Mucho se habla de prevención, pero muy pocos saben realmente como hacerla factible. Otros dicen: “la prevención es posible, ¿pero cómo se lleva a cabo?”.
Para los que no creen en la posibilidad de prevenir, y para los que sí creen en ella pero desconocen como hacerla factible, es que se ha creado la metodología del análisis negativo.
Llamará fuertemente la atención el nombre de éste método, pues bien la razón de su denominación deriva de centrarse en pensar acerca de que puede salir mal, y a partir de ello generar creativamente o bien investigar formas de evitar la ocurrencia de estos sucesos.
Para hacer ello realidad, hay una manera de trabajar, pensar y determinadas reglas a cumplir. El objetivo de este trabajo es mostrar que la prevención es factible, que existen métodos y como ellos pueden hacerse realidad.
Para el caso del análisis negativo podemos dar como ejemplo un caso vinculado con la calidad o temas de seguridad. Por ejemplo en un sanatorio la posibilidad de confundirse de frascos por su similitud, y el riesgo de realizar aplicaciones incorrectas. Sí ello puede tener lugar, las preguntas son: ¿cómo evitarlo? ¿Qué puede hacerse para que tal accidente o error no tenga lugar?
El análisis negativo puede ser aplicado a temas de calidad, como de seguridad, mantenimiento, funcionamiento de procesos. Y tratándose de calidad o seguridad, hablamos tanto de productos y servicios, como de procesos internos en todas y cada una de las áreas o actividades de la organización.
2. El método
Si queremos prevenir un suceso negativo, bueno y necesario será pensar en ello. Lo primero y fundamental es tomar conciencia de los diversos tipos de riesgos, pues sin conciencia de ello no habrá una motivación y real interés en adoptar actitudes preventivas.
Lamentablemente, y cuesta entenderlo, la gran mayoría de los profesionales, directivos, empresarios, y funcionarios públicos entre otros no toman o tienen real conciencia de los diversos riesgos que cada actividad lleva consigo, no adoptando consecuentemente las medidas requeridas para evitar que éstas tengan lugar. Más aún, ni siquiera se tienen previstas acciones que con carácter reactivo permitan hacer frente a un fallo o accidente.
Si bien el análisis negativo sirve también para adoptar medidas reactivas, su enfoque está centrado en evitar con carácter preventivo la ocurrencia de una falla, accidente o desperdicio, entre otros males que puedan tener lugar durante el desarrollo de las actividades empresariales.
Para pensar en ello lo mejor es hacerlo de manera grupal con la inclusión de personas propias de los sectores y procesos, como con profesionales o colaboradores de fuera de la empresa. Estos externos permiten ampliar la óptica y ver con otros ojos y paradigmas los procesos, actividades, productos y servicios de la empresa.
Todo el personal como así también los directivos tienen la obligación de participar de tales reuniones. El Análisis Negativo debe ejecutarse en todas las áreas y procesos de la organización.
Reunido el grupo, lo mejor es trabajar sobre la base de lo que se da en llamar “Tormenta o lluvia de ideas”. Lo bueno de ello es incrementar las experiencias, ideas y conocimientos, cruzar y fomentar nuevas perspectivas sobre la base del cruce de opiniones, además de volcarse riesgos detectados por unos y soluciones detectadas por otros.
Es fundamental contar con los elementos apropiados, tales como una sala acondicionada para un mayor relax y tranquilidad de los participantes, pizarra, y suficiente papeles para la toma de apuntes.
La reunión debe ser dirigida por un líder, el cual debe fomentar y motivar a todos los participantes, evitar enfrentamientos, apoyar el trabajo grupal, encauzar las buenas relaciones humanas y concientizar a todos acerca de la crítica importancia de su participación e ideas.
Las reuniones deben efectuarse con carácter periódico, sea semanal, quincenal o mensual, dependiendo ello de los niveles de riesgos o los riesgos a ser tratados.
En dichas reuniones deben participar tanto el personal de cada sector o área, como el que participa de los diversos procesos, y en este último caso aunque sean de áreas diferentes. No hay ni debe haber inconveniente en que participen en la misma reunión personal de distintos niveles jerárquicos.
En cuanto a los externos, ellos deben ser invitados, y pueden ser externos al sector o departamento, externos en cuanto al proceso o actividad o bien externos a la empresa, en este último caso en carácter de consultor. Sirviendo ésta participación para inyectar puntos de vistas nuevos no vistos por aquellos acostumbrados a trabajar todos los días sobre los mismos procesos.
Los resultados serán mejores en la medida que aumente la capacitación del personal, pues de tal forma los mayores conocimientos de distintas técnicas o procedimientos les permitirán tener una mayor amplitud conceptual.
Deben fijarse en primer lugar los riesgos con carácter general, procediendo a posteriori a tratar acerca de los riesgos en particular.
Detectado un peligro debe procederse a razonar sobre la manera de evitar su ocurrencia. Ello podrá surgir de manera inmediata en la reunión o bien comenzar a partir de la reunión todo un proceso destinado a su solución, el cual puede estar en manos de consultores o expertos ajenos a la empresa.
Es muy importante que los riesgos detectados y sus posibles soluciones queden registrados en un libro habilitado al efecto, no como una cuestión meramente burocrática, sino como una forma de dejar bien en claro que si un riesgo ha sido detectado es obligación dar solución o respuesta al mismo lo antes posible.
Ahora bien, un riesgo puede ser detectado y por la posible gravedad de sus consecuencia no exista tiempo para esperar la reunión grupal, en tal caso es fundamental que los riesgos sean inmediatamente expuestos en formularios especiales y por duplicado quedando en poder de la persona que hace llegar el informe de riesgo el duplicado con sello y firma de recepción.
Mensualmente debe emitirse un informe de los riesgos detectados y las soluciones implementadas para evitar su ocurrencia o reducir los perjuicios. Ejemplo: no puede evitarse la caída de granizo en un campo de cereales, pero puede contratarse un seguro por granizos. En cambio en otros tipos de actividades pueden evitarse los riesgos mediante un sistema de techos o cubiertas destinados a tales efectos.
Lo importante y fundamental es en primera instancia reconocer los diferentes riesgos, para luego en una segunda fase proceder a detectar e implementar las soluciones más eficaces.
3. Conclusiones
A los directivos, a los funcionarios, y al personal hay que enseñarles a pensar en función no sólo de la posibilidad de detectar nuevas aplicaciones para un producto o servicio, o descubrir nuevos negocios, sino también en saber reconocer peligros. Quién sino las personas que están día a día en los lugares o puestos fundamentales de trabajo para reconocer en tiempo y forma los riesgos que pueden perjudicar directa o indirectamente a la empresa.
Los riesgos existen, y la manera de prevenirlos también, sólo es menester estar plenamente dispuestos a encararlos de una manera metódica y sistemática.
4. Anexo – Principales pasos en el Análisis Negativo
1. Toma de conciencia en relación a la existencia de riesgos y peligros.
2. Reconocer la existencia de métodos destinados a evitar la ocurrencia de tales sucesos, o bien la posibilidad de reducir la ocurrencia o daños.
3. Trabajar de manera sistemática y con periodicidad en la aplicación del Análisis Negativo.
4. Tratar el método de Análisis Negativo como actividad grupal o bien como aporte individual con las características de sugerencias.
5. Utilizar como herramientas fundamentales:
- Lluvia de ideas
- Mapas mentales
- Pensamiento lateral
- Pensamiento sistémico
