posee aparentemente
importancia para los fines que se están realizando. Por ejemplo, dentro del salón
de clases, se le podría denominar comunicación informal a la que se efectúa en el
momento en que sale el profesor de clases y empieza la platica entre compañeros
referente a todo tipo de cuestiones, menos a las concernientes de la clase.
Entre sus ventajas o beneficios se encuentra la rapidez con que fluye esta
información, llegando de manera instantánea al receptor, además de poseer
flexibilidad para transmitir la misma idea sin que se interprete como una orden o
instrucción. También, permite un lenguaje accesible en el que tanto el emisor
como el receptor comprenden qué es lo que se pretende realizar.
Como parte de sus desventajas o limitantes, es que muchas veces puede generar
un daño o conflicto debido a que carece de fundamentos, es decir, muchas veces
la información que se manifiesta es falsa y genera únicamente una situación
conflictiva, por ejemplo, anticipar que alguna persona será ascendida sin que
todavía esté confirmado. Otro aspecto negativo es que en acceso genera perdida
de tiempo y se corre el riesgo de cometer errores debido principalmente a
distracciones.
La manera mas adecuada de poder hacer frente con este tipo de comunicación
ya que no se puede erradicar- es complementándola proporcionando información
oficial a una mayor velocidad y de forma oportuna, completa y clara. Además de
administrar sus tiempos y momentos para realizarla, permitiendo un ambiente
agradable y de amistad, sin que se incurra en tiempo de ocio.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Es la denominada comunicación de relaciones públicas. Es la que se desarrolla
fuera de la organización y en ella intervienen un sin número de partes interesadas
entre las que destacan: los clientes, la sociedad en general, accionistas, público,
medios de comunicación, etc.
Para su correcto desarrollo se debe realizar bajo un aspecto humano, es decir, de
valores como el respeto y la honestidad, principalmente. Debe ser en un carácter
cordial y profesional ya que se desarrolla con la finalidad de establecer lazos
permanentes con el entorno externo. En ella se deben de establecer y compartir
acuerdos que pueden ir desde gubernamentales, hasta intereses, necesidades y
comentarios de parte de los clientes.
La principal manera de desarrollar esta comunicación es mediante la publicidad,
con la cual se apertura la etapa de introducción hacia el exterior, pero también se
permite por medio de la publicidad acrecentar y ampliar los campos de acción de
la organización.
ESTILOS DE COMUNICACIÓN
Si bien, la acción de comunicarse se puede adaptar y ajustar a los requerimientos
del entorno, debemos recordar que por formar parte de nosotros de manera
natural y nata, cada persona posee un estilo de comunicación propio que ha
forjado y establecido con el tiempo y que actualmente se encuentra regida por las
conductas que imperan dentro de su personalidad.
Comunicación Pasiva: es practicada por personas de carácter dócil y
templado. El que llegue a ser efectiva o contraproducente radica en la
situación y al momento que se esté viviendo.
Comunicación Agresiva: se puede observar en personas de carácter
impulsivo y explosivo, las cuales no tienen el control de ellos mismos y ante
una situación fuerte, su manera de comunicarse es a gritos, hiriente y sin
control alguno. Es el tipo de comunicación más peligroso y el que se busca
erradicar de todo grupo social.
Comunicación Asertiva: va más allá de una comunicación pasiva o
agresiva, se trata de utilizar el tipo de comunicación adecuado en cada una
de las situaciones que se presentan. Consiste en saber hablar cuando se
debe hacer y saber callar cuando sea necesario. Es saber utilizar las
palabras y el tono adecuado para que el resto del equipo comprenda y
trabaje por los mismos objetivos y a la misma intensidad.
CONCLUSIÓN
Con el desarrollo del presente articulo se pudo apreciar la enorme importancia que
ha través del tiempo ha representado la Comunicación Organizacional en la
construcción de las bases con la que se cimientan las empresas de hoy en día.
Se pudo analizar que no tiene un origen en especifico y a nadie se le puede
atribuir el surgimiento de esta termino, debido a que se encuentra latente en todo
ser vivo y es un medio para expresarse y relacionarse que posee de manera
intrínseca todo ser e individuo.
Sin embargo, se abarcaron las principales etapas históricas que transformaron la
manera organizacional de comunicación. Encontrando etapas como la Revolución
Industrial, la Globalización y la Era de la Información. Fue dividida la
Comunicación Organizacional en cada una de las partes que la conforman entre
las que se encuentran el emisor, el mensaje, la decodificación y el receptor,
valorando sus principales características de cada una de ellas.
Para finalizar, se comparte la idea de lo importante y trascendente que seguirá
siendo la Comunicación Organizacional en los próximos años, en donde podrán
modificarse los medios para establecerla, -principalmente a través de medios
electrónicos- pero seguirá existiendo, aplicándose y teniendo una misión
fundamental en los objetivos planteados por cualquier tipo de empresa.
Las organizaciones de éxito actuales y del futuro, se distinguirán por el concepto y
la manera de abordar la Comunicación Organizacional con sus distintos entornos y
enfoques. El papel predominante del individuo preparado y calificado para un
determinado puesto deberá ir acompañado de una comunicación que sea acorde
a la cultura de la empresa y que genere beneficios personales y colectivos
traducidos en los intereses y expectativas que la organización pretende.
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PROPUESTA DE TESIS
“Modelo de Comunicación Organizacional efectiva en las MIPYMES de abarrotes
y alimentos al por menor de la Región Centro del Estado de Veracruz”.
Objetivo:
Construir el Modelo de Comunicación Optimo para este tipo de MIPYMES, el cual
impacte de manera directa en el logro de los objetivos Organizacionales
establecidos por las Empresas.
AGRADECIMIENTO
Sincera gratitud al Instituto Tecnológico de Orizaba, por convertirse y continuar
imperando como el hogar progenitor de nuestra formación profesional. A la
División de Estudios de Posgrado e Investigación (DEPI), por alentarnos a la
búsqueda de un mejor futuro. Al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología
(Conacyt) por el apoyo y el respaldo que nos brinda. Finalmente y de manera
especial, al Dr. Fernando Aguirre y Hernández, pionero en la construcción de una
visión y resultados diferentes.

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Escobar Pantoja Néstor Iván. (2017, marzo 17). Parámetros para una comunicación organizacional efectiva. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/parametros-una-comunicacion-organizacional-efectiva/
Escobar Pantoja, Néstor Iván. "Parámetros para una comunicación organizacional efectiva". GestioPolis. 17 marzo 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/parametros-una-comunicacion-organizacional-efectiva/>.
Escobar Pantoja, Néstor Iván. "Parámetros para una comunicación organizacional efectiva". GestioPolis. marzo 17, 2017. Consultado el 17 de Octubre de 2017. https://www.gestiopolis.com/parametros-una-comunicacion-organizacional-efectiva/.
Escobar Pantoja, Néstor Iván. Parámetros para una comunicación organizacional efectiva [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/parametros-una-comunicacion-organizacional-efectiva/> [Citado el 17 de Octubre de 2017].
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