1. Datos vs. Información.
Cuando analizamos la información que se genera en una empresa, se puede notar la suma importante que se está manejando, en detrimento de otras que, a pesar de sí ser importantes, no son las que deciden aspectos estratégicos. Es por esto, que se busca una diferenciación constante entre las fuentes de información y su valor, puesto que para la Gestión de la Función Mantenimiento, tantos datos lejos de ayudar, lo que hacen es dificultar el trabajo. Es conveniente partir de la idea, que la Información cuesta, y cuesta mucho, pero también comenzar a cuantificar cuanto nos puede costar no manejar la información necesaria o equivocada. Mucho se ha escrito sobre este aspecto, pero nunca se ha tratado de centrar la atención de dónde se debe partir y hacia dónde se debe llegar, para lograr un sistema de información coherente.
Las empresas, al establecer los sistemas de información, buscan afianzarlos con software, pensando en tener la certeza de que se logran dos criterios principales: que sea el sistema correcto (dependiendo de la misión de la organización) y que esté correcto el sistema (en función de las características del software). Ningún sistema que deje de satisfacer estas consideraciones será completamente útil para la gerencia u organización. Estos dos criterios, están enfocados en el diseño (selección) y posterior programación (implantación) de sistemas informáticos, en este caso, los muy conocidos GMAC1. Ahora bien, ¿Cómo saber si un dato me es útil o no? Para darle respuesta a esta interrogante, presentaremos la diferenciación entre Datos e Información, según lo que se establece en la Figura 1.
Dentro de la Gestión de la Función Mantenimiento, absolutamente todo lo que se genera es considerado un dato. Pongamos por ejemplos al personal. Los niveles de enfermedades profesionales, ausencias laborales, llegadas tardes, perdidas de tiempo, bajo aprovechamiento de la jornada laboral, entre otros problemas que se pueden presentar. Dentro de esta gran gama de DATOS, tenemos que diferenciar aquellos datos que son Útiles para la Gestión el Mantenimiento. Y, ¿como sé si son útiles o no? Esa es una pregunta que se responderá en su momento. Por ahora, aguarde.
Posterior a la diferenciación, se hace necesario un estudio y análisis de aquellos datos que aportan un valor para la Toma de Decisiones, que como pueden apreciar, es la punta de la pirámide mostrada. Aquí, es preciso organizar, estructurar y eliminar aquellos datos que no son útiles (en la situación actual), y trabajar solo con aquellos que reportan una información, y por ende, son necesarios para a Toma de Decisiones. En este punto, solo nos queda generar repotes de gerencia que sean útiles para todos los niveles de información, y que reporten una utilidad en el cumplimiento de los objetivos estratégicos. No se considera errada, la creación de informes o reportes para el control, lo que sí es un problema de las empresas, es el exceso de “papeles” (burocracia) que se exige, y que, piénselo bien, muchos están sobrando.
Para aclarar algunos aspectos, es preciso conceptualizar lo que entendemos por Sistema de Información, para establecer algunos criterios importantes. Pues bien, un SISTEMA DE INFORMACIÓN es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Puede estar formado por: equipo computacional: el HARDWARE necesario para que el sistema de información pueda operar, el RECURSO HUMANO que interactúa con el Sistema de Información, el cuál está formado por las personas que utilizan el sistema. Pero lo más importante aquí, es saber para qué se quiere un sistema de información de Mantenimiento. Un criterio está basado en diferenciar los Sistemas de Información para la Dirección (SID) y los Sistemas de Información Operativa (SIO), pero ¿solo así? Veamos.
2. Tipos de Información. Niveles.
En la práctica, existen muchos tipos de sistemas de información. En sentido general se reconocen tres fundamentales: Sistemas de Negocios, basados en la actividad a fin de la organización; Sistemas de Información, que su razón de ser es asistir a la Toma de Decisiones (ejemplo: Sistema GMAC); y Sistemas Estratégicos, que como su nombre lo indica, están para lograr ventajas competitivas y se desarrollan en la propia organización. Como ven, muchos de estos sistemas funcionan en nuestras empresas, pero no se conocen (en gran parte de ellas) para qué se establecen las pautas de control, y a quién le brinda información.
A partir de esta clasificación, podemos desprender que se pueden diferenciar los niveles de información que se establecen en las empresas, sobre todo por su utilidad, y la responsabilidad en la toma de decisiones y su posterior impacto empresarial. En tal sentido, existen tres niveles de información bien marcados en las empresas. Si comenzamos con los directivos, vemos que existe un Nivel Corporativo, que se centra en los cambios estratégicos que son necesarios realizar, y se apoya en informaciones “estratégicas” puesto que debe dominar hasta lo que se conoce como PRE-información. Este nivel corporativo, tiene una fuerte relación con el Nivel Gerencial, el cual está relacionado con la dirección ejecutiva de la empresa y es la encargada de ajustar los planes de operación-producción, ajustes, etc., y se alimenta de toda la información gerencial, que permite la Toma de Decisiones coherente y alineada con los objetivos estratégicos. El tercer nivel, relacionado con el Nivel Operativo, en cual está presente el Departamento de Mantenimiento, se encarga de manejar las operaciones de Mantenimiento, ejecución de las tareas/acciones, inspección, planificación, así como proponer cambios y ajustes que sean útiles para toda la organización. Se basa en informaciones operativas, vinculadas al día a día, trabajos rápidos y toma de decisiones dinámicas, como es común en la Gestión del Mantenimiento.
Cuando comparamos los tres niveles de información, podemos establecer un incremento de la complejidad de los datos en los niveles operativos, pero una mayor responsabilidad en los niveles corporativos, y esta situación diferencia los datos a manipular.
3. Tipos de Datos Características.
Para lograr estructurar un sistema de información para la gestión del Mantenimiento, de forma coherente, es necesario dominar los tipos de datos y sus características. Primero, la organización de los datos dependerá del tipo de dato, referido a la unidad de medida o información que suministra; la fuente de información original de los datos, la cuál condiciona la valides de los mismos y el soporte que almacena y procesa estos datos, sugiriendo la utilización de sistemas de información asistidos por computadora; así como también el uso posterior que se les da a los mismos.
Cuando analizamos la Unidad de Medida de los Datos, resalta la necesaria diferenciación entre los datos económicos, referidos al consumo de unidades monetarias, así como recursos en específicos y los datos de tiempo, vinculados a los consumos de período en los que se ejecutarán diferentes actividades o tareas de Mantenimiento. Otros datos diferentes están relacionados con la descripción de eventos, como pueden ser acciones, tareas, trabajos o características propias del Mantenimiento, y los datos Técnicos, surgidos para describir características técnicas de los equipos/sistemas, propias en el Mantenimiento o Explotación, y que forman parte de los tan necesarias expedientes técnicos.
En el caso de las Fuentes de Información, para Mantenimiento, existe una que es inviolable, y nos referimos a la Orden de Trabajo, documento fundamenta dentro de la Gestión del Mantenimiento. También, se puede hacer referencia a los sistemas de apoyo a la gestión empresaria, como sistemas de gestión de almacenes, control de la producción, economía, Recursos Humanos, sistemas control Automáticos, de Monitoreo On-Line, entre otros. Todo lo que nos facilite un DATO, es considerado una Fuente de Información.
Si almacenamos información o datos, partiendo de la base de tener sistemas GMAC, servidores, redes y computadoras, tenemos que pensar en el uso posterior que se les proporciona. Para esto, se diferenciará su uso en datos relativos al funcionamiento de los equipos/sistemas, datos de los planes de Mantenimiento; datos relativos a los reportes gerenciales, que brindan información sobre el estado de la Gestión del Mantenimiento, Indicadores Técnicos-Económicos; y datos relativos a resúmenes para directivos, Toma de Decisiones, análisis anuales y ejecución de planes de mejoras dentro de la Función Mantenimiento. Como ven, los dato tiene su propia personalidad, y mucho de esta depende del tratamiento que se les de, sobre todo para que reporte una información útil.
Ahora bien, todavía no se le ha dado respuesta al problema de saber si un dato es útil o no. Primero, hay que tener en cuenta qué tipo de información suministra, así como para que nivel, y comenzar a determinar su tratamiento. Después, es necesario establecer las fuentes de recogida de datos o crearlas, según sea el caso, y por ultimo, establecer las ecuaciones de datos. Y listo, ¡ya tenemos una información! ¿Será así de simple? Para comprobar esto, le presentamos el Modelo de Definición de datos a controlar, y algunos ejemplos ilustrativos.
4. El Modelo de Definición de Datos. Ejemplos.
En la Figura 2, se muestra el Modelo de definición, que tiene como principal objetivo, establecer una diferenciación entre todos los datos que se generan en la Gestión del Mantenimiento, basado en único principio: ¿Cuáles son los objetivos de Mantenimiento? Respondiendo a esta pregunta, se podrán obtener reportes de Gestión útiles, poco y eficiente manejo de datos, así como una seguridad en el trabajo, puesto que no habrá excesos ni faltantes de datos importantes. Veamos el Modelo.
El diagrama de flujo mostrado, presenta un modelo para definir qué datos son necesarios controlar, y centra su resultado en precisar los registros de datos a utilizar, así como las características inherentes a los Indicadores. Como es costumbre (véase Metodología BSC3) se comienza el recorrido por los Objetivos de Mantenimiento, a partir de aquí, se hace una definición de los Indicadores que se desean controlar, de los cuales se desprende la búsqueda del Origen de los Datos, Documentos y/o Puntos de Medición (según sea el caso). En este punto, es necesario preguntarse, si existen o no las Fuentes de Información. Si obtenemos un no como respuesta, será necesaria la Creación de las Bases de Recogida de Datos; frente a un sí, la Organización de ellos. A partir de aquí, se Definen los Datos que se quieren controlar, permitiendo la búsqueda de la Frecuencia de Medición o adquisición de los valores.
Aunque la definición de los indicadores nos presenta una Base de Cálculo ya preestablecida, se incorpora este paso para estudiarlas, y adaptarlas a las condiciones de la empresa; problema muy común en los llamados Indicadores de Clase Mundial (ICM). En este punto, se intentan establecer las Relaciones de Datos, constituyendo la correlación entre todos los Valores que se calculan, con el fin de precisar bases de comparación, que nos permitan reconocer los diferentes momentos de Operación y Mantenimiento que surgen dentro del contexto operacional, y que por separado no es posible su estudio, definición o comparación.
Este análisis sistémico garantizará una estructuración de datos encargada de puntualizar los datos de Entrada y que se convertirán en los Valores Numéricos que se deben seguir; ya sea en un Tablero de Comando (BSC) o simplemente en un sistema GMAC y/o Hoja de Cálculo en Microsoft Excel®.
Al final, obtenemos la definición de los Reportes de Salida, que son los encargados de mostrar la información (verificable), hacia los tres niveles fundamentales: Estratégico, Táctico y Operativo. El Modelo termina con la necesaria correspondencia entre estos Reportes de Salida, y los Indicadores que muestran la situación actual de la Función Mantenimiento, y que están alineados con los objetivos estratégicos establecidos. Si entendemos que la necesidad de “informar” es vital para cualquier gestión, podemos verificar la utilidad del Modelo. ¿Cree UD. que es complejo? Para ver su utilidad, veamos dos (2) ejemplos ilustrativos.
EJEMPLO #1: Para una empresa distribuidora de electricidad, se establece como Objetivo: Garantizar la Disponibilidad del Transporte de electricidad. Para esto, se establece como objetivo de Mantenimiento, mantener una Disponibilidad del 98%. Pues bien, ya establecidos los objetivos de Mantenimiento, en este caso fijando el valor, podemos referirnos al Origen de los Datos. Para determinar los valores de Disponibilidad 4 , es necesario manejar los tiempo de Operación del Sistema (que se obtienen del sistema de control de operaciones) y los tiempo de parada del sistema, que se precisan en las Ordenes de Trabajo que se ejecutarán por Mantenimiento en toda la línea de transmisión. En este caso en particular, se obtiene las fuentes de los datos, unidos a los orígenes, puesto que son informaciones que siempre se manejan. Inmediatamente, tenemos que establecer las pautas de organización de los datos, diferenciando las Órdenes de Trabajo (OT) que provoca parada del sistema y las que no, así como aquellas fallas ajenas a Mantenimiento (de ser el caso). Se define los datos dentro de las OT, la frecuencia, que puede ser mensual o semanal (según la empresa) y se discute la ecuación de cálculo que se pretende utilizar. Nótese que se dice “discute” porque no puede ser que Mantenimiento calcule la disponibilidad de una forma y Operaciones de otra, o que se determine la Disponibilidad basado en suposiciones. ¡Cuidado!, la distribución eléctrica es mucho más seria que lo que se cree. Al final, estos datos se organizan en reportes, y se establecerán Modelos que informen a los diferentes niveles, organizados en tablas y figuras para su mejor compresión.
Adviértase la necesidad de esclarecer la forma de cálculo, y el origen de los datos, porque todavía existen mantenedores que no creen necesaria la inclusión del “tiempo de parada”, como dato de una OT.
Para reconocer la utilidad del Modelo, veamos este ejemplo, donde se pretende controlar los datos necesarios para Mantenimiento, y que dependen del cumplimiento de la función-objetivo de un equipo/sistema.
EJEMPLO #2: Para una caldera de vapor, es necesario establecer los parámetros de control, para garantizar su explotación de manera ininterrumpida. Para esto, el objetivo es generar Vapor de Agua a: Presión X; Temperatura Y; Calidad Z 5 . En este caso, los indicadores coinciden con los valores que se quieren controlar, puesto que de ellos depende el cumplimiento de la función-objetivo, y se podrán obtener, en este caso “DIRECTAMENTE DE LOS INSTRUMENTOS ACOPLADOS AL EQUIPO”. Estos datos, se organizarán y calcularán, par establecer correlaciones de datos, que son útiles para el Mantenimiento Predictivo, pero que además, permitirán saber en que momento exacto es conveniente ejecutar acciones de Mantenimiento. Aquí, lejos de pensar que el modelo no es ventajoso, hay que aclarar, que se habla de una función-objetivo bien clara, y que todo el Mantenimiento de este equipo, dependerá del cumplimiento de estos parámetros de operación.
La utilidad de este Modelo, está constituida por la necesidad de controlar solo aquellos datos importantes, y ayuda a tener una muestra de los datos que no debe faltar en un sistema GMAC, para cumplir con los objetivos del Departamento de Mantenimiento. Harina de otro costal, lo forman los datos dentro del Proceso de Planificación y Programación del Mantenimiento, puesto que a pesar de que el objetivo es uno (evitar que los equipos fallen) los indicadores estratégicos que miden este objetivo, se alimentan de datos muy distantes (según el origen) y de fuentes muy complejas (según el lugar en que se generan). Le invito a que lo pruebe y compruebe su utilidad. No permita que su organización pierda competitividad.