Introducción
El siguiente artículo trata sobre el manejo y funcionamiento de BI, los beneficios de emplear este tipo de tecnologías en la empresa.
Los riesgos que las empresas corren al no tener un uso adecuado de la tecnología de BI.
Conoceremos los producto y servicios que maneja BI, y como se desenvuelven la tecnología de inteligencia de negocios en los diferentes niveles de la pirámide organizacional.
Inteligencia de negocios
Historia del Business Intelligence
Anteriormente las organizaciones se apoyaban del departamento de sistemas de información para que generaran los reportes estándar y personalizados, esto sucedía cuando se trabajaba con mainframes (computadoras centrales eran grandes, potentes y costosas, estas computadoras eran usadas por grandes corporativos con una base de datos bastante grande y compleja tal es el caso de los bancos, que utilizaban éste tipo de máquinas para procesar las transacciones bancarias). Y minicomputadoras (denominados así a los pequeños sistemas monousuarios. Éste termino se popularizó a mediados de los 60´s y tenían 2 funciones básicas: uso de circuitos integrados y mayor disponibilidad de recursos en la memoria RAM).
En su mayoría los usuarios no tenían acceso directo con las computadoras, esto comenzó a cambiar y dio un giro inesperado en los años 70´s, cuando se dio el bum de las computadoras y se convirtieron en la moda.
Este tipo de computadoras eran utilizadas por los negocios para realizar las transacciones y el número de reportes era limitado y predeterminado por éste tipo de dispositivos. Los sistemas de información eran saturados por lo que tenían que esperar para la recepción de reportes que tardaban días, incluso semas esto sucedía si requerían de reportes personalizados que no estaban dentro de los estándares disponibles.
Con el paso del tiempo se desarrollaron sistemas de información ejecutiva, para crear éste tipo de sistemas se modificaron los sistemas tradicionales para cubrir las necesidades y apoyar las actividades y funciones de los ejecutivos y administradores.
Con la entrada de las computadoras y conexiones en red, las herramientas de BI fueron retroalimentadas de tecnología con la finalidad de crear sus rutinas básicas y reportes personalizados.
La siguiente figura muestra la breve historia de cómo fue evolucionando lo que ahora conocemos como Businnes Intelligence u organizaciones inteligentes. De igual manera se presenta el desarrollo de las aplicables en la toma de decisiones.
En 1965 se apoyó la decisión tradicional que consistía en reportes generados de un estándar.
En 1975 se tomó en consideración la integración del cliente para la toma de decisiones, es decir se comenzó a incursionar en datos cuantitativos y cualitativos.
Para 1985 la base de datos se amplió de manera considerable y podía ser utilizada la información de uso doméstico.
En el año de 1995 los data Werehousing (almacén de datos) era utilizado por las corporaciones, ya que manejaba grandes cantidades de datos y podían ingresar datos nuevos con un tiempo de espera de cero. Y el acceso a la información podía ser analizada en tiempo real y al mismo tiempo recibir modificaciones sin necesidad de esperar tiempo para que los cambios se realicen. Los reportes ya eran totalmente personalizados y agilizó la toma de decisiones, pues eran generados con los datos vigentes hasta el momento.
Características principales de éste tipo de sistemas y como ayuda a la toma de decisiones:
- Colección de datos
- Integrado
- Variable en el tiempo
- Mantiene un expediente completo de la organización: transaccional y operacional.
- Favorece el análisis y divulgación eficiente de datos.
En el año 2000 la aplicación del software era CRM (customer relationship management) posee diferentes significados
En La administración basada en la relación con los clientes
Modelo de gestión de toda la organización se basaba en la orientación al cliente/mercados, se relaciona con el marketing directo de base de datos.
Software para la administración de la relación con los clientes.
Es la combinación de datawarehouse, la información de la gestión de ventas y la relación de los clientes con la empresa.
Y finalmente en el 2005 nace el término de business Intelligence, tema que será visto de talladamente en éste artículo.
Antecedentes de la Inteligencia de negocios
Se le conoce como inteligencia de negocios o business Intelligence, es el conjunto de productos y servicios que permite que los usuarios puedan acceder y analizar de forma rápida y sencilla, a la información para su adecuada toma de decisiones a nivel operativo, táctico y estratégico como a continuación se presenta
El término Business Intelligence (Inteligencia de Negocios) hizo su aparición en 1996 cuando un reporte de Gartner Group (empresa pública estadounidense, se dedica a la investigación tecnológica, consultoría y análisis de negocios) dijo textualmente lo siguiente:
“Para el año 2000, la Democracia de la Información emergerá en las empresas de vanguardia, con las aplicaciones de Inteligencia de Negocios ampliamente disponibles a nivel de empleados, consultores, clientes, proveedores y el público en general. La clave para surgir en un mercado competitivo es mantenerse delante de sus competidores. Se requiere mas que intuición para tomar decisiones correctas basadas en información exacta y actualizada. Las herramientas de reporte, consulta y análisis de datos pueden ayudar a los usuarios de negocios a navegar a través de un mar de información para sintetizar la información valiosa que en él se encuentra – hoy en día esta categoría de herramientas se les llama «Inteligencia de Negocios” (13Oc46)
Definición de Business intelligence
La aplicación de Bi, son herramientas que da soporte a las decisiones en tiempo real, tienen accesos interactivos, análisis y permite manipular la información crítica para la empresa.
Éstas aplicaciones, permite a los usuarios, identificar oportunidades y detectar los problemas de la empresa, antes de que crezcan y se vuelvan poco manejables.
Los usuarios acceden y apalancar gran cantidad de datos de almacenamiento, analiza sus relaciones y entiende e interpreta las tendencias que apoya la toma de decisiones.
Éstas herramientas ahorran tiempo y evitan la mala interpretación de los datos y refuerza los puntos clave con información concisa y específica
Evita la acumulación de información que en ocasiones es impreciso leer o usar. Los principios de la inteligencia de negocios son:
- Toma de decisiones
- Explotación de la información
- Enfoque al usuario
Inteligencia de negocios a nivel operativo, táctico y estratégico
Se le conoce como inteligencia de negocios o business Intelligence, al conjunto de productos y servicios que permite que los usuarios puedan acceder y analizar de forma rápida y sencilla, a la información para su adecuada toma de decisiones a nivel operativo, táctico y estratégico como a continuación se presenta
Nivel operativo
La inteligencia de los negocios permite a los colaboradores de éste nivel que en su rutina diaria manejan información, la reciban de una manera oportuna, exacta y adecuada.
El nivel de operativo manejan principalmente herramientas de reportes u hojas de cálculo con formatos fijos que está en constante actualización.
Pongamos el ejemplo de un supervisor de ventas cuya principal apoyo para realizar satisfactoriamente su trabajo es una hoja de cálculo, para que monitoree que se cumplan las cuotas de ventas de los vendedores que están a su cargo, una delas columnas tendría información fija (cuota de ventas) y la siguiente columna donde se anoten los datos diarios de ventas ( en términos monetario) de cada uno de sus vendedores y con éstos datos puede realizar un análisis y tomar decisiones respecto a las metas que cumple cada trabajador o en su caso sus deficiencias.
Herramientas a nivel operativo de BI
Matrix
Es una plataforma de infraestructura convergente del sector, lo que significa que es una nube virtual, que se relaciona con el almacenamiento de datos para entregar la mejor solución integral.
Se adapta a las demandas de las empresas dinámicas y modifica infraestructuras complejas en minutos y no en meses, como ocurre en la vida real. Y entrega soluciones de los análisis que se solicita al programa.
Características del programa
Matrix es una herramienta que satisface las necesidades de Inteligencia de Negocios a nivel operativo.
Inteligencia de Negocios a Nivel Táctico
Éste nivel permite analizar los datos a nivel medio , permite analizar y consultar información mediante la utilización de software, sin intervención de terceros.
Ejemplo.
Su pongamos que aun gerente le llega un reporte impreso, o pre impreso, donde indica que las ventas en algún producto o servicio se han elevado considerablemente. Una herramienta de nombre Funcion@, crea una análisis que marca las tendencias y variables del posible incremento.
Se da cuenta el gerente que el incremento de la demanda se debe a: nuevos productos, clientes o estrategias promocionales.
Con ésta herramienta de igual manera se puede determinar si es cíclico (y que ocurre en un periodo definido y su tendencia incrementa en una época o tiempo determinado), determina si éstos incrementos son normales o anormales.
El gerente puede dictar estrategias para aumentar el impacto positivo o minimizarlo en caso que sea negativo.
En el siguiente apartado se muestra como la herramienta de Deinsa Funcion sirve de apoyo para el nivel táctico en las empresas BI.
Herramienta a nivel táctica de BI.
Deinsa Funcion
Ésta herramienta es muy importante desde el punto de gerencial, es de gran ayuda para las siguientes áreas: finanzas, auditoría, tesorería, planificación, entre otras.
Esta herramienta nos ahorra tiempo en cuanto la elaboración y generación de un reporte como un estado financiero, y permite dedicar más tiempo a su análisis.
A continuación se detalla la ficha técnica de para esta herramienta de BI.
Sus características principales son:
Ficha técnica del programa:
Inteligencia de Negocios a Nivel Estratégico
Permite monitorear y analizar las tendencias, patrones, metas y objetivos estratégicos de la alta dirección.
Un ejemplo de IN en éste nivel está constituido por: Balanced Scorecard (término introducido por Robert Kaplan y David Norton.
¿Qué es Balanced Scorecard?
O también conocido como cuadro de mando integral, es un esquema con múltiples dimensiones para describir, implementar y administrar una estrategia en cualquier nivel, mediante la relación de objetivos, iniciativas y mediciones a las estrategias organizacionales. Conducen a la empresa a estrategias definidas que se convierten en planes de acción.
Tiene concordancia con normas internacionales.
Herramienta de BI aplicado al nivel estratégico.
Delphos, permite implementar demanera clara y concisa el Balanced Scorecard, Administra las organizaciones en sus puntos clave, indicadores, metas y objetivos,
de una forma integral, que trabaja coherentemente con la estrategia de la organización.
Este sistema manda alertas y envía correos electrónicos de forma automática para que todos los destinatarios designados para recibir la información y estén esterados sobre la problemática y el mensaje llegará de forma automatizada aquella persona con las habilidades y conocimientos listos para darle una solución.
A continuación se muestra la ficha técnica de Delphos.
Importancia de BI en las organizaciones
La toma de decisiones es ineficiente si la entrada de datos es capturada de forma ineficiente, por lo que con frecuencia el análisis de la información es tan basta que la solución puede llegar muy lenta o incluso fuera de tiempo. Es por eso que la importancia de manejar BI es crucial, para el éxito o fracaso de una empresa con datos considerablemente altos y variables.
Las tecnologías de BI buscas incrementar la eficiencia organizacional y su efectividad, agilizando el flujo de datos dentro de la organización.
Existen otros datos dentro de los Bi, que incluso redefinen los procesos ya existentes po unos nuevos, que eliminan pasos o en su caso crean nuevas capacidades.
Éste nuevo enfoque aceleró el crecimiento de las tecnologías y las herramientas de software se incrementaron un 7.7 % en el 2004.
Los proveedores con mayor aceptación en el mercado global de acuerdo a estudios realizados por el grupo Gartner son:
Tecnologías de BI
Las compañías han descubierto nuevas maneras de usar los datos para poyar la toma de decisiones, principalmente durante el periodo formativos de las organizaciones. Están interesados en conseguir la optimización de procesos y para realizar reportes en el nivel operativo.
Los 5 estilos de BI
Los vendedores de Bi. Han construido nichos de software que se concentran en 5 estilos de BI:
Reporte empresarial.
Los reportes escritos son usados para generar reportes estáticos altamente formateados destinados a su distribución con mucha gente.
Cubos de análisis. De negocios.
Provee de capacidades analíticas a los administradores
Vistas Ad Hoc Query y análisis.
Herramientas OLAP permite a los expertos en el área visualizar la base de datos y analizar la respuesta para ser presentada en información transaccional de bajo nivel.
Data mining y análisis estadísticos.
Éstas herramientas son utilizadas para prevenir o descubrir las relaciones causa – efecto entre dos parámetros. Entrega de reportes y alertas.
Las áreas de distribución son empleados para enviar reportes completo o avisis a un número grande de usuarios, se basan en suscripciones o fechas de calendario ( ejemplo Liverpool, Telmex, aparecen notas de atraso de pago, fecha límite para realizar el pago entre otros.
Hasta este punto, las grandes empresas han tenido que comprar diferentes conjuntos de herramientas de BI a distintos vendedores, con cada herramienta dirigida a una nueva aplicación de BI y cada una de ellas dando al usuario funcionalidad en solo uno de los estilos de BI.
Se da lugar a dos dimensiones, el eje vertical muestra la sofisticación e interacción con el proceso analíticos y mientras que la horizontal, solo se representa la escala.
Localizar los 5 estilos de BI dentro del cuadrante.
La siguiente nos muestra las tecnologías más usadas para business Intelligence.
Desafíos críticos para el éxito de BI
Como toda tecnología tiene sus fallas si no se usa de forma adecuada, a continuación mencionaremos las posibles casusas por las cuales un Bi, puede fallar, y los 10 grandes desafíos que tienen las empresas que enfrentar para poder tener éxito en la inteligencia de negocios.
Las empresas fallan principalmente porque ven la solución de problemas como soluciones aisladas por departamento y no como u mismo sistema.
Falta de compromiso de los niveles organizacionales
Poca disponibilidad por parte de los elementos que representan los negocios. No hay suficiente personal disponible o con las habilidades requeridas. Desconocimiento o mala interpretación del software de BI.
Su estructura de trabajo no está debidamente detallada.
No existen antecedentes de análisis o sus procesos no están debidamente estandarizados.
Desconocen el impacto que la mala interpretación de los datos, escasa información o la sobreinformación pueden ocasionar a la empresa y poner en riesgo la rentabilidad del negocio.
Desconocen la importancia y necesidad de una base de datos.
Confían de más en métodos o herramientas no alineados a los objetivos y metas institucionales.
Riesgos de BI
Si se tienen las herramientas adecuadas con el personal inadecuado y/o poco capacitado, la empresa corre el riesgo de quebrar por el mal uso que se le da a la tecnología.
Se vean opacados los resultados obtenidos por el desempeño financiero.
Se trabaja con una relación escasa con los proveedores y se pierden los beneficios de trabajar con ellos y con otros socios de negocios.
La tecnología evoluciona rápidamente, todas ellas al introducirse en la empresa corren un riesgo de no ser manejadas adecuadamente y en su totalidad, hata que son comprendidas y dominadas.
Un riesgo importante es la habilidad de los vendedores para cumplir y plasmar su viabilidad.
Acceso erróneo de los datos.
Que la empresa tenga múltiples herramientas de BI, con datos poco claro y metas incompatibles con la organización. Induce a tener diferentes conclusiones de los mimos datos.
Cuadrantes mágicos de Business intelligence Empresarial
Es una herramienta analítica que fue creada y promovida por la empresa Gartner
La cual es una representación gráfica del mercado compartido de un tiempo determinado.
Estos cuadrantes mágicos ayudan a las empresas a identificar y poder diferencias a los proveedores de servicios en el campo de las tecnologías de información.
De acuerdo a lo definido por Gartner, los líderes son aquellos fabricantes que tienen una visión clara de la dirección del mercado y que desarrollan competencias para mantener su posición actual.
Éstos cuadrantes fueron actualizados en noviembre del 2004, con referencias de las plataformas de BI.
Cuadrante mágico de las plataformas de BI Fuente: Gartner Research (Noviembre 2004)
Estos cuadrantes mágicos deben ser considerados como una herramienta y no como una guía.
Que se puede hacer con el BI
Generar reportes globales o por secciones
Crear base de datos de clientes
Se pueden crear escenario en torno a una decisión y hacer pronósticos de ventas y/o devoluciones
Compartir información entre departamentos
Crear escenarios con respecto a una decisión – hacer pronósticos de ventas y devoluciones – compartir información entre departamentos
Análisis multidimensionales
Generar y procesar datos
Cambiar, modificar o alterar la estructura de toma de decisiones
Mejorar el servicio al cliente
(Ricardo Sánchez Montoya , 2003)
Uso de Bi en los diferentes departamentos
Son muchas las ventajas que representa el BI y que conjunta personas y tecnología para la solución de problemas
Las áreas o campos de acción son:
Ventas
Detección de clientes, análisis de Productos, ventas, líneas, mercados, pronósticos e incluso se pueden realizar proyecciones.
Marketing
Segmentación y análisis de clientes, tendencias
Finanzas
Análisis de gastos, razones financiera y cartera vencida
Producción
Parámetros y análisis de productividad, desperdicios, calidad, rotación de inventarios.
Distribución de productos
Motivos por los que se pierden pedidos. (Ricardo Sánchez Montoya , 2003)
Componentes de Business Intelligence
Los componentes de BI son:
1. Multidimensionalidad
La información proviene de diversas fuentes tales como: hojas de cálculo, bases de datos, ya que la herramienta debe poder reunir información completa aunque se encuentre separadas para resumirla y tenga un alcance de análisis profundo, con bases sólidas y datos actualizados
2. Data Mining
Hace una adecuada clasificación de acuerdo a las actividades competentes y observar tendencias nuevas, comportamientos o cambios
3. Agentes:
Los software analizan los datos sin necesidad del raciocinio de las personas, pues están programadas para interpretar datos.
4. Data Warehouse:
Como respuesta de las TIC´S para descentralizar la toma de decisiones, colocando esta en las áreas necesarias de la información y para quienes toman decisiones, buscan y analizan
Etapas para implementación de Aplicaciones BI
Para que BI apoye la toma de decisiones los datos deben ser los correctos y deben ser interpretados adecuadamente.
El proceso de BI:
Fase 1 – Dirigir y Planear
Es definir lo requerimientos para el manejo de la empresa, mediante un grupo de analistas, se formulan preguntas e hipótesis para alcanzar el objetivo y cubrir las necesidades.
Fase 2 – Recolección de Información:
Se debe identificar la información en base de datos, sin importar que provienen de un sistema independiente, con la finalidad de obtener los resultados esperados.
Fase 3 – Procesamientos de Datos:
Se deben integrar los datos en un mismo formato para que puedan ser analizados. Los datos de la etapa 3 son interpretados y procesados.
Fase 4- Análisis y Producción:
Se crean reportes personalizados, que trazarán los cursos de acción a seguir, y proporciona datos o indicadores relevantes para la toma de decisiones.
Fase 5- Difusión:
Se generan los reportes personalizados y esperados, para su interpretación y se tracen los cursos de acción y se gestionen.
Tipos de productos y software de BI
A continuación se presentarán los productos y software de operación de mayor concurrencia en el mercado mundial. Dan soluciones rápidas y se ajustan a las necesidades de los negocios,
SAGENT SOLUTION PLATTFORM:
La función de este sistema integrado es extraer, transformar, mueve, distribuye y presenta la información clave para la toma de decisiones organizacionales en el entorno en el que se desenvuelven. MICROSTRATEGY: otorga soluciones a clientes de cualquier giro empresarial y/o área funcional con la finalidad de ayudarlos a la obtención de un mayor conocimiento sobre la información que la empresa maneja.
SINESS OBJECTS crea informes. COGNOS proporciona a los usuarios el poder acceder de forma sencilla a los datos, analizar la información almacenada y
Su función es analizar datos y tomar de decisiones. Cuenta con una herramienta especial para modelación, proporciona pronósticos y se pueden manejar simulaciones de negocios. BITAM/ARTUS BUSINESS INTELLIGENCE SUITE:
Herramienta capaz de agrupar la información y utilizarla como un activo que ayudará a la empresa a identificar las oportunidades de negocio, optimizar las áreas de finanzas, clientes, procesos internos, aprendizaje e innovación. ORACLEI APPLICATION SERVER:
Permite acceder, analizar y compartir la información y tomar decisiones precisas, basadas en datos en forma rápida y concisa.
(Ricardo Sánchez Montoya , 2003)
Conclusiones
La inteligencia de los negocios es utilizada por un gran número de empresas a nivel mundial.
Son tecnologías vitales para muchas empresas que manejan datos tan complejos y dinámicos que sería inexacto e incluso riesgoso trabajar manualmente. A de más que una de sus ventajas es que disminuye el tiempo de elaboración, para que la alta gerencia, tenga el tiempo necesario para analizarlas.
Los productos de BI, son muy similares, sin embargo se seleccionan en base a las necesidades de cada empresa.
Propuesta de tesis
Implementación de cursos de acción y desarrollo de las etapas de BI, en el ingenio el potrerillo.
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