Evaluación del desempeño organizacional y aplicación del sistema de dirección y gestión en Cuba

Introducción

En el diseño e implementación de los sistemas que componen el Sistema de Gestión y Dirección Empresarial, de acuerdo a las características propias de la organización, se ha aplicado un enfoque metodológico que tenga en cuenta el cumplimento de los requisitos de normas especificas y otras regulaciones, para evitar las duplicidades de documentos y lograr un flujo informativo coherente, fiable y viable.

Se han definido todos los procesos empresariales, independiente que no tributen directamente al Sistema de Gestión de la Calidad, sus interrelaciones y se ha construido un sistema de indicadores para evaluar la eficacia y eficiencia de cada proceso en concordancia con cada uno de los intereses de cada proceso y la estrategia empresarial.

En esta etapa se ha elaborado una documentación básica para la gestión de los sistemas, mediante manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo, que aseguren la información para la planificación y ejecución de las actividades y se han determinado los métodos de control de los procesos.

Se han identificados los indicadores fundamentales aplicados a los procesos de la organización que están  asociadas a los requisitos de los sistemas a implementar y que se encuentran implícitos dentro del Decreto No. 281/2007 del Consejo de Ministros.  “Reglamento para la Implantación y Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal’, y los específicos vinculados a los Sistemas de Gestión de la Calidad por la NC –ISO 9001:2008, el Sistema de Gestión Ambiental por la NC-ISO 14001:2004, el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo por la NC-18001:2005 y el Sistema Integrado de Gestión del Capital Humano por la NC-3001:2007, para así lograr de forma racional cumplir con los requisitos legales y regulatorios propios de la actividad.

Para las organizaciones que implementan y consolidan el Sistema Dirección y Gestión es de interés analizar el comportamiento de indicadores seleccionados de la organización para conocer si se ha mejorado en el desempeño de la organización como resultado de este proceso, para ello se ha utilizado el método que se describe a continuación.

Identificación de los indicadores para evaluar el desempeño de la organización

Para una selección inicial de los indicadores se ha tomado en cuenta el criterio de los expertos, que deben ser personas con competencias en el tema tratado, ellos representan la muestra de la población competente en la empresa, generalmente constituida por los directores funcionales y responsables  de procesos. Para la determinación del número de los expertos se aplicó el método de expertos descrito en Francisco Martín, W. (2001).

La encuesta a aplicar se diseña tomando en cuenta los criterios recogidos en una tormenta de ideas realizada con los miembros del Consejo de Dirección, se realiza una reducción de los indicadores propuestos para que no se haga complejo su análisis.  La base dada a los expertos para la selección de los indicadores son documentos regulatorios y normas como:

• Metodología para la elaboración del Expediente del Perfeccionamiento Empresarial de las empresas y las organizaciones superiores de la dirección empresarial emitida por el GEPE en el año 2007.

• Guía de Control del GEPE (2007).

• NC-ISO 9004:2009 Gestión para el éxito sostenido de una organización. Enfoque de gestión de la calidad.

• Expediente y diagnósticos del Perfeccionamiento Empresarial.

• Planeación Estratégica.

• Objetivos Anuales de Trabajo.

Manual de Procesos.

En la votación realizada por cada experto se solicitó el peso de cada indicador y con los resultados de la votación se calcula el coeficiente de Kendall K de concordancia entre los expertos y las hipótesis de comunidad de intereses (Cortés Cortés, M. ,Iglesias León, M. 2005).

Los indicadores seleccionados desde la perspectiva de los Procesos Internos son:

1. Cumplimiento de los objetivos anuales de trabajo: % de cumplimiento

2. Resultados de la evaluación de la eficacia de los procesos: % de cumplimiento

3. Evaluación de la satisfacción de los clientes de cada servicio.: % de satisfacción

6. Implementación del Sistema de Integrado de Gestión de Calidad y Seguridad y Salud en Trabajo: Implementado /Certificado. Parcialmente / No implementado

7. Implementación del Sistema Integrado de Gestión del Capital Humano: Implementado /Certificado – Parcialmente / No implementado

8. Implementación del Sistema de Medio Ambiente: Implementado/Certificado – Parcialmente / No implementado

9. Cumplimiento del Plan de Medidas elaborado en el Diagnóstico del Perfeccionamiento Empresarial: % de cumplimiento del Plan de medidas.

10. Estado de la Contabilidad: Certificada – No Certificada

11. Resultados de auditorías de Control Interno: Número de medidas a tomar/% de Cumplimiento.

12. Índice de Intensidad Energética: Total de toneladas convencionales /Ventas

Los indicadores seleccionados desde la perspectiva Contable Financiera son:

1. Ingresos anuales: Miles de Pesos.

2. Relación gasto/ ingreso: Pesos /Peso.

3. Relación salario medio /productividad: Pesos/Peso.

5. Costo unitario de operación de los servicios: Miles de Peso/ Unidad.

6. Liquidez general: Veces.

7. Liquidez inmediata: Veces.

8. Aportes en divisas a la cuenta única: Miles de Pesos Cubanos Convertibles (CUC).

9. Capital de trabajo: Miles de Pesos.

10. Ciclo de cuentas por cobrar: Días.

11. Ciclo de efectos a pagar a corto plazo: Días.

12. Rotación de inventarios: Veces.

Los indicadores seleccionados desde la perspectiva de Gestión del Capital Humano son:

1. Promedio de trabajadores: Uno.

2. Ventas por trabajador: Pesos/Trabajador.

3. Cantidad de cargos de dirigentes: Número de dirigentes.

4. Cantidad de trabajadores no directos al servicio: Número de trabajadores.

5. Cumplimiento del Plan de Capacitación Anual: % de cumplimiento de las acciones planificadas.

6. Resultados de la evaluación del desempeño laboral anual: %  trabajadores Desempeño Laboral Adecuado y Superior.

7. Accidentes de trabajo: Número de accidentes fatales.

Como resultado de esta etapa se definen un total de 31 indicadores para evaluar el desempeño de la Empresa en un periodo de cinco años, que tienen en cuenta los indicadores directivos para las empresas que se encuentran aplicando el Sistema de Dirección y Gestión que son los siguientes:

• Ventas de producciones y servicios seleccionados.

Ventas netas.

• Utilidades en el período.

• Aportes en divisas en pesos cubanos convertibles (CUC) a la cuenta única.

• Relación gastos totales por peso de ingresos totales.

Comportamiento de los indicadores desde la perspectiva de los Procesos

Para evaluar el comportamiento de los indicadores seleccionado se procede a la recogida de la información de los diferentes procesos en los últimos cinco años.

Las fuentes principales de información son las siguientes:

• Informes de cumplimiento de los Objetivos de Trabajo.

• Informes del análisis de datos y tendencias del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Diagnóstico para la implementación del Sistema Integrado de Gestión del Capital Humano.

• Diagnóstico para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Diagnóstico para la implementación del Sistema de Gestión del Medio Ambiente.

• Expediente del Perfeccionamiento Empresarial.

• Expediente Único de Auditorías.

• Carpeta de Control Interno.

• Informes de Control de los Portadores Energéticos.

De acuerdo al comportamiento de los indicadores desde la perspectiva de los procesos se observa que en la etapa hay avance y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, entre ellas la mejora de la planificación empresarial con la elaboración de la  Planeación Estratégica para el período, donde se tuvo en cuenta todas las políticas y sistemas integrados en ella, como documento fundamental de trabajo de la Dirección.

Debe mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad por la Oficina Nacional de Normalización para dos de los servicios y trabajar por ampliar el alcance del mismo a otros servicios, debe fomentar la conciencia de la aplicación del enfoque de procesos en la gestión empresarial y trabajar de forma sostenida para lograr la integración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y del Medio Ambiente con Calidad.

Los controles realizados por el Grupo Empresarial y las auditorías internas efectuadas por otras instituciones externas de reconocido prestigio en la provincia han evaluado los resultados de la Empresa como satisfactorios.

Entre los aspectos debe avanzar se encuentra la actualización del Diagnóstico del Perfeccionamiento Empresarial, donde debe tenerse en cuenta la solución de las medidas pendientes, así como continuar trabajando en el mantenimiento de la infraestructura para lograr disminuir el Índice de Intensidad Energética.

Del análisis de los indicadores desde la perspectiva de los procesos  se tienen resultados positivos en la consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, con una Estrategia Empresarial integrada, la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad en el 2008 y el trabajo sostenido para integrar otros sistemas en el 2012. Existen dificultades en el cumplimiento de algunos objetivos de trabajo, fundamentalmente en la adquisición de recursos materiales.

Comportamiento de los indicadores desde la perspectiva Contable Financiera

Para evaluar el comportamiento de los indicadores desde la perspectiva Contable Financiera se procede a la recopilación de la información de los Informes Económicos Financieros de la organización.

En el caso analizado los resultados económico financieros de la Empresa la ubica con resultados positivos, es rentable, con capacidad de afrontar las deudas a corto y largo plazo, mantiene un adecuado nivel de apalancamiento, utiliza sus recursos con efectividad y la relación costo beneficio  es positiva  y es manejada con eficiencia; pero es necesario tener en cuenta que no es recomendable tener tan alto capital de trabajo porque afecta los indicadores de rentabilidad en lo referido al valor del activo total.

Se recomienda establecer una estrategia de mercado que permita identificar nichos para aumentar las ventas, ya no se prevé por el momento una nueva política de precios de los servicios fundamentales que hoy sustentan los principales ingresos de la organización.

Del análisis de los indicadores económicos se puede concluir que la Empresa tiene una situación favorable, no trabaja con pérdidas, la relación salario medio/ productividad es positiva y se logra un ciclo de cobro no mayor de 24 días, de acuerdo a los indicadores establecidos por el Grupo Empresarial.

Del análisis de los indicadores financieros se puede observar una situación favorable, pero es necesario tener en cuenta que en estos indicadores influyen algunos elementos, por ejemplo, que se tienen pocas deudas como política centralizada del Estado con relación al gasto por inversiones, que son financiadas centralmente por el mismo y tienen impacto en el capital de trabajo, la solvencia y la autonomía empresarial.

Se hace recurrente elaborar una estrategia de mercado para identificar nichos de inserción de otros servicios, que permita elevar la rentabilidad económica y el margen sobre las ventas.

Comportamiento de los indicadores desde la perspectiva de Gestión del Capital Humano

Los datos para la elaboración de la información se encuentran disponibles en los registros de la Dirección de Capital Humano.

El promedio de trabajadores de la Empresa se ha mantenido estable en los últimos años, dado en que no se ha diversificado los servicios dentro del Objeto Social y el manejo de la infraestructura no requiere de muchos trabajadores vinculados directamente a ella, pero si de un personal técnico competente en el análisis y toma de decisiones en la explotación,.

Se ha estado trabajando para analizar la relación de trabajadores directos e indirectos vinculados a los servicios, considerando la política del Estado de disminuir los trabajadores indirectos, entre las medidas tomadas ha sido la contratación actividades de apoyo a los servicios con otras empresas y analizar y reestructurar la plantilla de acuerdo a las características de los cargos, para conformar la misma de acuerdo a los requisitos establecidos  por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social al respecto.

La gestión de la capacitación es aún insuficiente, ya que aunque el cumplimiento del Plan de Capacitación es alto, se recomienda revisar la planificación para evaluar si se corresponde las necesidades reales con las planificadas y asegurar que las acciones de capacitación tengan impacto positivo en los resultados del trabajo.

La evaluación del desempeño laboral aplicada cumple con los requisitos establecidos por la Resolución No.21/2007 del MTSS y ha sido enriquecida con la inclusión de los criterios de evaluación de las competencias laborales, de esta forma se adecua a los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad por la NC-ISO 9001. Este proceso se comenzó a aplicar en el año 2008 y todos los trabajadores han sido evaluados con desempeño laboral adecuado y superior, pero debe aumentar la exigencia y sistematicidad en el acto de evaluación.

Del análisis de los indicadores desde la perspectiva de la gestión del Capital Humano, se puede observar estabilidad en el número de trabajadores y se trabaja actualmente en la reestructuración de la plantilla de acuerdo a las indicaciones del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. La planificación de las acciones de capacitación debe mejorar, lo que debe ser responsabilidad de cada jefe de área durante el proceso de evaluación del desempeño – análisis de necesidades de capacitación – plan de capacitación individual – plan de capacitación del área. Las evaluaciones del desempeño indican que se cuenta con un personal competente para cumplir con las metas de la organización.

Comentario final

La evaluación del desempeño empresarial en las organizaciones seleccionadas y que se encuentran consolidando el Sistema de Dirección y Gestión, resulta positivo y en mejora continua, dado en el comportamiento de los indicadores de los procesos, los económicos, los financieros y de la gestión del capital humano. Sin embargo, no puede obviarse que no es la generalidad de los casos, ya que las restricciones económicas y financieras a la que se encuentra sometido el país impacta negativamente sobre las empresas cubanas, así como la necesidad de aumentar las competencias de los directivos en estos temas, lo que está siendo tomado en cuenta por las políticas económicas que el Gobierno Cubano ha puesto en vigor.

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Gil Fundora Silvia. (2012, septiembre 25). Evaluación del desempeño organizacional y aplicación del sistema de dirección y gestión en Cuba. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/evaluacion-desempeno-organizacional-aplicacion-sistema-direccion-gestion-en-cuba/
Gil Fundora, Silvia. "Evaluación del desempeño organizacional y aplicación del sistema de dirección y gestión en Cuba". GestioPolis. 25 septiembre 2012. Web. <https://www.gestiopolis.com/evaluacion-desempeno-organizacional-aplicacion-sistema-direccion-gestion-en-cuba/>.
Gil Fundora, Silvia. "Evaluación del desempeño organizacional y aplicación del sistema de dirección y gestión en Cuba". GestioPolis. septiembre 25, 2012. Consultado el 14 de Agosto de 2018. https://www.gestiopolis.com/evaluacion-desempeno-organizacional-aplicacion-sistema-direccion-gestion-en-cuba/.
Gil Fundora, Silvia. Evaluación del desempeño organizacional y aplicación del sistema de dirección y gestión en Cuba [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/evaluacion-desempeno-organizacional-aplicacion-sistema-direccion-gestion-en-cuba/> [Citado el 14 de Agosto de 2018].
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