Control interno para las entidades cubanas. Resolución 297 2003

El artículo muestra algunos aspectos que contempla la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios, con fecha 23 de septiembre de 2003; referidos al control interno en las entidades cubanas, con un nuevo enfoque, porque no solo permite ejercer la vigilancia interna de forma organizada y estructurada de carácter sistemático, ajustada a las características específicas de cada entidad, sino que al mismo tiempo impulsa a realizar la requerida articulación de todos sus procesos, a fin de poder dirigir y gestionar las organizaciones como un sistema único; así como también poder alcanzar una mejor interacción con su entorno. Aspectos importantes en las condiciones contemporáneas, por lo que es evidente la valiosa contribución que ejerce esta resolución en el tejido empresarial cubano.

Introducción

La complejidad y dinámica del entorno contemporáneo y de los procesos y actividades internas de las organizaciones, ha impulsado a crear una cultura empresarial que acentúe la vigilancia interna de forma organizada y estructurada, que además se ajuste adecuadamente a las características y objetivos de cada entidad.

Vigilancia interna que ha devenido en un mayor alcance y profundidad, con la flexibilidad requerida y de carácter sistémico, es decir, que abarque a toda la organización y garantice una seguridad razonable en la gestión de todos sus procesos. Integrándose su concepción en lo que se ha definido como control interno.

Un control interno con un nuevo enfoque, que acentúe la importancia sobre el cumplimiento de las normas establecidas en las actividades contables y financieras, para garantizar la necesaria confiabilidad de la información. Pero que al mismo tiempo, actúe consciente, certera y oportunamente en la requerida articulación de todos los procesos de la organización y le permita una mejor interacción con su entorno. Concepción que se ha incorporado a todas las entidades en Cuba, a través de la Resolución 297/2003.

En consecuencia con esto, el presente artículo tiene como propósito fundamental describir, con un enfoque generalizador, la valiosa contribución que ejerce el control interno contemporáneo sobre las entidades existentes en el país. Establecido por la Resolución 297/03, en correspondencia con las condiciones y características de la economía cubana.

Desarrollo

La Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios con fecha 23 de septiembre de 2003, constituye un documento que regula los criterios y ejerce la orientación consecuente para implementar en la práctica, de forma ordenada, el control interno en todas las entidades existentes en el país, teniendo en cuenta sus características, particularidades, propósitos y objetivos.

Un control interno que como proceso, a juicio de la autora, se caracteriza en esencia por dos aspectos fundamentales, referidos a:

  • Su carácter sistémico
  • Su capacidad de cambio trascendental

Un proceso que destaca y refuerza la importancia del carácter sistémico, dinámico y abierto de las organizaciones, que promueve la incorporación del cambio de forma integral y que además permite alcanzar, desarrollar y consolidar su propia capacidad constante de cambio, mediante un manejo eficaz en su gestión.

Sistema de control que como se define en la propia resolución, es un proceso que proporciona una seguridad razonable al logro de los siguientes objetivos:

  • Confiabilidad de la información
  • Eficiencia y eficacia de las operaciones
  • Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas
  • Control de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad

Una seguridad razonable relacionada con la existencia de ciertas limitaciones inherentes a la implementación del sistema, debido a la aparición de posibles y determinadas causas. Las cuales al reconocerse explícitamente, por la Resolución 297/03, en términos de factibilidad de costos, le imprime una concepción realista y objetiva al control interno, que a su vez permite el poder lograr los objetivos que se plantea.

Concepción de seguridad razonable que esclarece y destaca la importancia de hacer énfasis en un control adecuado, sistemático y sensible de perfeccionarse; teniendo en cuenta la dinámica y articulación de sus cincos componentes.

1. Ambiente de Control
2. Evaluación de Riesgos
3. Actividad de Control
4. Información y Comunicación
5. Supervisión y Monitoreo

Componentes que caracterizan, enmarcan e integran las verdaderas direcciones sobre las que debe concentrarse toda organización, independientemente de cuál sea su propósito social. Al mismo tiempo que enfatizan el carácter sistémico, dinámico, flexible y sensible de mejorarse que posee el enfoque contemporáneo del control interno.

Por consiguiente, si todos los componentes se exponen de forma integrada para asegurar el cumplimiento de los objetivos del control interno. El análisis, diseño y evaluación de cada uno de ellos debe incluir como criterio fundamental sus interrelaciones pertinentes, que a su vez deben estar ajustadas a las características, particularidades y objetivos de cada entidad.

Como la condición básica para alcanzar el impacto positivo en la implementación y funcionamiento sostenido del control interno, consiste en clarificar y acometer el mismo como un sistema dentro de la organización, hay que garantizar en todas las etapas de su proceso, que van desde la creación del comité de control hasta su implementación y posterior seguimiento, no solo, una estrecha interacción de sus cinco componentes, sino al mismo tiempo, determinar el orden y calidad con que deben acometerse. Dándole una prioridad expresa a la preparación y capacitación de todo el personal, de forma sistemática y dinámica, para promover su involucración amplia participación, responsabilidad y compromiso. Etapas que se presentan de forma agregada a través de la siguiente figura:

Etapas agregadas del proceso de control interno.

Etapas agregadas del proceso de control interno

Fuente: Creación propia.

Etapas agregadas del proceso de control interno que se explican a continuación:

El Comité de Control: Es el órgano clave en el proceso de control interno dentro de la organización, tiene la máxima responsabilidad y autoridad en todas sus etapas para lograr su adecuada implementación, seguimiento y sostenibilidad. Sus miembros como agentes principales del cambio deben ser ejemplos de profesionalidad, responsabilidad y compromiso dentro de la entidad, así como, tener una amplia capacidad movilizadora y aglutinadora que genere involucración, confianza y seguridad en todo el personal. Ellos constituyen los principales exponentes para garantizar la preparación y capacitación de forma adecuada y oportuna de todos los trabajadores, como motor impulsor en la efectividad del sistema de control interno.

El diagnóstico: Constituye una etapa importante para lograr la definición de la necesidad y orientación del cambio de carácter integral, en las condiciones de las entidades en Cuba. Su propósito consiste en demostrar la brecha o distancia que tienen que recorrer las organizaciones, referida a las normas implícitas en los cinco componentes, para cumplir con los objetivos del control interno.

En esta etapa de diagnóstico, la entidad debe comenzar por una revisión de su diseño estratégico, de las regulaciones vigentes, tanto internas como externas, vinculadas con el control interno; así como, de sus procesos y estructura. Aspectos que acentúan el rol del Componente Ambiente de Control como la piedra angular de todo el sistema, para posteriormente aplicar las técnicas e instrumentos necesarios y referidos a las distintas normas implícitas en sus cinco componentes.

Mediante las técnicas e instrumentos propios del diagnóstico se evalúan las normas de los cinco componentes y su necesaria interrelación. Análisis que permite revelar los aspectos donde no se presentan dificultades, así como, las principales insuficiencias que confronta la entidad. Las cuales deben ser superadas a través de un plan de acciones concretas, que por supuesto debe reflejar además los ejecutores, responsables, tiempo de ejecución y los recursos que tienen que movilizarse, en función de la etapa de diseño del proceso de control interno.

El diseño: Constituye la etapa decisiva dentro de todo el proceso de control interno, porque precisamente es aquí, donde se introducen los nuevos conceptos, enfoques y proyecciones para promover el cambio organizacional y su aseguramiento en cada una de las normas implícitas en sus cinco componentes, teniendo en cuenta, su propia dinámica e interrelación, ajustadas a las características, particularidades y objetivos de cada entidad. Pero, velando porque se garantice el orden en que deben asumirse los componentes.

En esta etapa de diseño, se debe comenzar por actualizar o reformular el trazado estratégico de la entidad. Así como también, el diseño de la gestión de procesos y la elaboración de los manuales de procedimientos, previamente al diseño de la estructura; si fuera necesario acometerla. Aspectos que deben conformar el Manual de Organización, para continuar con la introducción da las nuevas proyecciones referidas a las normas del Componente Ambiente de Control.

Un aporte importante en la actual visión del control interno, que a su vez contribuye a la eficiencia y eficacia de las organizaciones y su competitividad en los mercados de referencia, lo constituye la incorporación del enfoque de procesos.

La incorporación del enfoque de procesos como un soporte importante para la implementación, funcionamiento y sostenibilidad del control interno, contribuye al cumplimiento de sus objetivos, su carácter sistémico y articulación consecuente de sus cinco componentes. Al mismo tiempo que refuerza el rol del Componente Ambiente de Control.

Porque el sistema de control interno basado en el enfoque de procesos, contribuye al diseño y funcionamiento efectivo de la estructura, esclarece los niveles de jerarquización y la definición de las áreas correspondientes, así como, el contenido de los puestos de trabajo a través de normas y manuales de procedimientos, que a su vez, orientan correctamente las líneas de aprendizaje que se deben establecer, la rotación pertinente del personal y la justa evaluación requerida en el desempeño laboral. Además facilita la delegación de tareas, al determinar la correcta asignación de autoridad y responsabilidad en búsqueda de mejores resultados en la organización, así como también favorece el papel y funcionamiento de los órganos colectivos de trabajo.

Aspectos que elevan las competencias profesionales, favorecen el clima organizacional, refuerzan la necesidad de incorporar un sistema de información confiable y una comunicación adecuada tanto vertical como horizontal en la entidad. Al mismo tiempo que promueven métodos y estilos de dirección de carácter participativo, desarrollan la responsabilidad colectiva, compromiso, involucración y sentido de pertenencia del personal y hacen crecer la disposición de compartir los valores como esencia de una cultura orientada al cambio.

El Componente Ambiente de Control constituye la piedra angular de todo el proceso de control interno, porque interactúa con la dinámica de los otros componentes, moviliza a toda la organización en pos de sus objetivos y políticas, además de que acentúa su carácter sistémico. Aspectos que garantizan que las transformaciones que se instrumenten en la entidad, logren un impacto positivo en los resultados de su gestión, desempeño y competitividad.

Posterior al diseño del Componente Ambiente de Control se debe proceder con el de Evaluación de Riesgos, asociado al de Actividad de Control. La incorporación de la gestión de procesos devela cuáles son los puntos críticos o vulnerables de la entidad, que generalmente se asocian a riesgos, que deben ser incorporados, evaluados y gestionados para atenuar su incertidumbre y por tanto, su impacto indeseado en el cumplimiento de los objetivos de la organización y efectividad de su gestión. Por consiguiente deben ser objeto de una adecuada y pertinente actividad de control.

El análisis correcto del Componente de Riesgos coloca a la entidad en una posición más ventajosa para tomar decisiones estratégicas y gestionar todos sus procesos. Pero lo verdaderamente importante reside en que la organización no se conforme solo, con incorporar la evaluación de los riesgos, tanto internos como externos, que inciden en un determinado espacio de tiempo, sino, que concentre sus energías en generar una capacidad constante de evaluación y gestión de los mismos.

La introducción del Componente Actividad de Control de forma oportuna y consecuente, expresado a través de normas, procedimientos, acciones y medidas; no se circunscribe solo a la esfera contable y financiera, contrariamente, su dimensión se incorpora a toda la organización, integrándose a los procesos existentes en los diferentes niveles. Para contribuir al cumplimiento de los objetivos, políticas y disposiciones o regulaciones de la entidad.

Seguidamente, la incorporación del Componente Información y Comunicación permite integrar los demás componente y la gestión de todos los procesos, por lo que acentúa el carácter sistémico del control interno y de la organización como un organismo vivo.

El flujo de información y comunicación, tanto interna como desde y hacia su entorno, que este componente brinda a la organización, potencia su capacidad para evaluar y gestionar los riesgos, así como, le facilita cumplir adecuadamente con sus obligaciones inherentes al Componente Actividad de Control.

Además los sistemas de información y comunicación incrementan la efectividad del Componente Ambiente de Control, ya que contribuyen a: mejorar el clima laboral y los métodos y estilos de dirección participativos, elevar las competencias profesionales, favorecer el funcionamiento de la estructura, conocer las regulaciones existentes, promover el cumplimiento de objetivos y políticas, tomar decisiones más acertadas, desarrollar una gestión adecuada de calidad y su aseguramiento que satisfaga a sus clientes sobre la base de sus ventajas buscadas. Posibilitan una capacidad más efectiva de interacción y adaptación de la entidad con su entorno, así como también, permiten conocer y analizar colectivamente los resultados que se obtiene por las acciones de supervisión y monitoreo.

Por último el Componente Supervisión y Monitoreo fortalece la actividad de auditoría, tanto interna como externa, a la entidad y el autocontrol. En la medida en que la organización alcance una mayor sistematicidad de sus acciones de supervisión y monitoreo correctivas o preventivas, permitirá una retroalimentación más efectiva de los resultados obtenidos en su gestión, como consecuencia de la implementación y funcionamiento sostenido del sistema de control interno, así como, la incorporación y desarrollo del benchmarking. En síntesis como concepción importante, le genera una capacidad constante de cambio y su manejo eficaz.

La preparación y el aprendizaje: Constituyen el motor impulsor fundamental del sistema de control interno. Desarrolla y estimula la involucración y amplia participación de todo el personal, como verdaderos protagonistas, eleva su confianza en el logro de mejores resultados para la organización, fortalece la comprensión del sentido, necesidad y oportunidades que brinda como proceso de cambio.

La relevancia del aprendizaje y la preparación esclarece la necesidad de su presencia en todas las etapas del proceso de control interno, teniendo en cuenta los requerimientos y propósitos que marcan cada una de ellas. La sistematicidad y orientación adecuada que se alcance en ambas facilitará la implementación del sistema de control interno, su funcionamiento y sostenibilidad en la gestión de la entidad.

Un aprendizaje y preparación de forma adecuada, oportuna y sistemática eleva las competencias profesionales, favorece el clima laboral, contribuye a alcanzar mejores rendimientos en el desempeño laboral y acentúa los valores compartidos e integridad en la organización. Aspecto de primer orden, porque la efectividad del sistema de control interno está regida por el nivel de integridad que se alcance en los valores de la entidad.

En este contexto la consultoría constituye una oportunidad para las organizaciones, que inteligentemente deben aprovechar y potenciar, ya que a través de la misma, pueden incorporar las nuevas técnicas e instrumentos necesarios y específicos en cada una de las etapas del proceso, que unidos a una adecuada capacitación y preparación de todo el personal, viabilizan la implementación del sistema de control interno, elevan la efectividad de su funcionamiento y crean las bases de su sostenibilidad. En síntesis promueve el cambio, su manejo eficaz y generan una capacidad interna de mejoras continúas en la entidad.

En conclusión, el control interno no debe entenderse, por parte de las entidades, como un aspecto agregado a su gestión, como un instrumento que acentúa solamente el enfoque interno de la vigilancia en el uso racional de sus recursos, o como un compromiso que debe cumplirse amparado por la Resolución 297/03. Esto constituye una visión muy limitada de su valiosa contribución.

Contrariamente, por su propia concepción y naturaleza el control interno se integra a la organización, consolida su carácter sistémico y le genera una capacidad constante de cambio. Además sus potencialidades de perfeccionamiento sistemático constituyen una fuente inagotable de utilización de reservas, que se traduce en posibilidades reales de crear o agregar valores. Aspectos que en conjunto se convierten en criterios de efectividad y competitividad para todas las entidades existentes en el país.

Por ello lo verdaderamente importante para todas las entidades existentes en Cuba, radica en aprovechar con la mayor efectividad posible las diversas oportunidades que ofrece el sistema de control interno contemporáneo, a través de la Resolución 297/2003.

Bibliografía Consultada

• Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios. Con su Anexo correspondiente. Año 2003. Ciudad Habana.
• Resolución 297. Comprobación Nacional del Ministerio de Finanzas y Precios, Ministerio de Auditoría y Control y la Asociación Nacional de Economistas de Cuba. Años 2004. Ciudad Habana.
• Resolución 013 del Ministerios de Auditoría y Control. Año 2003. Ciudad Habana.
• Informe COSO, Monografía. Com. Internet. Google.
• Informe COSO. Ccss.sa.cr/auditoria/aud017.htm. Internet. Google.
• González Méndez, L. El Control Interno y El Cuadro de Mando Integral. Una poderosa Combinación Intangible. Gerencia: Enfoque a las Oportunidades. CEEC. Año 2005. Editorial Félix Varela. Ciudad Habana.

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Suárez González María Isabel. (2010, marzo 24). Control interno para las entidades cubanas. Resolución 297 2003. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-las-entidades-cubanas-resolucion-297-2003/
Suárez González, María Isabel. "Control interno para las entidades cubanas. Resolución 297 2003". GestioPolis. 24 marzo 2010. Web. <https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-las-entidades-cubanas-resolucion-297-2003/>.
Suárez González, María Isabel. "Control interno para las entidades cubanas. Resolución 297 2003". GestioPolis. marzo 24, 2010. Consultado el 13 de Diciembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-las-entidades-cubanas-resolucion-297-2003/.
Suárez González, María Isabel. Control interno para las entidades cubanas. Resolución 297 2003 [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-las-entidades-cubanas-resolucion-297-2003/> [Citado el 13 de Diciembre de 2018].
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