Importancia del uso del ERP en el sector público

IMPORTANCIA DEL USO DEL ERP EN EL SECTOR PÚBLICO.
Abstract
El gobierno ante una situación apremiante en la que se le demanda una rendición de
cuentas más transparente y una gestión más eficaz, ha tenido que innovar y transformar al
gobierno mediante la incorporación de tecnologías de información que le permitan agilizar
sus procesos e información, ante ello el ERP resulta ser una herramienta eficaz.
INTRODUCCIÓN
En el mundo globalizado el gobierno juega el papel principal como promotor del uso de las
Tecnologías de Información y Comunicaciones con base en el impacto que ha demostrado
su aprovechamiento principalmente como parte del sector privado desde el uso de
sistemas para la administración interna de las organizaciones con el uso del Enterprise
Resource Planning (ERP), por el lado del cliente el uso de sistemas Customer
Relationship Management (CRM) y visto desde el punto de vista de producción el uso de
sistemas Supply Chain Management (SCM) mismos que han permitido un mejor
aprovechamiento de los recursos y grandes ahorros en costo en todas las escalas, es por
ello que a pesar de que estas iniciativas se han dado en las empresas quienes para
permanecer en el mercado deben ser competitivas y rentables ofreciendo valor a los
clientes, por su parte el gobierno también constituye una institución y su funcionamiento
puede ser equiparable a aquel de la empresa, bajo otro enfoque de servicio a la
ciudadanía de la cual se sustenta mediante la recaudación de impuestos que le permiten
costear sus actividades.
La ciudadanía que en este caso podría verse como la competencia de las
empresas para el sector privado, la primera le exige cada vez mayor transparencia al
gobierno y una rendición de cuentas que demuestren una administración más eficiente, es
por ello que los gobiernos se han estado viendo forzados a modernizar toda la plataforma
gubernamental incursionando en el uso de los sistemas que ya han rendido frutos en el
sector empresarial.
El gobierno juega un papel impulsor y promotor de las Tecnologías de Información
y Comunicaciones y en la incursión del Internet en gobierno como una manera más de
brindar mejores servicios al ciudadano a través de lo que actualmente se conoce como
gobierno electrónico.
INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN GOBIERNO: ERP
La relación entre Tecnologías de Información y productividad ha sido ampliamente
discutida pero escasamente entendida. La entrega de poder computacional en la
economía estadounidense, se ha incrementado en más de dos veces en magnitud desde
1970 aunque especialmente en el sector servicios parecía haberse estancado. Robert
Solow, premio nóbel de economía alguna vez afirmó “vemos computadoras por todas
partes excepto en las estadísticas de productividad”. Al parecer el déficit de productividad
es más debido a las deficiencias en las medidas y herramientas metodológicas que a la
mala administración de los desarrolladores y usuarios de TI. Siendo la productividad una
medida de la contribución tecnológica los Chief Executie Ofificers se empezaron a
cuestionar sobre la inversión en computadoras y tecnologías relacionadas. Los hallazgos
de estudio han demostrado lo erróneo de la afirmación encontrando una correlación entre
altos gastos en TI y la productividad a nivel de economía nacional de Estados Unidos no
es significativa ya que otros factores pueden afectar la productividad, otros factores son
la mala medición, rezagos debidos a aprendizaje y ajuste, redistribución y disipación de
las utilidades y una mala administración de la información y tecnología. (Brynjolfsson,
1994)
Un estudio de la Universidad de California, evidencia que la TI en el fondo ha
impactado positivamente en las empresas y que el Internet generó ahorros de 155
billones. (Cisco, 2001)
Los gobiernos de los países miembros de la OECD reconocen los beneficios del
uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones en particular para realzar las
mejores prácticas de gobierno, siendo más responsable y administrando o gobernando
más efectivamente (OECD, 2002).
Los sistemas ERP son producto de las fuerzas competitivas crecientes tanto
dentro de un ambiente global así como en los mercados domésticos. Los sistemas ERP
han revolucionado recientemente las maneras en que las organizaciones dirigen sus
procesos y funciones de negocios. (Chang, Gable, Smithe & Timbrell)
Aunque el despliegue de sistemas de ERP se originaron en el sector privado, los
organismos del sector público dirigidos por una responsabilidad relacionada a la
eficiencia, está crecientemente adoptando el ERP para reemplazar los sistemas
existentes de control y operacionales. (Chang, Gable, Smithe & Timbrell)
Las grandes compañías tienen miles de clientes que no conocen de igual manera
el gobierno, por lo que la fidelidad y/o confianza de este ha menguado, hoy en día es
económicamente posible almacenar y administrar en una computadora estos datos que
anteriormente se guardaban en la memoria o en papel, por lo que es necesario determinar
la mejor manera de ofrecerles servicios especiales y construir una relación de largo plazo.
(Infiniti Systems Group)
Los ERPs no sólo han incrementado la habilidad de las organizaciones para
recabar más información a mayor detalle y en tiempo real, sino que también traen consigo
su diseminación vertical, lateral o dispersa a lo largo de la organización. El uso intensivo
de información ha sido sugerido por diversos investigadores (Simons, 1991, Gold, 1990)
como un medio de control de tal manera que la fácil disponibilidad de la información
asegura que los administradores permanezcan en contacto con las actividades en
contexto y sean capaces de involucrase a si mismos en las decisiones de sus
subordinados.
Los consultores sugieren que un sistema ERP debe considerar incluir las mejores
prácticas de manera tal que organice los datos y procesos, ajustándose a las prácticas
organizacionales existentes. (Davison, 2002)
La reingeniería de los procesos organizacionales y la subsecuente implementación
de un ERP involucra cambios en la descripción de funciones laborales y habilidades
requeridas además de facultar a los empleados con la responsabilidad de tomar
decisiones. (Davison, 2002)
En los últimos años los gobierno locales han comenzado a reconocer los
beneficios de implementar un software de ERP para sus sistemas de administración
interna. El ERP facilita a las dependencias reemplazar los sistemas heredades ya tan
difíciles de mantener, además de eliminar entradas, almacenamiento y procesamiento de
datos redundantes. (Ferrando, 2000; IBM, 2001; Miles, 2003 & Towns, 2000)
A pesar de los beneficios muchos gobiernos locales y dependencias están
recelosos sobre los costos y tiempos requeridos para implementar este tipo de sistemas.
(Ferrando, 2000 y Miles, 2003).
Los gobiernos están empezando a capturar el valor derivado de las
implementaciones de ERP una vez que digieren el cambio que debe tener lugar. (Towns,
2000)
Existe una gran presión para la reducción de costos mientras que se proveen más
servicios, es la batalla sin fin para incrementar la productividad y eficiencia. Por razones
diferentes, los gobiernos de los estados, actualmente enfrentan una época de grandes
retos. (Towns 2000 & IBM 2001)
Muchos estados han estimado caídas en sus ingresos y por otro lado la demanda
de servicios centrados alrededor del ciudadano son las mayores registradas. (Bearing
Point)
Los directores de tecnologías de información de los estados están ganando
terreno mediante la adopción de principios operativos del sector privado. Están usando un
amplio número de herramientas de TI para crear eficiencias, facultar a los empleados para
generar mayores niveles de satisfacción de la ciudadanía, una de estas herramientas es
el uso de sistemas ERP que se encuentra en el corazón de un gobierno que permite la
conexión con los ciudadanos. (Bearing Point)
Las Tecnologías de Enterprise Resource Planning (ERP) y e-business se están
integrando rápidamente, aunque aún es incierta la naturaleza de la unión, por lo mismo,
para el mundo empresarial es imprescindible entender su funcionalidad por separado.
(Kenneth, 2000) Las organizaciones fueron las primeras en verse forzadas a integrar sus
sistemas heredados debido a la presencia de grandes volúmenes de transacciones de
información. (Mohammad & Chase)
Los sistemas de ERP trasladan una organización de consumidora de tiempo, de
procesos de negocio que hacen gran uso de papel hacia una con procesos electrónicos
dando como resultado un ahorro en tiempo que les permite dar valor agregado para sus
clientes. (Towns, 2000)
El Internet ha volteado completamente el mundo de los negocios. Este nuevo y
aparentemente no limitado canal ha transferido gran poder a los entes involucrados en los
procesos de transacción. Los individuos hoy en día cuentan con mayor información que
en cualquier otra época, así los ciudadanos conocen lo que quieren y saben donde más
pueden encontrarlo (Chase).
El ERP está enfocado en la eficiencia y efectividad de los procesos internos
mientras que el e-business está enfocado en lo externo, en la eficiencia y efectividad de
los procesos cruzados entre empresas y en la promoción de productos; por otro lado el
ERP da soporte a los procesos actuales de la estrategia de negocios mientras que el e-
business abre la puerta a nuevas oportunidades estratégicas. (Kenneth, 2000)
Las aplicaciones de e-business ven hacia adentro desde afuera y conectan la
información de la empresa con el exterior de la entidad, paralelamente los ERP que se
enfocan tradicionalmente en las actividades internas están obligados a mirar hacia fuera
desde el interior buscando proveer información de la empresa a aliados externos.
(Kenneth, 2000)
La tecnología basada en web mueve a la información a lo largo de la cadena de
valor, conjuntando grupos antes separados que ahora se comunican más rápido y
eficientemente vía teléfono, fax, correo electrónico que cara a cara; por otra parte, las
tecnologías basadas en web son baratas, fáciles de usar y fáciles de implementar
comparadas con las generaciones anteriores de software de comunicación. (Kenneth,
2000)
En el largo plazo el ERP sienta las bases para el siguiente nivel de transformación
de gobierno, proveyendo la infraestructura oficial para el gobierno electrónico. (Bearing
Point).
Para los gobiernos pequeños, la decisión de escoger un ERP es una decisión
enorme y difícil al tomarse en cuenta dadas las restricciones presupuestales y de
recursos, originando una reacción natural de oposición, tanto como le sea posible y
percibir los procesos y funcionalidades y las complejidades de implementar un ERP,
manteniéndose así por encima del propósito de reemplazo de los viejos sistemas
heredados con nuevos productos construidos con la promesa de ayudar a los organismos
gubernamentales para alcanzar eficiencias mejoradas. (Smith)
EL ERP sienta las bases para las iniciativas de gobierno electrónico que satisfacen
las demandas por mejores servicios, mayor conveniencia y eficiencia. (Bearing Point)
Los sistemas de ERP cuando se instalan completamente consisten en módulos
integrados que pueden ser vistos como repositorios centrales de la información
corporativa interna derivada de los 5 principales procesos: finanzas, logística,
manufactura, recursos humanos, ventas y mercadotecnia; este software permite a la
organización administrar efectiva y eficientemente toda la información y recursos internos
para alcanzar sus metas. (Kenneth, 2000)
El ERP es un software que integra productos que pueden ser utilizados para un
rango de procesos de negocios, para el caso de gobierno típicamente incluyen funciones
del tipo finanzas y presupuesto, compras, recursos humanos, nómina, y viajes. (Bearing
Point, Govtech, IBM y Terry, 2000).
Entre algunos de los módulos tenemos:
El módulo de e-procurement es una solución integral para el abastecimiento en
línea que permite a la organización pública agilizar los procesos, reducir costos y
distinguir patrones en el gasto y negociar más efectivamente con los proveedores
apoyando la reingeniería del sector público a través de procesos y flujos
automatizados mejorados ayuda a encontrar nuevo valor y obtener nuevas
eficiencias a través del ciclo de compra. (SAP)
El módulo de recursos humanos administra todo lo relacionado con las nóminas de
los empleados. (SAP)
El módulo relacionado a la administración de la relación con el cliente permite
administrar y manejar de manera más efectiva para servir a los ciudadanos y
empresas más responsablemente, proveyendo cobertura externa e interna de las
funciones de atención ciudadana incluyendo Internet, call centres, email, fax y cara
a cara. (SAP)
EL módulo de contabilidad financiera y administración de fondos apoya a la
estructura tradicional y a los procesos de las dependencias gubernamentales para
contrarrestar las demandas crecientes de los ciudadanos y la escasez de fondos
apoyando con métodos de doble entrada en libros, para aumentar la transparencia
y control, a la contabilidad existente y a la fiscal. (SAP)
El módulo de administración de ingresos e impuestos del sector público, clasifica a
los sujetos de impuestos para realizar millones de transacciones anuales, ante la
exigencia de un servicio personalizado y responsable y sistemas de
procesamiento no integrados y discretos.
El módulo de control en el sector público es utilizado para el control de todos los
servicios internos y para los flujos de costo que permiten una toma de decisiones
informada, para proveer servicios orientados en el ciudadano de manera costo-
efectiva. (SAP)
Existen ERPs tales como SAP/R3, PeopleSoft, y Oracle, son soluciones de
software que prometen la integración de todo el flujo de información a lo largo de la
empresa, incluyendo información relacionada a finanzas y contabilidad, recursos
humanos, cadenas dde suministro y clientes y que permitirán alcanzar rápidos ciclos,
reducir costos y mejorar el servicio al cliente, lo que ha motivado su adopción por parte
del sector privado en años recientes. (Sia, Tan, Soh & Boh, 2002)
Un ERP implementa la arquitectura de tecnologías de información de una
empresa, hace consistentes los procesos de negocio y el acceso seguro a la información
que el gobierno debe tener para crear un nuevo tipo de entrega de servicios electrónicos.
(Bearing Point)
Las capacidades del ERP unifican a todas las dependencias a lo largo del gobierno
en los mismos procesos de negocios. Anteriormente se usaban sistemas incompatibles, y
procesos de negocios dispersos, dificultando la habilidad para intercambiar información y
desincentivándolos para operar como parte de una empresa de gobierno unificada. El
ERP resuelve el reto generando un amplio panorama de la organización de recursos de
información humanos y financieros, dándoles a los administradores y tomadores de
decisiones de las dependencias las herramientas para tomar decisiones informadas.
Genera ganancias en imagen al crear una arquitectura uniforme para las transacciones e
intercambio de información que hace ver al gobierno desde un solo punto de vista.
(Bearing Point)
Al ser los procesos uniformes, el ERP es una herramienta que facilita la
transformación del gobierno hacia lo mejor que puede ser. Las ganancias en costo y
tiempo alcanzadas permiten a los empleados tomarse más tiempo para dar respuesta a
las necesidades del público. (Bearing Point)
Se ubica a la tecnología en el corazón del procesos, proceso de “transformación
de negocios” sobre el cambio de como piensa y trabaja la gente, asegurándose de que
tienen las herramientas integradas para hacer al gobierno eficiente y responsable
(Bearing Point).
Para entregar servicios de gobierno electrónico a ciudadanos y empresas, las
ciudades y estados, deben tener una infraestructura moderna e integrada, basada en
web, lo que es parte de lo que un sistema ERP ofrece. (Roberts, 2002)
Dentro de las 5 mejores prácticas para la implementación de un ERP están el
obtener el apoyo o padrinazgo de los ejecutivos, preguntarse qué es lo que puede hacer
el software, pláticas con expertos o con personas de funciones similares que ya hayan
experimentado un cambio similar, ubicar y afiliar compañeros con los que se pueda
trabajar y por último, mentalizar y prestar atención al proceso. (Roberts, 2002)
Ya han habido varios casos de adopción de tecnologías de ERP por parte de
dependencias gubernamentales, entre algunos de ellos tenemos:
En la experiencia de Pasadena California, una de las principales ciudades que
implementó una solución de ERP, demuestra que el proceso aunque retador,
ofrece grandes recompensas. Pasadena ahora está buscando integrar el ERP con
el Internet para facilitar el acceso da la información de parte de la ciudadanía y
para el autoservicio de los empleados e incluso algunas dependencias están
empezando a considerar el desarrollo de portales. (Ferrando, 2000)
El gobierno de Queensland adoptó un sistema de administración financiera en
1983 y es en 1995 cuando decide adoptar SAP R/3 en su módulo de finanzas.
(Chang, Gable, Smithe & Timbrell)
En Pennsylvania reconocieron el valor de la tecnología ERP y sus implicaciones
en iniciativas de gobierno electrónico. Pennsylvania cuenta con la mejor
evaluación de eficiencia de cualquier estado, dada por la razón empleado
ciudadano. (Bearing Point)
En 1998 en Phoenix se lanzo el sistema de ERP en su modulo de administración
financiera de SAP, fue así como la ciudad fue capaz de integrar sus 400 sistemas
financieros heredados. (Towns, 2000)
Un problema en la implementación de un ERP es la subestimación del cambio
asociado en relación a los sistemas; otro es la implementación acelerada, la presión hacia
la entrega de sistemas en contra de los tiempos establecidos que no toman en cuenta los
pasos necesarios que deben llevar a cabo y por último, la falta de personal calificado.
(Towns, 2000)
El rol del gobierno es el de un ejemplo a seguir, un gobierno progresivo en el uso
de tecnología para alcanzar eficiencias y que hará que las empresas miren
favorablemente la reasignación o expansión en dicho estado (Bearing Point).
La implementación exitosa de un ERP requiere una combinación de liderazgo
visionario, gran compromiso y deseos de ser flexible e innovador. (Bearing Point).
CONCLUSIONES
El gobierno a través de un adecuado proceso de modernización e innovación
gubernamental ya grandemente promovido en los países a la vanguardia en el uso de
tecnologías obtendrá mejoras considerables en el aprovechamiento de los recursos
públicos en todos los ámbitos y niveles de gobierno (federal, estatal y municipal).
Es ineludible el reconocimiento de las ganancias en eficiencia administrativa y
disminución en costos mediante el uso apropiado y la correcta implantación de tecnología
en cualesquier organización, la importancia del combate a la resistencia al cambio del
recurso humano es fundamental y clave para el éxito de los cambios en los procesos
gubernamentales.
No es de menor importancia el establecimiento de una política sostenida de
modernización y adopción de las más modernas tecnologías trazado a un plan a largo
plazo dentro de las entidades gubernamentales así como la elaboración de una
reingeniería de procesos.
La integración de la tecnologías de información y del Internet en gobierno
generarán mayor transparencia y permitirán una nueva modalidad de servicio hacia
ciudadano, empresas y gobierno misma que incluye una transformación de los procesos
involucrados además de la importancia de estandarización de éstos en todos los niveles
que les permita monitorearlos y evaluarlos automatizadamente y generar políticas de
seguimiento en tiempo real.
En particular, el uso de un sistema de ERP ayuda al gobierno a trabajar de mejor
manera y para todos. (Bearing Point).
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IMPORTANCIA DEL USO DEL ERP EN EL SECTOR PÚBLICO.
Blanco Sarmiento Reyes, María, 17 de noviembre, 2003

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Blanco María. (2003, noviembre 26). Importancia del uso del ERP en el sector público. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/importancia-del-uso-del-erp-en-el-sector-publico/
Blanco, María. "Importancia del uso del ERP en el sector público". GestioPolis. 26 noviembre 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/importancia-del-uso-del-erp-en-el-sector-publico/>.
Blanco, María. "Importancia del uso del ERP en el sector público". GestioPolis. noviembre 26, 2003. Consultado el 19 de Septiembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/importancia-del-uso-del-erp-en-el-sector-publico/.
Blanco, María. Importancia del uso del ERP en el sector público [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/importancia-del-uso-del-erp-en-el-sector-publico/> [Citado el 19 de Septiembre de 2018].
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