Métodos de control de inventarios

La investigación se caracterizó por una revisión bibliográfica con el objetivo de crear un material de consulta para los Métodos de Control de Inventarios, haciendo un resumen de los elementos teóricos fundamentales del inventario y realizando énfasis en tres técnicas comunes para la administración y control de los inventarios como son: el Sistema ABC, El modelo Básico de Cantidad Económico de Pedido (CEP) y el Punto de Reorden, exponiendo las ventajas y desventajas de su aplicación. En el material se parte de que no existe un método ideal para controlar los inventarios en las empresas, sino que una combinación de los existentes adaptados a las particularidades de la entidad permitiría una adecuada administración de los recursos y proporcionar un servicio con calidad a los clientes. Para ello se recomendó la capacitación del personal que labora en los Departamentos Económicos de la Empresas Cubanas, en cómo emplear dichos métodos.

Palabras claves: Métodos, control, inventarios.

ABSTRACT

The investigation characterize for a bibliographic revision for the objective of creating a supportive material for Control’s Methods of Inventory, making a fundamental summary of the inventory’s theoretic elements and accomplishing emphasis in three common techniques for the administration and control of the inventories as: the ABC systems, the Basic Model Of Quantity Economic Order (CEP) and Reorder Point,exposing the advantages and disadvantages this application’s. It breaks in the material that an ideal method to control the inventories in the companies,but the existent combination adapted to a entity’s particularities doesn’t exist he would permit the resources made suitable administration and providing the clients a good quality service. Was recommended the personnel’s capacitation in the Cuban Enterprise Financial Department,in how using said methods.

Key words: Methods, control, inventory.

INTRODUCCIÓN

En los momentos actuales, la economía de muchos países está caracterizada por una inequidad social y de pobreza, es decir de escasez de recursos materiales y financieros, de aquí se deriva la importancia de que cada entidad use eficazmente los recursos que posee, ya que en los negocios van a coexistir los diversos medios tantos materiales, humanos como financieros para desarrollar sus operaciones.

Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial como un mal necesario para garantizar la continuidad de la producción, sin embargo la gestión empresarial actual está necesitada de una adecuada gestión y control de los inventarios, donde debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen la continuidad de todo el flujo en la cadena logística que permitan absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción del cliente y la eficiencia de la entidad.

El inventario, después de las cuentas por cobrar, representa una inversión cuantiosa en activos circulantes de la mayoría de las empresas.

Partiendo de este punto se puede decir, que para contrarrestar los efectos de las condiciones internas y externas existentes, la dirección política de Cuba ha tenido que trazar un conjunto de acciones y medidas que puedan sustentar la economía con eficiencia, en aras de garantizar la continuidad y el desarrollo prospectivo de la Revolución y la preservación de su esencia socialista. Es por ello que centra sus esperanzas futuras en una excelente gestión empresarial, donde sin lugar a dudas, las empresas que operan con monedas libremente convertible son proclives a no ejercer un efectivo control de inventarios, por constituir una fuente principal de entradas a la caja central del Estado y apoyar con ello los programas priorizados de la Revolución.

Por lo que la racionalización en el empleo de los recursos y la aceleración de su rotación, se revelan como algunas de las alternativas más viables, conociendo que la duración de los inventarios y su impacto negativo en los ratios financieros, no constituyen una excepción en el ámbito empresarial cubano.

De ahí que se hace necesaria la búsqueda de materiales que te permitan identificar fácil y claramente cómo controlar estos recursos imprescindibles en el mundo empresarial que te garantizan la eficiencia.

Métodos y materiales:

Se realizó una revisión bibliográfica para el estudio de las distintas fuentes de información que permitieron fundamentar desde los puntos de vista teórico y metodológico para el material de consulta.

ELEMENTOS TEÓRICOS FUNDAMENTALES

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Concepto y objetivo de los inventarios.

Con relación a lo anterior señaló Sabina Pérez, 2007: 15“el inventario en el mundo empresarial es el conjunto de bienes propios disponibles para la venta a los clientes. Se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la empresa, por lo que se considera como un activo corriente”.

Las Normas Cubanas de Información Financiera en armonía con las Normas Internacionales de Información Financiera hacen referencia a la normación, armonización, implementación y evaluación de la práctica contable y se señala “se reconoce un activo en el Estado de Situación o Estado de Resultado cuando es probable que se obtengan del mismo beneficio económico futuro para la empresa, y además el activo tiene un valor que puede ser medido con certeza”. (Comité de Normas Cubanas, 2005: 23)

Al respecto como parte del uso y contenido de la cuenta de inventarios se regula que: “estas cuentas representan el valor de las existencias de recursos materiales destinados al consumo de la entidad o a su comercialización. En estas cuentas se registran entre otros, el valor de las existencias de materias primas y materiales, combustibles, partes y piezas de repuestos, envases y embalajes retornables, útiles y herramientas, producciones terminadas y mercancías para la venta” (MFP, 2005: 8)con destino:

• Al consumo en el proceso de producción.
• Al consumo o distribución en la prestación de servicios.
• A la venta o distribución en el curso de las operaciones.
• O están en proceso de producción.

Estas reflexiones permiten inferir que los inventarios son aquellas partidas para la cual se establece una norma, mediante el cual se determinan los niveles de existencias o de inventarios para los principales bienes materiales de la empresa, o es la inversión en la cual la empresa compromete sus fondos.

El objetivo de la administración del inventario se sustenta en minimizar las inversiones y hacer frente a la demanda del producto, facilitando las funciones productivas, de servicio y de venta.

Su administración eficiente permite cumplir con el objetivo de la empresa de maximizar su beneficio. El inventario debe rotarse con prontitud, ya que mientras más rápida sea su rotación, menor es el monto que debe invertir la empresa para satisfacer una demanda dada de determinado servicio o mercancía.

Este objetivo financiero a menudo entra en conflicto con el objetivo de la empresa de mantener inventarios suficientes para minimizar su escasez en un momento dado y así satisfacer las demandas de producción. Por ello, el mando debe tener conocimiento del nivel óptimo de inventario que contienen ambos objetivos.

Además “la administración de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, la rotación y evaluación del mismo de acuerdo a como se clasifique ya que a través de esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación”. (Morera, 2002: 3)

Decisiones sobre inventario. 

En la administración del inventario hay dos decisiones básicas que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién expresadas, las cuales se hacen para cada artículo:

1. Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario se va a reabastecer.
2. Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.

Igualmente, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:(LTDA, 2008:2).

• Cantidad de unidades que corresponden ordenarse (o producirse) en un momento determinado.
• Momento en que debería ordenarse (o producirse) el inventario.
• Los artículos del inventario que merecen una atención especial.
• Protección contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

Clasificación de los inventarios según Bacallao, 2005:

De acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

• De materias primas y materiales: Se trata de productos que se utilizarán para formar parte del producto terminado.
• De productos en proceso: Se refiere a partes y piezas que formarán parte del producto final aún sin terminar.
• De productos terminados: Una vez terminado el producto es envasado (y a veces también embalado) y pasa a formar parte del inventario de producto terminado estando listo para su posterior distribución y venta.

De acuerdo a la velocidad de rotación podrán clasificarse en:

• Inventario corriente: Se refiere al inventario que se mueve dentro de márgenes típicos de rotación.
• Inventario de lento movimiento: Integrado por productos cuyos escasos movimientos de salida conducen a su relativa inmovilización.
• Inventario ocioso: Constituido por productos sin salidas durante un período de tiempo dado.
• Inventario obsoleto: Integrado por productos que fundamentalmente por cambio de tecnología, se convierten en inservibles, deviniendo en ociosos.
• De acuerdo al nivel de acceso se clasifican en:
• Inventario estratégico: Productos que se reservan de acuerdo a una estrategia nacional, ramal o empresarial porque pueden servir de repuesto a un equipo vital para una determinada actividad.
• Inventario de reserva estatal: Son los inventarios que se tienen para contingencias o catástrofes naturales.
• Inventarios intocables: Son reservas de las Fuerzas Armadas para su uso sólo en casos militares y deben rotarse adecuadamente.

De acuerdo a su posición en el proceso logístico:

• Inventario en existencia: Son los productos que se encuentran en un almacén. Equivale al inventario disponible.
• Inventario en tránsito: Son los productos que se encuentran moviéndose sobre un equipo de transporte entre dos almacenes de la red logística.

De acuerdo a su funcionalidad:

• Inventario normal: Asegura la demanda de un producto, por ello cuando esta excede lo previsto es preciso recurrir al inventario de seguridad.
• Inventario de seguridad: Permite cubrir las fluctuaciones de la demanda y las del plazo de suministro y calidad del producto.
• Inventario disponible: Total de las existencias que se hallan físicamente en el almacén. Es la suma del inventario normal y del inventario de seguridad.

Métodos para el control de los inventarios. 

El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.

El inventario que normalmente significa una inversión considerable, por parte de la empresa debe examinarse detenidamente. La tendencia general en lo que se refiere al nivel del inventario es la de mantenerlos bajo, poniendo freno así a la cantidad de dinero que deben comprometerse en los inventarios. Se debe garantizar una estrecha relación entre todas las áreas que tributan de una forma u otra a la administración de los inventarios.

Los métodos organizativos para lograr estos objetivos, varían en dependencia de las actividades que se realizan en las distintas entidades y de acuerdo con la complejidad y volumen de las operaciones de la entidad.

Entre las técnicas más comunes para la administración y control de los inventarios se encuentran:

1. El Sistema ABC.
2. El modelo básico de Cantidad Económico de Pedido (CEP).
3. Punto de Reorden.
4. Existencias de reservas o seguridad de inventarios.
5. Control de inventarios justo a tiempo.
6. Razones financieras simples.

A continuación se explican las tres primeras técnicas:

Método ABC de control de inventarios. 

El ABC (siglas en inglés de «Activity Based Costing» o «Costeo Basado en Actividades») ha sido tratado por diferentes autores,tal es el caso de Fácil, A. (2006) quien señaló que el mismo consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.

El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres grupos el A, el B y el C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. Se asocia esta conversión con el nombre de “Análisis de Pareto”.

Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos B, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos C de este grupo y por último los artículos C, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente.

En los productos “A” se ha concentrado la máxima inversión. El grupo “B” está formado por los artículos que siguen a los “A” en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo “C” lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos “A” debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos “B” y “C” estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

La siguiente tabla del Análisis ABC muestra la importancia relativa de los productos en inventario:

Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quien aplique cada principio de ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa.

Con este sistema se deduce que lo más conveniente que los materiales que mantienen mayor volumen en inventario, sean los que menor costo representen del mismo. Deben hacerse excepciones del sistema ABC para ciertos tipos de materiales:

• Materiales críticos para producción.
• Materiales con vida de almacenaje corta.
• Materiales grandes y voluminosos.
• Materiales voluminosos sujetos a robo.

El método se basa en clasificar los inventarios por su uso-valor. El uso-valor se refiere al número de unidades de un surtido específico en un período de tiempo (por ejemplo: mensual o anual), multiplicado por su costo unitario o precio de venta, según sea el caso. O sea, se refiere al valor de las entradas o salidas del inventario, según sea el punto de vista que se utilice. Como método general consta de los pasos siguientes:(Bacallao, 2005: Capítulo 4)

1. Calcular el uso-valor para cada artículo.
2. Ordenar descendentemente según el uso-valor calculado.
3. Calcular la suma acumulada del uso-valor y de la cantidad de artículos.
4. Calcular la frecuencia (%) de dichas sumas acumuladas. La última frecuencia será 100% para cada caso (uso-valor y cantidad de artículos).
5. Graficar la Curva de Pareto como % frecuencia acumulada uso-valor vs. % frecuencia acumulada de cantidad de artículos.
6. Seleccionar los puntos de corte en los puntos de inflexión de la curva, y se establecen los grupos A, B y C.

Método Cantidad Económica de Pedido (CEP). 

Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de un artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP). Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos “A” de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. Es conocido también como Modelo Básico de Cantidad Económica de Orden o Modelo del Lote Económico y tiene los siguientes supuestos:

• La demanda se conoce, es constante y continua (uniforme).
• El plazo de entrega se conoce y es constante.
• El producto se adquiere en lotes del mismo tamaño y se recibe y coloca en el inventario todo de una vez, es decir, el abastecimiento se recibe todo junto, no en partes.
• No hay descuento por cantidad ni se permiten inexistencias (Faltantes).
• Los únicos costos variables son el costo de hacer un pedido y el de mantenimiento.
• Los pedidos se realizan para evitar la escasez.

El estudio de este modelo abarca: (Acevedo, 2007: 1)

1. Los costos básicos.
2. Un método gráfico.
3. Un método analítico.

A continuación se explican cada uno de ellos en el modelo CEP.

Costos básicos:

Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total.

• Costos de Pedidos: Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los límites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura.
• Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un período específico.En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario.
• Costos Totales: Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario. En el modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto pedido que lo minimice.

Método gráfico:

El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de pedido que reduzca al mínimo el costo total del inventario de la empresa. Esta cantidad económica de pedido puede objetarse en forma gráfica, representando los montos de pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mínimo se representa en el punto señalado como CEP. Este se encuentra en el punto en que se cortan la línea de costo de pedido y la línea de costo de mantenimiento en inventario.

La función de costo de pedido varía en forma inversa con la cantidad de pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de pedido su costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario se relacionan directamente con las cantidades de pedido. Cuanto más grande sea el monto del pedido, tanto mayor será el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor será el costo de mantenimiento de inventario. La función del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor mínimo para la función. La línea de costo total representa la suma de los costos de pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de pedido.

Método analítico:

Es posible formular la ecuación del costo total de la empresa. El primer paso para obtener la ecuación del costo total es desarrollar una expresión para la función de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario.

Los elementos necesarios para la aplicación de este modelo son: (Gallagher y Watsonh, 2005: 409)

Parámetros

CO = costo de ordenar un pedido

CH = costo de conservación/ unidad/ tiempo

CT = costo total de inventario

D = demanda en un período de tiempo determinado

L = tiempo de entrega en días

Variable

Q = cantidad que se pide o tamaño del lote

Nota: La demanda y el costo de conservación tienen que estar ambos en la misma escala de tiempo (año, semestre, etc.)

Aplicando el cálculo diferencial o por el comportamiento de ambos costos donde el mínimo estará donde ambos se igualen, se soluciona el modelo y el costo total alcanza su valor mínimo cuando la cantidad que se ordena es:

Q* = cantidad óptima que se debe ordenar cada vez que se hace un pedido

• Costos de Pedidos:

Costo de pedidos = número de órdenes por el costo de una sola orden

Si la demanda I es D unidades por año y cada vez que se hace un pedido se reciben Q unidades, entonces:

Número de órdenes =  D

                                       Q

Por tanto, si C_O representa el costo de una orden, el:

Costo anual de ordenar = D * C_O

                                            Q

• Costos de Mantenimiento de Inventario:

Costo de conservación = inventario promedio por costo de conservación/      unidad/ año

Si el inventario promedio IP = Q

                                                    2

Entonces el Costo anual de conservación = Q * C_H

                                                                            2

A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de pedidodisminuirá en tanto que el costo de mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente.

• Costos Totales:

Por tanto, la expresión del modelo matemático del costo total del inventario se expresa de la siguiente manera:

Costo total de inventario = costo total de ordenar + costo total de conservación

Costo anual de inventario (C_T) =  D * C_O +   Q * C_H

                                                         Q              2

Desventajas del modelo de Cantidad Económica de Pedido:

• La mayoría de las empresas mantienen existencias como protección para un aumento inesperado de la demanda o entrega lenta.
• La suposición de que se conozca de antemano la demanda anual de artículos, es también discutible.Si el pronóstico difiere mucho del resultado real se pueden utilizar una C.E.P. equivocada.
• Otro defecto puede estar dado por un resultado en unidades fraccionarias. En el caso de las unidades se resuelve con el redondeo, pero en el número de pedido podría ser necesario algún análisis de factores de fluctuación para encontrar el número de pedidos que deben colocarse.

Método Punto de Reorden

Una vez que la empresa ha calculado su cantidad económica de pedido, debe determinar el monto de colocar el pedido. En el modelo anterior CEP, se supuso que los pedidos se reciben instantáneamente al llegar a cero el nivel de inventario. En realidad es necesario establecer un punto de renovación de pedido en que se tenga en cuenta la colocación y la recepción de pedido.

El Punto de Reorden se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debe mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Para administrar este se debe analizar las veces que rota para determinar si es necesario aumentarse o disminuirse la inversión promedio en estos. Se puede determinar con la siguiente ecuación:(Gallagher y Watsonh, 2005: 450)

Punto de Reorden = Intervalo para recepción en días  x Utilización diaria.

(Plazo de entrega del pedido)         (Demanda diaria)

R = El punto de Reorden R está expresado en unidades.

Días entre órdenes = Días trabajados 

Número de órdenes

En el control de los inventarios y la coordinación de las compras para la producción, debe existir un equilibrio para garantizar la distribución adecuada de las recepciones de materiales y la distribución de las compras. De ahí que lo importante sea la planeación de los materiales que deban recibirse en el curso de cada período.

De los métodos presentados no se puede decir que uno es más beneficioso que el otro, en dependencia de las características de la empresa pudiera utilizarse de forma integrada buscando la eficiencia en el control de la administración de los inventarios logrando:

• Tener el mínimo de inversión en existencia, en materia primas y partes componentes, en materiales en proceso y productos terminados
• Mantener el nivel de las existencia de materias primas y partes componentes de manera tal que las operaciones de producción no sufran demoras por faltantes.
• Tener el mínimo posible de inversión en existencias de productos terminados.
• Mantener el nivel de existencias de productos terminados de acuerdo con la demanda de los clientes para así dar un servicio de entrega oportuno.
• Descubrir a tiempo los materiales o productos que no tienen movimiento y los que se han deteriorado o son y obsoletos en el mercado.
• Establecer una buena custodia en los almacenes para evitar fugas, despilfarros o maltrato por descuido
• Estar alerta ante los cambios en las demandas del mercado. 

CONCLUSIONES 

1. El manejo y control efectivo de los inventarios merece la atención de alta dirección de una empresa a fin de proporcionar un servicio con calidad a los clientes.
2. No existe un método ideal para controlar los inventarios en las empresas, una combinación de los existentes adaptados a las particularidades de la entidad permitiría una adecuada administración de los recursos.  

BIBLIOGRAFÍA

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