Conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de una empresa, puede desprenderse de una reunión de trabajo bien manejada y correctamente aprovechada.
Después de un fin de semana de descanso, es inevitable llegar al día siguiente y contarles a nuestros amigos los pormenores de los hechos que pasaron y conocer que tal le fue a cada uno de nuestros compañeros de grupo. En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.
Recordemos que el trabajar aislados del resto de nuestros compañeros nada bueno nos puede traer. El trabajo en equipo es la base fundamental para la consolidación y el éxito de un proyecto, y una herramienta valiosísima en una empresa que quiera alcanzar los mejores resultados y el logro cabal de todos sus objetivos, sin olvidar que con esto se da una integración de ideas, propósitos y metas organizacionales.
Al existir un grupo, la presión de sentirse sólo o extraño que pueda experimentar una persona, no se dará, ya que sabe que puede contar con sus amigos en cualquier momento, y si necesita ayuda, estos siempre tratarán de colaborarle. Todos están inmersos en los mismos objetivos que se van a alcanzar y harán lo posible por sacar adelante el trabajo que deba desarrollarse.
Por tal razón, para que todo funcione a cabalidad dentro de un grupo, deben realizarse reuniones entre ellos o con los supervisores de los mismos, para determinar si se están alcanzando los objetivos deseados y cómo se están logrando. Esto para conocer si las metas o proyecciones que se trazaron con antelación se han cumplido en su totalidad y si no, tomar las medidas pertinentes a que haya lugar.
Desafortunadamente, la mayoría de reuniones de trabajo no se explotan o aprovechan como debería ser. Muchas veces, éstas sirven sólo para tomar del pelo, contar los últimos chismes (como anotábamos al principio del artículo), perder tiempo en temas sin ninguna importancia y en comentar de todo, menos lo que se pretendía aclarar o hablar para mejorar algún proceso o solucionar algún inconveniente.
Para evitar que lo anterior ocurra, deben seguirse algunos parámetros que harán que las reuniones sean productivas y sirvan para el fin con el cual fueron creadas. En primera medida, los encargados del desarrollo de la reunión, deben preparar con anticipación todo lo que vayan a exponer y si es el caso, entregar documentos o reportes a las personas que vayan a asistir para que estos sepan de qué se va a hablar.
Siguiendo a cabalidad todos los puntos que deben tenerse en cuenta, se logrará desarrollar una reunión productiva que redunde en beneficios para toda una compañía.
Estos documentos pueden ser reportes financieros, indicadores de gestión, el orden de los temas que se van a tratar, etc., para que la reunión sea aprovechada al máximo y se desarrolle de una forma eficaz y se contribuya al buen transcurrir de la misma. Ya teniendo un orden y estando todos preparados para lo que sigue, se procederá a comenzar la reunión.
En segundo lugar, es muy importante que se respete el orden de los temas que se van a hablar. Debe haber un moderador quien es el que introducirá a los miembros de la junta en el acontecer de la misma. Vigilará que no se produzcan comentarios ajenos a los que se están debatiendo y será el encargado de que cada persona que hable sea escuchada y posteriormente se muestren los diferentes puntos de vista con total disciplina. Esto para que la calidad de la reunión sea buena y se aproveche el tiempo de la mejor manera.
Como tercera medida, debe existir una persona encargada de plasmar en un documento todas las ideas expresadas y los acuerdos a los que se haya llegado. Esto para evitar que en futuras reuniones se traten los mismos temas o se caiga en las mismas discusiones sin salida que pudieron haberse presentando antes. Con la ayuda de esta «historia» se podrá hacer un seguimiento de todo lo tratado y se buscarán las mejores soluciones si hay algún inconveniente.
Como cuarto parámetro, siempre debemos procurar que nuestra mente esté abierta para recibir alguna crítica o sugerencia. Al llegar a una reunión, debemos tener una actitud que nos permita analizar otros puntos de vista y así disminuiremos nuestra tensión o preocupación por los temas que se van a tratar. Esto ayudará para que la reunión se desarrolle en buenos términos y sea sumamente productiva para todos los participantes de la misma.
Y por último, lo más importante es que debe existir un respeto por todas las opiniones que allí se den sin importar si se está de acuerdo o no con los planteamientos. La mentalidad de tolerancia y madurez que se tenga, será importante para aceptar siempre lo mejor para todos así nuestras ideas no hayan sido las mejores, entendiendo que lo más importante es el beneficio empresarial y no el individual.
Ya para finalizar, es necesario sintetizar que las reuniones de trabajo son un medio muy importante para alcanzar una acertada efectividad empresarial. Lo importante es que se aprovechen al máximo y se saquen las mejores conclusiones, siempre con la idea de buscar el beneficio organizacional en todas las áreas que lo requieran.
