Gestión de pedidos de mercancías para la venta en empresas comercializadoras cubanas

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Introducción

El subsistema, función o proceso de aprovisionamiento o abastecimiento es clave para el éxito de la gestión empresarial, constituyendo una función compleja y siendo el primer escalón de la logística en la empresa. Esta complejidad se deriva lógicamente de la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objeto de adquisición, sin olvidar otros aspectos fundamentales como: la necesidad de adaptarse a un entorno económico altamente cambiante motivado por la globalización de los mercados, las variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los productos, la escasez de capitales y el crecimiento de los costos financieros, así como los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de calidad.

De esta forma, la necesidad de abastecimiento es quien provoca la realización de los diferentes pedidos a compras para que ésta proceda.

Desarrollo:

Sobre la necesidad de abastecimientos la autora de la investigación considera que la función de abastecimiento tiene un carácter amplio, encargándose de la actividad de comprar más la gestión, planificación y control de los materiales por lo que se concluye que la misma abarca cuatro áreas: compras, almacenamiento, gestión del transporte y gestión de inventarios, las que para su funcionamiento y mejoramiento necesitan la aplicación de técnicas y procedimientos que permiten lograr mejores resultados y con ello dar respuesta eficiente y eficaz a las necesidades de la empresa.

El objetivo que se plantea a través de los aprovisionamientos just in time es el de reducir los niveles de stocks de los productos comprados.

Para alcanzar este objetivo es preciso que los proveedores realicen entregas frecuentes en pequeños lotes, con una calidad asegurada y con cortos plazos de entrega.

Desde luego, la contrapartida inmediata que se deriva de este objetivo es la necesidad de un mayor número de pedidos y un mayor número de entregas, Para que esta reducción del tamaño de los lotes de pedido sea operativa es necesario evitar que tanto el precio de compra, como los costos de pedido, transporte y manipulación de los artículos se incrementen excesivamente. Se debe minimizar, pues, el trabajo administrativo inherente a los pedidos, reorganizar los transportes y perfeccionar la gestión de inventarios.

Tal como se acaba de mencionar, la necesidad de realizar un mayor número de pedidos hace imprescindible reducir el trabajo administrativo que comporta cada uno. Para ello, deben hacerse pedidos formales, muy especificados para largos períodos de tiempo, pero programando, dentro de los mismos, envíos diarios o semanales. Además, las cantidades a servir en cada entrega han de poder ser modificadas de modo informal y rápido, a través, por ejemplo, de simples comunicaciones telefónicas o cualquier otro sencillo mecanismo y, también, respecto al tamaño del lote debe desterrarse la práctica, tan habitual aún en las relaciones comerciales, de no realizar las entregas por la cantidad exacta solicitada.

Un adecuado proceder es contar con un procedimiento para la gestión de pedidos y que se utilice para asistir a la toma de decisiones de compra en la Empresa Comercializadora.

Para la correcta implementación y utilización de un procedimiento de gestión de pedidos es necesario que la empresa posea un adecuado sistema de inventarios que permitiera conocer los puntos óptimos de seguridad y asegure la cantidad necesaria en abastecimiento en tiempo.

Es muy importante adoptar un modelo de gestión de inventario que responda a las necesidades de que con agilidad y periódicamente se realicen los pedidos de necesidades de compra de las mercancías para satisfacer las demandas de los clientes y poder decidir efectivamente la compra.

Existe una amplia bibliografía en el tema de organización de inventarios, encontramos varios métodos de gestión de inventarios, y consideramos como soporte fundamental para resolver una eficaz gestión de pedidos es el método ABC, en los inventarios. Adecuándolo a las características y necesidades de las empresas comerciales.

Este método consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con el objetivo de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.

El sistema de control A B C nos muestra como manejar el inventario de acuerdo con la clasificación de prioridades, ésta puede realizarse de tres diferentes formas; de acuerdo al costo de unitario, de acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al orden de requerimientos sin tener presente el costo. En cada una de ellas se subdivide en los grupos A,B,y C.

Nuestra propuesta es utilizarlo de acuerdo al orden de requerimientos sin tener presente el costo. Esta técnica se utiliza especialmente en: Gestión de mínimos, análisis de productos, análisis de ventas y análisis de clientes.

El análisis ABC se observa con el criterio de:

A: Productos que logran rotaciones mayores de 4 veces en el año.

B: Productos que logran rotaciones en el año de 3 veces en el año

C: Productos con rotaciones menores de 3 veces en el año.

Con este método pueden identificarse los artículos de mayor rotación en el año, y permite realizar el análisis de stop de seguridad necesario para dar garantías del servicio, gestionar las compras y controlar las entregas de mercancías en función de la velocidad de circulación de las mismas, despreciando para esta decisión sus valores individuales que también pudiera ser una interesante forma de clasificación. Se prioriza en este caso la satisfacción del cliente en cuanto a tener en los puntos de ventas aquellos productos que independientemente de su valor satisfacen las necesidades de los clientes, de esta forma también se coadyuva a que haya una adecuada rotación del dinero y se obtengan resultados eficientes de la actividad comercial de la empresa.

En empresas Cubanas adoptar este método es muy conveniente ya que el mismo permite búsqueda del cumplimiento de la misión de la empresa en el territorio y que no esta en contradicción, con la evaluación que se realiza de los resultados de la eficiencia de la empresa y la correcta utilización de los recursos financieros.

Contando con la información siguiente forma ágil y precisa

Rotación de Inventario.

– Cobertura Necesaria.

– Necesidad de compras.

Disponiéndose así una información que posibilita el análisis adecuado para tomar la decisión de comprar, a esto se une la valoración de las posibilidades que brinda el mercado de proveedores con su correspondiente oferta y evaluación realizada de los mismos.

También se toma en cuenta las posibilidades de financiamiento de la posible compra en los términos de pago que solicita el proveedor a partir de la disponibilidad, y solvencia previsional de la empresa se toma la decisión de compra, generalmente de aquellas mercancías que roten a una velocidad que permita el cumplimiento de las obligaciones de pago que se contraen con la misma.

Independientemente de todos los aspectos que hasta este punto hemos estado analizando siempre conlleva un espacio de análisis de necesidades puntuales y de posibles soluciones a demandas especificas de los clientes.

La toma de decisión se efectúa en un Órgano Colegiado de Dirección formado por personal comercial y del area financiera de la empresa en cuestión.

Procedimiento para la elaboración y aprobación del pedido.

Este procedimiento establece las acciones del proceso de planificación y gestión de pedidos, con los pasos y regulaciones necesarias en la consecución del mismo, para asegurar que los productos comprados están conformes con l los requisitos especificados y las necesidades de los clientes. Este procedimiento es aplicable a los productos que serán adquiridos para efectuar la comercialización.

Términos y Definiciones.

Pedidos: Documento mediante el cual se solicita el reaprovisionamiento de inventarios en base a los análisis realizados de los indicadores que ponen de manifiesto las necesidades de compra y los pronósticos de ventas. Además se incluyen las solicitudes puntuales y necesidades generales.

Compra: Adquisición, mediante pago, de un producto o Servicio.

Responsabilidades.

. El Jefe del proceso de planificación y gestión de pedidos, en conjunto con los Directivos y Especialistas de las Areas, son responsables de ejecutar lo que aquí se establece.

. Es responsabilidad del personal que efectúe la contratación con un proveedor, que este último se encuentre dentro de la lista de proveedores aprobados y evaluados

. Es responsabilidad de los compradores informar a los vendedores acerca de la garantía de los productos y de las condiciones de esta.

. Es responsabilidad de los jefes de puntos de ventas la elaboración del Pedido de Compra de las mercancías necesarias para cumplimentar sus ventas planificadas y satisfacer las necesidades de los clientes

. Es responsabilidad de la dirección Contable Financiera presentar los indicadores de Solvencia y previsión para la realización de la toma de decisión de la compra.

. Es responsabilidad del Órgano Colegiado de dirección Comité Comercial Financiero Tomar la decisión de aceptar la compra de mercancías.

La decisión de compra se toma a partir de dos posibilidades

1.- A partir de los pedidos presentados por los puntos de ventas en el análisis mensual de sus inventarios.

1.1- En el punto de venta se realiza la organización de los surtidos por agregados en la clasificación ABC partiendo del indicador rotación de inventarios en unidades físicas del año anterior , se calcula el stop de seguridad , teniendo en cuenta las existencias en el momento del análisis se calcula la necesidad de compra en unidades físicas.

1.2- En el punto de Venta se realiza el cálculo en valores de la necesidad de compras que se presenta al Comité Comercial Financiero y la comunica al área de compra correspondiente para su tramitación.

1.3.- El área de Compras localiza y presenta las ofertas correspondientes de los proveedores con la información de la negociación posible en cada caso en el Comité Comercial Financiero

1.4- El área Contable Financiera elabora y presenta los indicadores financieros para evaluar la solvencia y la previsión de liquides.

1.5- Los puntos de ventas presentan las previsiones de ventas, y los compromisos puntuales con los clientes.

1.6- El Comité Comercial Financiero teniendo en cuenta todos los indicadores y análisis presentados toma la decisión de comprar las mercancías.

2.- A partir de ofertas realizadas por proveedores que resulte en el análisis realizado factible introducir el producto en nuestra comercialización.

2.1 Para el caso de ubicación de mercancía en consignación, se procederá de acuerdo a los estudios de mercados realizados por el área de Relaciones Públicas y los puntos de Ventas, analizándose su aceptación en el Comité Comercial Financiero.

2.2 Si los productos ofertados por el proveedor no se han comercializado se analiza en el Comité Comercial Financiero el desarrollo de su lanzamiento al mercado a partir de los estudios de mercados realizados por el área de relaciones públicas.

En el proceso de mejora continúa que se lleva en la empresa comercializadora la introducción de el procedimiento de elaboración y aprobación de los pedidos en la asistencia a la decisión de compras influye en que la empresa obtenga resultados superiores a los esperados en sus indicadores de eficiencia. Y eficacia de sus procesos.

Conclusiones

1.- Para realizar una eficiente gestión de pedidos es necesario establecer el ordenamiento de los inventarios y conformar un procedimiento para la elaboración y aprobación de pedidos que integre concepciones del enfoque estratégico y el enfoque por procesos para mejorar la toma de decisiones en la función de compras en la comercialización.

2.- La concepción del procedimiento garantiza la pertinencia del mismo al ser coherente con el enfoque estratégico y de calidad que tiene la gestión integrada de las empresas.

3.- La aplicación del procedimiento elaborado ha permitido comprobar su viabilidad de utilización como instrumento para ser utilizado en el proceso de mejora continúa de la empresa comercializadora cubana.

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Morales Pérez Inés Claribel. (2011, octubre 10). Gestión de pedidos de mercancías para la venta en empresas comercializadoras cubanas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/gestion-pedidos-mercancias-venta-empresas-comercializadoras-cubanas/
Morales Pérez, Inés Claribel. "Gestión de pedidos de mercancías para la venta en empresas comercializadoras cubanas". GestioPolis. 10 octubre 2011. Web. <https://www.gestiopolis.com/gestion-pedidos-mercancias-venta-empresas-comercializadoras-cubanas/>.
Morales Pérez, Inés Claribel. "Gestión de pedidos de mercancías para la venta en empresas comercializadoras cubanas". GestioPolis. octubre 10, 2011. Consultado el 8 de Noviembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/gestion-pedidos-mercancias-venta-empresas-comercializadoras-cubanas/.
Morales Pérez, Inés Claribel. Gestión de pedidos de mercancías para la venta en empresas comercializadoras cubanas [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/gestion-pedidos-mercancias-venta-empresas-comercializadoras-cubanas/> [Citado el 8 de Noviembre de 2018].
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