La información es clave para la toma de decisiones, la forma en cómo la gestionamos y el ambiente que las organizaciones propician para la gestión de la misma.
Algunas áreas de la empresa se encuentran más susceptibles de verse afectadas por factores internos y externos, por tanto la capacidad de volver a la información fuente de conocimiento y la forma como la obtenemos puede ser una ventaja competitiva.
La gestión de la información puede no ser tan fácil, ya que el mundo globalizado hoy nos proporciona cantidades muy importantes de información pero la mayoría de las ocasiones esta información viene sin forma, incoherente y de fuentes desconocidas o poco confiables, incluso sin la posibilidad de verificar la calidad y la autenticidad de la misma.
La información difusa es toda esa información que no podemos evaluar sistemáticamente, que proviene de diversas fuentes y saberla gestionar nos puede posicionar en un contexto competitivo y mejorar nuestra perspectiva del entorno.
LA INFORMACIÓN
Se puede decir que la información en una definición amplia, es el resultado de conocer situaciones, o hechos, acontecimientos desconocidos hasta ese momento, así como las causas que originaron esos hechos y las consecuencias que traerán consigo.
La información proviene de la ordenación de los datos de forma que éstos tengan un significado concreto para el que los recibe e incluso un valor determinado. (Sieber, Josep, & Valentin, 2006)
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Según la norma ISO27001 la información se puede clasificar según su valor, los requisitos legales, la sensibilidad y la criticidad de la empresa. (Blog Especializado en Sistemas de Gestión de seguridad de la información, 2015)
FUENTES DE INFORMACIÓN
DEFINICIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN
Son todos los recursos que contienen datos formales, informales, escritos, orales o multimedia. Se dividen en tres tipos: primarias, secundarias y terciarias. (Silvestrini & Vargas, 2008)
Las fuentes de información son toda huella o vestigio, testimonio y conocimiento legado por el discurrir de los hombres y mujeres a lo largo de la Historia. De ello se desprende que la fuente de información es todo lo que contiene información para ser transmitida o comunicada y que permite identificarse con el origen de la información. (Gallego Lorenzo, 2009)
FUENTES PRIMARIAS
Contienen información original, que ha sido publicada por primera vez y que no ha sido filtrada, interpretada o evaluada por nadie más. Son producto de una investigación o de una actividad eminentemente creativa. También componen la colección básica de una biblioteca, y pueden encontrarse en formato tradicional impreso como los libros y las publicaciones seriadas; o en formatos especiales como las micro formas, los videocasetes y los discos compactos.
FUENTES SECUNDARIAS
Contienen información primaria, sintetizada y reorganizada. Están especialmente diseñadas para facilitar y maximizar el acceso a las fuentes primarias o a sus contenidos. Componen la colección de referencia de la biblioteca y facilitan el control y el acceso a las fuentes primarias. Se debe hacer referencia a ellas cuando no se puede utilizar una fuente primaria por una razón específica, cuando los recursos son limitados y cuando la fuente es confiable. La utilizamos para confirmar nuestros hallazgos, ampliar el contenido de la información de una fuente primaria y para planificar nuestros estudios.
FUENTES TERCIARIAS
Son guías físicas o virtuales que contienen información sobre las fuentes secundarias. Forman parte de la colección de referencia de la biblioteca. Facilitan el control y el acceso a toda gama de repertorios de referencia, como las guías de obras de referencia o a un solo tipo, como las bibliografías.
OTRA FORMA DE CLASIFICAR LA INFORMACIÓN
(González Nolasco, 2012)
FLUJO DE LA INFORMACIÓN
Entre los distintos niveles de la organización se da un flujo de información, primero hacia el interior y también se toma en cuenta la información que proviene del exterior. En un plano teórico la información fluye de un nivel a otro en condiciones óptimas y sin sufrir ningún cambio que no sea la organización de la misma para facilitar la lectura de esta.
En la realidad el flujo de la información se ve afectada por las interpretaciones del nivel donde se origina y hacia dónde se dirige y está fuertemente influenciada por el ruido proveniente del ambiente externo.
FUNCIONES DE LA INFORMACIÓN DE ACUERDO AL NIVEL EN QUE SE ENCUENTRA
(Ciampagna, 2011)
NIVEL EJECUTIVO
A nivel ejecutivo, la capa superior, la información cubre las necesidades de los:
- Decisores
- Planes estratégicos de la organización
Son datos poco rutinarios, complejos, poco estructurados y sumarios.
NIVEL DIRECTIVO
A nivel de administración, el medio, la información cubre las necesidades de los jefes de sector, desarrolladores de proyectos, profesionales, etc.
Las tareas son control del nivel operativo, preparación de políticas para el nivel superior, se necesitan datos externos e internos provenientes del nivel operativo. Es el lugar donde se realiza el análisis de la información.
NIVEL OPERATIVO
El nivel operativo, la base del triángulo, es el lugar donde los procesos de producción tienen lugar. Las características de los datos son: voluminosos, baja variedad, y de rápido cambio.
INFORMACIÓN DIFUSA
La empresa que no hace uso del recurso de la información y lo aprovecha con sus propias herramientas para optimizar esta podríamos pensar que está perdiendo la oportunidad de generar una ventaja en cierto campo donde actúa.
Sin embargo esta incesante era de la información que estamos viviendo, y como ejemplo de esto es que últimamente hay una serie de herramientas y tecnologías que nos permiten acceder a un sinnúmero de fuentes que se renuevan constantemente a través de diversos canales y en múltiples formas. Es sorprendente lo sofisticado de la presentación de la información, pero ello trae consigo algunos fenómenos propios de las cantidades industriales de información, como es la cantidad ilimitada y sin clasificar de información, la ausencia de jerarquización en la misma y todo esto degenera la información que recibimos.
Considerando lo anterior podemos decir que la información difusa es toda aquella información que se genera dentro y fuera de la empresa pero que carece de un orden, de una jerarquización y de un uso específico en ella, también es aquella que no tiene un soporte y su procedencia es dudosa.
Podríamos, como personas que consideran que poseen sentido común, obviar que nadie utilizará un tipo de información como la anterior, difusa. Pero la velocidad de los procesos y el movimiento acelerado del entorno obligan a las organizaciones a tomar información de todas las fuentes posibles y luego organizarla, de obtenerla y luego verificar su procedencia.
EL AUTOCONSUMO DE LA INFORMACIÓN
Como seres humanos llevamos al modelo empresarial, los modelos de conducta personales, uno de ellos es el autoconsumo de información, si nos dicen algo, generalmente no cuestionamos lo que nos dicen, por la jerarquía de quien lo dijo, la influencia en nuestras vidas y la cultura del autoconsumo. En el nivel empresarial seguimos ese patrón, nos movemos frente a la percepción que creemos tener del mundo y no la verificamos, utilizamos información del ambiente externo pero no solicitamos la veracidad de esta ni pensar en la contratación de alguien que nos proporcione información confiable y sobre todo acorde a lo que necesitamos.
Idea extraída de ( Bustelo Ruesta & García-Morales Huidobro, 2000)
LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA EVITAR LA INFORMACIÓN DIFUSA
La gestión de la información se puede definir como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades. (Sieber, Josep, & Valentin, 2006)
En el eje de la gestión de la información hallamos a la gestión de la información, considerando toda aquella que queda resguardada en documentos.
Así bien una adecuada gestión de información hacia el interior y el exterior de la información nos puede ofrecer una garantía de que la información que utilicemos en el proceso de toma de decisiones, va a tener un fundamento por medio del cual nos acercará más al objetivo de la empresa y no lo contrario.
CONSIDERACIONES FINALES
La información y el uso que nosotros le damos a la misma ha tomado tal relevancia que las organizaciones y la sociedad misma deben aprovechar para su desarrollo y potencial ventaja competitiva.
La información difusa puede provocar grandes daños o atrofiar el proceso que se esté llevando a cabo en la organización, esta nunca va a desaparecer, pero el adecuado manejo de esta es clave para el desempeño de la organización.
BIBLIOGRAFÍA
- Bustelo Ruesta , C., & García-Morales Huidobro, E. (2000). La consultoría en organización de la información. El profesional de la información, 4-10.
- Blog Especializado en Sistemas de Gestión de seguridad de la información. (18 de Mayo de 2015). Obtenido de http://www.pmg-ssi.com/2015/05/iso-27001-clasificacion-de-la-informacion/
- Ciampagna, J. (2011). Los sistemas de información en la organización . Recuperado el 28 de Febrero de 2016, de https://elprofejose.files.wordpress.com/2011/10/03_los-sistemas-de-informacic3b3n-en-laorganizacion.pdf
- Gallego Lorenzo, J. (2009). Obtenido de https://finformacion.wikispaces.com/file/view/Act1_AlejandroNolascoGonzalez.pdf
- González Nolasco, A. (2 de Abril de 2012). Obtenido de https://finformacion.wikispaces.com/file/view/Act1_AlejandroNolascoGonzalez.pdf
- Sieber, S., Josep, P., & Valentin. (2006). Los sistemas de información en la empresa actual: Aspectos estratégicos y alternativas tácticas. España: McGraw Hill.
- Silvestrini, M., & Vargas, J. (Enero de 2008). Obtenido de Ponce Inter Edu: http://ponce.inter.edu/cai/manuales/FUENTES-PRIMARIA.pdf
