Implementación de una Metodología de Administración de Proyectos: ¿Por dónde empezar?
Si trabajas como administrador de proyectos en una empresa o en tu propia organización reconociendo la necesidad de mejorar la ejecución de los proyectos, aquí están tres pasos que te pueden ayudar a iniciar la marcha.
Cada industria tiene su propia cultura de trabajo que genera un impacto (a veces ignorado) en los empleados y los procesos. Nos referimos a la cultura organizacional donde se establecen los lineamientos generales de la organización, su valores y visión. Al igual que cada país, cada empresa posee una cultura de trabajo que se vive en todos los niveles e impacta en la forma como se toman decisiones y la efectividad de los procesos.
Es así que para implementar una metodología de administración de proyectos, como primer paso se debe generar una alianza con esta cultura de trabajo. Es decir, la organización con sus creencias, experiencias en base a procesos y valores debe, primero que nada, estar de acuerdo en implementar una metodología y visualizar la generación de valor que puede aportar la administración de proyectos a la organización.
Lo consideramos el primer paso porque de forma similar a las reacciones positivas o adversas que pueden darse en un país por la modificación en alguna norma o reglamento, la organización puede reaccionar a favor o en contra de la implementación. Quizás la reacción no implica una marcha publica o huelga, es algo más sutil, como no participar activamente en las juntas, no aplicar las acciones necesarias para cambios en el proceso, o un desinterés general de los asignados a gestionar el cambio. Estas actitudes son las que pueden frenar desde el inicio la implementación de una metodología de administración de proyectos. ¿Eres líder o administrador de proyectos y estas en este proceso? Recuerda entonces trabajar en generar las alianzas con los principales directores o miembros de tu organización que toman las decisiones para que la gestión del cambio pueda ser más efectiva.
El segundo paso es un autodiagnóstico sobre cómo se administran los proyectos, cuáles han sido las fallas y cuáles las mejoras. Pregúntate cuál es la definición de “un mejor proyecto” para tu organización. Qué características tiene un proyecto para estar clasificado como “el mejor proyecto ejecutado”. Aquí están algunas preguntas para reflexionar:
- ¿Los entregables del proyecto cumplieron con los objetivos establecidos al inicio?
- ¿El proyecto estuvo dentro del presupuesto asignado?
- ¿Se cumplió con las especificaciones indicadas por el cliente?
- ¿Cuáles son las fallas más frecuentes cuando ejecutamos un proyecto?
- ¿La comunicación entre el equipo que lideró el proyecto fue efectiva?
- ¿Puedo volver a revisar el archivo del proyecto y comprender cuáles fueron los pasos críticos y lecciones aprendidas?
Recuerda, este autodiagnóstico debe ser participativo con miembros de diferentes niveles de tu organización. Y debe generar como entregable la identificación de las actividades e indicadores que están o no, generando valor al proyecto.
Tercer paso, una vez que ya tienes detectado las aspectos positivos y fallas en las que se han incurrido comienza a gestionar el cambio como un proyecto. Es decir, los proyectos según el PMBok guide se dividen en: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo & Control, y Cierre. Así que debes definir en la etapa inicial cuales son los objetivos que tu organización desea alcanzar y cómo se va a medir la implementación de una metodología de administración de proyectos. En este paso, es importante tener sesiones de trabajo participativas con los “key players” de tu organización. Los siguientes pasos estarán alineados a los objetivos que establezcas; enfoca tu visión de manera que la organización pueda claramente ver el incremento en la eficiencia, tiempo de ejecución y entregables del proyecto gracias a la implementación.
En cada etapa, la motivación del administrador de proyectos para implementar esta metodología es vital, recuerda que tú como administrador de proyectos debes reflejar la pasión por esta metodología e impregnarla en la organización. Debes ser un gestor del cambio. ¡Animo! La implementación y obtener proyectos más eficientes te llevara a desarrollar más tu capacidad de liderazgo.
Referencias
Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge 5th edition.
Ginna Espinosa Project Manager Certificada
