Datos, información y comunicación

Autor: Mariana Ivnisky

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

06-2001

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Significado de la información

La información consiste en estímulos que, en forma de signos, desencadenan el comportamiento.

Charles Morris describe dos clases de signos:

® la señal que se origina en la experiencia real.
® Un símbolo que sustituye a otro signo.

La información es cualquier entrada que cambia las probabilidades (o las certezas) de cualquier manera. De ahí que un entrada que aumente la incerteza sea información.
Los signos se producen externamente, afectan a los cinco sentidos.

El lenguaje ofrece una organización de signos visuales y auditivos que transmiten información. Las dos ciencias que tratan de él son:

® semiótica: Es la ciencia de los signo. El signo puede ser:

¹ humano o animal
¹ lenguaje o no lenguaje
¹ verdadero o falso
¹ adecuado o inadecuado
¹ sano o patológico.
® lingüística: Es el estudio científico del lenguaje hablado.
 
Atributos de la información

Atributos de la información en el hombre y en las máquinas

1) Finalidad: La información debe tener una finalidad en el momento de ser transmitida. El propósito básico es informar, evaluar, convencer u organizar la información.
2) Modo y formato: Los modos de comunicar información al ser humano son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la información en formatos de material verbal o documentos. Las máquinas la reciben en el formato de patrones de energía, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita.
3) Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de información transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de seguridad en contra de los errores en el proceso de comunicación. La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia.
4) Velocidad: La velocidad de transmisión o recepción de información es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular.
5) Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información repercute en su valor. La información que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción.
6) Determinística o probabilística: La información determinística supone que existe un solo valor. Si la información es probabilística, se da un conjunto de resultados posible junto con sus probabilidades correspondientes.
7) Costo: Constituye un factor limitante en la obtención de información. Es necesario evaluar constantemente el valor de la información y su costo.
8) Valor: Depende mucho de otras características: modo, velocidad, frecuencia, características determinísticas, confiabilidad y validez.
9) Confiabilidad y precisión: Es más caro obtener una gran precisión y confiabilidad que bajos valores de ambas. Por tanto es posible un intercambio entre costo y precisión/confiabilidad.
10)Exactitud: Mide la aproximación de un número a lo que verdaderamente debería ser.
11)Validez: Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar.
12)Actualidad: Designa la antigüedad de la información.
13)Densidad: Es el “volumen de información” presente en un informe o mensaje. Los informes largos tienen poca densidad de información. Las tablas y gráficas presentan la mayor cantidad de ella en la forma más condensada.

Atributos de la información relacionados principalmente con máquinas

1) Estado estable o dinámico: La información que no varía con el tiempo pertenece a la categoría de estado estable. La que varía con el tiempo es la información con características dinámicas (entradas y salidas de computadora).
2) Lineal o no lineal: Cuando la información es una función lineal de alguna variable, la información es lineal. Gran parte de la información que usa la dirección es lineal, principalmente por ser fácil de entender y porque no dispone de otra mejor. Un ejemplo de información no lineal son los pronósticos de ventas que aumentan a un determinada tasa al año.
3) Continua o discreta: Casi toda la información es discreta. Es decir que se reciben informes en períodos separados de tiempo. Los sistemas de información de tiempo real aportan información constantemente en función del tiempo (una variable continua). 
 
Búsqueda de información

Los datos son recuperados u obtenidos selectivamente de uno o de las tres fuentes siguientes:

1) El ambiente: Hay cuatro modos de investigar el ambiente:
Ø Observación no dirigida: El que busca no tiene en mente un objetivo específico: lo único que desea es encontrar cosas que le puedan ser de utilidad en el momento presente o en el futuro.
Ø Observación condicionada: El observador concentra su atención en algún área más o menos identificada, sin efectuar una búsqueda activa. Si aparece una señal de algún tipo, el observador está listo para evaluarla.
Ø Búsqueda informal: Es una búsqueda activa, dirigida pero con poca estructuración.
Ø Búsqueda formal: Es un método sistemático, que sigue a un plan previamente establecido tendiente a obtener información específica o información relacionada con un problema concreto.
2) El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo: Las probabilidades de conseguir la información deseada dependerá seguramente de cómo hayan sido clasificados los informes y su contenido al momento de guardarlos. La clasificación consiste en estructurar la materia en lotes basándose en las diferencias y semejanzas. Cuanto más refinados sean el índice y la clasificación del código, más caro será el almacenamiento de los datos. Sin embargo, al aumentar el refinamiento del índice y del sistema de clasificación, disminuye el costo de la recuperación porque los datos relevantes pueden obtenerse mejor. Respecto del sistema de almacenamiento, deben considerarse varios aspectos del problema total que plantea el MIS:
Ø Identificación de los usuarios y de sus necesidades: El usuario de la información es la figura principal en el sistema de información.
Ø Selección de datos para almacenamiento y recuperación: Las necesidades del usuario han de ser bien definidas y debe establecerse su importancia relativa.
Ø Obtención de datos: Es preciso establecer los procedimientos para reunir los datos.
Ø Tipos de almacenamiento: La selección de tales tipos se basa a menudo en la tradición, no en la economía, ni en la tecnología moderna o las consideraciones del sistema de información administrativa.
Ø Método de clasificación o indexación: El sistema deberá englobar las exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no deberá ser rediseñado ni reconstruido varias veces.
Ø Procedimientos de recuperación: Deben establecerse procedimientos para el gerente, el especialista en información y el grupo de operación de la computadora para que colaboren en el proceso de búsqueda.
Ø Conservar perfiles de intereses de los usuarios: Debería incluirse un medio para registrar las necesidades presentes y cambiantes de los usuarios.
Ø Interpretación de datos: Exige estructuración, integración y filtración para traducir los datos en información concisa y comprensible.
Ø Difusión de información: Hay que establecer procedimientos para que la información relevante se difunda en forma oportuna y útil.
Ø Actualización de los archivos de almacenamiento: A menos que pueda aplicarse un procedimiento totalmente mecánico, representa un serio problema sacar el material obsoleto.
 
3) Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar). 

Significado y ciclo de vida de los datos

Los datos son símbolos que describen un objeto, condición o situación. El ciclo de vida de los datos se representa de la siguiente manera:

La generación y captura de datos puede tener lugar en virtud de una transacción interna o de un evento externo.

1) Almacenamiento y destrucción: Lo que se capta suele guardarse en documentos o en la base de datos. Si parecen ser inútiles, se destruirán.
2) Transporte: Se transportan una y otra vez, durante el ciclo de vida, de un proceso a otro.
3) Recuperación: Ha dejado de ser un problema recuperar los datos de la base respectiva.
4) Reproducción: Los datos guardados no están en una forma adecuada para ser usados. Deben ser reproducidos, reorganizados o manipulados y reproducidos de nuevo.
5) Evaluación: Cuando los datos son recuperados, casi siempre es preciso evaluarlos para determinar si tienen que ser sometidos a procesamiento ulterior, devueltos al almacenamiento o destruidos. Una vez que se han transformado en información y que han sido usados, se vuelven a evaluar. Algunos se utilizan una sola vez y se destruyen; otros son devueltos al almacenamiento.
6) Clasificación: Los datos a menudo se acumulan en forma aleatoria y deben ser ordenados para que sean útiles.
7) Análisis: Los datos pueden analizarse antes de su uso mediante la identificación de áreas de interés, tendencias y ocurrencias inesperadas.
8) Manipulación: Se opera sobre los datos cuantitativos para modificar su forma o desarrollar su significado a través de fórmulas o ecuaciones.
9) Síntesis: Agregando muchos datos para estructurar un todo significativo.
10)Utilización: Una vez transformados en una forma significativa para que los usen los miembros de la organización, los datos se convierten en información.
11)Destrucción: Terminada la evaluación, los datos pueden ser destruidos.
 
Estructura de datos

La estructura de datos sirve de base al desarrollo y medición de la información. Las estructuras de datos más frecuentes son:

1) Listas encadenadas para búsqueda secuencial.
2) Estructura de lista con llave: Cada conjunto de datos tiene un número de llave, que establece la estructura de los datos.
3) Estructura jerárquica o de árbol: Los elementos dato son divididos y subdivididos en clases más finas. La búsqueda principia en la parte superior y desciende por el árbol.
4) Estructura de redes: Un elemento puede buscarse por medio de varias trayectorias.
Mediante los conceptos de lenguaje y semántica. se obtiene la relación que los datos contenidos en la base guardan con la información. 

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Mariana Ivnisky - vniskyarrobarcc.com.ar

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