Control estadístico de procesos para reducir costos

CONTROL Y REDUCCIÓN DE COSTOS MEDIANTE EL CONTROL
ESTADÍSTICO DE PROCESOS
Resultante de los diversos factores que se interrelacionan en los procesos
productivos, surgen determinados niveles de costos para la generación de los
productos o servicios. Así pues bajo ciertas condiciones, y en tanto y en cuanto, no
se modifiquen aspectos fundamentales como pueden ser las variaciones en los
precios de las materias primas, el costo salarial, los métodos de producción, las
características del producto y las máquinas utilizadas, entre otras, el costo
promedio en la producción de un bien o servicio evolucionará en el tiempo entre
ciertos límites que expresan la capacidad del proceso de generar output dentro de
un determinado nivel de costes.
Sí el costo de un producto es la resultante de la combinación de factores dentro de
un marco sistémico, es pues necesario conocer cuales son esos factores y como
funciona el sistema de forma tal de poder ejercer un mejor control de los procesos
y de los costos que estos originan, como así también poder acceder a sucesivas
reducciones de costos que hagan más competitiva a la organización.
LLL
COSTO
Máquinas
DiseñoMedio Ambiente
MedidasManagement
Materiales
Mano de Obra
Métodos
Capacitación
Precio
Preparación Layout
Salarios
Supervisión
Motivación
Mantenimiento
Nivel Inventario Calidad
Humedad / Temperatura
Velocidad Viento
Lluvia - Sequía
Productividad
Planificación
Previsiones
Sistema de Costeo
Método de Asignación
Procesos
Metodología
Sist. de Información
Mercado Cantidad Forma de Pago
Ubicación Proveedor
Como puede observarse en el gráfico, el costo de producción depende de una
serie de factores, los cuales a su vez son producto de otras numerosas causantes.
En el esquema se graficó sólo a título ejemplificativo hasta un tercer nivel. Así
pues el costo de un producto depende en parte de los materiales o insumos, a su
vez estos inciden en los costos en función de varios atributos entre los cuales se
encuentran el precio, el nivel de inventario y la calidad, en tanto que el precio es el
resultado del comportamiento del mercado, las cantidades adquiridas y las
condiciones de pagos entre otras.
De la interrelación e interacción de estos numerosos factores surge el nivel de
costo de los productos, pero como resultado de la evolución de los procesos en el
tiempo y del hecho de estar expuestos a continuos cambios y alteraciones que son
propios del sistema los costos sufrirán variaciones naturales (llamadas también
aleatorias) o especiales (denominadas atribuibles).
Las variaciones atribuibles se deben a una causa concreta, tal como las
diferencias entre el rendimiento de diversas máquinas, operarios o materiales. Las
variaciones de este tipo no son aleatorias, y pueden conducir a variaciones
excesivas en los procesos. Si existen causas de variaciones atribuibles en un
proceso, entonces se dice que el proceso está “fuera de control”.
Las variaciones debidas a causas atribuibles suelen ser excesivas, y no se pueden
utilizar métodos de Control Estadístico de Procesos (CEP) para predecirlas.
Las variaciones aleatorias surgen como consecuencia de la interacción de una
gran variedad de factores, tales como la temperatura, la presión atmosférica y la
tolerancia normal de operación de la maquinaria. Estas variaciones son aleatorias,
en general pequeñas, y no se pueden atribuir a ninguna causa concreta. Se dice
que un proceso es “estable” o que está “dentro de control” si la variabilidad del
proceso es consecuencia únicamente de variaciones aleatorias.
Distinguir entre un tipo de variación y otro, resulta de fundamental
importancia a la hora de adoptar decisiones. Las decisiones correctas son
ajustar el proceso cuando está fuera de control, y dejarlo solo cuando está bajo
control. El riesgo de ajustar innecesariamente un proceso bajo control equivale a
un error tipo I; si no se corrige un proceso que esté fuera de control, es un error
tipo II. La aplicación correcta del control estadístico del proceso reduce al mínimo
estos riesgos.
Aún queda por definir que es el control estadístico de procesos (CEP). La misma
es una técnica estadística para asegurar que los procesos cumplen con los
estándares. Como se dijo anteriormente todos los procesos están sujetos a ciertos
grados de variabilidad, por tal motivo es necesario distinguir entre las variaciones
por causas naturales y por causas imputables, desarrollando una herramienta
simple pero eficaz para separarlas: el gráfico de control.
Las variaciones naturales afectan a todos los procesos de producción, y siempre
son de esperar. Este tipo de variaciones son las diferentes fuentes de variación de
un proceso que está bajo control estadístico. Se comportan como un sistema
constante de causas aleatorias. Aunque sus valores individuales sean todos
diferentes, como grupo forman una muestra que puede describirse a través de una
Decisión
Ajustar el proceso
Dejarlo solo
Fuera de controlBajo control
Error tipo I
Decisión correcta
Decisión correcta
Error tipo II
Estado del proceso
distribución. Cuando estas distribuciones son normales, se caracterizan por dos
parámetros. Estos parámetros son: la media de la tendencia central y la
desviación estándar.
Mientras los costos evolucionen dentro de los límites de control, se dice que el
proceso está “bajo control”, y se toleran pequeñas variaciones.
Los procedimientos para establecer un control estadístico del comportamiento de
los costos implica:
1. establecer la “capacidad del proceso”;
2. crear un gráfico de control;
3. recoger datos periódicos y representarlos gráficamente;
4. identificar desviaciones;
5. identificar las causas de las desviaciones;
6. perpetuar los efectos positivos y corregir las causas de los negativos.
Sobre la base de un período, cuya amplitud está en función de las características
del proceso y del bien o servicio) se procede a calcular el Promedio, el cual pasa a
ser el Costo Medio del Proceso (CMP) y los respectivos Límites de Control
Superior (LCS) e Inferior (LCI). Se determina el Costo Máximo Aceptable (CMA)
que no es otra cosa que el Coste Objetivo, al cual se pretende llegar para lograr
una determinada rentabilidad dado un precio de mercado. Se procede a calcular la
Capacidad del Proceso (CP) que es igual al CMA dividido el LCS.
En cada oportunidad que se produce un cambio estructural o significativo sea por
decisión de la empresa (cambio en el tipo de material, variaciones de diseño,
nueva maquinaria, cambio de proveedor),o por razones ajenas (cambios de
precios de la materia prima, variación en el costo de los combustibles o energía
eléctrica) se debe proceder a efectuar el recálculo del CMP y de los LCS, LCI,
CMA y CP.
Objetivo fundamental de la dirección de la empresa es reducir el CMP y las
variaciones de manera tal de alejar el LCS del CMA permitiendo una mayor
CP.
Cuanto más corto sean los períodos de tiempo para los cuales se efectúan los
cálculos de los costes, más rápido podrán adoptarse medidas correctivas para
tener bajo control los procesos.
El seguimiento mediante el sistema de CEP (SPC en sus siglas en inglés) para
otras variables tanto financieras, como de calidad, productividad, plazos o tiempos
de entrega o procesamientos y niveles de satisfacción de los usuarios, permiten
tener un cuadro de mando integral (CMI) que sirve para comprender mejor el
comportamiento de los costos y la íntima interrelación entre los diversos factores.
CALIDAD
PRODUCTIVIDAD
Costo del Producto
INDICADORES FINANCIEROS
Mediante la utilización de las diversas herramientas de gestión, los Círculos de
Calidad y los Equipos de Mejora procederán a analizar las variaciones graficadas en
los CEP procediendo a estandarizar el proceso en primer lugar (ponerlo bajo “control
estadístico”) para luego proceder a mejorar los estándares, logrando mayores niveles
de productividad, mejores niveles de calidad, menores niveles de inventario, mejores
plazos de respuestas y menores niveles de costos (Costo Medio del Proceso para los
productos o servicios comercializados).
En este proceso cobra fundamental importancia la rueda de Deming, consistente en el
proceso de Planificar – Realizar – Evaluar – Actuar (PREA).
En muchas organizaciones los elementos de PREA están presentes, sólo que se
encuentran divididos en departamentos individuales. Así tenemos que un grupo o
departamento planifica, otro se encarga de la realización, un tercero mide o juzga el
avance y un cuarto grupo interpreta los resultados y decide qué acciones se
requieren. Esta fragmentación hace casi imposible el gi_ro de la rueda PREA, y
produce poco o ningún avance. El ciclo PREA no será eficaz si no se convierte en la
actitud fundamental de todos los empleados, los departamentos y funciones.
PLAZOS – NIV. de SATISFACCION
Cuando todos los trabajadores se compenetren en los cuatro elementos de la
rueda, comenzarán a sentirse verdaderamente facultados para mejorar su
desempeño, lo mismo que los productos y servicios que ofrecen a los clientes.
PREA, y el método científico en general, requieren necesariamente nuevas
ideas acerca de
cómo hacer que las cosas funcionen mejor. Sin ellas no se logra el
mejoramiento.
Fuera de control
Bajo control
Coste
Medio
del
Producto
Coste Medio del Proceso
Coste Máximo Aceptado (CMA)
Interpretación de patrones en las gráficas de control
Cuando un proceso se encuentra bajo control estadístico, los puntos en una
gráfica de control deben fluctuar aleatoriamente entre los límites de control sin patrón
o comportamiento que se pueda identificar. La siguiente lista de comprobación
muestra un conjunto de reglas generales para examinar un proceso y determinar si
está bajo control:
1. No hay puntos fuera de los límites de control
2. El número de puntos arriba y abajo del eje central es aproximadamente
igual
3. Los puntos parecen caer al azar arriba y abajo del eje central
4. La mayor parte de los puntos, pero no todos, se encuentran cerca del
eje central, y sólo unos pocos cerca de los límites de control..
La hipótesis que apoya esas reglas es que la distribución de los promedios
muestrales (en este caso los costes medios de producción para un período, lote o
Período
del
Producto
Período
PREA
PREA
producto específico (ej. la construcción de un barco) tiende a una distribución
normal a medida que aumenta el tamaño de la muestra (o para este caso de los
costos incurridos). Todo ello es válido siempre que el promedio y la variancia de
los datos originales no hayan cambiado durante el tiempo en que se recopilaron
los datos; es decir, el proceso es estable.
Además de los puntos fuera de los límites de control (superior e inferior) deberá
prestarse especial atención a los siguientes casos a los efectos de detectar
cambios en el comportamiento del proceso.
Seis o más puntos consecutivos aumentan o disminuyen de manera
constante (una “tendencia”). (a)
Ocho o más puntos consecutivos en el mismo lado de la línea central.
(b)
Catorce o más hacia arriba y hacia abajo alternativamente. (c)
Dos puntos consecutivos cerca del límite superior o del inferior. (d)
(a) Seis puntos seguidos en ascenso (b) Ocho puntos consecutivos en el
mismo lado de la línea central
Fórmulas utilizadas
Correspondientes a mediciones individuales
Gráfico de Media
CMP = Σ Coste Medio ÷ n
LCS = CMP + (3 ÷ d2) × Amplitud Media
LCS = CMP - (3 ÷ d2) × Amplitud Media
CP = CMA ÷ LCS
(c) Catorce puntos alternados por arriba y debajo de la media (d) Dos puntos consecutivos cercanos a l LCS
Gráfico de Mediana
CMP = Σ Coste Medio ÷ n
LCS = CMP + (3,14 × Mediana de las Amplitudes)
LCS = CMP - (3,14 × Mediana de las Amplitudes)
CP = CMA ÷ LCS
Ejemplo:
CEP - Evolución de Costos
8,70
9,20
9,70
10,20
10,70
11,20
11,70
12,20
Jul-99
Oct-99
Jul-00
Oct-00
Jul-01
Oct-01
Fecha
Costo
COSTO UNITARIO
CMP
LCS
LCI
CMA
Tomando los datos correspondientes a los costos unitarios del producto “x” entre
los meses de Enero-99 y Agosto-99 tenemos un Coste Medio del Proceso de $
10,39 con un Límite de Control Superior (LCS) de $ 10,64 y un Límite de Control
Inferior de $ 10,14. El Costo Máximo Aceptado es de $ 12. La Capacidad del
Proceso es de 1,13. En el mes de Noviembre-99 se registra un costo unitario de $
10,70 el cual supera el LCS siendo por lo tanto una variación debida a una causa
especial (no natural o aleatoria) la misma se debía a problemas en el suministro
de energía eléctrica recepcionada por la planta industrial. Se decide adoptar
diversas medidas a los efectos de la reducción de los costes. Por un lado se
reducen los tiempos de preparación lo cual trae aparejado una reducción tanto en
el coste del producto, como también una disminución en los costos financieros por
reducción de inventario. Por otro lado se cambia de proveedor a los efectos de
mejorar la calidad de los insumos recibidos, se mejoran ciertas herramientas tanto
a los efectos de mejorar la calidad de manufacturación, como de disminuir los
tiempos de paradas por averías.
Los nuevos procedimientos comienzan a ponerse en práctica a partir de Junio-00,
pero recién en Agosto-00 no sólo se completa su instalación, sino que comienzan
a verse los resultados. Por tal razón procede a calcularse la media (CMP) del
período Agosto-00 a Febrero-00, obteniéndose un Coste Medio de Proceso del
orden de $ 9,38, LCS de $ 9,88 y LCI de $ 8,87; siendo la nueva Capacidad de
Proceso del orden de 1,11. El Costo Máximo Aceptado se fijo en el orden de los
$ 11. Ello implica una reducción del orden del 9.72% en el Coste Medio de
Proceso. De fijarse el Costo Máximo Aceptado en $ 11,50 la capacidad del
proceso sería de 1.16.
Entre Septiembre-99 y Mayo-00 se procedió a estandarizar el proceso de forma de
asegurar su correcto funcionamiento, lo que anteriormente vimos como EREA
(Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar), procediendo luego a aplicar el proceso
llamado PREA (Planificar-Realizar-Evaluar-Actual), proceso con el cual retamos
los estándares establecidos fijando nuevas metas en materia de costos.
Conclusiones:
Del desarrollo de los concepto vertidos puede observarse el enorme potencial que
posee la utilización del Control Estadístico de Proceso como instrumento y
herramienta destinada a un mejor control en la evolución de los costos, una forma
más eficaz de tomar decisiones en cuanto a ajustes, un método muy eficiente de
fijar metas y un excepcional medio de verificar el comportamiento del sistema en
su conjunto mediante la interrelación de los indicadores de costos, productividad,
calidad, indicadores financieros, satisfacción de los usuarios y empleados /
obreros, y los períodos o tiempos de los diversos ciclos.
Muchos son los que por desconocimiento de la forma en que funcionan los
procesos tienden a efectuar prolongados y obstinados análisis en la búsqueda de
las razones que dieron lugar a la variación de los costos en relación a los
estándares o a los registrados en el período anterior, cometiendo el error de
adoptar medidas de ajuste, cuando en realidad las variaciones respondían a la
naturaleza misma del proceso, por lo que los ajustes dan origen a mayores
diferencias en el futuro.
Las empresas que no adopten esta nueva metodología sufrirán el choque frente a
empresas de categoría mundial que lo aplican en forma metódica.
La aplicación del CEP a los costos es la antesala de una nueva disciplina
que provocará un fuerte shock en la evolución de la Gestión de Empresas,
siendo esta nuevo avance la Costometría.
Bibliografía:
Ortueta, Lucas. Organización Científica de las Empresas. Limusa. 1980.
Berenson, M. L. y Levine D. M. Estadística para Administración y Economía.
McGraw Hill. 1991
W. Edwards Deming. La nueva economía. Díaz de Santos. 1994.
Du Tilly, Roberto y Fiol, Michel. Planeación y Control de Costos. Trillas. 1980.
Bierman Jr., Harold. Temas de Contabilidad de Costos y Toma de Decisiones.
Fondo de Cultura Económica. 1976.
Donoso Anes, José A. y Donoso Anes, Rafael. Cuestiones actuales de
contabilidad de Costes. “La importancia de la casualidad en el control de las
desviaciones sobre costes estándares”.
McGraw Hill – ACODI. 1993
TRABAJO TERMINADO DE REALIZAR EL 05/09/03
APORTADO POR: MAURICIO LEFCOVICH
Consultor en Administración de Operaciones, Calidad, Productividad, Mejora
Continua, Reingeniería, Logística, y Control y Reducción de Costes.
Especialista en Kaizen, Seis Sigma y Calitividad. Investigador en Estadística
Aplicada y Comportamiento Organizacional.
CONTROL Y REDUCCIÓN DE COSTOS MEDIANTE EL CONTROL
ESTADÍSTICO DE PROCESOS

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Lefcovich Mauricio. (2003, octubre 27). Control estadístico de procesos para reducir costos. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/control-estadistico-de-procesos-para-reducir-costos/
Lefcovich, Mauricio. "Control estadístico de procesos para reducir costos". GestioPolis. 27 octubre 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/control-estadistico-de-procesos-para-reducir-costos/>.
Lefcovich, Mauricio. "Control estadístico de procesos para reducir costos". GestioPolis. octubre 27, 2003. Consultado el 20 de Abril de 2018. https://www.gestiopolis.com/control-estadistico-de-procesos-para-reducir-costos/.
Lefcovich, Mauricio. Control estadístico de procesos para reducir costos [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/control-estadistico-de-procesos-para-reducir-costos/> [Citado el 20 de Abril de 2018].
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