Evaluación del sistema de control interno de una entidad autónoma en Perú

Con fecha 17 de abril de 2006, se promulgó la Ley Nº 28716, denominada Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, cuyo objeto es la de establecer las normas para regular la elaboración, aprobación, implementación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.

evaluacion-sistema-control-interno-entidad-autonoma-en-peru

Esta Ley establece en su artículo 10º que corresponde a la Contraloría General de la República, dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación, funcionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado.

El 30.OCT.2006, la Contraloría General de la República emitió la Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG, mediante la cual aprueba las Normas de Control Interno, las mismas que son de aplicación a las Entidades del Estado.

En el literal j) de Relación de Normativa de la Contraloría General del Anexo n.° 13 – A de los Lineamientos de Política para la Formulación de los Planes Anuales de Control 2012 y la Directiva “Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de control institucionales para el año 2012, aprobados con resolución de Contraloría n.° 321-2011-CG de 09.NOV.2011, se dispone “Evaluación del Sistema de Control Interno: El OCI planificará la evaluación del Sistema de Control Interno de la entidad en concordancia con lo establecido en la Ley de Control Interno – Ley N° 28716 – Ley de Control Interno de las entidades del Estado y modificatorias.

Señalando así mismo, que el Informe resultante de ésta actividad, deberá ser remitido a la Gerencia Central Anticorrupción de la Contraloría General de la República a más tardar el 30 de noviembre.

1.1     ORIGEN

La presente actividad de control ha sido prevista en el Plan Anual de Control del año 2012, aprobado con Resolución de Contraloría General n.° 020AG-2012-CG, de 22.ENE.2012.

1.2     OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Objetivo de la evaluación del Control Interno es establecer los pasos secuenciales para verificar la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno instaurado en la entidad en cumplimiento de los fines de la entidad; identificar, priorizar y seleccionar, a través del modelo de Administración de Riesgos Corporativos ERM – COSO II, probables áreas críticas con fines del planeamiento del Plan Anual de Control 2013, así como el grado de madurez de la entidad autónoma, bajo análisis.

1.2     ALCANCE

El presente informe corresponde al período comprendido entre el 01.AGO.2011 y 01.AGO.2012 y contiene los resultados de la evaluación efectuada al control interno instaurado en la entidad autónoma.

1.4     METODOLOGÍAS

  1. El Modelo Estándar de Control Interno – MECI, tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas.

Para la elaboración del Informe Anual de Evaluación del Control Interno, se utilizó la metodología contenida en el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, cuyo instructivo contenido en un software de Excel se adecuó a los componentes establecidos en las Normas de Control Interno aprobadas con Resolución de Contraloría n.° 320-2006-CG de 30.OCT.2006, cuyos rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del Control Interno, son:

RANGOCRITERIO
0.0  –  1.9INICIAL
2.0  –  2.9INTERMEDIO
3.0  –  3.9ADECUADO
4.0  –  5.0SATISFACTORIO

 

  1. La metodología “Administración de Riesgos Corporativos ERM – COSO II”, fue aplicada para definir puntos críticos y objetivos específicos de auditoría en base a riesgos, incluye desde el levantamiento de información relativa a riesgos, controles y objetivos operativos realizado a través de matrices, los criterios para la evaluación y determinación de puntos críticos en el proceso a auditar, hasta la determinación de los objetivos específicos de auditoría, las etapas son:

 

  1. Análisis del proceso, subproceso o etapa a auditar.
  1. Reconocimiento de objetivos operativos.
  1. Identificación de riesgos operativos relevantes
  1. Identificación del nivel de severidad del riesgo
  1. Identificación y clasificación de la eficiencia de controles claves
  1. Determinación de los puntos críticos a auditar.
  1. Definición de objetivos específicos de auditoría en el programa.
  1. Construcción de la Matriz Final de Riesgos del Proceso, que considera el riesgo residual luego de la evaluación de los controles clave.

Las categorías de probabilidad de ocurrencia e impacto, aplicadas fueron las siguientes:

  1. Finalmente, respecto a la determinación de la madurez del sistema control interno, se utilizó la Metodología denominada Modelo de Madurez de la Capacidad de Integración, el cual establece un conjunto de prácticas o procesos clave agrupados en Áreas Clave de Proceso, los cuales se agrupan en cinco «niveles de madurez», de modo que una organización que tenga institucionalizadas todas las prácticas incluidas en un nivel y sus inferiores, se considera que ha alcanzado ese nivel de madurez.

Los niveles son: Inicial, Intermedio, Avanzado, Óptimo y Mejora Continua, cuya medición se ha efectuado a través de un software en Excel denominado “Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno

Institucional”, Cuyo detalle es:

INICIALExiste evidencia de que la institución ha emprendido esfuerzos aislados para el establecimiento del sistema de control interno; sin embargo, aún no se ha reconocido su importancia. El enfoque general en relación con el control interno es desorganizado.
INTERMEDIOSe han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del sistema de control interno. Se empieza a generalizar el compromiso, pero éste se manifiesta principalmente en la administración superior.
AVANZADOLos procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han difundido en todos los niveles de la organización. El sistema de control interno funciona conforme a las necesidades de la organización y el marco regulador.
ÓPTIMOSe han instaurado procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente del sistema de control interno
MEJORA CONTINUALos procesos se han refinado hasta un nivel de mejor práctica, se basan en los resultados de mejoras continuas y la generación de iniciativas innovadoras. El control interno se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo, brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, y haciendo que la organización se adapte de manera rápida.

 

  1. BASE LEGAL
  • Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
  • Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
  • Normas de Control Interno, aprobadas con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG.
  • Decreto de Urgencia N° 067-2009, que modifica el Art. 10 de la Ley N° 28716.
  • Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado, aprobado con Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG.
  • Ley Nº 28411: Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
  • Ley Nº 28708; Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad
  • Lineamientos de Política para la Formulación de los Planes de Control de los Órganos del Sistema Nacional de Control – Año 2010 y Directiva N° 004-2009-CG/PEC, aprobado con Resolución de Contraloría General y Directiva n° 1692009-CG.
  • Ley 29743 de 30.JUN.2011, ley que sustituye el cuarto párrafo del artículo 10 de la Ley 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, por el texto siguiente: «Artículo 10. Competencia normativa de la Contraloría General de la República (…)

El marco normativo y la normativa técnica de control que emite la Contraloría General de la República en el proceso de implantación del sistema de control interno, toma en cuenta la naturaleza de las funciones de las entidades, proyectos de inversión, actividades y programas sociales que estas administran.

Asimismo, deroga los artículos 2 y 3 del Decreto de Urgencia 067-2009, Decreto de Urgencia que modifica el Artículo 10 de la Ley 28716, así como cualquier disposición que se oponga o resulte incompatible con la presente Ley,

  • EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.1     RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD AUTÓNOMA.

De acuerdo con los resultados del aplicativo utilizado, se ha determinado que el control interno de la entidad autónoma, tiene la calificación de “Intermedio”, con un puntaje de 2.61, por lo que resulta importante que se propongan las acciones pertinentes que permitan superar el estado Intermedio en el que se encuentra, a fin de instaurar un sistema de control interno sólido y confiable, procurando concentrar esfuerzos para reiniciar la continuación de las acciones contenidas en la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, en la entidad autónoma

Los resultados de la evaluación del sistema de control interno se sintetizan así:

SUBSISTEMASPUNTAJECALIFICACIÓNPUNTAJECALIFICACIÓN
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO1.81INICIAL2.61INTERMEDIO
SUBSISTEMA DE CONTROL  DE GESTIÓN3.45ADECUADO
SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN2,56INTERMEDIO

La calificación general de la evaluación del control interno de la entidad autónoma, arroja un resultado de 2.61 que lo ubica en el nivel INTERMEDIO.

La percepción sobre los componentes del Control Interno de la entidad autónoma, se presenta así:

 COMPONENTESPUNTAJECALIFICACIÓN
1.AMBIENTE DE CONTROL2.30INTERMEDIO
2.VALORACIÓN DE RIESGOS1.31INICIAL
3.ACTIVIDADES DE CONTROL3.09ADECUADO
4.INFORMACIÓN3.50ADECUADO
5.COMUNICACIÓN3.78ADECUADO
6.AUTOEVALUACIÓN3.00ADECUADO
7.EVALUACIÓN INDEPENDIENTE2.00INTERMEDIO
8.COMPROMISO DE MEJORAMIENTO2.67INTERMEDIO

Las calificaciones de la percepción sobre los controles internos instaurados en la entidad autónoma se encuentran en un rango comprendido entre 1.31 y 3.78, que corresponde al nivel INTERMEDIO en la calificación.

Se presentan los componentes de “Comunicación”, “Información”, “Actividades de Control Gerencial” y “Autoevaluación” con puntajes más altos (3.78, 3.50, 3.09 y 3.00), y con menos puntaje los componentes “Compromiso de mejoramiento”, “Ambiente de Control”; “Evaluación Independiente” y “Evaluación de Riesgos” con un puntaje promedio de 2.07.

Lo anterior es indicativo que la Institución debe mejorar sustantivamente los componentes de “Evaluación de Riesgos”, “Evaluación Independiente”, “Ambiente de Control” y su “Compromiso de Mejoramiento”; denotándose que existe oportunidades para consolidar los componentes de “Autoevaluación”, “ Actividades de Control Gerencial” e “Información” y “Comunicación”..

A continuación en el Grafico Radar, se presentan los resultados de la evaluación del control interno a nivel de cada componente, apreciándose que los componentes “Información y Comunicación” y “Actividades de Control Gerencial”, tienen la calificación de “Adecuado”, mientras que los componentes “Supervisión” y “Ambiente de Control”, tienen la calificación de “Intermedio”, en tanto que el componente que requiere mayor atención de mejora es de “Evaluación de Riesgos’, cuya calificación es “Inicial”.

3.2     FORTALEZAS A NIVEL DE CADA ELEMENTO DE CONTROL INTERNO.

La línea base que establece el que un elemento o componente se considere como una fortaleza, por tener oportunidades de mejora para su consolidación es de igual o mayor a 3.00 puntos, en este sentido las fortalezas del control interno del Servicio Parlamentario, que se considerarían fortalezas son:

COMPONENTEELEMENTOPUNTAJECALIFICACIÓN
AMBIENTE DE  CONTROLORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL3.67ADECUADO
ACTIVIDADES DE CONTROLPROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN4.00SATISFACTORIO
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES3.50ADECUADO
CONTROLES SOBRE ACCESO A LOS RECURSOS Y ARCHIVOS3.60ADECUADO
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS4.00SATISFACTORIO
REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS 4.004.00SATISFACTORIO
INFORMACIÓNCONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES3.83ADECUADO
FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN4.00SATISFACTORIO
INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD4.00SATISFACTORIO
CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN3.50ADECUADO
SISTEMAS DE INFORMACIÓN3.50ADECUADO
FLEXIBILIDAD AL CAMBIO3.00ADECUADO
COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN INTERNA3.67ADECUADO
COMUNICACIÓN EXTERNA3.67ADECUADO
CANALES DE COMUNICACIÓN4.00SATISFACTORIO
AUTOEVALUACIÓNACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO3.00ADECUADO

 

3.4     DEBILIDADES A NIVEL DE CADA ELEMENTO DE CONTROL INTERNO

Se considere como una debilidad, aquellos elementos del control interno cuyo puntaje es inferior a 3.00 puntos, los cuales requieren mayor esfuerzo de parte de los niveles superiores de la entidad, a fin que adopten los correctivos necesarios y oportunos vinculados con el reinicio de la implementación de la Guía del Página

AMBIENTE DE CONTROLFILOSOFIA DE LA DIRECCIÓN2.33INTERMEDIO
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS2.00INTERMEDIO
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA2.17INTERMEDIO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL2.00INTERMEDIO
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS2.60INTERMEDIO
COMPETENCIA PROFESIONAL2.00INTERMEDIO
ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD1.67INICIAL
VALORACIÓN  DE RIESGOSPLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO1.75INICIAL
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS1.50INICIAL
VALORACIÓN DE RIESGOS1.00INICIAL
RESPUESTA AL RIESGO1.00INICIAL
ACTIVIDADES DE CONTROLEVALUACIÓN COSTO BENEFICIO1.50INICIAL
VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES2.50INTERMEDIO
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO2.00INTERMEDIO
RENDICIÓN DE CUENTAS2.67INTERMEDIO
INFORMACIÓNARCHIVO INSTITUCIONAL2.67INTERMEDIO
EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE

SEGUIMIENTO DE RESULTADOS2.00INTERMEDIO
PLANES DE

MEJORAMIENTO

COMPROMISO DE MEJORAMIENTO2.67INTERMEDIO

 

  1. IDENTIFICACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RIESGOS.

La etapa de planificación de auditoría que señala quién, cómo, dónde y cuándo se deben realizar cada una de las actividades de auditoría, la cual incluye un análisis integral de todos los elementos internos y externos a la organización, con la finalidad de determinar los eventos que cuentan con la mayor relevancia para cumplir con la misión y objetivos estratégicos, y que a su vez, cuentan  con el mayor nivel de riesgo.

Las actividades que se realizan en esta etapa se encuentran definidas en diferentes normas de auditoría referidas a la planificación del trabajo, las que señalan que se debe considerar principalmente lo siguiente:

  1. Que las labores de auditoría interna, añadan valor a la institución.
  1. Establecer planes basados en riesgos, a fin de determinar las prioridades de las labores de auditoría interna.
  1. Los planes de auditoría deberán ser consistentes con la misión, objetivos estratégicos y metas de la institución.
  1. La planificación de auditoría debe estar basada en una evaluación de riesgos, realizada al menos anualmente.
  1. La planificación de la Auditoría debe asegurar que los recursos para las labores de auditoría interna sean adecuados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el planeamiento.
  1. El planeamiento de la auditoría debe incluir exposiciones de riesgo relevantes y cuestiones de control clave, gobierno corporativo y otras necesarias.

A continuación en los Cuadros n.° 1, 2, 3, 4, 5 y 6, se presentan la matriz de riesgos estratégica  a nivel de procesos, sub procesos y actividades; las áreas críticas identificadas, priorizadas y seleccionadas sin considerar los riesgos residuales; y las áreas críticas identificadas, priorizadas y seleccionadas considerando los riesgos residuales existentes luego de la aplicación de los controles claves existentes en la institución, así como los objetivos diseñados para las futuras acciones de control.

Se han identificado, priorizado y seleccionado nueve (9) áreas críticas en dos (2) procesos relevantes cuyas operaciones son de mayor materialidad e importancia relativa.

En el Cuadro n.° 6, se aprecian las áreas críticas identificadas, priorizadas y seleccionadas, con sus correspondientes objetivos para las futuras acciones de control.

Página

CUADRO n.° 1 MATRIZ DE RIESGOS ESTRATÉGICA  NIVEL DE PROCESOS, SUB PROCESOS Y ACTIVIDADES 

PROCESOSUB PROCESOETAPAS

(PUNTOS

CRITICOS)

OBJETIVO

OPERATIVO

DE LA ETAPA

RIESGOS OPERATIVOS IDENTIFICADOS  CONTROLES CLAVES EXISTENTES CLASIFICACION

DE EXPOSICIÓN AL

RIESGO

DESCRIPCION DEL RIESGOPROBABILIDADIMPACTOSEVERI

DAD

DEL

RIESGO

VALORDESCRIPCION DEL CONTROLNIVEL EFECTIVIDADVALORNIVELVALOR
CLASIFICA CIÓNVA LORCLASIFICA CIÓNVA LORPDOA
CONTRATACIÓN

DE BIENES Y

SERVICIOS

 

1. COMPRA DE

EQUIPOS DE

COMPUTO

2. COMPRA DE

LICENCIAS Y

HARDWARE

3. COMPRA DE

ASCENSORES

4. COMPRA DE

PAPEL Y

TONER

5. COMPRA DE

TELEFONÍA

CELULAR

6. COMPRA DE

COMBUSTIBLE

7. ALQUILER DE EDIFICIOS

8. ALQUILER DE PLAYAS DE

ESTACIONA

MIENTO

 

 

PROGRAMA

CIÓN Y DE

ACTOS

PREPARA

TORIOS

DEFINICIÓN DE

ESPECIFICA

CIONES

TÉCNICAS Y

NECESIDADES

DE CONTRATA

CIÓN

ASEGURAR QUE

LAS

ESPECIFICACIO

NES TÉCNICAS Y

LAS CANTIDADES

DE LOS BIENES Y

SERVICIOS QUE

SE ADQUIEREN,

SATISFACEN LAS

NECESIDADES DE

LA INSTITUCIÓN

ERRORES EN LA

DEFINICIÓN DE LAS CANTIDADES DE

CONTRATACIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

EN RELACIÓN A LAS

NECESIDADES DE LA

INSTITUCIÓN

PROBABLE4MAYORES4EXTRE MO16DIRECTIVA n.º 01-2009-

DGA/CR

PROCEDIMIENTOS

PARA LA

CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.

 

 

 

 

OcCrA2NO

ACEPTA BLE

8.00
SELECCIONAR

LOS BIENES Y

SERVICIOS CON

LA MEJOR

RELACIÓN PRECIO – CALIDAD.

 

FALTAN

CAPACIDADES

TÉCNICAS DEL

PERSONAL PARA

ELABORAR

ESTUDIOS DE

POSIBILIDADES

QUE OFRECE EL

MERCADO QUE

PERMITAN

DETERMINAR UN

VALOR

REFERENCIAL QUE

SEA FIEN REFLEJO

DEL VALOR DEL

MERCADO

CASI CERTEZA5MAYORES4EXTRE MO20DIRECTIVA n.º 01-2009-

DGA/CR

PROCEDIMIENTOS

PARA LA

CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.

 

OcCrA2NO

ACEPTA BLE

10.00
PROCESO DE SELECCIÓNRAZONABILI

DAD DE LA

CALIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN

DE LA

PROPUESTA TÉCNICA

ADECUADA

ELECCIÓN DEL

MEJOR OFERENTE

CON LA DEBIDA

FORMALIZACIÓN.

 

DEFICIENCIAS EN

LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEFINIDOS.

 

FALTA DE

VERIFICACIÓN O

ACREDITACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS.

PROBABLE4MODERA DAS3ALTO12DIRECTIVA n.º 01-2009-

DGA/CR

PROCEDIMIENTOS

PARA LA

CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.

 

OcCrA2MAYOR6.00

O    = Oportunidad de la acción del control clave: Preventivo (Pv); Correctivo (Cr); Detectivo (Dt)

Pd  = Periodicidad de la acción del control clave: Permanente (Pe); Periódico (Pd); Ocasional (Oc).

A    = Automatización en la aplicación del Control Clave: Automatizado 100 % (At); Semi automatizado (Sa); Manual (Ma).

CUADRO n.° 1    MATRIZ DE RIESGOS ESTRATÉGICA NIVEL DE PROCESOS, SUB PROCESOS Y ACTIVIDADES

PROCESOSUB PROCESOETAPAS

(PUNTOS

CRITICOS)

OBJETIVO

OPERATIVO

DE LA ETAPA

 RIESGOS OPERATIVOS IDENTIFICADOS  CONTROLES CLAVES EXISTENTES CLASIFICACION

DE EXPOSICIÓN AL

RIESGO

DESCRIPCION DEL RIESGOPROBABILIDADIMPACTOSEVERI

DAD

DEL

RIESGO

VALORDESCRIPCION DEL CONTROLNIVEL EFECTIVIDADVALORNIVELVALOR
CLASIFICA CIÓNVA LORCLASIFICA CIÓNVA LORPdOA
CONTRATACIÓN

DE BIENES Y

SERVICIOS

 

1. Compra de equipos de computo

2. Compra de licencias y hardware

3. Compra de ascensores

4. Compra de papel y toner

5. Compra de telefonía celular

6. Compra de combustible 7. Alquiler de Edificios

8. Alquiler de Playas de

estacionamien

to

 

EJECUCIÓN

CONTRAC

TUAL

CONSISTENCIA

EN EL

PROCESO DE

CONTROL Y

SUPERVISIÓN

ASEGURAR QUE

EL PERSONAL

TENGA LOS

CONOCIMIENTOS LEGALES,

REGLAMENTARIO

S Y DEL PROCESO

DE COMPRAS,

NECESARIOS

PARA REALIZAR SU FUNCIÓN.

 

PAGOS SIN

CUMPLIMIENTO DEL

CONTRATO, ENTREGA

DEL BIEN O

PRESTACIÓN DEL

SERVICIO, O PRESENTACIÓN DE

ESTADOS DE AVANCE.

 

ÓRDENES DE COMPRA

EMITIDAS, SIN COTEJAR

LAS CONFORMIDADES

DE SERVICIO

OTORGADAS Y/O DE

RECEPCIÓN DE BIENES,

CON LOS ASPECTOS

CONTRATUALES Y LAS

ESPECIFICACIONES

TECNICAS QUE

REGULAN LA CANTIDAD Y CALIDAD DE SU ENTREGA.

 

FALTA DE ADOPCIÓN DE

MEDIDAS CORRECTIVAS

Y/O PREVENTIVAS EN FORMA OPORTUNA E INTEGRAL.

PROBABLE4MODERADA3ALTO12DIRECTIVA n.º 01-2009-

DGA/CR

PROCEDIMIENTOS

PARA LA

CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.

 

OcCrM2MAYOR6.00
 EXPEDIENTES

DE CONTRA

TACION

ASEGURAR LA

INTEGRIDAD DEL

EXPEDIENTE DE

CONTRATACIÓN

EXPEDIENTES DE

CONTRATACIONES

CARENTE DE SUSTENTO

DOCUMENTARIO (CONTENIENDO FOTOCOPIAS,

INCOMPLETOS,CON

VARIOS FOLIADOS, Y EN ALGUNOS CASOS  NO HABIDOS).

PROBABLE4MAYORES4EXTRE MO16DIRECTIVA n.º 01-2009-

DGA/CR

PROCEDIMIENTOS PARA LA

CONTRATACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.

 

OcCrM2NO

ACEP

TABLE

8.00

 

CUADRO n.° 1 MATRIZ DE RIESGOS ESTRATÉGICA NIVEL DE PROCESOS, SUB PROCESOS Y ACTIVIDADES

PROCESOSUB PROCESOETAPAS

(PUNTOS

CRITICOS)

OBJETIVO

OPERATIVO

DE LA ETAPA

RIESGOS OPERATIVOS IDENTIFICADOSCONTROLES CLAVES EXISTENTESCLASIFICACION

DE EXPOSICIÓN AL

RIESGO

DESCRIPCION DEL RIESGOPROBABILIDADIMPACTOSEVERI

DAD

DEL

RIESGO

VALORDESCRIPCION DEL CONTROLNIVEL EFECTIVIDADVALORNIVELVALOR
CLASIFICA CIÓNVA LORCLASIFICA CIÓNVA LORPDOA
BENEFICIOS SOCIALESCOMPENSA

CIÓN POR

TIEMPO DE

SERVICIOS

OPORTUNIDAD

DE LOS

DEPÓSITOS

ASEGURAR QUE

LOS MONTOS DE

LAS CTS SEAN

ADMINISTRADOS

CORRECTAMENTE

ACTIVOS

UTILIZADOS EN

FINES DIFERENTES

PARA CUBRIR

GASTOS NO

OPERATIVOS

PROBABLE4MODERA DAS3ALTO12NO HAY CONTROLES CLAVESOcCrM2MAYOR6.00
VACACIONESPAGOS POR

VACACIONES

TRUNCAS

QUE LA POLÍTICA

INSTITUCIONAL

IMPULSE EL

OPORTUNO GOCE VACACIONAL,

REDUCIENDO LOS

PAGOS POR

VACACIONES

TRUNCAS

PAGO DE

VACACIONES

TRUNCAS CON

RECURSOS QUE

CORRESPONDEN A

OTRAS PARTIDAS Y

CON

TRANSFERENCIAS

DE PENSIONES DEL

DECRETO LEY 20530

CASI CERTEZA5MAYORES4EXTRE MO20NO HAY CONTROLES CLAVESOcCrM2NO

ACEPTA BLE

10.00
PENSIONESPAGO DE

DEVENGADOS

DEL DECRETO

LEY 20530

ASEGURAR QUE

LOS FONDOS

TRANFERIDOS A LA INSTITUCIÓN,

SE APLIQUE EN

SU INTEGRIDAD, PARA EL FIN ASIGNADO.

FALTA DE UN

PADRÓN

ACTUALIZADO Y

DEFINICIÓN DE  LOS

MONTOS

DEVENGADOS QUE

CORRESPONDE A

CADA PENSIONISTAS BENEFICIARIO DE LA

SENTENCIA DE LA CORTE

INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS.

CASI CERTEZA5MAYORES4EXTRE MO20NO HAY CONTROLES CLAVESOcCrM2NO ACEPTA BLE10.00
SEGURIDAD PREVISIONALINTEGRIDAD DE

TRANSFEREN

CIAS  DE

DESCUENTAS A

LA SUNAT,

ESSALUD

ASEGURAR QUE LOS FONDOS

DESCONTADOS

POR SEGURIDAD

PREVISIONAL SEAN

TRANSFERIDOS EN SU

INTEGRIDAD A

LAS  ENTIDADES

RECAUDADORAS DE LOS MISMOS.

MONTOS

DESCONTADOS POR SEGURIDAD

PREVISIONAL SE ESTARÍAN

UTILIZANDO EN GASTOS

CORRIENTES DE LA

ENTIDAD CON EL

RIESGO DE

GENERAR MULTAS Y

MORAS, Y AFECTAR LA ATENCIÓN DE

LOS ASEGURADOS.

CASI CERTEZA5MAYORES4EXTRE MO20NO HAY CONTROLES CLAVESOcCrM2NO

ACEPTA BLE

10.00

 

CUADRO n.° 4 

RIESGO INHERENTE; NIVEL DE CONTROL CLAVE Y RIESGO RESIDUAL

RIESGO INHERENTE NIVEL DE CONTROL CLAVE  RIESGO RESIDUAL
CASI CERTEZA DEFICIENTE ( < = 3.4) CASI CERTEZA
PROBABLE REGULAR ( DE 3.5 A < 7.5) PROBABLE
MODERADO MAS QUE REGULAR (DE 7.2 < 10.7)  MODERADO
IMPROBABLE BUENO ( DE 10.8 < 14.3) IMPROBABLE
MUY IMPROBABLE OPTIMO ( DE 14.4 <= 18) MUY IMPROBABLE

 

 CUADRO n.° 5   ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES NORMATIVAS EN EL CONTROL MITIGANTE EXAMINADO 
RIESGO RELEVANTENIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD DE CONTROL ASOCIADO A LOS NIVELES DE

CUMPLIMIENTO: ADECUADO, REGULAR, INSUFICIENTE

  
DOCUMENTA CIONREGISTROAUTORIZACIÓNDIVISIÓN  O SEGRE GACIONSUPERVISIONACCESOVALORNIVEL
1ERRORES EN LA DEFINICIÓN DE LAS CANTIDADES DE CONTRATACIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS EN RELACIÓN A LAS NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

1.52221210MAS QUE REGULAR
2FALTAN CAPACIDADES TÉCNICAS DEL PERSONAL PARA  ELABORAR ESTUDIOS

DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO QUE  PERMITAN DETERMINAR

UN VALOR REFERENCIAL QUE SEA FIEN REFLEJO DEL VALOR DEL MERCADO

1.52221210MAS QUE REGULAR
3DEFICIENCIAS EN LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEFINIDOS.

 

FALTA DE VERIFICACIÓN O ACREDITACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS.

1.52221210MAS QUE REGULAR
4PAGOS SIN CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA DEL BIEN O

PRESTACIÓN DEL SERVICIO, O PRESENTACIÓN DE ESTADOS DE AVANCE.

 

ÓRDENES DE COMPRA EMITIDAS, SIN COTEJAR LAS CONFORMIDADES DE

SERVICIO  OTORGADAS Y/O DE RECEPCIÓN DE BIENES, CON LOS ASPECTOS CONTRATUALES Y LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS QUE REGULAN LA CANTIDAD Y CALIDAD DE SU ENTREGA.

 

FALTA DE ADOPCIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS EN FORMA OPORTUNA E INTEGRAL.

1.52221210MAS QUE REGULAR
5EXPEDIENTES DE CONTRATACIONES SIN SUSTENTO DOCUMENTARIO (CONTENIENDO FOTOCOPIAS,  INCOMPLETOS,CON VARIOS FOLIADOS, Y EN ALGUNOS CASOS  NO HABIDOS).1.0112117REGULAR
6ACTIVOS UTILIZADOS EN FINES DIFERENTES PARA CUBRIR GASTOS  NO OPERATIVOS1.0112117REGULAR
7PAGO DE VACACIONES TRUNCAS CON RECURSOS QUE CORRESPONDEN A

OTRAS PARTIDAS Y CON TRANSFERENCIAS DE PENSIONES DEL DECRETO LEY

20530

1.0112117REGULAR
8FALTA DE UN PADRÓN ACTUALIZADO Y DEFINICIÓN DE  LOS MONTOS DEVENGADOS QUE CORRESPONDE A CADA PENSIONISTAS BENEFICIARIO DE LA SENTENCIA DE LA CORTE INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS.1.0112117REGULAR
9MONTOS DESCONTADOS POR SEGURIDAD PREVISIONAL SE ESTARÍAN

UTILIZANDO EN GASTOS CORRIENTES DE LA ENTIDAD CON EL RIESGO DE

GENERAR MULTAS Y MORAS, Y AFECTAR LA ATENCIÓN DE LOS ASEGURADOS.

1.0112117REGULAR

 

 CUADRO n.° 6  PRIORIZACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS
PROCESOSUB PROCESOETAPAS

 

OBJETIVO

OPERATIVO

DE LA ETAPA

DESCRIPCION DEL RIESGOPRIORIZACIÓN DE ÁREAS CRÍTICASOBJETIVOS  ESPECIFICOS
CONTRATACIÓN

DE BIENES Y

SERVICIOS

 

 

PROGRAMA

CIÓN  Y ACTOS

PREPARA

TORIOS

DEFINICIÓN DE

ESPECIFICA CIONES TÉCNICAS

Y NECESIDADES

DE

CONTRATACIÓN

ASEGURAR QUE LAS

ESPECIFICACIO

NES TÉCNICAS Y LAS

CANTIDADES DE LOS

BIENES Y SERVICIOS QUE

SE ADQUIEREN,

SATISFACEN LAS

NECESIDADES DE LA

INSTITUCIÓN

ERRORES EN LA DEFINICIÓN

DE LAS CANTIDADES DE

CONTRATACIÓN DE BIENES

Y SERVICIOS EN RELACIÓN A LAS NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN.

2EVALUAR Y DETERMINAR LA

COHERENCIA EN LA

FORMULACIÓN DE LAS BASES ADMINISTRATIVAS Y

TÉCNICAS, EN RELACIÓN CON

LAS NECESIDADES DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS EN LA ENTIDAD.

SELECCIONAR LOS BIENES

Y SERVICIOS CON LA MEJOR RELACIÓN PRECIO – CALIDAD.

 

FALTAN CAPACIDADES

TÉCNICAS DEL PERSONAL

PARA  ELABORAR ESTUDIOS

DE POSIBILIDADES QUE

OFRECE EL MERCADO QUE  PERMITAN DETERMINAR UN

VALOR REFERENCIAL QUE SEA FIEN REFLEJO DEL VALOR DEL MERCADO.

9VERIFICAR QUE LOS SERVICIOS

CONTRATADOS SEAN

CONSISTENTES CON LOS

REQUERIDOS EN CALIDAD Y

OPORTUNIDAD Y A LOS MEJORES PRECIOS DEL MERCADO.

PROCESO DE SELECCIÓNRAZONABILIDAD

DE LA

CALIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN DE

LA PROPUESTA

TÉCNICA

ADECUADA ELECCIÓN DEL

MEJOR OFERENTE CON LA DEBIDA FORMALIZACIÓN.

 

DEFICIENCIAS EN LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEFINIDOS.

 

FALTA DE VERIFICACIÓN O

ACREDITACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS.

8VERIFICAR QUE LOS

FUNCIONARIOS QUE

PARTICIPAN EN LAS

ADJUDICACIONES Y

CONTRATACIONES ACTÚEN

CON OBJETIVIDAD Y

TRANSPARENCIA Y LAS

ADJUDICACIONES SON

CONSISTENTES CON LAS

BASES ADMINISTRATIVAS

INTEGRADAS Y LA EVALUACIÓN QUE LAS RESPALDA.

EJECUCIÓN

CONTRACTUAL

 CONSISTENCIA

EN EL PROCESO

DE CONTROL Y

SUPERVISIÓN

ASEGURAR QUE EL

PERSONAL TENGA LOS

CONOCIMIENTOS LEGALES,

REGLAMENTARIOS Y DEL

PROCESO DE COMPRAS, NECESARIOS PARA

REALIZAR SU FUNCIÓN.

 

PAGOS SIN CUMPLIMIENTO

DEL CONTRATO, ENTREGA

DEL BIEN O PRESTACIÓN

DEL SERVICIO, O PRESENTACIÓN DE

ESTADOS DE AVANCE.

7DETERMINAR SI LAS

CONFORMIDADES DE

SERVICIO Y/O RECEPCIÓN DE

LOS BIENES CONTRATADOS,

CUENTAN CON LOS NIVELES

DE CONTROL Y SUPERVISIÓN

CORRESPONDIENTE, CUYAS

ORDENES DE SERVICIO Y/O

COMPRA, HAN SIDO

PREVIAMENTE

CONTRASTADOS CON LOS

CONTRATOS, LAS

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Y/O TERMINOS DE

REFERENCIA, A FIN DE

ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL Y LA

RAZONABILIDAD Y LEGALIDAD DE LOS PAGOS.

ÓRDENES DE COMPRA

EMITIDAS, SIN COTEJAR LAS

CONFORMIDADES DE

SERVICIO  OTORGADAS Y/O

DE RECEPCIÓN DE BIENES,

CON LOS ASPECTOS

CONTRATUALES Y LAS

ESPECIFICACIONES

TECNICAS QUE REGULAN LA CANTIDAD Y CALIDAD DE SU ENTREGA.

FALTA DE ADOPCIÓN DE

MEDIDAS CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS EN FORMA OPORTUNA E INTEGRAL.

EXPEDIENTES DE CONTRATACIONASEGURAR LA INTEGRIDAD

DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

EXPEDIENTES DE

CONTRATACIONES

CARENTE DE SUSTENTO

DOCUMENTARIO (CONTENIENDO

FOTOCOPIAS,

INCOMPLETOS, CON VARIOS FOLIADOS, Y EN ALGUNOS CASOS  NO HABIDOS).

1DETERMINAR SI LOS

EXPEDIENTES DE

CONTRATACIONES SE

ENCUENTRAN INTEGROS, CON DOCUMENTACIÓN ORIGINAL,

NUMERADOS, REGISTRADOS, CON INVENTARIOS

CONSISTENTES CON LAS

ACTAS DE ENTREGA DEL

ACERVO DOCUMENTARIO POR

LOS COMITÉS DESIGNADOS Y EN BUEN ESTADO DE CONSERVACIÓN.

 

 CUADRO n.° 6  PRIORIZACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS
PROCESOSUB PROCESOETAPAS

 

OBJETIVO

OPERATIVO

DE LA ETAPA

DESCRIPCION DEL RIESGOPRIORIZACIÓN DE ÁREAS CRÍTICASOBJETIVOS  ESPECIFICOS
BENEFICIOS SOCIALESCOMPENSA

CIÓN POR

TIEMPO DE

SERVICIOS

OPORTUNIDAD DE LOS DEPÓSITOSASEGURAR QUE LOS

MONTOS DE LAS CTS SEAN

ADMINISTRADOS

CORRECTAMENTE

ACTIVOS UTILIZADOS EN

FINES DIFERENTES PARA CUBRIR GASTOS NO OPERATIVOS.

5VERIFICAR Y DETERMINAR

QUE LOS MONTOS POR

COMPENSACIÓN DE TIEMPO

DE SERVICIOS – CTS, SON LOS

CORRECTOS Y SE MANTIENEN

INTEGROS Y ENCUENTRAN

RESGUARDADOS EN

ENTIDADES FINANCIERAS QUE ASEGURAN SU VALOR REAL.

VACACIONESPAGOS POR

VACACIONES

TRUNCAS

QUE LA POLÍTICA

INSTITUCIONAL IMPULSE EL

OPORTUNO GOCE

VACACIONAL, REDUCIENDO

LOS PAGOS POR

VACACIONES TRUNCAS

PAGO DE VACACIONES

TRUNCAS CON RECURSOS

QUE CORRESPONDEN A

OTRAS PARTIDAS Y CON

TRANSFERENCIAS DE PENSIONES DEL DECRETO

LEY 20530.

6ANALIZAR Y DETERMINAR QUE

LOS PERÍODOS VACACIONES

SE CUMPLEN DE ACUERDO A

LAS DISPOSICIONES LEGALES QUE LA REGULAN, CUYO

ORIGEN DE LOS FONDOS CON

LOS QUE SE ABONAN SON LOS

ESTRICTAMENTE

TRANSFERIDOS POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS.

PENSIONESPAGO DE

DEVENGADOS

DEL DECRETO

LEY 20530

ASEGURAR QUE LOS FONDOS TRANFERIDOS A LA

INSTITUCIÓN, SE APLIQUE EN SU INTEGRIDAD, PARA EL FIN ASIGNADO.

FALTA DE UN PADRÓN

ACTUALIZADO Y DEFINICIÓN

DE  LOS MONTOS

DEVENGADOS QUE

CORRESPONDE A CADA

PENSIONISTAS

BENEFICIARIO DE LA

SENTENCIA DE LA CORTE INTERAMERICANA DE

DERECHOS HUMANOS.

3DETERMINAR SI LOS

DEVENGADOS A SER

CANCELADOS A LOS

PENSIONISTAS DEL D. LEY

20530 DERIVADOS DE LA

SENTENCIA DE LA CORTE

INTERAMERICANA DE

DERECHOS HUMANOS,

CUENTA CON UN PADRON DE

PENSIONISTAS QUE

CONSIGNE LOS MONTOS

ADEUDADOS EN FUNCIÓN A

SUS AÑOS DE SERVICIOS,

NIVELES REMUNERATIVOS

RECONOCIDOS,

HOMOLOGACIONES,

INTERESES LEGALES Y

DESCUENTOS POR EL FONDO

DE SOLIDARIDAD, CUYOS

FONDOS TRANSFERIDOS POR

EL MEF Y LA ONP, PARA SU

CANCELACIÓN, SON

APLICADOS EN SU

INTEGRIDAD PARA DICHO FIN.

SEGURIDAD PREVISIONALINTEGRIDAD DE

TRANSFERENCIAS

DE  LOS

DESCUENTOS, A

LA SUNAT, ESSALUD

ASEGURAR QUE LOS

FONDOS DESCONTADOS

POR SEGURIDAD

PREVISIONAL Y RENTAS DE

QUINTA Y CUARTA

CATEGORÍA, SEAN

TRANSFERIDOS EN SU

INTEGRIDAD A LAS

ENTIDADES

RECAUDADORAS DE LOS MISMOS.

MONTOS DESCONTADOS

POR SEGURIDAD

PREVISIONAL Y LOS

DESCUENTOS DE QUINTA Y

CUARTA CATEGORIA, SE

ESTARÍAN UTILIZANDO EN

GASTOS CORRIENTES DE LA

ENTIDAD CON EL RIESGO DE GENERAR MULTAS Y

MORAS, Y AFECTAR LA ATENCIÓN DE LOS ASEGURADOS.

4DETERMINAR SI LOS

DESCUENTOS PREVISIONALES

POR AFP, ES SALUD Y RENTA

DE QUINTA O CUARTA

CATEGORÍA SON LOS

CORRECTOS Y SI ESTOS, EN

SU INTEGRIDAD Y

OPORTUNIDAD, SON

TRANSFERIDOS A LOS

ORGANISMOS COMPETENTES

DE SU RECAUDACIÓN

Las Áreas críticas seleccionadas para futuras acciones de control, según el orden de criticidad determinado bajo riesgos y el nivel de eficiencia de los controles claves son los siguientes:

DESCRIPCION DEL RIESGOSELECCIÓN DE  ÁREAS CRÍTICASOBJETIVOS  ESPECIFICOS
EXPEDIENTES DE CONTRATACIONES CARENTE DE

SUSTENTO DOCUMENTARIO (CONTENIENDO FOTOCOPIAS,  INCOMPLETOS, CON VARIOS

FOLIADOS, Y EN ALGUNOS CASOS  NO HABIDOS).

1DETERMINAR SI LOS EXPEDIENTES DE

CONTRATACIONES SE ENCUENTRAN INTEGROS, CON

DOCUMENTACIÓN ORIGINAL, NUMERADOS,

REGISTRADOS, CON INVENTARIOS CONSISTENTES CON

LAS ACTAS DE ENTREGA DEL ACERVO DOCUMENTARIO POR LOS COMITÉS DESIGNADOS Y EN BUEN ESTADO DE CONSERVACIÓN.

ERRORES EN LA DEFINICIÓN DE LAS CANTIDADES

DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN RELACIÓN A LAS NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN.

2EVALUAR Y DETERMINAR LA COHERENCIA EN LA

FORMULACIÓN DE LAS BASES ADMINISTRATIVAS Y TÉCNICAS, EN RELACIÓN CON LAS NECESIDADES DE

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN LA ENTIDAD.

FALTA DE UN PADRÓN ACTUALIZADO Y

DEFINICIÓN DE  LOS MONTOS DEVENGADOS QUE

CORRESPONDE A CADA PENSIONISTAS BENEFICIARIO DE LA SENTENCIA DE LA CORTE INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS.

3DETERMINAR SI LOS DEVENGADOS A SER

CANCELADOS A LOS PENSIONISTAS DEL D. LEY 20530

DERIVADOS DE LA SENTENCIA DE LA CORTE

INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS, CUENTA

CON UN PADRON DE PENSIONISTAS QUE CONSIGNE

LOS MONTOS ADEUDADOS EN FUNCIÓN A SUS AÑOS

DE SERVICIOS, NIVELES REMUNERATIVOS

RECONOCIDOS, HOMOLOGACIONES, INTERESES

LEGALES Y DESCUENTOS POR EL FONDO DE

SOLIDARIDAD, CUYOS FONDOS TRANSFERIDOS POR EL MEF Y LA ONP, PARA SU CANCELACIÓN, SON

APLICADOS EN SU INTEGRIDAD PARA DICHO FIN.

MONTOS DESCONTADOS POR SEGURIDAD

PREVISIONAL Y LOS DESCUENTOS DE QUINTA Y

CUARTA CATEGORIA, SE ESTARÍAN UTILIZANDO

EN GASTOS CORRIENTES DE LA ENTIDAD CON EL RIESGO DE GENERAR MULTAS Y MORAS, Y

AFECTAR LA ATENCIÓN DE LOS ASEGURADOS.

4DETERMINAR SI LOS DESCUENTOS PREVISIONALES

POR AFP, ES SALUD Y RENTA DE QUINTA O CUARTA

CATEGORÍA SON LOS CORRECTOS Y SI ESTOS, EN SU

INTEGRIDAD Y OPORTUNIDAD, SON TRANSFERIDOS A

LOS ORGANISMOS COMPETENTES DE SU

RECAUDACIÓN

ACTIVOS UTILIZADOS EN FINES DIFERENTES PARA CUBRIR GASTOS NO OPERATIVOS.5VERIFICAR Y DETERMINAR QUE LOS MONTOS POR

COMPENSACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIOS – CTS, SON

LOS CORRECTOS Y SE MANTIENEN INTEGROS Y ENCUENTRAN RESGUARDADOS EN ENTIDADES

FINANCIERAS QUE ASEGURAN SU VALOR REAL.

PAGO DE VACACIONES TRUNCAS CON RECURSOS

QUE CORRESPONDEN A OTRAS PARTIDAS Y CON

TRANSFERENCIAS DE PENSIONES DEL DECRETO

LEY 20530.

6ANALIZAR Y DETERMINAR QUE LOS PERÍODOS

VACACIONES SE CUMPLEN DE ACUERDO A LAS

DISPOSICIONES LEGALES QUE LA REGULAN, CUYO

ORIGEN DE LOS FONDOS CON LOS QUE SE ABONAN SON LOS ESTRICTAMENTE TRANSFERIDOS POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS.

a.

b.

c.

PAGOS SIN CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO,

ENTREGA DEL BIEN O PRESTACIÓN DEL SERVICIO, O PRESENTACIÓN DE ESTADOS DE AVANCE.

ÓRDENES DE COMPRA EMITIDAS, SIN

COTEJAR LAS CONFORMIDADES DE

SERVICIO  OTORGADAS Y/O DE RECEPCIÓN DE BIENES, CON LOS ASPECTOS

CONTRATUALES Y LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS QUE REGULAN LA CANTIDAD Y CALIDAD DE SU ENTREGA.

FALTA DE ADOPCIÓN DE MEDIDAS

CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS EN FORMA OPORTUNA E INTEGRAL.

7DETERMINAR SI LAS CONFORMIDADES DE SERVICIO

Y/O RECEPCIÓN DE LOS BIENES CONTRATADOS,

CUENTAN CON LOS NIVELES DE CONTROL Y

SUPERVISIÓN CORRESPONDIENTE, CUYAS ORDENES

DE SERVICIO Y/O COMPRA, HAN SIDO  PREVIAMENTE CONTRASTADOS CON LOS  CONTRATOS, LAS

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TERMINOS DE

REFERENCIA, A FIN DE ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL Y LA RAZONABILIDAD Y LEGALIDAD DE LOS PAGOS.

a.

 

b.

DEFICIENCIAS EN LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEFINIDOS.

FALTA DE VERIFICACIÓN O ACREDITACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS.

8VERIFICAR QUE LOS FUNCIONARIOS QUE PARTICIPAN

EN LAS ADJUDICACIONES Y CONTRATACIONES ACTÚEN

CON OBJETIVIDAD Y TRANSPARENCIA Y LAS

ADJUDICACIONES SON CONSISTENTES CON LAS  BASES ADMINISTRATIVAS INTEGRADAS Y LA EVALUACIÓN QUE LAS RESPALDA.

FALTAN CAPACIDADES TÉCNICAS DEL PERSONAL

PARA  ELABORAR ESTUDIOS DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO QUE  PERMITAN

DETERMINAR UN VALOR REFERENCIAL QUE SEA FIEN REFLEJO DEL VALOR DEL MERCADO.

9VERIFICAR QUE LOS SERVICIOS CONTRATADOS SEAN

CONSISTENTES CON LOS REQUERIDOS EN CALIDAD Y OPORTUNIDAD Y A LOS MEJORES PRECIOS DEL MERCADO.

 

  1. DETERMINACIÓN DEL GRADO DE MADUREZ DEL CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD AUTÓNOMA.

Las organizaciones actuales, públicas o privadas, se desempeñan en un contexto caracterizado por el cambio constante y, en consecuencia, día a día deben enfrentarse a nuevos retos.

En el ámbito del control interno, este ha pasado de tener un énfasis en los asuntos contables, financieros y de mera vigilancia, a ser un sistema que se enfoca en temas estratégicos y en la capacidad de las instituciones para lograr los objetivos que se han trazado, convirtiéndose en una herramienta de gran importancia.

En concordancia con estas tendencias, la Ley 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, se ha configurado la referencia legal básica para una comprensión uniforme de la temática de control interno en el ámbito del Sector Público; de igual manera, las normas de control interno emitidas por la Contraloría General de la República, integran el marco fundamental para el accionar de las instituciones públicas.

Con el propósito de contribuir con el desarrollo y fortalecimiento del sistema de control interno del Departamento de Logística y las Áreas de Abastecimiento, Compras y Control Patrimonial y la de Servicios Generales de la Dirección General de Administración de la entidad autónoma, se ha aplicado el «Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno Institucional», instrumento que permitirá identificar el estado de madurez en que se encuentra su sistema de control interno.

Este Modelo ofrece una visión global del sistema de control interno institucional, permitiendo identificar el estado de desarrollo en que se encuentran los componentes funcionales de ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y seguimiento, los cuales interactúan entre sí para promover el logro de los objetivos institucionales, por lo que se constituye en un insumo importante para la autoevaluación del sistema de control interno que debe realizar, según lo establecido en el Artículo 7 de la Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

Para tales efectos, se establecen cinco posibles estados de madurez que en su orden evolutivo son: inicial, intermedio, competente, diestro y experto, estos son:

INICIAL: (PUNTAJE MÍNIMO “0.1”; PUNTAJE MAXIMO “39.9”).

Existe evidencia de que la institución ha emprendido esfuerzos aislados para el establecimiento del sistema de control interno; sin embargo, aún no se ha reconocido su importancia. El enfoque general en relación con el control interno es desorganizado.

INTERMEDIO: (PUNTAJE MÍNIMO “40.0”; PUNTAJE MAXIMO “59.9”)

Se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del sistema de control interno. Se empieza a generalizar el compromiso, pero éste se manifiesta principalmente en la administración superior.

AVANZADO: (PUNTAJE MÍNIMO “60.0”; PUNTAJE MAXIMO “79.9”)

Los procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han difundido en todos los niveles de la organización. El sistema de control interno funciona conforme a las necesidades de la organización y el marco regulador.

ÓPTIMO: (PUNTAJE MÍNIMO 80.0”; PUNTAJE MAXIMO “99.9”)

Se han instaurado procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente del sistema de control interno

MEJORA     CONTÍNUA:     (PUNTAJE     MÍNIMO     “100.0”;     PUNTAJE     MAXIMO “INDETERMINADO”)

Los procesos se han refinado hasta un nivel de mejor práctica, se basan en los resultados de mejoras continuas y la generación de iniciativas innovadoras.

El control interno se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo, brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, y haciendo que la organización se adapte de manera rápida.

La ponderación asignada a cada componente funcional del sistema de control interno, es proporcional para cada posible estado, y se acumula al avanzar de un estado a otro. El valor mínimo que obtendría una institución es el correspondiente al estado «Incipiente».

El grado de madurez del sistema de control interno de la entidad autónoma, a nivel general y por cada componente funcional, en promedio, sobre un puntaje de 100, tiene 30 puntos, con un grado de madurez “Intermedio”, cuyo detalle es:

ÍNDICE DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMPONENTEINDICE DE MADUREZGRADO DE MADUREZ
AMBIENTE DE CONTROL30INCIAL
VALORACIÓN DEL RIESGO25INCIAL
ACTIVIDADES DE CONTROL35INCIAL
SISTEMAS DE INFORMACIÓN40INTERMEDIO
SEGUIMIENTO DEL SCI20INCIAL
A NIVEL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO30INTERMEDIO

 

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL GRADO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD AUTÓNOMA.

A continuación se presentan los resultados obtenidos de la evaluación del Grado de Madurez del Sistema de Control Interno de la entidad autónoma, cuyo estado de madurez es “Inicial”, con un puntaje de 30 puntos, lo que significa que se le brinde una mayor atención para la implementación de mejores prácticas que consoliden la estandarización de los elementos que integran los componentes del sistema de control interno, el cual se obtendrá con la implementación sistemática de encuestas a los actores directos y usuarios de los mismos, quienes con sus opiniones y sugerencias contribuirán a la adopción de medidas correctivas integradoras que consoliden un estado de madurez en constante mejora continua que ayude al logro de la misión, objetivos y metas estratégicas institucionales, obteniendo el posicionamiento previsto en la visión institucional.

INDICEPUNTAJE OBTENIDOMADUREZ
ÍNDICE GENERAL DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 30 INICIAL
SECCIÓN 1 — AMBIENTE DE CONTROL 30 INICIAL
1.1 COMPROMISO40INTERMEDIO
1.2 ÉTICA20INICIAL
1.3 PERSONAL40INTERMEDIO
1.4 ESTRUCTURA20INICIAL
SECCIÓN 2 — VALORACIÓN DEL RIESGO 25 INICIAL
2.1 MARCO ORIENTADOR20INICIAL
2.2 HERRAMIENTA PARA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN20INICIAL
2.3 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ESPECIFICO DE VALORACIÒN DE RIESGO INSTITUCIONAL20INICIAL
2.4 DOCUMENTACIÓN Y COMUNICACIÓN40INTERMEDIO
SECCIÓN 3 — ACTIVIDADES DE CONTROL  35 INTERMEDIO
3.1 CARACTERÍSTICAS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL20INICIAL
3.2 ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL40INTERMEDIO
3.3 FORMALIDAD DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL40INTERMEDIO
3.4 APLICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL40INTERMEDIO
SECCIÓN 4 — SISTEMAS DE INFORMACIÓN  40 INTERMEDIO
4.1 ALCANCE DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN40INTERMEDIO
4.2 CALIDAD DE LA INFORMACIÓN40INTERMEDIO
4.3 CALIDAD DE LA COMUNICACIÓN40INTERMEDIO
4.4 CONTROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN40INTERMEDIO
SECCIÓN 5 — SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 20 INICIAL
5.1 PARTICIPANTES EN EL SEGUIMIENTO DEL SCI20INICIAL
5.2 FORMALIDAD DEL SEGUIMIENTO DEL SCI20INICIAL
5.3 ALCANCE DEL SEGUIMIENTO DEL SCI20INICIAL*
5.4 CONTRIBUCIÓN DEL SEGUIMIENTO A LA MEJORA DEL SISTEMA

 

20

 

INICIAL

 

ACCIONES    A    DE    MEJORA    A    SER    ADOPTADAS    PARA    LOGRAR    EL

ESCALANIENTO A UN NIVEL DE MADUREZ DE MEJORA CONTINUA

En el cuadro siguiente se detallan los componentes del sistema de control interno del Servicio Parlamentario, que demandan una atención máxima y alta de los niveles superiores de la entidad autónoma, a fin de mejorar los índices del estado de madurez, estos elementos en los componentes de Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y  Seguimiento del Sistema de Control Interno, son:

ACCIÓNES A SER ADOPTADAS EN LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD AUTÓNOMA
ATENCIÓN MÁXIMAATENCIÓN ALTA
SECCIÓN 1 — AMBIENTE DE CONTROL  SECCIÓN 1 — AMBIENTE DE CONTROL
  1.1 – COMPROMISO
1.2 – ÉTICA  
  1.3 – PERSONAL
1.4 – ESTRUCTURA  
SECCIÓN 2 — VALORACIÓN DEL RIESGO  SECCIÓN 2 — VALORACIÓN DEL RIESGO
2.1 MARCO ORIENTADOR  
2.2 HERRAMIENTA PARA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 
2.3 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

ESPECÍFICO DE RIESGO INSTITUCIONAL

 
  2.4 DOCUMENTACIÓN Y COMUNICACIÓN
SECCIÓN 3 — ACTIVIDADES DE CONTROL SECCIÓN 3 — ACTIVIDADES DE CONTROL 
 3.1 – CARACTERÍSTICAS DE LAS

ACTIVIDADES DE CONTROL

  3.2 ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
  3.3 FORMALIDAD DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
  3.4 APLICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
SECCIÓN 4 — SISTEMAS DE INFORMACIÓN SECCIÓN 4 — SISTEMAS DE INFORMACIÓN 
  4.1 ALCANCE DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
  4.2 CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
  4.3 CALIDAD DE LA COMUNICACIÓN
  4.4 CONTROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SECCIÓN 5 — SEGUIMIENTO DEL SCI  SECCIÓN 5 — SEGUIMIENTO DEL SCI
5.1 PARTICIPANTES EN EL SEGUIMIENTO DEL SCI  
5.2 FORMALIDAD DEL SEGUIMIENTO DEL SCI  
5.3 ALCANCE DEL SEGUIMIENTO DEL SCI  
5.4 CONTRIBUCIÓN DEL SEGUIMIENTO A LA MEJORA DEL SCI  

 

CONCLUSIÓN.

  • El Sistema de Control Interno de la entidad autónoma, se ubica en un nivel de desarrollo de “Intermedio”, alcanzando un puntaje promedio de 2.61 puntos, requiriendo la implementación de acciones que se orienten hacia el mejoramiento, mantenimiento y sostenibilidad de los componentes de Ambiente de Control; Valoración de Riesgos; Evaluación Independiente y Planes de mejoramiento, los cuales constituyen debilidades a ser mejoradas con el propósito de consolidarlas en un nivel de desarrollo de “Satisfactorio.”, a fin de contar con un sistema de control interno sólido y confiable que asegure el logro de los objetivos estratégicos, la ejecución con eficiencia, eficacia y economía de los actos y resultados, y brinde atención, cuidado y conservación de los bienes, acervo documentario para la consolidación del patrimonio institucional.
  • Respecto al grado de madurez del Sistema de Control Interno de la entidad autónoma, éste se encuentra en un estado “Intermedio”, requiriendo acciones de remediación que lo lleven a un estado de “Mejora Continua”, ello con el propósito de lograr la misión, los objetivos y las metas estratégicas, con el obtener un posicionamiento acorde a la visión prevista.
  • Las acciones contenidas en la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno para las Entidades del Estado, están en un nivel inicial, requieren ser continuadas de manera sostenible a fin de revertir las debilidades presentadas en los Subsistemas de Control Estratégico y Control de Evaluación, demandando el Subsistema de Control de Gestión, ajustes de acuerdo a los requerimientos de la mencionada Guía, como lo es la implementación y puesta en marcha del Modelo de Operación por Procesos, ya que actualmente los procesos se desarrollan por área funcional.
  • Se han determinado nueve (9) áreas críticas en los procesos de Contratación de Bienes y Servicios y los Procesos de beneficios Sociales, a fin de ser consideradas en las futuras acciones de control que se efectúen con fines de la formulación del Plan Anual de Control 2013.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda a la Jefa de la Oficina de Auditoría Interna, remitir el presente informe a la Gerencia Central Anticorrupción de la Contraloría General de la República, para su conocimiento y fines consiguientes.

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Aguilar Serrano Miguel. (2012, agosto 27). Evaluación del sistema de control interno de una entidad autónoma en Perú. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/evaluacion-sistema-control-interno-entidad-autonoma-en-peru/
Aguilar Serrano, Miguel. "Evaluación del sistema de control interno de una entidad autónoma en Perú". GestioPolis. 27 agosto 2012. Web. <https://www.gestiopolis.com/evaluacion-sistema-control-interno-entidad-autonoma-en-peru/>.
Aguilar Serrano, Miguel. "Evaluación del sistema de control interno de una entidad autónoma en Perú". GestioPolis. agosto 27, 2012. Consultado el 21 de Mayo de 2019. https://www.gestiopolis.com/evaluacion-sistema-control-interno-entidad-autonoma-en-peru/.
Aguilar Serrano, Miguel. Evaluación del sistema de control interno de una entidad autónoma en Perú [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/evaluacion-sistema-control-interno-entidad-autonoma-en-peru/> [Citado el 21 de Mayo de 2019].
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