Guía de control interno en la agencia de viajes Havanatur Tour & Travel

GUÍA DE CONTROL INTERNO EN LA AGENCIA DE VIAJES HAVANATUR
TOUR & TRAVEL CENTRO, CIENFUEGOS
Resumen
El trabajo desarrollado tiene como título “Guía de Control Interno en la Agencia de Viajes
Havanatur Tour & Travel Centro, Cienfuegos” La investigación está basada en como evaluar
el Sistema de Control Interno en la actividad específica de la UEB Havanatur Centro, cuyo
objetivo general consiste en diseñar una guía de revisión integral basada en un diagnóstico
de la entidad a través de todos los componentes y normas de la Res 60/11 que flexibiliza su
evaluación de acuerdo a las características de su entorno específico.
Para el desarrollo de este trabajo se tuvo en cuenta las herramientas establecidas por la
Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República de Cuba, así como
resoluciones inherentes al propio sector del MINTUR y su Organismo Superior. Al aplicar la
guía autocontrol ajustada permite obtener resultados y recomendaciones para dicha
entidad y todas las unidades por las que está compuesta, que arribaran a juicios acerca de
la eficiencia y efectividad de la misma.
El trabajo de Diploma se encuentra estructurado en tres capítulos:
Capitulo I: Fundamentos teóricos sobre Control Interno .
Capitulo II: Diagnostico del Control Interno en la UEB Havanatur Centro, y rediseño de la
Guía de autocontrol a partir de la evaluación de sus Componentes y Normas.
Capitulo III: Aplicación de la Guía adecuada de autocontrol en la entidad UEB Havanatur
Centro.
Al final de la investigación se muestran los resultados de la aplicación de la guía y las
causas que ocasionaron los errores detectados y se hacen las recomendaciones necesarias
para evitar la ocurrencia de los mismos y lograr una revisión más profunda en el futuro.
Abstract
The title of this work is “Autocontrol Guide in the Havanatur Travel & Center Agency, of
Cienfuegos”. This investigation consist in how evaluate the internal control most specific in
the Havanatur activity, whose overall objective is to design a comprehensive review guide
For develop of this work we used the tools established by the 60/2011 Resolution of the
Contraloría General of the Cuban Republic, and his inherent resolutions for the MINTUR
sector. When we aplicated the adjusted guide this allowed take results and recommendations
for this entities and had a juice more real of the efficiency and efectivity of his same.
The Diploma Work is structured in free chapter.
Capitulate I: Theoretic foundations on Internal Control.
Capitulate II: I diagnose of the Internal Control in the UEB Havanatur Centro, and I redesign
of the guide of self-control as from the evaluation of his Components and Normas.
Capitulate III: Application of the guide made suitable of self-control at the entity UEB
Havanatur Centro.
At the end of the investigation we show the causes responsible for the mistakes detected
and the necessary recommendations to avoid the occurrence of such mistakes in the future.
Palabras Claves: Aplicar la Guía de Autocontrol
Key words: Applying the self-checking guide
INTRODUCCION
La situación actual de la economía en el mundo refleja la crisis financiera más grave de los
últimos cincuenta años, el daño causado es de enorme magnitud, Cuba con una economía
abierta y dependiente de sus relaciones económicas externas, no ha estado exenta de los
impactos de dicha crisis, Teniendo en cuenta esta situación, se consigna en el VI Congreso
del Partido la descentralización de la economía desde el Gobierno Central hacia las
administraciones locales y desde los Ministerios y otras entidades nacionales a favor de la
autonomía creciente de la empresa estatal socialista, lo cual no admite improvisaciones o
apresuramientos, de ahí que se plantee: “Para descentralizar y cambiar la mentalidad, es
requisito obligatorio elaborar el marco regulatorio que defina con claridad las facultades y
funciones de cada eslabón, desde la nación a la base, acompañadas invariablemente por
los procedimientos de control interno contable, financiero y administrativo.
Tales cambios tienen implícito definir un nuevo marco conceptual del Control Interno, capaz
de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este
tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones, de la auditoría interna o externa, o de
los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, y una
visión integradora que satisfaga las demandas de todos los entes involucrados.
La necesidad de continuar perfeccionando el Sistema de Control Interno aconsejo, dejar sin
efectos legales las Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, y la No. 13 del
2006 dictada por el Ministerio de Auditoria y Control, y emitir una nueva Resolución la No.
60/ 2011, que se atempera a las disposiciones que regulan esta actividad y a los
requerimientos de desarrollo económico –administrativo del país. Esta orientación se
acompaña de una guía general a chequear, la que se orientó ser ajustada por cada
organismo y hasta la base, con el propósito de que cumpliera fielmente los objetivos que la
Contraloría General de la República de Cuba (en lo adelante CGR) trazó y no convertirla en
un glosario de preguntas sobre ¿qué hacer? para los directivos.
Situación Problémica:
La nueva norma del sistema de Control Interno, establece un modelo estándar, que tiene
como objetivo fijar las normas y principios básicos de obligatoria observancia, por todos los
sujetos de las acciones de control de la CGR, los que tienen la obligación de diseñar e
implementar a partir de este modelo, su propio sistema, de acuerdo con la misión, visión,
objetivos, estrategias, características, competencia, responsabilidades y atribuciones de
cada uno.
La sociedad cubana Havanatur S.A, en Cienfuegos, denominada también UEB Havanatur
Centro, se ve involucrada, como el resto de las entidades del país en la Adecuación de la
Guía de Control Interno existente, por la Guía de Control Interno de la entidad, a partir de lo
legislado en la Ley 107 de la CGR articulo 16 y 17.
Teniendo en cuenta esta situación, se define como problema de la investigación: ¿Cómo
evaluar el Control Interno para la toma de decisiones en la UEB Havanatur Centro?
Partiendo de la hipótesis de que:
se adecua la guía general de autocontrol, orientada por la CGR, a las características
específicas de la UEB Havanatur Centro, se logrará dar elementos para la evaluación de los
componentes del Sistema de Control Interno en correspondencia con lo legislado por su
organismo.
Estableciéndose para el logro de este tema el siguiente objetivo general: Adecuar la Guía
de Control Interno de la UEB Havanatur Centro.
Formulando los siguientes objetivos específicos, para dar cumplimiento, al objetivo
general:
• Realizar un estudio teórico de las cuestiones relacionadas con el Control Interno.
• Diagnosticar el estado actual del Control Interno en la UEB Havanatur Centro.
• Adecuar la Guía para el autocontrol en la UEB Havanatur Centro.
• Aplicar la Guía para el autocontrol
Variables de la investigación:
- Dependiente: Control Interno
- Independiente: Guía de Autocontrol
La respuesta al problema científico es de valor en la UEB Havanatur Centro; por eso, mi
objetivo, como autora, es proponer cambios a partir de la realidad diagnosticada,
preocupándome esencialmente por su perfeccionamiento, identificando en mí accionar como
mejorar las condiciones de ejecución de los autocontroles.
La investigación permitirá analizar las tendencias que presenta actualmente el tema
seleccionado, permitiendo ajustar las temáticas para la realización de los autocontroles, a
partir de la aplicación de las acciones propuesta para el mejoramiento y actualización del
control interno y específicamente con la Guía de autocontrol adecuada.
Para ello se proyecta una investigación de tipo explicativa -descriptiva, que en su fase inicial
permita examinar y familiarizarse con el tema, permitiendo servir de base a la realización de
una descripción de la dinámica del tema a investigar y realizar su proyección a través de
una investigación- acción con un carácter situacional y participativo, pues el problema de
investigación nace dentro de una organización, que lo define, analiza, resuelve, valora y su
fin es la transformación de la realidad.
En general, las características de este trabajo de investigación permitirán realizar un aporte
práctico, pues no se encamina a la creación de una nueva teoría, sino a la solución de
problemas reales y de aplicabilidad.
Derivados de los detalles brindados se define la utilización de los siguientes métodos,
procedimientos y técnicas de investigación.
Los métodos que se utilizarán para la investigación son el estudio general y documental,
revisión, entrevistas, rastreo, muestreo estadístico, análisis de documentos, histórico-lógico,
observación participativa, síntesis, análisis, abstracción, concreción, inducción, deducción,
modelación, medición, experimentación.
Diseño.
Como la investigación se asume como explicativa - descriptiva, para poder cumplir con el
objetivo central, se detalla la esencia de la problemática detectada, determinando las
necesidades reales de la UEB Havanatur Centro, para determinar los puntos a adecuar de la
guía general a la guía especifica de la entidad, dentro del componente Supervisión y
Monitoreo.
Muestreo. El universo poblacional de esta investigación son todos los documentos
necesarios por departamentos, procesos y subprocesos, de la muestra seleccionada para
esta investigación en la Agencia de viajes (UEB) Havanatur Centro.
Con esta investigación se pretende dotar a la U.E.B Havanatur Centro perteneciente al
Grupo Internacional de Turoperadores y Agencias de Viajes Havanatur S.A. de Cienfuegos
de un Sistema de Control Interno integrador que permita garantizar el cumplimiento de cada
uno de los procesos, políticas, metas y actividades de acuerdo a lo preestablecido, dando el
máximo de rendimiento en el cumplimiento de su misión la cual se define a partir de su
objeto social y que tiene dentro de sus principales actividades:
Actuar como turoperador y receptivo de turismo internacional que coordina y controla
diferentes turoperadores, agencias mayoristas, minoristas en el exterior; operando
también mediante subsidiarias.
Realizar actividades de mediación turísticas entre los viajeros y aquellas personas
jurídicas autorizadas a prestar servicios a estos en pesos convertibles.
Diseñar, organizar y comercializar distintas modalidades de turismo.
Funciona como Agencia de venta de pasajes y cargas vendiendo capacidades
aéreas y marítimas para rutas regulares, internacionales y nacionales.
Actuar como turoperador en todo lo concerniente a la organización de viajes al
exterior desde Cuba, para todo segmento de mercado.
Prestar servicios de representación a líneas navieras o a buques dedicados al
turismo de cruceros así como a brindar servicios de handling y otros afines.
Todo lo antes expuesto se realizara en divisa y pesos convertibles y abarca los territorios
de la región central del país, Sancti Spiritus, Villa Clara y Cienfuegos estableciéndose su
oficina central en este último.
Desarrollo:
Sobre el Control Interno se exponen varias definiciones, se precisan las actuales tendencias
objetivos, importancia y características que lo identifican.
Según RESOLUCION (60/2011) debemos saber que:
CONTROL INTERNO
Es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a
todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal.
Se implementa mediante un sistema integrado de
normas y procedimientos, que contribuyen a
prever y limitar los riesgos internos y externos.
Proporciona una seguridad razonable al logro
de los objetivos institucionales y una adecuada
rendición de cuentas.
En la actualidad, cuando se habla de los Sistemas de Control Interno que deben implantar
las entidades para hacer frente a los cambios económicos y sociales del entorno, no se trata
solamente de las actividades de control propiamente, sino también, del establecimiento de
un adecuado ambiente de control, de las actividades de evaluación de riesgos, la
preocupación por la información y comunicación, así como la supervisión y monitoreo. En
esta visión ampliada del control, significa mucho más que control financiero o control
contable, considerándose el control como una función básica dentro de cualquier proceso de
gestión que facilita la evaluación y la mejora del desempeño, ya que lo que no se controla no
puede ser dirigido eficientemente.
El control no sólo debe estar presente en la actividad económica, sino también en cualquiera
de los otros campos de aplicación de la administración y, en general en actividades de
cualquier naturaleza que pueden ser llevadas a cabo de forma individual, colectiva, privada
o pública; es por tanto lógico, enfocarlo conceptualmente como un sistema abarcador con
identidad propia y no restringirlo únicamente al ámbito de lo económico.
Para llevar a cabo el control interno, no es suficiente poseer manuales de políticas e
impresos. Son las personas, en cada nivel de organización, las que tienen la
responsabilidad de realizarlo.
El Control Interno es el sistema nervioso de una empresa, ya que abarca toda la
organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado
únicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa especifica. Incluye mucho
más que el sistema contable y cubre aspectos como: las prácticas de empleo y
entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, políticas de venta y auditoria
interna.
Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de
decisiones erróneas basadas en informaciones financieras no contables. Este existe por
interés de la propia administración. Así el Control Interno es una herramienta útil mediante
la cual la administración logra asegurar, tanto como sea razonable, la conducción ordenada
y eficiente de las actividades de la empresa.
La visión actual del control interno no es más que:
Establecimiento de un Sistema de Control Interno acorde a las características de
cada entidad.
Potenciar la función de Control como parte del proceso de dirección.
Filosofía de acción estratégica.
Compatible con el Perfeccionamiento Empresarial como modelo de gestión.
Tomando como características fundamentales para un eficiente Sistema de Control Interno:
Un plan de organización que proporcione una apropiada segregación de las
responsabilidades funcionales.
Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro adecuados para
proporcionar un control contable sobre los medios, financiamientos, ingresos y
gastos.
Prácticas y métodos adecuados para cumplimentar las obligaciones y funciones de
cada uno de los departamentos de la entidad.
Un grado de calidad en el personal que sea consecuente con la calidad y
complejidad de las responsabilidades asignadas.
A partir de la puesta en vigor el 18 de Marzo del 2011 de la nueva disposición dictada por la
Contralora General de la República, relativa a las "normas del sistema de control interno", la
cual salió publicada en la gaceta extraordinaria no. 13 de 3 de marzo del año 2011), se hace
necesario reestructurar la Guía de autocontrol en función de los reajustes de la citada ley.
Las instrucciones del organismo rector, Ministerio de Turismo (en lo adelante MINTUR) se
encaminaron al ajuste de la guía y como reto de mejora en el cumplimiento de su misión, se
presenta el rediseño de la Guía de Autocontrol Interno en la Unidad Empresarial de Base
(UEB) Havanatur Tour & Travel Centro, Cienfuegos. El propósito de esta guía es servir de
orientación para el desarrollo de la eficacia del Control Interno en todas las áreas y unidades
que componen la entidad, Agencia de Viajes, líder en el centro del país, como bien se
propone en su visión.
El dominio del contenido de la guía es fundamental para desarrollar un buen programa de
trabajo, cuya ejecución conduzca a obtener la evidencia de auditoría suficiente y competente
en la que apoye la emisión de un buen dictamen.
Con esta guía la evaluación del Control Interno está contemplada a través del método de
cuestionarios, en el cual las respuestas SI y NO proporcionan una indicación general sobre
el grado de control que la administración ejerce sobre aspectos básicos contables y
administrativos.
Para actualizar la guía de autocontrol en la UEB donde ya se encuentra implementada las
herramientas regulatorias de la mencionada nueva disposición del SCI, nos apoyamos en
los procedimientos aplicados al turismo, también en los Lineamientos del VI Congreso del
PCC del 1 al 15 referente a todo lo dispuesto al Modelo Económico en cuanto a Control
Interno, así como los artículos 242,249 referentes a las Políticas del Turismo.
La aplicación consecuente de esta guía nos permitirá identificar en cada uno de los
aspectos, cuales son los problemas que se presentan en la contabilidad y el control interno
de cada una de los departamentos, cuales dependen para su solución de decisiones de la
Casa Matriz y cuales corresponden a la UEB resolver. En todos los casos la experiencia ha
demostrado que establecer planes de acciones, con responsables, participantes y fechas de
cumplimiento, resulta el procedimiento adecuado para alcanzar las soluciones.
Con este fin se realiza un Diagnóstico del Control Interno en la UEB Havanatur Centro, y
rediseño de la Guía a partir de la evaluación de sus componentes y normas, sobre la base
de cinco aspectos fundamentales: caracterización de la Agencia de Viaje, focalización de los
elementos que intervienen en la situación de la agencia, descripción de los aspectos
internos y externos que facilitan o entorpecen el desarrollo de su gestión, sus objetivos
estratégicos y la valoración de los resultados económicos. Comenzando con una breve
referencia al Turismo como sector importante para la Economía Nacional Cubana siendo
este el Organismo Superior al cuál se subordina la Agencia de Viajes y se concluye con la
propuesta de la guía integral de autocontrol de la Agencia y una guía más específica para
los Buroes de Venta y Representaciones Turísticas que se le están sujetas a la misma,
distribuidas en ciudades de la región central, localizándose en Trinidad, Sancti Spíritus,
Santa Clara y Caibarién.
El objetivo principal del diagnóstico es visualizar, detectar y explicar la situación actual de la
UEB, con sus síntomas, problemas y causas; con los efectos que produce, con
repercusiones en las distintas áreas.
Se realiza la caracterización de la Agencia de Viajes, donde se da a conocer su misión,
visión, y se muestra su estructura organizativa y funcional que está conformada por 6
centros de .costos, compuestos por 6 Puntos de Ventas y 12 Representaciones Turísticas,
cuenta con su Objeto Social definido a nivel de Casa Matriz.
La nueva guía integral de revisión se propone dotar a la agencia de un instrumento capaz
de detectar oportunamente errores cometidos y tomar medidas para subsanarlos y evitar
que los mismos se repitan, con el objetivo de:
-Evaluar la seguridad de las acciones seguidas.
-Corregir defectos.
-Mejorar lo obtenido.
-Rediseñar aquellos elementos que sean necesarios.
-Motivar al personal.
Siendo de aplicación trimestral.
-La misma puede ser aplicada por cualquier trabajador de la entidad, por la máxima
autoridad o por un auditor.
-Servirá para ser utilizada en todo el Sistema de Agencias de Viajes del Sector del Turismo.
-Se propondrá para ser incluida en el Programa de Estudio de la Licenciatura de Turismo
Empresarial de la “Escuela de Hotelería y Turismo.”
La Guía de autocontrol interno existente 2012 contiene 245 preguntas que verifican
aspectos de los cinco componentes del control interno, y se hace necesario reestructurar la
Guía de autocontrol en función de los reajustes de la citada ley No. 107 y quedó conformada
en Havanatur por 310 preguntas, 17 Resoluciones, 4 Del extinto Ministerio de Auditoría y
Control, 11 del Ministerio de Finanzas y Precios, 1 del Ministerio de Economía y
Planificación, 1 del Banco Central de Cuba y todas las que aparecen en el Compendio del
Mintur.
A continuación se muestra una tabla comparativa de los resultados por cada norma de su
componente de control, de la Guía 2012 de la CGR y el rediseño de la Guía de Havanatur:
GUIA RES /60 2012 CGR (19 normas) Guía CGR Havanatur
Componente Ambiente de Control ASPECTOS ASPECTOS
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Componente Gestión y Prevención de Riesgos ASPECTOS ASPECTOS
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Componente Actividades de Control ASPECTOS ASPECTOS
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Componente Información y Comunicación ASPECTOS ASPECTOS
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Componente Supervisión y Monitoreo ASPECTOS ASPECTOS
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Se puede apreciar que en la guía adecuada aumentan y disminuyen el total de aspectos
entre una y otra: aumenta cuando es un aspecto muy propio de la entidad, que en la guía de
la Contraloría por ser muy general no lo incluye y en los aspectos que disminuye es porque
no se adecúa el mismo En la guía se expusieron todos los aspectos nuevos referentes a
planeación, idoneidad, prevención, rendición de cuentas, eficacia del Sistema de Control
Interno.
Como la Agencia de Viajes es una UEB Unidad Empresarial de Base, que se subordina a
la Empresa Receptivo y esta a su vez al MINTUR Ministerio de Turismo, todas sus
actividades están sujetas a orientaciones de otro nivel jerárquico, por ello para el rediseño
de esta guía, se tomó como base la guía integral del Ministerio de Turismo como
organismo rector ya modificada con las herramientas de la Res 60/11 pero que abarcan un
total de 424 preguntas generales, ya que está compuesta por varias entidades con
diferentes Objeto Social como: TRANSTUR (Transporte de Turismo)., EMPRESTUR,
PALMARES (Restaurantes y Cafeterías), GET(Gestión Tecnología Informática), Agencia de
Viajes CUBATUR, CUBANACAN, HAVANATUR, ITH, SERVISA, Inmobiliarias (Se dedica a
las Inversiones), Hoteles, Delegación del MINTUR, Havanatur Rentacar.
Se hace tan general el cuestionario de preguntas para tantas entidades que se hace
necesario tomar como referencia las dos guías, la del 2012 de la CGR Contraloría General
de la República y la del MINTUR y rediseñar esta guía de acuerdo a su misión-visión y
quedó conformada por 310 preguntas y un total de 26 páginas (ver anexo 7) para la
Agencia de Viajes y sus centros de costos, pero a su vez se propone una guía muy
particular para supervisar estos centros de costos (Buroes de Venta y Representaciones
Turísticas) por separado y con el objetivo de rectorar una supervisión y monitoreo mensual
con el grupo del Comité de Control, sirviéndoles a su vez de autocontrol sistemático a los
turoperadores y los vendedores de dichas unidades. Pués en esta guía integral de la
Unidad Empresarial de Base se evalúan los controles de estas áreas desde el punto de
vista organizacional, directivo y económico en general. Pero la guía específica para ellos
cuenta con 87 preguntas y un total de 6 páginas, está hecha para el control de los
recursos, activos y registros muy propios del área de Ventas y cada una está estructurada
por una sola persona que responde por la Información de esta área, que se identifica como
un centro de costo para el Departamento Contable de la Agencia.
Esta guía de los Buroes se propone como resultado de esta investigación como ANEXO,
pero se recomienda ser aplicada por el Comité de Control de la entidad para que midan la
efectividad de la misma, pero en ambas unidades o áreas de venta ya que las
Representaciones en los Hoteles donde se supervisan las actividades de los turoperadores
quedan fuera de la Provincia de Cienfuegos.
A continuación mostraremos los aspectos nuevos que se han modificado y han dado paso
a la adecuación de la guía de autocontrol de la Agencia de Viajes.
GUiA
DE
AUTOCONTROL
DEL
SISTEMA
DE
CONTROL
INTERNO
ANO
2011SEGUN
RESOLUCION
60/11
Organismo:
Ministerio de Turismo
Grupo:
Grupo Internacional de Turoperadores y Agendas de Viajes, Havanatur, S.A.
Entidad:
UEB
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL:
No Aspectos a Verificar Si No N
p
Observaciones
Planeación, planes de trabajo anual, mensual e
individual.
1. Está implementada la Planificacion Estratégica del
( 2012-2015) de la UEB y sus Centros de Costos.
Encontrar en el Dpto. RRHH,
Se actualiza una vez al año.
2. Están analizados los planes de trabajo y el
cumplimiento de los objetivos, incluyendo las nuevas
tareas en el mes que correspondan, con los
trabajadores de la UEB y sus Centros de Costos.
Mostrar Planes de trabajo.
(Direccion y Area)
3. Cada área elabora su plan de trabajo mensual, a
partir del plan de trabajo anual de la UEB, basado en
el plan de actividades principales del MINTUR.
Mostrar Planes de Trabajo
(Direccion y Area)
4. Cada cuadro, funcionario y especialista cuenta con
su plan de trabajo individual, el que elabora teniendo
en cuenta el plan mensual de su área y se aprueba
por el jefe inmediato superior, incluyendo UEB,
vendedores y turoperadores.
Mostrar Planes de trabajo.
(Direccion y Area)
5. Se han establecido las Normas Unitarias de Gastos
para cada actividad o área y se analiza su
comportamiento periódicamente. incluyendo UEB,
Buroes y Representaciones..
Verificar documento en
Departamento Contable.
6. Está el Plan de Ingresos y Gastos en divisas,
desagregado por áreas, de acuerdo con la estructura
de la entidad. incluyendo UEB, Buroes y
Representaciones
Verificar en Contabilidad.
Se chequea mensualmente.
Idoneidad Demostrada
1. Existe preparación de los trabajadores de cada área
incluyendo comercial, guías y turoperadores
en materia de control interno.
Impartir seminarios, que se
Gestione por la entidad.
2. Están establecidos los requisitos de idoneidad seg
ún profesiograma de cargos con los requerimientos
Mostrar el profesiograma donde se
encuentran las evidencias.
del MINTUR para la UEB y todos sus centros de
costos.
Políticas y prácticas en la Gestión de los
Recursos Humanos.
1. Se encuentra implementada la Norma Cubana del
Sistema de Gestión Integrado del Capital Humano.
Mostrar
COMPONENTE GESTION Y PREVENCIÓN DEL RIESGO:
No Aspectos a Verificar Si No Np Observaciones
Identificación del riesgo y Detección del
Cambio.
1. Está elaborado el Informe de la identificación,
análisis y evaluación de los riesgos de la UEB y
cada uno de sus Buroes de Ventas y
Representaciones Turísticas por localidades de la
región central.
Mostrar informe de cada uno de
los Buroes de Ventas y
Representaciones Turísticas por
localidades, Villa Clara, Sancti
Spiritus y Trinidad.
Prevención de riesgos.
1. Existe el Plan de Prevención de riesgo del
Autocontrol del Sistema de Control Interno de la
UEB y sus centros de costos como una medida.
Existe el propio control de este
plan. incluyen los Grupos de Villa
Clara, Sancti Spiritus y Trinidad
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL:
No Aspectos a Verificar Si No NP Observaciones
Coordinación entre áreas, separación de tareas
y responsabilidades y niveles de autorización.
1. Están cumplidas las relaciones entre todas las
áreas de la UEB, sus centros de costos y los
puestos de trabajo, definidas en Reglamento
Orgánico y el Manual de Funcionamiento,
elaborado e implementado por la Empresa
Receptivo Havanatur.
Se conserva el Manual en oficina
del Director, incluyen los Grupos de
Villa Clara, Sancti Spiritus y
Trinidad.
OTROS ASPECTOS
Activos Fijos Intangibles SE EXCLUYE
Inventarios SE EXCLUYE
Producción SE EXCLUYE
COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN:
No. Aspectos a Verificar Si No NP Observaciones
Sistema de información, flujo y canales de
comunicación
1. La información que se elabora a nivel de UEB y
centros de costos tiene vinculación con la Planifica
ción Estratégica, el cumplimiento del Objeto Social
aprobado y sus funciones generales.
Mostrar acta de los Consejos
de Dirección y sus anexos
correspondientes, y las actas de
Asambleas de afiliados,
Rendición
de
C
uenta
1. Existe el plan del proceso de Rendición de Cuenta,
(según aspecto C de la R/60/11) de este
componente, donde se verifican los aspectos
relacionados con:
Mostrar cronograma del Proceso
Rendición de Cuentas.
incluyen los Grupos de Villa Clara,
Sancti Spiritus y Trinidad
a) El uso, custodia y destino de los recursos
Verificar
b)El cumplimiento de los objetivos y metas
Verificar
c)El estado de cumplimiento de las tareas
Verificar
d)Las incidencias ocurridas
Verificar
e)La situación financiera de la entidad
Verificar
f)Los resultados de la entidad en ese período
Verificar
g)Las deficiencias, irregularidades, ilegalidades e
indisciplinas ocurridas.
Verificar
9. Se guardan las Actas de las Rendiciones de
Cuenta, de todas las áreas de la UEB, incluyendo
los centros de costos que no por su lejanía se
dejan fuera de estos análisis.
Mostrar Actas de la Rendición de
Cuenta que incluyen los Grupos de
Villa Clara, Sancti Spiritus y
Trinidad Se conservan en la
Dirección.
10. Periódicamente se rinde cuenta a la Empresa
Receptivo.
Mostrar Actas. Se conservan en la
Dirección.
COMPONENTE SUPERVISIÓN Y MONITOREO:
No. Aspectos a Verificar Si No NP Observaciones
Evaluación y determinación de la eficacia del
Sistema de Control Interno.
Se realiza Supervisión y Monitoreo por el
Auditor Interno.
SE EXCLUYE, se realiza a nivel de
Organismo Superior.
1. Realizan los trabajadores de la UEB, los Buroes y
Representaciones Turisticas, el control permanente
sobre las actividades que ellos mismos llevan a
cabo.
Mostrar plan de trabajo individual
con el resumen de las actividades
planificadas
y cumplidas.
2. Constituye el Sistema de Control Interno de la UEB
en general, un medio que refuerza y apoya el
compromiso por la Rendición de Cuentas.
Mostrar resultados. Conciliar con
las actas de la Rendición de
Cuenta.
3. El Sistema de Control Interno se corresponde con
las particularidades de la UEB como Agencia de
Viajes, Buroes de Venta en Aeropuerto y Hoteles y
Representaciones Turisticas dentro y fuera de la
localidad.
Verificar resultados de todos los
centros de costos incluyendo los
Grupos, Villa Clara, Sancti Spiritus
y Cienfuegos.
4. Contribuye el Sistema de Control Interno al logro
de la economia, eficiencia y eficacia de la UEB y
todos sus centros de costos que pertenecen a la
región central.
Mostrar resultados de los
Balances, Estados de Situación,
Auditorias, Inspecciones y
aplicación de la propia guía de
autocontrol.
5. Se controla la implementacion del Sistema
de Control Interno en la UEB en general.
Se controla a traves de las supervis
iones e inspecciones.
Mostrar evidencias.
OTROS ASPECTOS DEL MINTUR
Organización y Sistemas.
1. Se realiza el Análisis del cumplimiento de la
Resolución del Ministro de Turismo sobre la
actualización del Reglamento y del funcionamiento
del Consejo de Dirección. (Resoluciones 53/2008 y
55/2008)
X Mostrar Actas del Consejo
de Dirección
2. La entidad cuenta con el Plan de Temas 2011-
2012. del Consejo de Dirección y su cumplimiento
a partir de la revisión de las Actas de las reuniones
de dicho Órgano.
X Mostrar Actas del Consejo de D
irección y Plan de Temas 2011-
2012
3. Revisión y análisis de las Actas de los Órganos
Colegiados de Dirección, incluyendo el
funcionamiento del Consejo de Dirección.
X Mostrar Actas
4. Revisión del estado de cumplimiento de los X Mostrar Actas y Seguimientos de
Acuerdos de los principales Órganos de Dirección
Colectiva y mecanismos de control establecidos
para ello.
los Acuerdos
5. Chequear el sistema de planificación y el plan de
actividades principales de cada jefe.
X Ver Plan de Trabajo y su
cumplimiento
Finanzas y Riesgos
6. Control del cumplimiento de la Resolución de
Cuentas por cobrar y pagar internas.
a) Se realizan los análisis de los saldos de cuentas
por cobrar y pagar.
X Mostrar evidencia.
b) Existen saldos vencidos de cuentas por cobrar
y pagar.
X Mostrar Documentos
c)Las cuentas por cobrar internas están
documentadas en letras de cambio domiciliadas
por Fintur.
X Mostrar Documentos
Normas y Procedimientos Contables Res 145/2012
7. a) Está implementada de la Resolución No. 111 del
2006, que oficializa el uso del Manual de
Contabilidad del Mintur.
X Ver normas y procedimientos conta
bles (intranet y manuales)
b) Se toman la medidas necesarias para
dar cumplimiento a la Resolucion No 87 del
2006 del Mintur, sobre la depuración sistemática
de la contabilidad.
X Ver actas donde se evidencie
los análisis del cumplimiento
de la Res/87.
Actividad Comercial Res 1/98
8. De manera general, los aspectos a controlar son:
Existe la Estrategia de Comercializacion.
X Mostrar Estrategia de Desarro
llo 2012-2016 y Plan de
Markting
Existen los Planes de Ventas. X Verificar en oficina de Contabilidad
y Jefe Comercial
Existen los Expedientes de Negociación. X Mostrar contratos con documentos
legales.(Area Comercial)
Comunicación Res 57/12
9. Existe Manual de Identidad Corporativa. X Verificar en Dirección.
10. Los trabajadores usan el uniforme. X Se muestra en la práctica.
(RRHH lo rectorea)
Buroes de ventas y de información al visitante.
11. Los buroes de Ventas tienen buena imagen
de acuerdo a lo que plantea en Manual de
Identidad Corporativa.
X Comprobar que la imagen coincida
con el Manual de Identidad.
12. Los buroes cuentan con materiales promocional
es.(mapas de Cuba y de cada polo,videos,
sueltos informativos (dipticos, tripticos))
X Verificar en el área.
Existen las carpetas de Venta Res 110/2006 X Mostrar las carpetas de ventas
13. Las carpetas tienen las tarifas actualizadas. X Mostrar tarifas actualizadas que se
encuentran en las
carpetas.
14. Estado en el que se encuentra las carpetas de
venta.
X Comprobar el estado de las carpet
as
15. En el texto impreso. Detectar tachaduras o
correcciones realizadas a mano.
X Comprobar tachaduras o correcion
es realizadas a mano.
Relaciones Internacionales. Res 6/2008
16. Se aplica la Resolución 79 del 2004 del Ministro de
Turismo que establece las regulaciones para la
planificación, ejecución y control de los viajes al
X Verificar procedimientos
exterior.
17. Se cumple lo establecido en la Resolución 45 del
2007 del Ministro de Turismo que rige la
organización, realización y control de los trámites
migratorios de los ciudadanos extranjeros
vinculados a la Entidad.
X Verificar procedimientos
Calidad
18. Sistema de retroalimentacion de Satisfaccion de
Clientes.
X Mostrar los informes de retroa
limentacion mensuales,
Area Comercial,
19. Existe control sobre las incidencias en la Entidad X Mostrar sistema de incidencias y re
gistros segun
procedimiento vigente, (Area
Comercial).
20. Se realizan encuestas a los clientes. X Mostrar encuestas aplicada (Area
Comercial)
21. Existencia del libro de Clientes. X Mostrar libro
Recursos Humanos
22. Chequeo del avance de los estudios de
Organización del Trabajo y revisión de los
controles establecidos .
X Ver evidencia.
RRHH y Dirección.
23. Se aplica lo establecidos en la Resolución 71/07
del MINTUR, sobre evaluación del desempeño.
X Ver evaluaciones del desempeño.
(RRHH)
Como se muestra a continuación la aplicación de la Guía se realiza partiendo
específicamente del componente:
De la Aplicación de la Guía de autocontrol ajustada obtuvieron los resultados reflejados en
el Informe de Auditoria que a continuación se muestran:
Cienfuegos, 2 de mayo 2012.
“Año del 54 Aniversario del Triunfo de la Revolución”.
Orden de Trabajo No: 04/2012
Entidad Auditada: UEB Havanatur Tour & Travel Centro.
Código de la Entidad: 60349
Correo Electrónico: Salustiano©Havanatur.cu
Dirección: Calle 54 No. 2906 entre 29 y 31 Cienfuegos.
Subordinación: Receptivo Havanatur Tour & Travel.
Tipo de Auditoria: Especial al Control.
Fecha de Inicio: 19/3/2012
COMPONENTE
SUPERVISION
Y
MONITOREO
EVALUACION Y
DETERMINACION DE
LA EFICACIA DEL
SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
COMITÉ
DE PREVENCION
Y CONTROL
Fecha de terminación: 26/4/2012
Auditor Jefe de Grupo: Ivvón Castro Díaz.
I-INTRODUCCION
La entidad auditada tiene como objeto social, actuar como turoperador y receptivo de
turismo internacional, que coordina y controla diferentes turoperadores, agencias mayoristas
y minoristas en el exterior, operando también mediante subsidiarias y/o turoperadores,
agencias y entidades turísticas en general; accionar en todas las modalidades de turismo,
tanto para Cuba, como entre terceros países. Para acometer dichas acciones cuentan con
una plantilla cubierta de 27 trabajadores.
Los objetivos propuestos y alcanzados por la auditoria consistieron en: verificar el Sistema
de Control Interno sobre los recursos, examinar y evaluar los documentos, operaciones,
registros y estados económicos-financieros y también evaluar la efectividad de los
resultados de la aplicación de la Guía de Autocontrol rediseñada del Sistema de Control
Interno y además verificar si contribuye al perfeccionamiento del autocontrol del Sistema y
su efectividad, a partir del cumplimiento de los objetivos establecidos en la Resolución
No.60/2011 de la Contraloría General de la República.
Las técnicas de auditoria utilizadas fueron: entrevistas, observación, comprobación,
confrontación, conciliación, confirmación, revisión analítica y selectiva; las muestras se
seleccionaron mediante métodos no estadísticos, el monitoreo se enmarcó en el mes de
Marzo a Abril del 2012, tomando en cuenta documentos primarios de contabilidad y demás
áreas de la entidad referentes a procedimientos, útiles en uso, activos fijos tangibles,
Se tomaron muestras en el período por temas, se analizó el Plan de Medidas y la
Planeación Estratégica, de ello se pudo comprobar que: se cumple con el Objeto Social,
sus operaciones de venta y prestación de servicios están amparadas por los
correspondientes contratos económicos, los objetivos de trabajo para el año 2012, el plan de
actividades principales para el año, funcionamiento del Comité de Contratación con 4 actas
en el período analizado para el 100 por ciento de muestra; se cotejaron 12 tarjetas
magnéticas de la Unidad, además se verificaron los datos del modelo 5073 Balance
Portadores Energéticos del mes de abril con los documentos primarios, se verifican
físicamente los activos fijos tangibles en 4 áreas para el 95 por ciento, los chequeos físicos
del 10 por ciento planificados por la unidad, el 100 por ciento de las tasas de depreciación
aplicadas a los activos fijos tangibles del mes de marzo-abril y el movimiento de las cuentas,
se comprueban los pagos realizados en las nóminas del mes de marzo se comprobó el Plan
de seguridad informática y los medios de computación que actualmente existen en la
Unidad.
Se cumplimentaron las Normas de Auditoria Interna vigentes por la Resolución No. 350/2007
del extinto Ministerio de Auditoria y Control. Se revisó el Expediente Acciones de Control y
su contenido analizado en función de la exploración inicial, el Plan de Gestión y Prevención
de Riesgo de la entidad, así como la implementación de la Resolución No. 60/2011 de la
Contraloría General de la Republica. La entidad no cuenta con auditor interno. Durante la
auditoria no se presentaron limitaciones en su ejecución.
II-CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA.
Teniendo en cuenta los objetivos propuestos y alcanzados, así como los resultados
obtenidos en esta auditoría, se califica de ACEPTABLE el Sistema de Control Interno
implementado sobre los recursos de todo tipo, toda vez que los hallazgos no afecten el
cumplimiento de los objetivos del control interno; los errores contables no distorsionan la
información contable financiera y no influyen en el cierre del periodo contable.
El Plan de Prevención de la entidad cumple con su objetivo en cuanto a su estructura y
contenido; están identificados los puntos vulnerables y las medidas adoptadas son efectivas
y posibilitan minimizar los riesgos.
Todo lo antes expuesto se fundamenta en:
Mediante la revisión con la Guía de Autocontrol aplicada, se detectaron incumplimientos con
lo establecido en la Resolución No. 60/2011 de la Contraloría General de la República en
dos (2) de sus componentes:
-Ambiente de Control: No se encuentran identificados los objetivos de trabajo específicos
de cada área.
-Actividad de Control: No se han incorporado a los sistemas de información
computarizados, cuando se requiere, la realización de conciliaciones, comparaciones y
verificaciones en forma automática y la generación de reportes de inconsistencias.
-No se tiene en cuenta el modelo Base PAE-1, para detallar la información que contienen las
filas 03,04,08 y 35 del modelo PAE-1 Balance de Ingresos y Gastos, teniendo en cuenta lo
que establece la legislación vigente.
-No se elabora el modelo Liquidación del Plan Financiero de Inversiones de la Actividad
Empresarial, teniendo en cuenta lo que establece la legislación vigente.
-Otros Aspectos Incluidos: No existencia del libro de clientes.
Conclusiones
Al culminar el proceso de investigación acometido por la investigadora se pudo comprobar el
cumplimiento de los objetivos trazados, por lo que de manera conclusiva general se expresa
lo siguiente:
La guía de revisión integral para la UEB Havanatur Tour &Travel Centro, tiene en cuenta
los nuevos conceptos de control interno, que establece la Resolución No.60/2011 así
como resoluciones inherentes al propio sector del MINTUR.
El diagnóstico realizado cumple con el objetivo de brindar una síntesis del estado actual
de la instalación, reflejando los principales problemas sobre el Control Interno,
contribuyendo a la confección de la guía.
Los elementos incluidos en la guía para su adecuación se avienen a las características
de la entidad y sus requerimientos ,tomándose como base la guía de la CGR de enero
2012 y la guía propuesta por el MINTUR
Como resultado de la aplicación de la guía rediseñada, se detectaron errores,
incumplimientos y deficiencias, que por su implicación no afectan el resultado de la
evaluación de Aceptable, ya que no existen errores contables, ni se afecta el cierre del
periodo en contabilidad.
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—REQUISITOS)
Resolución No. 3 del 2006 del Ministerio de Turismo, referente al Manual de Contabilidad
Resolucn No. 34 del 2006 del Ministerio Turismo, referente a relacn de consumo y cantidad
de veculos.
Resolucn No. 87 del 2007 del Ministerio Turismo, establece la depuración sistemática de la
Contabilidad.
Resolucn No. 71 del 2006 del Ministerio Turismo, referente a Evaluación del Desempo.
Resolucn No. 55 del 2008 del Ministerio Turismo, Designación de Miembros del Consejo de
Dirección, Plan de Temas 2011-2012.
Resolucn No. 22 del 2010 del Ministerio Turismo, Actividad de Cuadros, Ética de los Cuadros
Instruccn 1 del 2012 del Ministerio Turismo, Procedimientos Internos del Mintur.
Resolucn No. 1 del 2012 del Ministerio Turismo, Plan de Presupuestos del 2012.
Resolucn 21 del 2012 del Ministerio Turismo, Reglamentos de la Actividad de Inspección y
Control.
Resolucn 145 del 2012 del Ministerio Turismo, referente a Plan Económico de Agencias de
Viajes.
Resolucn 150 del 2012 del Ministerio Turismo, establece las Políticas de Mantenimientos del
MINTUR.
Resolucn 152 del 2012 del Ministerio Turismo, referente al Plan Económico de Servicios
Informáticos.
Resolucn 193 del 2012 del Ministerio Turismo, referente a Comisiones de Cuadros.
Autor: Ivvón Castro Díaz.
Organismo: Ministerio de Turismo.
Empresa: Empresa Receptivo.
Entidad: UEB Unidad Empresarial de Base.
Agencia de Viajes Havanatur Tour & Travel Centro, Cienfuegos.
Dirección: Ave 54 no 2906, e/ 29 y 31, Boulevar.
Provincia: Cienfuegos.
Teléfono: 528781
Email: malene_castro©havanatur.cu

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Castro Díaz Ivvón. (2012, julio 18). Guía de control interno en la agencia de viajes Havanatur Tour & Travel. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/guia-control-interno-agencia-viajes-havanatur-tour-travel/
Castro Díaz, Ivvón. "Guía de control interno en la agencia de viajes Havanatur Tour & Travel". GestioPolis. 18 julio 2012. Web. <https://www.gestiopolis.com/guia-control-interno-agencia-viajes-havanatur-tour-travel/>.
Castro Díaz, Ivvón. "Guía de control interno en la agencia de viajes Havanatur Tour & Travel". GestioPolis. julio 18, 2012. Consultado el 19 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/guia-control-interno-agencia-viajes-havanatur-tour-travel/.
Castro Díaz, Ivvón. Guía de control interno en la agencia de viajes Havanatur Tour & Travel [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/guia-control-interno-agencia-viajes-havanatur-tour-travel/> [Citado el 19 de Julio de 2018].
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