Información difusa y necesidad de información clara

INTRODUCCIÓN

Es bien sabido que una empresa es una organización. Y que a su vez las organizaciones son un conjunto de distintos factores que se unen con el fin de lograr diversas actividades siempre teniendo en cuenta el orden y trabajo. Sin embargo para poder desempeñar algunas actividades dentro de las organizaciones, estas mismas se ven en la necesidad de investigar algún factor de interés o hasta pueden llegar a generar algún nuevo tipo de conocimiento, y es por ello que se debe de realizar las tareas de búsqueda de información.

Así mismo cuando nosotros personalmente nos vemos en la tarea de explorar lo que es cierta organización, tenemos que asegurarnos que lo que estamos hallando con nuestros métodos de investigación es lo más claro y acercado posible a la realidad, ya que de no hacerlo se corre el riesgo de que nuestra información obtenida sea errónea.

Regresando a lo que son las organizaciones, estas se sabe bien que tienen la necesidad de información en todo momento ya que necesitan comprender el medio que las rodea y de ser así poder detectar oportunidades que se presenten para llegar a tener una ventaja competitiva ante las demás empresas que tengan el mismo giro.

Es así como en ocasiones se llega a caer en encontrar información que no es muy conveniente o que de alguna manera no es clara para las necesidades de la organización en cuestión y es así como llegamos a la información difusa y su vez el hallar este tipo de información puede representar una barrera o trabe para el logro de los objetivos de una organización.

INFORMACIÓN DIFUSA

Antes de poder interpretar lo que es la información difusa, se debe entender de la mejor manera que es la información y que es lo que comprende este concepto, que aunque creemos conocerlo a profundidad, veremos que no es así.

Información. “está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.” (definicion.de, S.F.)

Como se pudo ver en la definición anterior, la información es un conjunto de datos supuestamente ya revisados, sin embargo, en muchas ocasiones la información es de dudosa procedencia, por ello se debe de mecanizar muy bien en la búsqueda de información.

Una vez que la información ya ha sido adquirida por el interesado, se procede a realizar un análisis de dicha información, con lo cual la persona interesada podrá establecer algún proceso de toma de decisiones de acuerdo al conocimiento que ha podido adquirir por la información ya recopilada.

A continuación se muestra un diagrama por el cual una persona u organización puede obtener conocimiento por medio de datos.

Fig. 1.1 Adquisición de conocimiento

Como se pudo apreciar en la figura anterior, el proceso para poder adquirir conocimiento comienza por la obtención de distintos datos que sean de interés para la persona u organización. Continuamente viene el procesamiento de los datos obtenidos realizando un estudio de lo obtenido. Después de haber procesado los datos obtenidos se pueden sacar conclusiones y obtener información útil. Por último se procede a estudiar la información obtenida mediante los pasos anteriores y así se puede obtener algún tipo de conocimiento.

Ahora bien, una vez que ya se ha entendido a grandes rasgos lo que es y lo que comprende el concepto de información, continuemos con el concepto de “difusa”.

Difusa. “Impreciso, borroso, poco claro” (www.wordreference.com, 2005). Como se puede observar la definición antes mencionada de difusa hace referencia a que algo no es bien conocido o que se puede decir que está incompleto o que no es nada claro, es por ellos que las organizaciones deben de evitar que la información que buscan sea de esta manera.

Una vez entendido los conceptos de información y de difusa se puede obtener una definición conjunta para el término información difusa, es un conjunto de datos bien organizados los cuales no son claros o precisos del todo.

Es por lo anterior que el correcto manejo e información dentro de una empresa podrá dar mejores esperanzas a la organización de tener éxito en el futuro y poder tener algún tipo de ventaja ante la competencia.

La información que obtienen las organizaciones debe de cumplir con ciertas características las cuales se enuncian a continuación.

  • La información obtenida por las organizaciones debe cumplir con la función principal por la cual se hace la búsqueda de la misma, la cual es la de aportar nuevo conocimiento a las personas y a la organización en general para que así se pueda reducir la incertidumbre y la ignorancia de las partes interesadas. Es en este caso que la utilidad que tiene la información para la organización puede ser medida de acuerdo a la ayuda que aporta a los individuos para que estos puedan realizar un correcto proceso de toma de decisiones para los fines y objetivos que convengan a la organización.
  • Además la información que obtengan las empresas debe de generar un cierto margen de competitividad, ya que las capacidades con las que cuenta una empresa para crear productos no sólo depende del mercado externo, de los gustos de los clientes y de las demandas que se tengan, sino que también es importante conocer la información que proviene del ambiente externo de la organización.

Incluso para mejorar la competitividad de una organización es indispensable obtener información antes que las empresas con las cuales se tiene un cierto punto de competencia ya sea de forma directa o indirecta.

Ahora bien, la información que resulte difusa después de algún tipo de investigación con la cual una empresa busque un beneficio o conocimiento, debe ser manejada de una manera diferente a otros tipos de información que resulta rica o completa.

A continuación se muestra el proceso de manejo de información difusa:

Fig. 1.2 Proceso del manejo de la información difusa (Osorio Cortés, 2013)

Este proceso que se menciona para poder tratar la información difusa que se pueda obtener mediante un proceso de investigación se debe de establecer desde la alta gerencia de las organizaciones, ya que es ahí donde nacen las necesidades de información y de conocimiento, dichas necesidades nacen del cubrir algún interés o meta.

NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Dentro del ciclo de los sistemas de información, existe un proceso que se denomina “análisis de las necesidades de información”. Estas necesidades de información son “investigaciones capaces de proporcionar información relevante para llevar a cabo una adecuada planificación del sistema de información”. (Castillo, 2004)

Ahora bien la información que se necesite puede obtenerse de distintas fuentes y puede ser requerida por cada uno de los niveles de la empresa, ya que cada nivel suele requerir distintos tipos de información, por ejemplo:

  1. Nivel superior. Este nivel se encuentra conformado principalmente por todos los directivos, gerentes y todas las personas que tienen altos mandos dentro de las organizaciones. En este nivel, la información que se puede requerir habitualmente es para el diseño de estrategias que guíen así el rumbo que seguirá la empresa en un futuro, y que si es necesario permitan la expansión de la misma. La información que se requiere en este nivel igualmente suele ser muy específica y puntual. 
  1. Nivel medio. Este nivel se encuentra conformado por los jefes de área, administradores y todos aquellos puestos de nivel medio, en este nivel, la información que se necesita casi siempre es para poder establecer estrategias de índole comercial, como lo podría ser campañas de publicidad, ofertas y promociones en dado caso de que se requiera comercializar un nuevo producto. Asimismo la información requerida en este nivel puede llegar a ser más refinada que en el nivel superior. 
  1. Nivel operativo. Este nivel se encuentra conformado regularmente por los puestos más bajos de la organización, los cuales pueden ser los vendedores, operarios, obreros, etc. La información que se requiere en este nivel habitualmente es para la ejecución de distintas tareas de la organización, como podría ser tareas de mantenimiento de algún equipo o cosas por el estilo.

La información que se requiere en este nivel es aún más detallada y específica que en los dos niveles más altos, ya que estos puestos de trabajo se encuentran más inmersos en las actividades más fundamentales de la organización, como lo podrían ser, los procesos productivos o controles de calidad.

Para obtener la información que se necesitan en todos los niveles de la organización se puede recurrir a todas las fuentes cuatro fuentes que existen, las cuales son:

  • Fuentes internas. Son fuentes que se encuentran dentro de la organización. Claros ejemplos de estas fuentes de información pueden ser bases de datos internas, estados financieros, registros de inventarios, registros de ventas, registros de costos, personal de la organización, etc. 
  • Fuentes externas. Son fuentes que se encuentran fuera de la organización. Como por ejemplo puede ser el internet, oficinas de gobierno, los negocios de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, diarios, revistas, noticias, publicaciones, etc. En estas fuentes se puede obtener información referida a estadísticas, tendencias, preferencias y demás cosas que se estén presentando en el mercado. 

Asimismo existe una subclasificación de estas fuentes de información las cuales son:

  • Fuentes primarias. Las fuentes de información primarias son las que se obtienen de primera mano por parte de la empresa. 

Estas fuentes de información suelen ser más costosas que las fuentes secundarias, estas fuentes se utilizan cuando no existe presencia de las fuentes secundarias o cuando la información que se obtiene de estas fuentes resulta ser difusa. 

Claros ejemplos de información obtenida mediante las fuentes primarias son “las personas encuestadas, entrevistadas o sondeadas para una investigación de mercado, el personal de la empresa, los registros de ventas, el personal de ventas, etc.” (Crece Negocios, 2012)

  • Fuentes secundarias. Estas fuentes son aquellas que brindan información la cual ya tiene un sostén debido a que es información que ya ha sido publicado y asimismo utilizado para algún fin similar al que se necesita por parte de la organización. 

Estas fuentes de información no tienen un impacto económico tan alto a como lo son las fuentes primarias, además de que se pueden obtener con una mayor rapidez, por lo que estas fuentes de información deben ser buscadas y analizadas antes que las fuentes primarias.

Ejemplos claros que se pueden apreciar de las fuentes secundarias son:“las bases de datos de la empresa, bases de datos comerciales, entidades gubernamentales, asociaciones, cámaras de comercio, institutos de estadística, universidades, centros de investigación, ferias comerciales, bibliotecas, libros, diarios, revistas, publicaciones, etc.” (Crece Negocios, 2012)

CONCLUSIONES

Como se pudo analizar, la información difusa es una parte esencial que debe ser evitada cuando una organización realiza búsquedas de información, ya que al tener información difusa se puede llegar a tener algún tipo de sesgo en los objetivos que se quieren alcanzar mediante el usos de esta información que se está recabando, es por ello que se debe de plantear de manera muy clara que es lo que se quiere resolver para así evitar tener información difusa.

De igual manera se pudo observar que una manera de evitar contraer este tipo de información es mediante el uso de las fuentes secundarias, ya que estas fuentes ya han sido publicadas y aprobadas por diferentes organismos, ya sean dependencias de gobierno, instituciones de estadística o hasta revistas indexadas.

REFERENCIAS

  • Castillo, L. (2004). es. Recuperado el 28 de febrero de 2016, de http://www.uv.es/macas/T11.pdf
  • Crece Negocios. (2012). com. Recuperado el 28 de febrero de 2016, de http://www.crecenegocios.com/fuentes-de-informacion/
  • de. (S.F.). Recuperado el 28 de febrero de 2016, de definicion.de/informacion/
  • Osorio Cortés, C. A. (2013). com. Recuperado el 28 de febrero de 2016, de http://www.gestiopolis.com/manejo-de-informacion-difusa-enlas-organizaciones/
  • wordreference.com. (2005). Recuperado el 28 de febrero de 2016, de http://www.wordreference.com/definicion/difuso

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Rodríguez Franco Luis Gerardo. (2016, marzo 5). Información difusa y necesidad de información clara. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/
Rodríguez Franco, Luis Gerardo. "Información difusa y necesidad de información clara". GestioPolis. 5 marzo 2016. Web. <https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/>.
Rodríguez Franco, Luis Gerardo. "Información difusa y necesidad de información clara". GestioPolis. marzo 5, 2016. Consultado el 10 de Octubre de 2018. https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/.
Rodríguez Franco, Luis Gerardo. Información difusa y necesidad de información clara [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/> [Citado el 10 de Octubre de 2018].
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