PMO. Oficina de gestión de proyectos municipales en Chile

PMO Municipal
Oficina de Gestión de
Proyectos
Carlos Echeverría Muñoz
Por qué crear una PMO en un
municipio en Chile
En los tiempos actuales el proyecto es una herramienta
válida para lograr los objetivos planteados en los planes
estratégicos del Municipio lograr así la sustentabilidad
en el tiempo, sin embargo no siempre se logra obtener
un buen desempeño desde el punto de vista de plazos,
recursos y expectativas de los vecinos o ususrios
Muchas municipalidades buscan mejorar sus procesos y
lograr más eficiencia a través de una forma estructurada
de gestión de proyectos y programas, ya que debido a su
acelerado ritmo de crecimiento en el nivel de servivios,
debe ejecutar varios proyectos en forma simultánea, es
así que nace la idea de formar la PMO (Project
Management Office) de manera tal de homogeneizar
procesos, definir procedimientos comunes, determinar
diferentes metodologías para abordar las distintas áreas
de conocimiento: nueve de acuerdo a la metodología
PMI (Project Management Institute) resulta
fundamental para su gestión.
La PMO es responsable por hacer el vínculo entre el
jefe del proyecto o Programa y la alta dirección del
municipio, por medio de un sistema de
retroalimentación que permite el mejoramiento
continuo de la organización.
La demanda de información y coherencia en la
implementación de proyectos y programas
municipales por la autoridad local eficiente, la
multiplicación del número de proyectos, así como la
creciente complejidad de los mismos, son aspectos
que justifican la implementación de una Oficina de
administración de Proyectos.
¿Cuáles son los beneficios de una PMO?
Implantar una PMO no es fácil. El éxito está directamente
relacionado con el entendimiento de la magnitud de la
iniciativa y del correcto planeamiento. Requiere un alto
nivel de compromiso por parte de los organizadores y altos
niveles de profesionalismo en sus participantes para poder
llevar adelante los desafíos que generan la implementación
y actividades rutinarias.
Los beneficios y resultados que se esperan de la gestión
de la PMO son:
• Mejorar la rentabilidad social
• Portafolio optimizado de proyectos
• Reducción de costos en los proyectos y programas
• Mejoras en la calidad
• Reducción en los cambios de alcance
• Reducción de los riesgos del proyecto
• Mejora en la alineación de los proyectos con la estrategia del
municipio
• Mejoras en el gerenciamiento y la integración de recursos
• Mayor participación del equipo de trabajo en todas las fases del
proyecto
• Mejora de la comunicación relacionada con la organización y los
logros de los proyectos
• Los proyectos se completan en el plazo y dentro de presupuesto.
• Adecuada coordinación entre usuarios y ejecutores de manera tal
que existen mínimos cambios en el alcance de los proyectos
• Eficiente uso del personal entre múltiples proyectos
En todo Municipio en Chile, son variados los Proyectos y
Programas que son implementados por todas las áreas de
la gestión, los cuales necesariamente deben ser
informados de manera permanente a la autoridad, esta
información debe ser centralizada y eficaz, para la toma de
decisiones.
Por dichos motivos es cada vez mas necesario para la
modernización del Estado a nivel local ( Municipios) la
utilización de las herramientas mas modernas de gestión e
implementación de proyectos como las referidas como
estándar mundial del PMI a través de su PMBOK®.
Antes de crear una PMO se debe verificar los
siguientes elementos.
Determinar los problemas, barreras y factores de éxito
que afectarán la implementación de una PMO.
Determinar el alcance y responsabilidades de la PMO
dentro de diferentes niveles de la organización.
Planear e implementar una PMO mediante un enfoque
orientado a proyectos y programas.
Fijar objetivos a ser cumplidos en cortos períodos de
tiempo (por ejemplo en 6 meses).
Obtener el apoyo por parte de la Autoridad Municipal
para su implementación.
Preparar el plan de contratación y presupuestación de
una PMO alineado con las necesidades organizacionales.
Para que una PMO sea exitosa, inicialmente debe enfocarse
en pocas metas clave. Con el tiempo puede agregarse otras
metas. Crear una proyección, con una línea base para
agregar áreas de enfoque adicionales.
Para escoger el modelo adecuado se debe tomar en cuenta
el nivel de madurez de la Secplac en la organización
Los diez pasos de implementación de Proceso
de la PMO
1. Definición de la(s) meta(s).
2. Obtención del compromiso de gestión para proceder.
3. Evaluación de las prácticas actuales de la SECPLAC.
4.Definición de las funciones.
5. Establecimiento de roles y responsabilidades.
6.Identificación de procesos y herramientas.
7. Estimación de recursos.
8.Obtención de aprobación y presupuesto.
9.Asignación de personal a la PMO.
10.Asimilación de la PMO en la organización.
Una PMO es un concentrador de comunicaciones, por
lo que debe proveer:
Definir qué información es necesaria, para quién y
cuándo.
Crear reportes simples y eficientes.
Crear los mecanismos adecuados para integrar la
información.
Validación constante y mejora de datos reportados
Demostración continua del valor de la información
tanto a los agentes emisores como destinatarios.
Mantener controlados los cambios de necesidades
de información. Keeping in touch with changing
needs for information.
Las decisiones sobre modelo, tamaño y
atribuciones de la OGP deben llevar en
consideración los factores críticos de éxito y
fracaso.
Una PMO, para obtener éxito, debe funcionar
como un catalizador, estableciendo lazos internos y
transformando las informaciones dispersas en
conocimiento organizacional.
La oficina debe venir para facilitar y no para
complicar las acciones de los gerentes de
proyectos. En este sentido, debe ser la guardiana
de la metodología, pero no esclava de ella,
evitando el papel de simple auditora.

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Echeverría Muñoz Carlos. (2017, Enero 30). PMO. Oficina de gestión de proyectos municipales en Chile. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/pmo-oficina-gestion-proyectos-municipales-chile/
Echeverría Muñoz, Carlos. "PMO. Oficina de gestión de proyectos municipales en Chile". GestioPolis. 30 Enero 2017. Web. <https://www.gestiopolis.com/pmo-oficina-gestion-proyectos-municipales-chile/>.
Echeverría Muñoz, Carlos. "PMO. Oficina de gestión de proyectos municipales en Chile". GestioPolis. Enero 30, 2017. Consultado el 25 de Marzo de 2017. https://www.gestiopolis.com/pmo-oficina-gestion-proyectos-municipales-chile/.
Echeverría Muñoz, Carlos. PMO. Oficina de gestión de proyectos municipales en Chile [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/pmo-oficina-gestion-proyectos-municipales-chile/> [Citado el 25 de Marzo de 2017].
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