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Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados

Conceptualización del Proyecto de GC

La propuesta del proyecto de Gestión del Conocimiento e Innovación consiste en crear un espacio en el que los empleados compartan continuamente sus experiencias así como el conocimiento que poseen e interactúen entre si para fomentar la creatividad entre ellos y mejorar el desarrollo de la empresa.

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Antecedentes de la Empresa y Conceptualización del Proyecto de GC

  • La empresa WebInside que se dedica a prestar servicios de Internet, afronta la necesidad de innovar para mantener su posición en el mercado.
  • Por el momento la situación de la empresa se resume como sigue:
    • Los clientes no están proporcionando ninguna retroalimentación
    • Plan de marketing débil
    • Personal de la empresa en general desmotivado

Objetivos del Proyecto de GC implementando un portal B2E

  • Objetivo General
    • Proporcionar a WebInside de un portal y otras herramientas para impulsar la  Gestión de Conocimiento entre los empleados, a fin de lograr una mayor y mejor  formación, que permita a la empresa mantener y mejorar su ventaja competitiva.
  • Objetivos Específicos del portal de Empleados
    • Proporcionar a los empleados un punto de acceso para que estén enterados de  todas la informacion y noticias relativa a la empresa, al mismo tiempo ellos  puedan hacer llegar sus inquietudes o sugerencias.
    • Permitir a los empleados la gestión automática de procesos con Recursos Humanos (solicitud de vacaciones, papelería, etc).
    • Reducir costos administrativos por medio de la automatización de procesos (tanto de TH como gestiones propias del cargo).
    • Impulsar la gestión de conocimiento proporcionando puntos de acceso a los
    • activos de conocimiento a todos los empleados.
    • Proporcionar herramientas que facilitan la comunicación directa (mensajería, correo, etc).
    • Contribuir a aumentar la formación de los empleados por medio de herramientas  · para formación a distancia (e learning).
    • Ofrecer un punto único para el acceso a las aplicaciones de la empresa (ERP,  CRM, etc).
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Alta Direcciónü   Brindar las herramientas necesarias para la implementación del proyecto de gestión del conocimiento (apoyo, recursos).

ü   Monitorear el desempeño de los empleados a través del portal.

Jefe de personalü   Coordinador del Proyecto

ü   Estudio del entorno

ü   Construir perfiles de entrada y salida de puestos

ü   identificación de procesos de RH para su automatización dentro del portal

Jefe de marketing.ü   Diseño de productos, contenidos y necesidades de conocimiento

ü   Mapas de conocimiento

Gestor del conocimientoü   impulsar el proyecto, asegurando que de acuerdo a los modelos de GC se desarrolle

ü   Monitorear desde la alta dirección la implementación del Plan de Gestión del Conocimiento.

Soporte Técnicoü   Selección de herramientas técnicas, evaluación y puesta en marcha

ü   Se asegura que el portal funcione correctamente y brinda soporte para un mejor funcionamiento cuando es requerido al igual que soporte técnico preventivo.

Comunicaciónü   Preparación de planes de comunicación y responsable de que todos los empleados estén debidamente informados del proyecto

ü   Preparación, publicación de contenidos

Introducción

Una de las formas de comunicación utilizando técnicas de innovación tanto a nivel de procesos como de tecnología es el uso de plataformas computacionales con la asistencia de recursos de comunicación como lo es Internet e Intranet.

El objetivo del presente proyecto es plantear un proyecto de Gestión de Conocimiento GC para una empresa hipotética, que para tales efectos se llamara WebInside. La herramienta propuesta es un portal para empleados (B2E) con el propósito de mejorar la comunicación y formación del personal, contribuyendo a alcanzar sus objetivos estratégicos.

Antecedentes

La empresa WebInside  que se dedica a prestar servicios de Internet, afronta la necesidad de innovar para mantener su posición en el mercado.

Por el momento la situación de la empresa se resume como sigue:

  • Los clientes no están proporcionando ninguna retroalimentación
  • Plan de marketing débil
  • Personal de la empresa en general desmotivado
1. Enfoque

Las empresas aprovechan la ventaja de la Internet y la tecnología e implementan portales, que les permitan alcanzar los beneficios de la innovación, facilitando procesos con clientes, empleados y proveedores además de reducir costos administrativos entre otros. Para el caso particular de la empresa WebInside  la propuesta es desarrollar un proyecto de Gestión de Conocimientos utilizando un portal de empleados (B2E) como herramienta tecnologica.

Este tipo de portales son una excelente canal para incrementar la comunicación con los empleados en una organización, sobre todo si esta cuenta con muchas sucursales en diferentes puntos geográficos, además de permitir la gestión de trámites propios de Recursos Humanos, en muchos casos también permite al empleado gestionar funciones propias de su cargo.

El desarrollo de estrategias de GC implica el diseño de plataformas de comunicación corporativas que faciliten la forma en que interactúan la empresa y sus recursos humanos, como lo es un portal de Empresa – empleado o B2E.

Es determinante en primera instancia implantar estrategias de forma que permitan solidificar la relación entre los miembros de la empresa; seguidamente se implementarán estrategias orientadas a alcanzar la cobertura externa como lo son los clientes y los proveedores.

La propuesta del proyecto de Gestión del Conocimiento consiste en crear un espacio en el que los empleados compartan continuamente sus experiencias así como el conocimiento que poseen e interactúen entre si para fomentar la creatividad entre ellos y mejorar el desarrollo de la empresa.

2. Navegación

En el desarrollo de estos medios de comunicación debe considerarse elementos de interacción capaces de establecer una relación efectiva entre el empleado y la corporación, para ello el diseño de plataformas debe contener la suficiente información que permita la facilidad de navegación de las personas que lo utilizan, en este contexto es necesario la construcción de un mapa de navegación que permita que para el usuario se entendible y le resulte fácil acceder a cada una de las opciones que contenga el portal.

El siguiente esquema refleja el mapa de navegación con sus principales opciones para el portal B2E que se propone como estrategia de Gestión de conocimiento.

3. Contenido

El esquema anterior integrará las principales opciones que se deben considerar el desarrollo del portal B2E, asimismo cada una de ella tendrá su propio mapa de navegación completo) contenido como el que se muestra en la siguiente tabla:

CONTENIDO
OpciónSeccionesCarácterPantalla
COMUNICACIÓNMisión y Visión de la empresaPúblico1
Mensaje de la presidenciaPúblico
Estructura (organigrama)Público
Banner de noticias urgentesPúblico
Noticias en generalPúblico
Proyectos en ejecuciónPúblico
CumpleañerosPúblico
  
 Productos y ServiciosPúblico 
Directorio de EmpleadoPúblico
Páginas AmarillasPúblico
Servicio SocialPúblico
Eventos de la EmpresaPúblico
Galería de ImágenesPúblico
Biblioteca de Procesos, Mejores practicasPúblico
HERRAMIENTASCorreoLogin del Empleado2
Agenda de tareasLogin del Empleado
Mensajera InstantáneaLogin del Empleado
Plan de CarreraLogin del Empleado
Capacitaciones programadasLogin del Empleado
Aula VirtualLogin del Empleado
Publicación de mensajes públicosLogin del Empleado
Comunidades virtualesLogin del Empleado
Documentos PersonalesLogin del Empleado
AUTOGESTIÓNTransaccionesLogin del Empleado 
Pedidos de materialesLogin del Empleado
AutorizacionesLogin del Empleado
RECURSOS HUMANOSSolicitud de VacacionesLogin del Empleado3
Consulta de ficha de empleado y solicitud de modificacionesLogin del Empleado
Solicitud de constancias de renta, ISSS, etcLogin del Empleado
Solicitud de tramites Seguro MedicoLogin del Empleado
Consulta de procesosLogin del Empleado
Evaluación de DesempeñoLogin del Empleado
Gestión de permisos, ausencias 
Chat con Recursos HumanosLogin del Empleado

Diseño de pantallas del portal

Pantalla 1: Comunicación

Comunicación: La pantalla 1 muestra la interfaz de usuario que tendrá el portal con los diferentes links hacia cada una de las opciones, las cuales son de dominio público ya que contienen información relacionada con que puede ser accedida por los todos los clientes y usuarios de la empresa.

Pantalla 2: Herramientas

En esta pantalla se muestran diversas formas de comunicación entre los empleados y la empresa, los cuales servirán de base para la Gestión del conocimiento porque permitirán agrupar las utilidades y necesidades de comunicación de la empresa y el personal.

Pantalla 3: Recursos Humanos

La siguiente pantalla muestra la incorporación de las aplicaciones que se gestionan en recursos humanos las cuales se consideran de especial interés en el área para agilizar e innovar en los procesos y procedimientos relacionados con el desarrollo del personal en la organización.

4. Aplicaciones

El siguiente gráfico muestra la integración entre las diferentes aplicaciones y componentes a nivel de arquitectura para el portal propuesto (arquitectura multicapas):

Descripción de las capas:

  • Capa de presentación, es la que ve el usuario (hay quien la denomina «capa de usuario»), presenta el sistema al usuario (las paginas del portal por ejemplo), le comunica la información y captura la información del usuario dando un mínimo de proceso (realiza un filtrado previo para comprobar que no hay errores de formato). Esta capa se comunica únicamente con la capa de gestión de conocimiento.
  • Capa de gestión de conocimiento, es donde residen los programas que se ejecutan, se reciben las peticiones del usuario y se envían las respuestas tras el proceso, todas las reglas del negocio están contenidas en esta capa, que se comunica con la capa de presentación, para recibir las solicitudes y presentar los resultados, y con la capa de datos, para solicitar al gestor de base de datos para almacenar o recuperar datos de él.
  • Capa de almacenamiento, es donde residen los datos. Está formada por uno o más gestores de bases de datos que realizan todo el almacenamiento de datos, reciben solicitudes de almacenamiento o recuperación de información desde la capa de negocio.

Conclusiones:

  • – La creación de un portal orientado a los empleados contribuye a la gestión del conocimiento y se convierte en una estrategia de innovación de las organizaciones.
  • – El uso de las TIC en la construcción o gestión de conocimiento son una alternativa viable y eficaz para dinamizar la comunicación entre la empresa y el empleado.

Otros

– Como complementario, se integra una presentación, donde se plantea brevemente lo expuesto en este documento y adicionalmente se exponen tanto el plan de implementación como el de comunicación relacionados al proyecto.

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Villatoro Ayala Claudia Leticia. (2010, noviembre 9). Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/
Villatoro Ayala, Claudia Leticia. "Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados". GestioPolis. 9 noviembre 2010. Web. <https://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/>.
Villatoro Ayala, Claudia Leticia. "Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados". GestioPolis. noviembre 9, 2010. Consultado el 17 de Julio de 2019. https://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/.
Villatoro Ayala, Claudia Leticia. Gestión del conocimiento mediante un sitio web para empleados [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/gestion-del-conocimiento-mediante-un-sitio-web-para-empleados/> [Citado el 17 de Julio de 2019].
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