La dirección integrada por proyectos y las tecnologías de información

LA DIRECCIÓN INTEGRADA POR PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT).
APOYADA POR LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMÁTICA Y LAS
COMUNICACIONES EN EL MARCO DEL PERFECCIONAMIENTO
EMPRESARIAL
El mundo de la comercialización y los negocios se vuelve cada día mas
competitivo, exige mayor calidad en el diseño y control de ejecución de los
proyectos y reclaman el uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las
Comunicaciones ( NTIC ), para garantizar una mayor eficacia en la Dirección
Integrada por Proyectos ( DIP ) asociada al proceso inversionista, al
perfeccionamiento empresarial y al desarrollo de la Ciencia y la Técnica con el
objetivo de satisfacer los requerimientos de la gerencia por proyecto en función del
cliente.
El trabajo tiene como objetivo principal la presentación de una metodología que
integra estratégicamente, la dirección por objetivos a nivel de proyectos, la
planificación con enfoque sistémico, la dirección de la calidad, el uso de sistemas
de costos avanzados, la contabilidad, la aplicación de las NTIC y la logística en un
sistema informático único capaz de garantizar la gerencia por proyectos y
potenciar su uso en las universidades y empresas de avanzada, como vía de
organización y dirección del proceso inversionista.
La metodología está elaborada en soporte hipertexto en CD, con vinculaciones a
demostraciones ilustrativas en Power Point, Excel y Access. Se describen
métodos de trabajo haciendo uso del correo electrónico, el Outlook, servidores y
las páginas web. Se desarrollan como ejemplos y ejercicios proyectos reales
ejecutados siguiendo la metodología elaborada. Se brinda asesoría a distancia
con el apoyo del CD.
El sistema de cortes haciendo uso de los hitos, las líneas de progreso y la
vinculación en Excel, permiten desarrollar el análisis del comportamiento del
proyecto y tomar las decisiones en función del cumplimiento de los objetivos y la
satisfacción del cliente.
LA DIRECCIÓN INTEGRADA POR PROYECTOS ( PROJECT MANAGEMENT )
APOYADA POR LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMATICA Y LAS
COMUNICACIONES EN EL MARCO DEL PERFECCIONAMIENTO
EMPRESARIAL .
Presentación
El desarrollo acelerado de la Ciencia y la Técnica, la política de organización por
proyectos y el perfeccionamiento empresarial, crean la condiciones necesarias
para la aplicación de la Dirección Integrada de Proyectos (DIP) con el apoyo de las
Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (NTIC) con el
propósito de obtener los objetivos, acortando los plazos de tiempo, en el marco del
presupuesto y con la calidad requerida en los proyectos de inversiones.
Para lograr este propósito se hace necesario integrar en el proyecto la dirección
estratégica, la dirección de la calidad, los sistemas de costos avanzados, la
contabilidad y la logística, apoyados por las NTIC,
El trabajo permite con el uso de las NTIC y con un enfoque sistémico, establecer
un sistema de Dirección de Proyectos que permite su desarrollo desde su etapa
de Planificación y Programación hasta el Control de la Ejecución haciendo uso de
técnicas de pronósticos vinculando el Project y el Excel.
El trabajo desarrollado consiste en la elaboración de una metodología para la
organización y dirección de proyectos con el uso de sistemas informáticos
profesionales actualizados que permiten su aplicación en los sectores de la
economía nacional.
En la metodología propuesta se analiza la secuencia de ejecución para el diseño
de proyectos de organización y dirección, tomando como base el método de redes
y apoyado por los sistemas informáticos profesionales mas actualizados como el
Project 2 000 y los complementos del Office 2000. Se desarrolla la aplicación de
los algoritmos de optimización, evaluación de variantes y análisis de costo y
tiempo. Se obtiene el diagrama de barras y la curva de distribución de recursos en
función de la programación. En el proceso del control de ejecución, se desarrolla
la evaluación del proyecto o conjunto de proyectos, con técnicas de diagnóstico y
pronóstico que brindan los elementos necesarios para la toma de decisiones en el
marco de la DIP haciendo uso de las redes informáticas y el correo electrónico.
Para la definición del sistema informático a utilizar se partió del estudio de los
sistemas que en el ámbito internacional se utilizan en este campo como son el
Primavera, Champion, Superproject y el Project de Microsoft. La determinación de
la propuesta del uso del Project de Microsoft como sistema profesional para
adecuarlos a la metodología descrita se basó en dos aspectos fundamentales: El
primero en las posibilidades que brinda por su vinculación con el Word, Access y
Excel así como con el uso del correo electrónico por medio directo del Outlook que
potencian el sistema y en el segundo por la formación de los especialistas en los
cursos de posgrado, maestrías y diplomados que tienen como contenido una
formación básica inicial vinculada al conocimiento del Office de Microsoft en todos
estos cursos.
Este sistema permite la elaboración de proyectos, desde los muy simple hasta los
mas complejos con participación multidisciplinaria. El sistema dispone de una
ayuda que facilita su utilización.
En el proceso de planificación de los proyectos de una empresa haciendo uso de
la programación estructurada, los hitos y los subproyectos en los casos que así se
requiera, esta programación pasa a formar parte de una base de datos, haciendo
uso del correo electrónico en unos casos y en otros puede ser usado el disquete
como medio de actualización. Los almacenes de datos también pueden brindar
una buena solución.
El lazo de control de ejecución se repite tantas veces como hitos tenga la
programación estructurada.
El sistema estará depositado en un servidor donde cada director de proyecto
podrá inicialmente depositar su documentación y posteriormente la actualizará
desde el lugar de origen a través del correo electrónico, de acuerdo con los cortes
programados para informar del cumplimiento de los objetivos asociados a los
criterios de medida. La información es recibida por el administrador del servidor y
depositada en el mismo para facilitar a usuarios o partes interesadas su uso.
Tendrán acceso a la información los participantes del proyecto
independientemente del lugar donde se encuentren desarrollando su trabajo. La
continuidad del desarrollo del proyecto se garantiza independientemente de que
los interesados estén en diferentes lugares, zonas o paises siempre que las tareas
precedentes que terminan, depositen en el sistema la información de los
resultados necesarios para dar continuidad en el resto de las tareas.
La gerencia podrá entrar en el sistema e informarse de la situación que presentan
los proyectos y tareas en ejecución para evaluar el cumplimiento de los objetivos a
través del cumplimiento de los criterios de medida y analizar las posibles
soluciones a los problemas presentados, tomando como base la información del
sistema y haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
La dirección evaluará la propuesta y una vez aprobada se pasará a la siguiente
etapa. Para la etapa de cierre se procederá de igual forma.
En la etapa de diseño se evalúa, la programación en tiempo, con análisis de ruta
crítica donde sea imprescindible y los costos por tareas o etapas con su flujo de
caja. Para proyectos complejos, se insertan los problemas de calidad y logística en
las etapas de diseño y control de ejecución.
La etapa final de cierre del proyecto no será iniciada hasta tanto la dirección haya
evaluado y aprobado los resultados finales obtenidos y su correspondencia con los
objetivos del mismo y la satisfacción del cliente.
En las etapas de desarrollo del proyecto, la ejecución constituye una de las más
importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones
necesarias para lograr los objetivos del mismo en el menor plazo de tiempo
posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida.
Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una
buena programación, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la tarea de
dirección en la etapa de ejecución.
Durante el proceso de planificación se desarrolló la programación estructurada del
proyecto y sobre esta base se confeccionó el mapa informático con el objetivo de
facilitar la gestión del conocimiento del proyecto, concepto muy importante para
desarrollar un buen control de ejecución.
Para desarrollar un proceso eficiente es necesario disponer de una programación
estructurada con puntos de corte, un sistema de información actualizado capaz de
garantizar un análisis de la información, donde se selecciona la misma, de
acuerdo con el nivel de la estructura correspondiente, con el objetivo de
desarrollar un sistema de control eficiente en el que se realiza una evaluación del
proyecto en el corte I, se elabora un pronóstico con metas factibles de alcanzar en
el próximo corte y se toman las decisiones oportunas, sobre la base de la
caracterización del comportamiento del proyecto.
Para lograr el éxito de la ejecución es necesario desarrollar un trabajo de dirección
en equipo donde el papel del gerente como líder es decisivo.
En la programación, se realizan los cortes I de acuerdo con la estrategia seguida,
la información se organiza en almacenes de datos, tablas gráficos y evaluaciones
entre otros, se analiza la información y se agrupa en función de los intereses de
las partes interesadas con vista a que puedan realizar el control de ejecución de
proyectos, se valoran los resultados de la evaluación de los criterios de medida,
los controles anteriores, el control con análisis de variantes para el ajuste
asociados al costo, la logística, el tiempo y la calidad para finalmente tomar las
decisiones, realizar pronósticos y proceder al ajuste y actualización del sistema.
El esquema representa a grandes rasgos los pasos mas importantes en el control
de ejecución.
Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior
En el proceso de ejecución el concepto de mapa informático facilita la
interpretación grafica de los controles por cortes que se ejecutan en el sistema.
Definida la fecha de corte I , la línea de progreso y el seguimiento se dispone de la
información que corresponde al avance físico real del proyecto y los costos para
esta fecha.
En el corte anterior I 1 se detectaron las tareas con dificultades y se fijaron las
metas a lograr para este corte con las acciones necesarias tanto por parte del
director del proyecto como por la gerencia de la empresa.
Este análisis es válido también para precisar el control entre el director del
proyecto y los jefes de tareas resumen.
Con la información y análisis del presente corte I y el anterior I 1 es posible
organizar la información para realizar el control del proyecto.
El uso de los servidores y las páginas web son medios que facilitan la información
y las comunicaciones entre los cortes programados para el control de ejecución de
proyectos.
Estos cortes estarán espaciados adecuadamente según los puntos críticos de
control que tiene el proyecto, pero en el intervalo se presentan dificultades que
deben ser atendidas oportunamente bajo las proyecciones de trabajo dadas en el
corte anterior. El trabajo dinámico del equipo entre los cortes programados,
garantiza una adecuada dirección dentro de los criterios definidos en los mismos.
Es necesario balancear el uso de los estratégico en los cortes, lo táctico en los
cortes y lo operativo.
La caracterización de los problemas con el análisis de la información requerida
permiten hacer un diagnóstico con el objetivo de realizar un control de ejecución
del proyecto y evaluar el desempeño en los distintos niveles de la estructura.
Uso de las redes informáticas en el trabajo en equipo
En el proceso de integración del proyecto se define su estructura, grupo de trabajo
inicial, los métodos de comunicación, sistemas de control y medios de trabajo. En
el proceso de trabajo en la medida en que el director perfecciona sus relaciones, el
grupo pasa a trabajar como un equipo integrado en el que las caracterizaciones de
los problemas, el diagnostico, las evaluaciones y propuestas de decisiones se
implementan de forma eficaz.
El equipo de trabajo evalúa opciones acerca del método de mensajería que es
posible utilizar para comunicarse con sus integrantes de acuerdo con los medios
disponibles. Las opciones pueden ser:
oInformes orales.
oInformes escritos.
oDisquetes.
oUso de redes electrónicas.
oCorreo electrónico
oServidores.
oCorreo electrónico y Web.
Las técnicas de comunicaciones y las redes informáticas bien utilizadas evitan el
papeleo y las reuniones superfluas.
La estructura funcional controla los objetivos parciales que le corresponde ejecutar
según la programación asociada a los recursos humanos y materiales, deposita la
información en la red y el director del proyecto se apoya en la misma para el
análisis y evaluación de los problemas con el objetivos de tomar las decisiones
correspondientes.
Los informes escritos y el papeleo entorpecen el trabajo fundamental del director
del proyecto. El sistema de control y las propuestas de toma de decisiones y
ajustes, pueden ser depositadas en la red para el uso de la alta gerencia. El uso
de las NTIC facilita el trabajo de los directores de proyecto.
Los controles son sistemáticos y se planifican de acuerdo con los puntos críticos
del proyecto materializados en hitos y cortes, en los que se conjugan el control del
costo, tiempo, calidad y la logística.
El sistema debe garantizar la información necesaria a los integrantes del
equipo de trabajo, los ajustes realizados y las metas a alcanzar en el próximo
corte. Este proceso se realiza, en los casos que sea posible, haciendo uso
de la red informática y la pirámide de dirección de acuerdo con la matriz de
responsabilidades definida para el proyecto.
En este proceso el correo electrónico puede ser usado con grandes ventajas. Los
ajustes del sistema deben ser enviados a los integrantes del equipo de trabajo
para garantizar un buen cumplimiento de las metas en el próximo corte.
Para los recursos asignados al proyecto, se configura el sistema, haciéndoles
llegar la información que necesitan para dirigir su trabajo.
El siguiente grafico representa la forma de enviar el proyecto completo o parte de
él a través del correo electrónico.
La lista de direcciones se conforma de acuerdo con las necesidades de
información del proyecto.
El sistema informático, una vez configurado el Project con el Outlook, permite
hacer uso del correo electrónico enviando el proyecto como un modulo con los
ajustes correspondientes. Para facilitar la comprensión y caracterización de los
problemas pueden asociarse a las tareas los gráficos, fotos digitales o esquemas
en power point que sean necesarios. Es posible también vincular la tarea con un
informe en word que explique en detalle la caracterización del problema, las
afectaciones y las posibles decisiones finales. Esto permite disponer de la
información actualizada de los proyectos facilitando el análisis y la toma de
decisiones.
A las partes interesadas se les puede seleccionar la información de su interés y
enviarles a través del correo electrónico la misma.
El correo electrónico será también empleado en el trabajo del equipo de dirección
a través de la transferencia de información entre las partes interesadas en los
proyectos. Pueden ser enviados diagramas de barras con la programación, tablas
y gráficos representativos del avance del proyecto, curvas de costo y tiempo
planificadas con su cumplimiento y otras muchas mas en dependencia de las
características del proyecto y las necesidades de información de la gerencia. Las
páginas web son una herramienta muy empleada por las facilidades que brindan
para la interpretación de los resultados en gráficos y tablas.
La generalización del trabajo hasta el momento ha sido posible a partir de la
Asesoría se ha basado fundamentalmente en la estrategia de considerar entonces
dentro del resultado de la aplicación, la formación de especialistas a través de
entrenamientos en el puesto de trabajo con el uso de la información soportada en
forma de hipertexto en word con vinculaciones al Excel, Project, Access y Power
Point con ejemplos resueltos e interacciones que facilitan su aplicación.
La creciente demanda de la aplicación del resultado y el análisis de la necesidad
de extender este resultado a los diferentes especialistas ha propiciado que se
encuentre ya en preparación un curso a distancia sobre esta temática tanto para
garantizar la formación de los especialistas en posgrado como para garantizar la
generalización del resultado aplicado a las empresas productivas y de servicios.
La Introducción y prueba de aplicación se desarrolló a través de la maestría donde
en su evaluación se presentó la aplicación de la metodología a un proyecto real.
Resultó interesante entonces la dirección del proyecto y su desarrollo por los
estudiantes a través de la intranet del ISPJAE con el uso de hipertextos y la
evaluación a través del uso de buzones o por correo electrónico, garantizando la
comunicación estudiante profesor con el empleo del proyecto como un modulo que
se integra en el sistema informático.
Conclusiones.
En el contenido del trabajo se brinda una síntesis de la metodología empleada
para la elaboración de los proyectos de inversiones y se destaca el uso de las
herramientas informáticas para dar solución a los problemas profesionales
tomando como base en el análisis de sistemas el Project 2 000 y sus
complementos del OFFICE 2 000.
La etapa de control de ejecución de proyectos es la mas compleja del proceso y
debe ser abordada con puntos de corte en función del cumplimiento de los
objetivos parciales, representados en la programación estructurada por los hitos
donde se reflejan los criterios de medida asociados al control del costo, el tiempo,
la calidad y la logística.
La complejidad de los proyectos, la participación multidisciplinaria y la incidencia
de varias instituciones en función de la solución de un problema abordado a ciclo
completo, requiere del uso de sistemas informáticos flexibles de uso común y de
fácil acceso a los especialistas.
Las facilidades que brinda el sistema de enviar a través del correo electrónico todo
el proyecto o una parte del mismo como un módulo a los interesados para que
analicen la parte que les corresponde y tomar las medidas pertinentes para
acometer las tareas que le competen, de acuerdo con los resultados obtenidos por
los antecesores, permite desarrollar el trabajo conjunto y las valoraciones
integrales que garantizan una dirección eficaz del proyecto desarrollando la
creatividad y la innovación con participación activa del equipo de dirección,
permitiendo la racionalización de los informes y reuniones superfluas que generan
pérdidas de tiempo innecesarias.
La combinación del control del tiempo y el costo, el empleo de un sistema de
costos eficiente que le permite evaluar alternativas hacer uso del flujo de caja y
desarrollar los conceptos de gerencia de proyectos acorde con las exigencias
actuales del entorno garantiza el éxito del proyecto.
El uso del hipertexto en la red informática para el análisis y solución de los
problemas durante la ejecución del proyecto, la aplicación del Project, Excel,
Access y Word, el envío del proyecto a través del e-mail al buzón del profesor para
su revisión y su retorno para su ajuste, desarrolla en el especialista las habilidades
en el uso de las NTIC. El desarrollo de las habilidades en las NTIC permiten su
actualización permanente a distancia.
Tomando como base la información en los cortes, las evaluaciones con las
decisiones tomadas, las características del próximo intervalo de corte y el conjunto
de índices e indicadores representativos de la caracterización del proyecto, es
posible evaluar el comportamiento del proyecto y las decisiones necesarias para
garantizar su desarrollo a partir de la elaboración de un pronóstico sobre bases
objetivas que caractericen el mismo.
La metodología garantiza un sistema único de documentación de proyectos sobre
una base informática de fácil acceso a los integrantes del proceso inversionista,
garantizando la comunicación entre los participantes y la interpretación de los
resultados en los cortes programados en el sistema.
- Bibliografía.
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(6) Poulymenakou, Angeliki. An introduction to project management. London,
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Kingdom. Minbas. 1997.
Autores
Dr. Ing. MSc. Roberto Delgado Victore.
Dr. en Ciencias Técnicas. Profesor Titular. Especialista en Diseño y Control de
Proyectos de Ingeniería y Arquitectura. Profesor de Organización y Dirección de
Proyectos de Ingeniería. Asesor del Ministerio de Educación Superior para la
Dirección de Proyectos de Ciencia y Técnica. Graduado en la Universidad de la
Habana en 1968. Ha participado en cursos y proyectos internacionales en
Alemania, Italia, Bélgica, Honduras y España entre otros. Cuenta con numerosas
publicaciones y libros.
Lic. María Antonia Vérez García.
Directora de Contabilidad. Profesora Asistente.
Graduada en 1978 en la Universidad de la Habana en Licenciatura en Control
Económico. Ha participado en cursos y eventos internacionales en España y
Alemania.

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Delgado Victore Roberto. (2003, octubre 29). La dirección integrada por proyectos y las tecnologías de información. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/la-direccion-integrada-por-proyectos-y-las-tecnologias-de-informacion/
Delgado Victore, Roberto. "La dirección integrada por proyectos y las tecnologías de información". GestioPolis. 29 octubre 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/la-direccion-integrada-por-proyectos-y-las-tecnologias-de-informacion/>.
Delgado Victore, Roberto. "La dirección integrada por proyectos y las tecnologías de información". GestioPolis. octubre 29, 2003. Consultado el 17 de Febrero de 2018. https://www.gestiopolis.com/la-direccion-integrada-por-proyectos-y-las-tecnologias-de-informacion/.
Delgado Victore, Roberto. La dirección integrada por proyectos y las tecnologías de información [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/la-direccion-integrada-por-proyectos-y-las-tecnologias-de-informacion/> [Citado el 17 de Febrero de 2018].
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