La elaboración de estados financieros y hoja de trabajo, son un elemento clave en la presentación de la situación financiera de la organización, siendo herramientas contables para la toma de decisiones de la gerencia o de los accionistas, en busca de la eficiencia y bienestar de la empresa; con su ejemplificación se visualiza más fácilmente.
1. Consideraciones preliminares
- Los estados financieros están elaborados con base en las Normas de Información Financiera mexicanas vigentes hasta 2011.
- Para los asientos de ajuste no consideraron los efectos del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto sobre la Renta (ISR) y la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
2. Balanzas de comprobación preliminares
| Balanza de comprobación | 31-dic-10 | 31-dic-11 | |||
| Cuenta | Nombre de la cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber |
| 120 | BANCOS | 898500 | 867488 | ||
| 140 | CLIENTES | 1845000 | 2058900 | ||
| 141 | DEUDORES DIVERSOS | 60000 | 50000 | ||
| 142 | FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS | 9700 | 19900 | ||
| 143 | IMPUESTOS POR RECUPERAR | 47500 | 7550 | ||
| 145 | ESTIMACIÓN POR CUENTAS INCOBRABLES | 50000 | 50000 | ||
| 151 | INVENTARIOS | 1975289 | 2538250 | ||
| 161 | SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO | 52500 | 62950 | ||
| 170 | MEJORAS A LOCALES ARRENDADOS | 500000 | 825000 | ||
| 171 | MAQUINARIA Y EQUIPO DE PLANTA | 705500 | 937500 | ||
| 172 | EQUIPO DE TRANSPORTE | 320000 | 1011710 | ||
| 173 | MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA | 465800 | 465800 | ||
| 178 | DEPRECIACIÓN ACUMULADA | 495862 | 745600 | ||
| 200 | DOCUMENTOS POR PAGAR a C.P. | 25000 | 0 | ||
| 210 | PROVEEDORES MONEDA NACIONAL | 1701000 | 1343429 | ||
| 211 | PROVEEDORES DÓLARES | 0 | 35000 | ||
| 212 | PROVEEDORES COMPLEMENTARIA | 0 | 448571 | ||
| 240 | ACREEDORES DIVERSOS | 114338 | 217500 | ||
| 250 | IMPUESTOS POR PAGAR | 38500 | 59192 | ||
| 260 | ISR POR PAGAR | 195399 | 116689 | ||
| 261 | PTU POR PAGAR | 167795 | 138890 | ||
| 270 | DOCUMENTOS POR PAGAR A L.P. | 0 | 425000 | ||
| 310 | CAPITAL SOCIAL | 1500000 | 2000000 | ||
| 340 | RESULTADOS ACUMULADOS | 1551567 | 2191218 | ||
| 410 | VENTAS | 13150000 | 16189500 | ||
| 430 | PRODUCTOS FINANCIEROS | 51350 | 110350 | ||
| 440 | OTROS INGRESOS | 185000 | 205000 | ||
| 510 | COSTO DE VENTAS | 8960 | 11668100 | ||
| 520 | GASTOS GENERALES | 2593252 | 3113900 | ||
| 550 | GASTOS FINANCIEROS | 55600 | 142500 | ||
| 560 | OTROS GASTOS | 99550 | 118300 | ||
| 570 | PROVISIÓN ISR | 469825 | 241886 | ||
| 580 | PROVISIÓN PTU | 167795 | 146205 | ||
| UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO | 19225811 | 19225811 | 24275939 | 24275939 | |
3. Asientos de ajuste
Registrar los asientos de ajuste listados abajo y recalcular los saldos ajustados para la afectación correspondiente a la hoja de trabajo. Posteriormente cancelé las cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y, esta última pasarla al balance general o estado de situación financiera.
| 1 | DEBE | HABER | |
| 120 BANCOS | 550 | ||
| 430 PRODUCTOS FINANCIEROS | 550 | ||
| Intereses en cuenta de cheques | 550 | 550 | |
| 2 | DEBE | HABER | |
| 520 GASTOS GENERALES | 1200 | ||
| 120 BANCOS | 1200 | ||
| Comisión por manejo de cuenta | 1200 | 1200 | |
| 3 | DEBE | HABER | |
| 520 GASTOS GENERALES | 15000 | ||
| 145 ESTIMACIÓN POR CUENTAS INCOBRABLES | 15000 | ||
| Revaluación de estimación para cuentas incobrables | 15000 | 15000 | |
| 4 | DEBE | HABER | |
| 520 GASTOS GENERALES | 6268 | ||
| 161 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO | 6268 | ||
| Ajuste a seguros pagados x anticipado | 6268 | 6268 | |
| 5 | DEBE | HABER | |
| 520 GASTOS GENERALES | 26618 | ||
| 178 DEPRECIACIÓN ACUMULADA | 26618 | ||
| Ajuste a depreciación acumulada y del ejercicio | 26618 | 26618 | |
| 6 | DEBE | HABER | |
| 520 GASTOS GENERALES | 600000 | ||
| 240 ACREEDORES DIVERSOS | 600000 | ||
| Provisión de energía eléctrica, agua y teléfono | 600000 | 600000 | |
| 7 | DEBE | HABER | |
| 550 GASTOS FINANCIEROS | 5684 | ||
| 212 PROVEEDORES COMPLEMENTARIA | 5684 | ||
| Revaluación de proveedores dólares al tipo de cambio de $13,9787 x 1 | 5684 | 5684 | |
4. Elaboración de hoja de trabajo
La hoja de trabajo básicamente consta de 12 columnas, como sigue:
1-2 Para el concepto
3-4 Para saldos preliminares (Debe y Haber).
5-6 Para los ajustes a las cuentas (Debe y Haber).
7-8 Para los saldos ajustados (Debe y Haber)
9-10 Para las cuentas de resultados, su cancelación y determinación de la utilidad o pérdida neta.
11-12 Para las cuentas de balance general.
| Saldos preliminares | Ajustes | Balanza ajustada | Estado de resultados | Balance general | ||||||
| Nombre de la cuenta | Debe | Haber | Debe | Haber | Debe | Haber | Debe | Haber | Debe | Haber |
| BANCOS | 867488 | 0 | 650 | 866838 | 0 | 866838 | 0 | |||
| CLIENTES | 2058900 | 0 | 0 | 2058900 | 0 | 2058900 | 0 | |||
| DEUDORES DIVERSOS | 50000 | 0 | 0 | 50000 | 0 | 50000 | 0 | |||
| FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS | 19900 | 0 | 0 | 19900 | 0 | 19900 | 0 | |||
| IMPUESTOS POR RECUPERAR | 7550 | 0 | 0 | 7550 | 0 | 7550 | 0 | |||
| ESTIMACIÓN POR CTAS INCOBRABLES | 50000 | 0 | 15000 | 0 | 65000 | 0 | 65000 | |||
| INVENTARIOS | 2538250 | 0 | 0 | 2538250 | 0 | 2538250 | 0 | |||
| SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO | 62950 | 0 | 6268 | 56682 | 0 | 56682 | 0 | |||
| MEJORAS A LOCALES ARRENDADOS | 825000 | 0 | 0 | 825000 | 0 | 825000 | 0 | |||
| MAQUINARIA Y EQUIPO DE PLANTA | 937500 | 0 | 0 | 937500 | 0 | 937500 | 0 | |||
| EQUIPO DE TRANSPORTE | 1011710 | 0 | 0 | 1011710 | 0 | 1011710 | 0 | |||
| MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA | 465800 | 0 | 0 | 465800 | 0 | 465800 | 0 | |||
| DEPRECIACIÓN ACUMULADA | 745600 | 0 | 26618 | 0 | 772218 | 0 | 772218 | |||
| DOCUMENTOS POR PAGAR | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| PROVEEDORES MONEDA NACIONAL | 1343429 | 0 | 0 | 0 | 1343429 | 0 | 1343429 | |||
| PROVEEDORES DÓLARES | 35000 | 0 | 0 | 0 | 35000 | 0 | 35000 | |||
| PROVEEDORES COMPLEMENTARIA | 448571 | 0 | 5684 | 0 | 454255 | 0 | 454255 | |||
| ACREEDORES DIVERSOS | 217500 | 0 | 600000 | 0 | 817500 | 0 | 817500 | |||
| IMPUESTOS POR PAGAR | 59192 | 0 | 0 | 0 | 59192 | 0 | 59192 | |||
| ISR POR PAGAR | 116689 | 0 | 0 | 0 | 116689 | 0 | 116689 | |||
| PTU POR PAGAR | 138890 | 0 | 0 | 0 | 138890 | 0 | 138890 | |||
| DOCUMENTOS POR PAGAR A L.P. | 425000 | 0 | 0 | 0 | 425000 | 0 | 425000 | |||
| CAPITAL SOCIAL | 2000000 | 0 | 0 | 0 | 2000000 | 0 | 2000000 | |||
| RESULTADOS ACUMULADOS | 2191218 | 0 | 0 | 0 | 2191218 | 0 | 2191218 | |||
| VENTAS | 16189500 | 0 | 0 | 0 | 16189500 | 16189500 | ||||
| PRODUCTOS FINANCIEROS | 110350 | 0 | 550 | 0 | 110900 | 110900 | ||||
| OTROS INGRESOS | 205000 | 0 | 0 | 0 | 205000 | 205000 | ||||
| COSTO DE VENTAS | 11668100 | 0 | 0 | 11668100 | 0 | 11668100 | ||||
| GASTOS GENERALES | 3113900 | 649086 | 0 | 3762986 | 0 | 3762986 | ||||
| GASTOS FINANCIEROS | 142500 | 5684 | 0 | 148184 | 0 | 148184 | ||||
| OTROS GASTOS | 118300 | 0 | 0 | 118300 | 0 | 118300 | ||||
| PROVISIÓN ISR | 241886 | 0 | 0 | 241886 | 0 | 241886 | ||||
| PROVISIÓN PTU | 146205 | 0 | 0 | 146205 | 0 | 146205 | ||||
| UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO | 419740 | 419740 | ||||||||
| 24275939 | 24275939 | 654770 | 654770 | 24923791 | 24923791 | 16505400 | 16505400 | 8838130 | 8838130 | |
5. Estado de resultados
Con base en las columnas del estado de resultados (pérdidas y ganancias) de la hoja de trabajo, se procede a elaborar el estado de resultados, de acuerdo a la norma de información financiera NIF B-3 Estado de Resultados, en este ejemplo se presentará por “Función” y no por “Naturaleza”, ya que para este segundo método se requiere desglose de los conceptos que integran el costo de ventas y gastos de operación, los cuales no se cuenta para este ejemplo práctico.
Estado de resultados
| Por función: | 2011 | Por naturaleza: | 2011 |
| Ventas netas | $$$ | Ventas netas | $$$ |
| Costo de ventas | $$$ | Gastos generales: | |
| Utilidad bruta | $$$ | Consumo de inventarios | $$$ |
| Gastos de administración y generales | $$$ | Sueldos y beneficios a los empleados | $$$ |
| Utilidad de operación | $$$ | Depreciación y amortización | $$$ |
| Otros ingresos y gastos, neto | $$$ | Comisiones | $$$ |
| Resultado integral de financiamiento | $$$ | Mantenimiento | $$$ |
| Utilidad antes de impuestos a la utilidad | $$$ | Publicidad | $$$ |
| Impuestos a la utilidad | $$$ | Otros gastos generales | $$$ |
| Utilidad neta | $$$ | Total de gastos generales | $$$ |
| Utilidad de operación | $$$ | ||
| Otros ingresos y gastos, neto | $$$ | ||
| Resultado integral de financiamiento | $$$ | ||
| Utilidad antes de impuestos a la utilidad | $$$ | ||
| Impuestos a la utilidad | $$$ | ||
| Utilidad neta | $$$ |
COMPAÑÍA EJEMPLO, S.A. DE C.V.
ESTADOS DE RESULTADOS
POR LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y 2010
| 2011 | 2010 | |
| VENTAS NETAS | $ 16189500 | $ 13150000 |
| COSTO DE VENTAS | 11668100 | 8960000 |
| Utilidad bruta | 4521400 | 4190000 |
| GASTOS DE OPERACIÓN | 3762986 | 2593252 |
| Utilidad de operación | 758414 | 1596748 |
| Otros ingresos (gastos) neto | (59505) | (82345) |
| Resultado integral de financiamiento | 37284 | 4250 |
| Utilidad antes de impuestos a la utilidad | 661626 | 1510153 |
| Impuestos a la utilidad | 241886 | 469825 |
| Utilidad neta | $ 419740 | $ 1040328 |
6. Balance general
Con base en las columnas del balance general de la hoja de trabajo, se procede a elaborar el balance general o estado de situación financiera.
COMPAÑÍA EJEMPLO, S.A. DE C.V.
BALANCES GENERALES
POR LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 y 2010
| 2011 | 2010 | |
| ACTIVO | ||
| ACTIVO CIRCULANTE | ||
| Efectivo y equivalentes de efectivo | $866,838 | $898,500 |
| Cuentas por cobrar | 2,071,350 | 1,912,200 |
| Inventarios | 2,538,250 | 1,975,289 |
| Pagos anticipados | 56,682 | 52,500 |
| Activo Circulante | 5,533,120 | 4,838,489 |
| MOBILIARIO Y EQUIPO, Neto | 2,467,792 | 1,495,438 |
| Total activo | 8,000,912 | 6,333,927 |
| PASIVO A CORTO PLAZO: | ||
| Préstamos de instituciones financieras | 0 | 25,000 |
| Cuentas y gastos acumulados por pagar | 2,709,376 | 1,853,838 |
| Impuestos a la utilidad por pagar | 116,689 | 195,399 |
| Participación de utilidades a los trabajadores por pagar | 138,890 | 167,795 |
| Total pasivo a corto plazo | 2,964,955 | 2,242,032 |
| PASIVO A LARGO PLAZO | 425,000 | 0 |
| Total pasivo | 3,389,955 | 2,242,032 |
| CAPITAL CONTABLE: | ||
| Capital social | 2,000,000 | 1,500,000 |
| Utilidades retenidas | 2,191,218 | 1,551,567 |
| Utilidad neta del ejercicio | 419,740 | 1,040,328 |
| Total capital contable | 4,610,958 | 4,091,895 |
| Total pasivo y capital contable | $8,000,912 | $6,333,927 |
7. Estado de variaciones en el capital contable
COMPAÑÍA EJEMPLO, S.A. DE C.V.
ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE
POR EL EJERCICIO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
| Capital social | Utilidades retenidas | Utilidad neta del ejercicio | Total capital contable | |
| Saldos al 1° de enero de 2011 | $1500000 | $1551567 | $1040328 | $4091895 |
| Traspaso a utilidades retenidas | 1040328 | (1040328) | 0 | |
| Aumento de capital social | 500000 | 500000 | ||
| Dividendos decretados | (400677) | (400677) | ||
| Utilidad neta del ejercicio | 419740 | 419740 | ||
| Saldos al 31 de diciembre de 2011 | 2000000 | 2191218 | 419470 | 4610958 |
8. Estado de flujos de efectivo
Preparación de estado de flujos de efectivo por el método indirecto. Para la elaboración de estado de flujos de efectivo por el método directo, no se tiene toda la información necesaria en este ejemplo práctico.
COMPAÑÍA EJEMPLO, S.A. DE C.V.
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
POR EL EJERCICIO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
| 2011 | |
| Actividades de operación | |
| Utilidad antes de impuestos a la utilidad | $661,626 |
| Partidas relacionadas con actividades de inversión | |
| Depreciación y amortización | 276,356 |
| Intereses a favor | (110,900) |
| Partidas relacionadas con actividades de financiamiento | |
| Intereses a cargo | 148,184 |
| Suma | 975,265 |
| Incremento en cuentas por cobrar | (159,150) |
| Incremento en inventarios | (562,961) |
| Disminución pagos anticipados | (4,182) |
| Disminución en cuentas y gastos acumulados por pagar | 826,633 |
| Impuestos a la utilidad pagados | (320,596) |
| Flujos netos de efectivo de actividades de operación | 755,009 |
| Actividades de inversión | |
| Intereses cobrados | 110,900 |
| Adquisición de maquinaria y equipo | (1,248,710) |
| Flujos netos de efectivo de actividades de inversión | (1,137,810) |
| Efectivo a obtener antes del efectivo generado en actividades de financiamiento | (382,802) |
| Actividades de financiamiento | |
| Entrada en efectivo por emisión de capital | 500,000 |
| Obtención de préstamo a largo plazo | 400,000 |
| Intereses pagados | (148,184) |
| Dividendos pagados | (400,677) |
| Flujos netos de efectivo de actividades de financiamiento | 351,140 |
| Disminución neta de efectivo y equivalente de efectivo | (31,662) |
| Efectivo y equivalente de efectivo al principio del periodo | 898,500 |
| Efectivo y equivalente de efectivo al final del periodo | $866,838 |
A través del siguiente videotutorial, de la Lic. Elsa Marina Rangel Hernández, podrás aprender más sobre qué es y cómo se elabora la Hoja de Trabajo Contable, su importancia y aplicaciones para los estados financieros.
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