Definición y fases del Mapeo de Alcance de Procesos

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA
MAESTRÍA EN INGENIERÍA ADMINISTRATIVA
TEMA:
DzMAPEO DE ALCANCE DE PROCESOSdz.
PRESENTA:
ING. ÁNGEL RINCÓN MARTÍNEZ
CATEDRÁTICO:
DR. FERNANDO AGUIRRE Y HERNÁNDEZ
ORIZABA VER. MARZO / 2017
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Índice
Introducción..………………………………………………………………………………3
Definición…………………………………………………………………………………...4
Fases del mapeo del alcance de proceso………………………………………………4
¿Quiénes participan en la diagramación o mapeo?.......................................5
Preguntas iniciales que se deben responder…………………………………..5
Características fundamentales de los procesos……………………………….5
Áreas generales de oportunidad en los procesos……………………………………..6
Pasos para la construcción del mapeo de alcance de procesos…………………….7
Conclusión…………………………………………………………………………………8
Propuesta de tesis………………………………………………………………………...9
Agradecimientos…………………………………………………………………………..9
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Introducción
Cuando se decide mapear o hacer un diagrama de un proceso lo que se busca es
mostrar gráficamente, por medio de símbolos, cuáles son las actividades que se
llevan a cabo dentro de una organización, de tal manera que todo aquel que lo lea
sea capaz de comprender el alcance y/o llevar a cabo el proceso, identificando la
entrada al proceso, el proceso en sí, y la salida del proceso.
Un mapa tiene como objetivo principal ser un documento útil que se pueda usar,
modificar y revisar con frecuencia. Sin embargo, la imagen y el diseño son
importantes. Una atractiva apariencia y una presentación fácil de leer realzan el
contenido. En un diagrama los objetos se unen con líneas y flechas las cuales nos
indican el flujo y orden del procedimiento o proceso, estas flechas no muestran las
interacciones con las cuales identificamos quien entrega (proveedor) y quien
recibe (cliente), se requiere colocar mensajes o leyendas para identificar los
insumos (entradas) y productos (salidas) de cada proceso o subproceso.
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Definición
¿Qué es un proceso? Es una serie sistemática de acciones dirigidas a lograr una
meta. Es una secuencia de actividades, tareas o pasos, que transforman una
entrada en una salida.
Un proceso de trabajo agrega valor a las entradas transformándolas, o bien,
usando entradas para producir algo nuevo, por ejemplo: en una fábrica de
productos de plástico podríamos identificar una área responsable de la compra de
la materia prima para hacer el plástico, una del diseño de los recipientes de
plástico, una de inyección y moldeado, una de detallado de los recipientes
plásticos y otra de ventas y servicio al cliente, todas estas áreas deben de
interactuar como cliente y/o proveedores, coordinándose para la entrega final de
los productos (recipientes de plástico), es claro que si alguna de ellas no realiza
adecuadamente su función afectara el desempeño del siguiente proceso o
subproceso y como consecuencia el desempeño global de la fábrica.
¿Qué es estandarizar un proceso? Identificar y adquirir control de las variables
(contribuciones clave) que lo afectan para obtener un resultado preciso y sobre
todo asegurar la calidad de la entrega de los productos y/o servicios al siguiente
proceso o subproceso, en la estandarización es necesario diagramar (mapear) y
documentar en texto la mejor manera conocida de realizar el proceso.
Fases del mapeo de alcance de procesos
Es de gran importancia entender y cumplir que primeramente se deben
estandarizar los procesos para luego medir los factores clave de los mismos. Con
el resultado de dicha medición y las nuevas propuestas de mejora (muchas de las
cuales surgen durante el proceso de estandarización), se generan nuevos
procesos estándares. Todo esto a través de un proceso de mejora continua.
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¿Quiénes participan en la diagramación o mapeo? Los expertos del proceso, la
gente que lleva a cabo el trabajo, deben ser personas que trabajan en el proceso
con el conocimiento completo de los siguientes factores:
• Las actividades.
• Insumos y productos.
• Proveedores y clientes.
• Puntos finos y trucos del proceso (Know How).
Es importante que se mezclen habilidades, edades, fuerzas personales, educación
y todo tipo de factores de personalidad y funciones laborales para lograr un grupo
con ideas y puntos de opinión variados que enriquezcan el proceso al momento de
discutir y estandarizar.
Para entender el proceso es recomendable:
• Describir el proceso.
Identificar los principales resultados o productos del proceso y sus respectivos
clientes (las necesidades y preocupaciones de los clientes).
Identificar las principales necesidades del proceso o subproceso (insumos) que
se esta mapeando
• Describir un proceso estándar.
Preguntas iniciales que se deben responder:
• ¿Qué hace el proceso actualmente?
• ¿Qué se supone debe producir o realizar?
• ¿Cómo está relacionado el proceso a las necesidades del cliente?
• ¿Cuál es la mejor manera conocida al día de hoy para realizar dicho proceso?
Características fundamentales de los procesos.
• A través del tiempo tienden hacia el confort más que hacia la competitividad.
Todas las personas trabajan dentro de un proceso y debe haber un responsable
para cada uno de ellos.
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Existe una gran variabilidad en la aplicación de los elementos de los procesos
(personas, materiales, información y cnicas). Al reducir la variación, se mejoran
los resultados.
• La falta de estándares de trabajo llevan a la confusión y generan variabilidad.
Áreas generales de oportunidad en los procesos
Existen cuatro áreas generales donde comúnmente se generan la mayoría de los
problemas en los procesos:
1) Falta de entendimiento del proceso, tanto a nivel administrativo como operativo.
2) Poco conocimiento de las necesidades y deseos de los clientes.
3) Falta de mediciones de control de procesos en puntos clave.
4) Mala comunicación entre las áreas.
Puntos clave para identificar qué procesos requieren de atención:
1) Como iniciativa de algún plan dentro de la organización, se determina que cierto
proceso requiere mejoras.
2) Cualquier proceso nuevo.
3) Procesos donde exista insatisfacción de clientes externos y/o internos.
4) Todos los procesos que de algún modo estén relacionados a la seguridad del
personal o a cuestiones ambientales.
5) Procesos que no han sufrido algún cambio en mucho tiempo.
6) Cuando alguna certificación, ley o reglamento requiere que un proceso sea
estandarizado o documentado.
7) Cuando se reciben quejas constantes, devoluciones, trabajos que requieren
hacerse más de una vez, fechas no cumplidas, moral baja, rotación de personal,
baja productividad o malos resultados en auditorias, entre otro tipo de problemas.
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Pasos para la construcción del mapeo de alcance de procesos
La diagramación (mapeo) es útil para determinar las entradas y las salidas
considerando estas como los requisitos a satisfacer para poder desarrollar el
proceso o procedimiento bajo condiciones donde se pueda lograr el propósito de
dicho procedimiento o proceso, los pasos para poder mapear el proceso son los
siguientes:
1.- Identifique los principales productos o servicios (resultados) del área, proceso,
subproceso o departamento. Área, proceso, subproceso o departamento.
2.- Identifique a los clientes inmediatos, Estos son aquellos, internos y externos
que reciben primero los resultados. Área, proceso, subproceso o departamento.
Clientes
3.- Enumerar los principales insumos que requiere el área, proceso, subproceso o
departamento para producir cada uno de los resultados importantes. Área,
proceso, subproceso o departamento.
4.- Identifique la procedencia de los insumos (es decir, quien los abastece o son
sus proveedores) Área, proceso, subproceso o departamento, proveedores.
Hay que desarrollar del paso 1 al 4 para cada proceso o subproceso que sea de
interés e identificar las interrelaciones entre los distintos procesos para ir
integrando un mapa similar al mostrado en la siguiente figura:
Fuente:www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcance-de-procesos/
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Conclusión
El mapeo de alcance de procesos, es una herramienta muy útil y actual, con la
cual se pueden describir a detalle las partes que integran un proceso, esto con el
fin de identificar todas las actividades y el alcance del proceso (hasta donde llega
dicho proceso), y con ello tener una base para estandarizar al mismo, o para
elaborar un plan de mejora.
Es muy importante no caer en la tentación de mejorar el proceso mismo al
momento de elaborar el mapeo de alcance de proceso, ya que es un error común,
ya que esto nos quitaría la oportunidad de visualizar en toda su extensión el
proceso y lograr una mejora mayor o substancial.
Fuentes consultadas.
Nacional, I. P. (2013). Taller de Mapeo y documentación de procesos. México: Departamento
de Gestión de la Calidad y Normalización.
Porter, M. (2010). Ventaja competitiva: creación y sostenimiento superior. México: Pirámide
Herrera, W. (2009). Slideshare.
http://es.slideshare.net/Willy256/mapeo-de-procesos-1052895
http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/cfe/fe06046/anexos/explica4.pdf
www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcance-de-procesos/
http://www.entremundos.org/databases/Mapeando%20alcances%20con%20socios%20locales.pdf
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Propuesta de Tesis.
La propuesta de tesis para este tema seria, realizar un diagnóstico a una empresa
Mipyme utilizando dentro del mismo un mapeo de alcance de procesos para
identificar a través de esta herramienta, posibles áreas de oportunidad e
implementar mejoras que impacten de manera rápida, clara y medible las
operaciones de la empresa, lo que se verá traducido en un incremento en la
rentabilidad.
Agradecimiento.
Primeramente a Jehová Dios por la vida, y mi más sincera gratitud al Tecnológico
Nacional de México y al Instituto Tecnológico de Orizaba, por la oportunidad de
continuar en sus aulas formándome día a día. A la División de Estudios de
Posgrado e Investigación (DEPI), por ser el catalizador para fomentar la
investigación en búsqueda de un mejor futuro. Al Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnología (Conacyt) por el apoyo económico sin el cual sería difícil poder
dedicarme de tiempo completo a este programa de Maestría. Finalmente, al Dr.
Fernando Aguirre y Hernández, por su manera personal de guiar e inspirar
siempre a dar el máximo sin coartar la individualidad propia.

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Rincón Martínez Ángel. (2017, Junio 16). Definición y fases del Mapeo de Alcance de Procesos. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/definicion-fases-del-mapeo-alcance-procesos/
Rincón Martínez, Ángel. "Definición y fases del Mapeo de Alcance de Procesos". GestioPolis. 16 Junio 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/definicion-fases-del-mapeo-alcance-procesos/>.
Rincón Martínez, Ángel. "Definición y fases del Mapeo de Alcance de Procesos". GestioPolis. Junio 16, 2017. Consultado el 12 de Agosto de 2017. https://www.gestiopolis.com/definicion-fases-del-mapeo-alcance-procesos/.
Rincón Martínez, Ángel. Definición y fases del Mapeo de Alcance de Procesos [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/definicion-fases-del-mapeo-alcance-procesos/> [Citado el 12 de Agosto de 2017].
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Imagen del encabezado cortesía de josullivan59 en Flickr