Información difusa. El arte de seleccionar la información para saber decidir en las organizaciones

Resumen. La información difusa es un término que proviene de la lógica difusa, la segunda consiste en la aplicación de un modelo matemático para determinar de entre un conjunto de elementos y/o variables, aquella que se apegue más a la solución óptima, en este caso la información difusa buscar determinar de entre un conjunto amplio de información, aquella que sea más acorde a las necesidades del sujeto, en cuanto a la toma de decisiones, mientras la información sea más amplia, habrá más variables que considerar para determinar la mejor opción, por lo que son diferentes aspectos que se deben considerar para realizar este proceso, para tomar una decisión, es necesario que el sujeto someta la información a un procesamiento el cual involucra procesos mentales complejos que tienen que ver con teorías relativas a la conducta y a los procesos cognitivos del ser humano. A pesar de que aún no existe un modelo definido para una adecuada selección de la información cualitativa, se presenta la propuesta de una metodología acompañada de puntos clave que puede servir para el manejo de la información.

 Palabras Clave: Información, toma de decisiones, organización. 

  1. Introducción.

Hoy en día, en el mundo existe mucha información disponible para cualquier persona, sin embargo no toda la información cumple con las expectativas o los requisitos que se buscan, es por esto que surge la importancia de establecer un modelo a través del cual se pueda seleccionar la información adecuada, ya que actualmente para la información cualitativa no lo hay, a diferencia de la información cuantitativa, debido a que para ésta sí existen modelos a partir de los cuales se puede encontrar un punto más acertado u óptimo dentro de un conjunto de variables.

Cada persona elabora un modelo de acuerdo a la información que necesita, por lo que con la finalidad de que el modelo sea lo más efectivo posible, se recomienda que en la búsqueda u obtención de la información o consulta de fuentes, tener en cuenta aspectos como la implementación de fichas de contenido, la utilización de las palabras clave del tema, también se recomienda usar estrategias para desarrollar una lectura más rápida, así como la búsqueda y selección de las ideas principales y se pueden entrevistar a expertos, es necesario determinar la veracidad de la fuente seleccionada y desarrollar técnicas para una eficiente recopilación de información, entre otras.

La importancia de la información en la toma de decisiones radica en que al tener la información necesaria acerca de las características de las alternativas o cursos de acción posibles, es más sencillo poder tomar la mejor decisión en base a un análisis previo de las consecuencias y beneficios que cada una podría conllevar.

Dentro de una organización, la información debe ser capaz de transmitir el mensaje que se busca compartir de manera que no haya margen para la incertidumbre en los procesos y actividades que desarrolla la empresa, de igual modo un gerente debe tener la información necesaria y  precisa para poder tomar una decisión sobre bases confiables, de otra manera es posible que se pueda dañar la imagen de la empresa y entre otras consecuencias, que tenga problemas tanto en su estructura como en sus procedimientos.

  1. Desarrollo

Para una mejor comprensión del término “información difusa” se empezará por definir cada una de las palabras que lo componen, de acuerdo con la Real Academia Española, estos son sus significados:

  • Información.

Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

  • Difuso o difusa.

Se considera un adjetivo que hace referencia a lo abundante, vago y/o impreciso.

Por lo que al juntar estos dos conceptos se puede definir que la información difusa es todo aquel conocimiento y/o conjunto de datos que se encuentran disponibles en diferentes fuentes, de manera abundante e imprecisa.

La información en la toma de decisiones.

La información adquiere su valor óptimo cuando se trata de la toma de decisiones, ya que al no haber alternativas o diversos cursos de acción a escoger, no habría información o no sería necesaria y por lo tanto tampoco habría que elegir alguna de estas, es por esto que la información va aumentando su valor conforme influye en la decisión o curso de acción que se toma.

Es por esto que el adecuado manejo de la información adquiere importancia cuando se toma una decisión, ya que éste representa un proceso complejo el cual transforma la información en acciones, por lo que la persona que tomará la decisión debe recolectar información sobre su entorno, su postura, la probabilidad de ocurrencia de eventos que lo involucren, así como sus posibles opciones disponibles con sus respectivas consecuencias,

Por otra parte la abundante información sin un método apropiado para su procesamiento puede generar incertidumbre a la hora de tomar una decisión, en este caso ésta representaría el no saber qué decidir porque el sujeto se abruma de información y no sabe la mejor manera en que la puede manejar para tomar únicamente la información necesaria para tomar un decisión óptima.

2.1 Lógica Difusa.

El origen de este concepto surge a partir de la lógica difusa, que propone la utilización de modelos matemáticos para simular uno de los principales comportamientos humanos, ésta  permite recolectar una gran cantidad imprecisa y vaga de información e incluso a veces con un cierto grado de incertidumbre, la cual es procesada a través de aproximaciones matemáticas a partir de las que se pueden dar solución a diversos problemas, obteniendo los resultados más exactos con datos precisos e imprecisos, cabe mencionar que es útil en aplicaciones electrónicas.

El principal propósito de las aproximaciones matemáticas consiste en determinar una solución óptima o más acorde a lo que se busca dentro de un conjunto de variables cuantitativas, al igual que lo hace el comportamiento humano cuando junta información para determinar la que mejor le convenga, por otro lado a diferencia de los modelos matemáticos, para el comportamiento humano aún no existe un modelos definido para determinar la información óptima que se requiere, ya que éste proceso involucra diversos pasos que requieren de una crítica personal, así como de una subjetividad para determinar la información que se busca.

2.2 Procesamiento humano de la información.

La psicología cognitiva[1] y el paradigma conductista[2] fueron las bases para estudiar al ser humano como procesador de información. Por lo tanto este proceso nace de estas teorías como parte de la necesidad humana, de buscar una explicación a los fenómenos que observa, por lo que se centra en la percepción y sensaciones, hoy en día esto se basa principalmente en las fuentes audiovisuales. Una parte de este proceso se basa en la selectividad.

Se dice que el procesamiento de información humana se basa en los 4 principios que  consisten en que éste es similar al que usan las computadoras, ya que ambos buscan transformar la información que proviene del exterior en códigos o símbolos que sean propios del sistema para que éste los entienda, ambos llevan a cabo tareas en base a la información que se interpretó. El segundo principio establece que el procesamiento de la información comprende un conjunto de procesos elementales, aunque no se sabe cuáles son estos se basan en la cognición humana.

El tercer principio determina que una buena organización de los procesos elementales conllevará a que se puedan llevar a cabo varias tareas al mismo tiempo de manera eficiente. Por último, el cuarto principio establece que  el procesador humano tiene fronteras, por ejemplo la cantidad de unidades de información a procesar al mismo tiempo es restringida y los procesos de construcción, comparación y recuperación de información pueden generar un sobrecalentamiento debido a que se necesita una considerable cantidad de tiempo para procesarse en secuencia.

El comportamiento de una persona influye de manera directa sobre el proceso cognitivo, y también se considera que cuando el sujeto entiende el funcionamiento, interrelación y organización de los procesos mentales principales, pueden generar rendimientos al realizar diversas tareas simultáneamente.

2.3 Pasos para el manejo de la información difusa.

Se propone una metodología para la búsqueda, análisis, así como puntos clave para seleccionar la información adecuada de manera que se determine de manera óptima aquella que satisfaga las necesidades, esta metodología está compuesta por los siguientes pasos:

2.3.1 Localizar y recolectar la información.

Cuando se trata de buscar información primero se debe tomar en cuenta la fuente de la que ésta provienes generalmente pueden ser:

  • Primarias

Son aquellas en las que la información es original, es decir que es la primera vez que se publica, por lo que no ha sido pasada a través de filtros, no ha sido interpretada por otras personas ni evaluada, generalmente son resultado de una investigación.

  • Secundarias

La información es primaria, tienen la finalidad de orientar y abrir el camino hacia las fuentes primarias, se utilizan cuando no se ha podido usar una fuente primaria, así como para confirmar y ampliar la información recolectada.

  • Terciarias

Son un conjunto de guías que pueden ser digitales y físicas que están compuestos por las fuentes secundarias.

Ilustración 1 Proceso de flujo de la información a través de las diferentes fuentes disponibles. (Universidad de la Salle, 2002)

Para este punto se recomienda hacer una investigación amplia en diferentes fuentes de información para que la información recabada sea lo suficientemente enriquecida y de esta manera procurar encontrar lo que se está buscando. En una organización las fuentes de información con los que el gerente cuenta son las siguientes:

  • Externa

Se conoce como la información que se produce alrededor de la empresa, es decir es el resultado de las actividades que ocurren fuera de la organización.

  • Interna

Es la información que se genera dentro de la organización y que es resultado de las actividades que la empresa lleva a cabo para cumplir sus objetivos.

2.3.2. Análisis de la información.

Consiste en la descomposición de la información para poder analizar cada alternativa u opción que se tiene, de manera que se evalúe la eficiencia que tiene para el sujeto que la va a utilizar, en este punto se debe utilizar un criterio crítico para determinar los puntos clave que pueden servir para determinar la más adecuada, en este punto también involucran actividades como leer, comprender, comparar y valorar la calidad de la información. 

Se debe tener en cuenta que existen diversos tipos de información entre los que destacan:

  • Ruido: Esta información no es importante, ya que representa alguna información alterada o no fue traspasada de forma adecuada.
  • Redundante: Es aquella parte de la información que se repite en diversas ocasiones dentro de un mensaje, con la finalidad de evitar que se genere la información ruidosa. 
  • Conocimiento: Es aquella que tiene valor, ya que ya ha pasado a través de un proceso de juicio, y se ha determinado que es la información óptima. 

Algunos atributos de la información son la velocidad que representa el tiempo de transmisión, es decir el tiempo en que el receptor se tarda en entender el mensaje, la frecuencia influye en el valor de la información ya que mientras más frecuente esta sea menos cambio representa, pero si existe un lapso de tiempo prolongado entre su presentación, puede mostrar diversos cambios, la información puede ser determinística cuando se conoce con certeza y probabilística cuando existe un conjunto amplio de alternativas junto con diversas posibles consecuencias.

Dentro de una empresa la información se puede clasificar de la siguiente manera:

  • Información contable.

Esta información es cuantitativa, su función es servir como base para que el gerente pueda analizar y conocer la productividad generada por operaciones y actividades que realiza la empresa.

  • Información administrativa.

Este tipo de información se deriva de la información contable se caracteriza por ser concreta y detallada, en ésta se resumen los resultados generales de la organización, por lo que está dirigida específicamente para el gerente.

Para un gerente, además ser capaz de manejar adecuadamente la información, así como la planificación de la misma, debe ser capaz de evaluarla y estar consciente de que ésta es valiosa y costosa, a su vez también debe considerar que las características que la información debe mantener son:

  • No se desgasta al usarla continuamente.
  • No se devalúa.
  • El portador no la pierde al transmitirla.
  • Puede perder su valor en cualquier momento.
  • Para que el portador aprecie su valor, debe obtener más información al respecto para reforzarla. 

2.3.3 Selección de la información.

 Una vez que se haya analizado de manera tediosa la información,  se debe elegir aquella que se adecue mejor a lo que se está buscando y aquella que sea más relevante para la persona, por lo que en general para hacer una selección adecuada la información ésta debe tener ciertas características como:

  • Debe ser acorde al tema que se requiere.
  • Que sea exactamente lo que se necesita.
  • Debe ser información relevante del tema.
  • Que se adapte a lo que el sujeto necesita.
  • Su fuente de procedencia debe ser confiable.
  • Deber ser comprensible.

En una empresa, diversos factores y características de la información influyen en la selección de la misma, entre estos se encuentran la importancia, necesidad y forma en que será utilizada por  cada dirección de la organización, como se muestra en la siguiente tabla:

Características de la información.Alta dirección.Dirección de control.Dirección de operaciones.
Importancia de la información externa.AltaAltaAlta
Importancia de la información externa.AltaAltaAlta
Horizonte temporalLargo plazoMediano plazoCorto plazo
Nivel de agregación.Alto conocimientoMedio conocimientoBajo datos.
Alcance.Amplio información informalMedioBajo información formal
Precisión.MediaAltaMuy alta

Tabla 1   Características relevantes de la información para la dirección de la organización.

Acción.

 Después de seleccionar la información que mejor se adecúe a las necesidades, ésta se utiliza para los demás fines que persigue cada persona, en el caso de la toma de decisiones este paso es cuando dicha información se transforma en una acción.

Retroalimentación.

Después de que se hace la selección de la información y se pone en marcha el curso de acción, se verifican la efectividad de la  información seleccionada, de acuerdo a los resultados obtenidos, cuando estos son positivos, la información es almacenada como conocimiento, por el otro lado si los resultados obtenidos son negativos, se adquirirá experiencia que será de ayuda para la próxima vez que el sujeto se encuentre frente a una situación relativa.

Por último, a partir de la metodología antes mencionada se propone un esquema para seleccionar la información difusa y hacerla efectiva en una toma de decisiones óptima, dicha propuesta se muestra gráficamente de la siguiente manera:

 Ilustración 2   Modelo de selección de la información difusa en la toma de decisiones (Elaboración personal). 

  1. Conclusión.

Actualmente el manejo de la información requiere de un uso eficaz de la misma, debido a la innumerable cantidad de información que se encuentra disponible, es necesario tener la capacidad para discernir aquella que no es relevante para el usuario, como se ha observado en los procesos matemáticos, la obtención de una solución o variable óptima es el resultado de la aplicación de determinadas formulas, sin embargo eso aplica únicamente para la información cuantitativa, en cuanto a la información cuantitativa el proceso es más complejo ya que la selección de la misma conlleva cierto grado de subjetividad, por lo que es necesario que el sujeto utilice su criterio crítico para seleccionar la información que mejor le convenga, por otra parte en el ámbito empresarial la cantidad de información que maneja un gerente debe ser capaz de darle las bases para que tome decisiones de manera eficiente, por lo tanto es importante que desarrolle las habilidades que le permitan discernir la información que realmente le será útil, de la que no es relevante para la toma de decisiones.

Bibliografía

  • Cabrera Cortés, I. (2003). El procesamiento humano de la información: en busca de una explicación. Cuba: ACIMED.
  • De Pablos Heredero, C., López Hermoso Agius, J., Romo Romero, S., & Medina Salgado, S. (2011). Organización y transformación de los sistemas de información en la empresa. Madrid: ESIC Editorial.
  • Delclaux, I., & Seoane, J. (1982). Psicología cognitiva y procesamiento de la información. Madrid: Pirámide. Obtenido de ACADEMIA: https://www.academia.edu/13917123/PSICOLOG%C3%8DA_COGNITIVA_Y_PROCESAMIENTO_DE_LA_INFORMACI%C3%93N
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  • Silvestrini Ruiz, M., & Vargas Jorge, J. (2008). Fuentes de información primarias, secundarias y terciarias. Puerto Rico: Universidad interamericana de Puerto Rico.
  • Universidad de la Salle. (2002). Fuentes de información. Bogotá: Universidad de La Salle.

Tesis:

Implementación de un sistema de información en el departamento de Recursos Humanos de la empresa XXXXXXXX S. A. de C. V.

Objetivo de la tesis:

 Mejorar el uso y control de la información del personal de la empresa, a través de la implementación de un sistema de información para que el análisis y descripción de los perfiles de los diferentes puestos de la empresa sea más eficiente.

[1] Relativo al conocimiento.

[2] Su principal interés se basa en el estudio de los elementos físicos que intervienen en la conducta.

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Conde Sánchez Samantha. (2015, octubre 5). Información difusa. El arte de seleccionar la información para saber decidir en las organizaciones. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-el-arte-de-seleccionar-la-informacion-para-saber-decidir-en-las-organizaciones/
Conde Sánchez, Samantha. "Información difusa. El arte de seleccionar la información para saber decidir en las organizaciones". GestioPolis. 5 octubre 2015. Web. <https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-el-arte-de-seleccionar-la-informacion-para-saber-decidir-en-las-organizaciones/>.
Conde Sánchez, Samantha. "Información difusa. El arte de seleccionar la información para saber decidir en las organizaciones". GestioPolis. octubre 5, 2015. Consultado el 20 de Septiembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-el-arte-de-seleccionar-la-informacion-para-saber-decidir-en-las-organizaciones/.
Conde Sánchez, Samantha. Información difusa. El arte de seleccionar la información para saber decidir en las organizaciones [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-el-arte-de-seleccionar-la-informacion-para-saber-decidir-en-las-organizaciones/> [Citado el 20 de Septiembre de 2018].
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