Conceptualización del Proyecto de GC
La propuesta del proyecto de Gestión del Conocimiento e Innovación consiste en crear un espacio en el que los empleados compartan continuamente sus experiencias así como el conocimiento que poseen e interactúen entre si para fomentar la creatividad entre ellos y mejorar el desarrollo de la empresa.
Antecedentes de la Empresa y Conceptualización del Proyecto de GC
- La empresa WebInside que se dedica a prestar servicios de Internet, afronta la necesidad de innovar para mantener su posición en el mercado.
- Por el momento la situación de la empresa se resume como sigue:
- Los clientes no están proporcionando ninguna retroalimentación
- Plan de marketing débil
- Personal de la empresa en general desmotivado
Objetivos del Proyecto de GC implementando un portal B2E
- Objetivo General
- Proporcionar a WebInside de un portal y otras herramientas para impulsar la Gestión de Conocimiento entre los empleados, a fin de lograr una mayor y mejor formación, que permita a la empresa mantener y mejorar su ventaja competitiva.
- Objetivos Específicos del portal de Empleados
- Proporcionar a los empleados un punto de acceso para que estén enterados de todas la informacion y noticias relativa a la empresa, al mismo tiempo ellos puedan hacer llegar sus inquietudes o sugerencias.
- Permitir a los empleados la gestión automática de procesos con Recursos Humanos (solicitud de vacaciones, papelería, etc).
- Reducir costos administrativos por medio de la automatización de procesos (tanto de TH como gestiones propias del cargo).
- Impulsar la gestión de conocimiento proporcionando puntos de acceso a los
- activos de conocimiento a todos los empleados.
- Proporcionar herramientas que facilitan la comunicación directa (mensajería, correo, etc).
- Contribuir a aumentar la formación de los empleados por medio de herramientas · para formación a distancia (e learning).
- Ofrecer un punto único para el acceso a las aplicaciones de la empresa (ERP, CRM, etc).
| PRINCIPALES RESPONSABILIDADES | |
| Alta Dirección | ü Brindar las herramientas necesarias para la implementación del proyecto de gestión del conocimiento (apoyo, recursos).
ü Monitorear el desempeño de los empleados a través del portal. |
| Jefe de personal | ü Coordinador del Proyecto
ü Estudio del entorno ü Construir perfiles de entrada y salida de puestos ü identificación de procesos de RH para su automatización dentro del portal |
| Jefe de marketing. | ü Diseño de productos, contenidos y necesidades de conocimiento
ü Mapas de conocimiento |
| Gestor del conocimiento | ü impulsar el proyecto, asegurando que de acuerdo a los modelos de GC se desarrolle
ü Monitorear desde la alta dirección la implementación del Plan de Gestión del Conocimiento. |
| Soporte Técnico | ü Selección de herramientas técnicas, evaluación y puesta en marcha
ü Se asegura que el portal funcione correctamente y brinda soporte para un mejor funcionamiento cuando es requerido al igual que soporte técnico preventivo. |
| Comunicación | ü Preparación de planes de comunicación y responsable de que todos los empleados estén debidamente informados del proyecto
ü Preparación, publicación de contenidos |
Introducción
Una de las formas de comunicación utilizando técnicas de innovación tanto a nivel de procesos como de tecnología es el uso de plataformas computacionales con la asistencia de recursos de comunicación como lo es Internet e Intranet.
El objetivo del presente proyecto es plantear un proyecto de Gestión de Conocimiento GC para una empresa hipotética, que para tales efectos se llamara WebInside. La herramienta propuesta es un portal para empleados (B2E) con el propósito de mejorar la comunicación y formación del personal, contribuyendo a alcanzar sus objetivos estratégicos.
Antecedentes
La empresa WebInside que se dedica a prestar servicios de Internet, afronta la necesidad de innovar para mantener su posición en el mercado.
Por el momento la situación de la empresa se resume como sigue:
- Los clientes no están proporcionando ninguna retroalimentación
- Plan de marketing débil
- Personal de la empresa en general desmotivado
1. Enfoque
Las empresas aprovechan la ventaja de la Internet y la tecnología e implementan portales, que les permitan alcanzar los beneficios de la innovación, facilitando procesos con clientes, empleados y proveedores además de reducir costos administrativos entre otros. Para el caso particular de la empresa WebInside la propuesta es desarrollar un proyecto de Gestión de Conocimientos utilizando un portal de empleados (B2E) como herramienta tecnologica.
Este tipo de portales son una excelente canal para incrementar la comunicación con los empleados en una organización, sobre todo si esta cuenta con muchas sucursales en diferentes puntos geográficos, además de permitir la gestión de trámites propios de Recursos Humanos, en muchos casos también permite al empleado gestionar funciones propias de su cargo.
El desarrollo de estrategias de GC implica el diseño de plataformas de comunicación corporativas que faciliten la forma en que interactúan la empresa y sus recursos humanos, como lo es un portal de Empresa – empleado o B2E.
Es determinante en primera instancia implantar estrategias de forma que permitan solidificar la relación entre los miembros de la empresa; seguidamente se implementarán estrategias orientadas a alcanzar la cobertura externa como lo son los clientes y los proveedores.
La propuesta del proyecto de Gestión del Conocimiento consiste en crear un espacio en el que los empleados compartan continuamente sus experiencias así como el conocimiento que poseen e interactúen entre si para fomentar la creatividad entre ellos y mejorar el desarrollo de la empresa.
2. Navegación
En el desarrollo de estos medios de comunicación debe considerarse elementos de interacción capaces de establecer una relación efectiva entre el empleado y la corporación, para ello el diseño de plataformas debe contener la suficiente información que permita la facilidad de navegación de las personas que lo utilizan, en este contexto es necesario la construcción de un mapa de navegación que permita que para el usuario se entendible y le resulte fácil acceder a cada una de las opciones que contenga el portal.
El siguiente esquema refleja el mapa de navegación con sus principales opciones para el portal B2E que se propone como estrategia de Gestión de conocimiento.
3. Contenido
El esquema anterior integrará las principales opciones que se deben considerar el desarrollo del portal B2E, asimismo cada una de ella tendrá su propio mapa de navegación completo) contenido como el que se muestra en la siguiente tabla:
| CONTENIDO | |||
| Opción | Secciones | Carácter | Pantalla |
| COMUNICACIÓN | Misión y Visión de la empresa | Público | 1 |
| Mensaje de la presidencia | Público | ||
| Estructura (organigrama) | Público | ||
| Banner de noticias urgentes | Público | ||
| Noticias en general | Público | ||
| Proyectos en ejecución | Público | ||
| Cumpleañeros | Público | ||
| Productos y Servicios | Público | ||
| Directorio de Empleado | Público | ||
| Páginas Amarillas | Público | ||
| Servicio Social | Público | ||
| Eventos de la Empresa | Público | ||
| Galería de Imágenes | Público | ||
| Biblioteca de Procesos, Mejores practicas | Público | ||
| HERRAMIENTAS | Correo | Login del Empleado | 2 |
| Agenda de tareas | Login del Empleado | ||
| Mensajera Instantánea | Login del Empleado | ||
| Plan de Carrera | Login del Empleado | ||
| Capacitaciones programadas | Login del Empleado | ||
| Aula Virtual | Login del Empleado | ||
| Publicación de mensajes públicos | Login del Empleado | ||
| Comunidades virtuales | Login del Empleado | ||
| Documentos Personales | Login del Empleado | ||
| AUTOGESTIÓN | Transacciones | Login del Empleado | |
| Pedidos de materiales | Login del Empleado | ||
| Autorizaciones | Login del Empleado | ||
| RECURSOS HUMANOS | Solicitud de Vacaciones | Login del Empleado | 3 |
| Consulta de ficha de empleado y solicitud de modificaciones | Login del Empleado | ||
| Solicitud de constancias de renta, ISSS, etc | Login del Empleado | ||
| Solicitud de tramites Seguro Medico | Login del Empleado | ||
| Consulta de procesos | Login del Empleado | ||
| Evaluación de Desempeño | Login del Empleado | ||
| Gestión de permisos, ausencias | |||
| Chat con Recursos Humanos | Login del Empleado | ||
Diseño de pantallas del portal
Pantalla 1: Comunicación
Comunicación: La pantalla 1 muestra la interfaz de usuario que tendrá el portal con los diferentes links hacia cada una de las opciones, las cuales son de dominio público ya que contienen información relacionada con que puede ser accedida por los todos los clientes y usuarios de la empresa.
Pantalla 2: Herramientas
En esta pantalla se muestran diversas formas de comunicación entre los empleados y la empresa, los cuales servirán de base para la Gestión del conocimiento porque permitirán agrupar las utilidades y necesidades de comunicación de la empresa y el personal.
Pantalla 3: Recursos Humanos
La siguiente pantalla muestra la incorporación de las aplicaciones que se gestionan en recursos humanos las cuales se consideran de especial interés en el área para agilizar e innovar en los procesos y procedimientos relacionados con el desarrollo del personal en la organización.
4. Aplicaciones
El siguiente gráfico muestra la integración entre las diferentes aplicaciones y componentes a nivel de arquitectura para el portal propuesto (arquitectura multicapas):
Descripción de las capas:
- Capa de presentación, es la que ve el usuario (hay quien la denomina «capa de usuario»), presenta el sistema al usuario (las paginas del portal por ejemplo), le comunica la información y captura la información del usuario dando un mínimo de proceso (realiza un filtrado previo para comprobar que no hay errores de formato). Esta capa se comunica únicamente con la capa de gestión de conocimiento.
- Capa de gestión de conocimiento, es donde residen los programas que se ejecutan, se reciben las peticiones del usuario y se envían las respuestas tras el proceso, todas las reglas del negocio están contenidas en esta capa, que se comunica con la capa de presentación, para recibir las solicitudes y presentar los resultados, y con la capa de datos, para solicitar al gestor de base de datos para almacenar o recuperar datos de él.
- Capa de almacenamiento, es donde residen los datos. Está formada por uno o más gestores de bases de datos que realizan todo el almacenamiento de datos, reciben solicitudes de almacenamiento o recuperación de información desde la capa de negocio.
Conclusiones:
- – La creación de un portal orientado a los empleados contribuye a la gestión del conocimiento y se convierte en una estrategia de innovación de las organizaciones.
- – El uso de las TIC en la construcción o gestión de conocimiento son una alternativa viable y eficaz para dinamizar la comunicación entre la empresa y el empleado.
Otros
– Como complementario, se integra una presentación, donde se plantea brevemente lo expuesto en este documento y adicionalmente se exponen tanto el plan de implementación como el de comunicación relacionados al proyecto.
