Planeación y control de sistemas organizacionales

1. Introducción

Las empresas son sistemas complejos, cuyo principal objetivo es lograr que todos los departamentos que la conforman puedan trabajar coordinadamente y dirigirse hacia el mismo objetivo: “El crecimiento continuo”, esta tarea le corresponde a  los directivos, quienes no deben dejar de lado, que el éxito o fracaso de las organizaciones depende de las decisiones que tomamos día a día.

Entonces, para lograr tomar las mejores decisiones, es necesario que exista la planeación en todos los departamentos de la organización, esto nos permitirá saber cuándo nos estamos desviando del camino y nos ayudara a evitar errores que pudieran afectar el bienestar de la empresa.

Por otro lado, el control, resulta fundamental para corregir aquellas inconformidades con los planes establecidos, por lo tanto, también juega un papel muy importante para el desarrollo organizacional.

Debido al gran impacto que tiene la planeación y el control para todas las empresas, es indispensable que las personas interesadas en mejorar el funcionamiento organizacional, cuenten con el conocimiento suficiente  acerca de este tema; por este motivo, el presente artículo está destinado a  proporcionar a los lectores un conocimiento claro y concreto acerca de la planeación y control de sistemas.

Este tema es muy extenso, por lo que la información que se presenta a continuación es una selección de los puntos que considere más importantes para comprender el contexto de esta temática; también se encontraran una serie de definiciones que nos apoyaran a manejar la información de forma adecuada.

2. Definiendo

El tema que se abordara en el siguiente artículo es “Planeación y control de sistemas”, pero antes de adentrarnos totalmente a él, es necesario empezar a definir algunas palabras importantes, que nos permitirán comprenderlo adecuadamente.

2.1. ¿Qué es planeación?

Planeación
Planeación

Existen una gran variedad de definiciones de Planeación, sin embargo, como nos podemos dar cuenta en las tres citadas anteriormente, todas estas coinciden en que la planeación está enfocada al logro de los objetivos organizacionales utilizando los medios adecuados para alcanzarlos.

Al leer cada una de estas definiciones, encontramos que la planeación resulta sumamente importante para las empresas, ya que a partir de ella se puede organizar los a las personas y a los recursos, y dirigirlos hacia las metas deseadas.

Estas metas deben ser específicas, medibles y planeadas a fechas realmente alcanzables, existen al menos cuatro razones por lo cual las metas resultan muy importantes para una organización: (Barthelmess Vargas)

1. Las metas proporcionan un sentido de dirección:

Cuando un ser humano no tiene claro lo que quiere alcanzar en el transcurso de su vida, tiende a reaccionar impulsivamente ante las situaciones que se le presenten, muchas veces estas reacciones nos dirigen hacia caminos en los que no deseábamos transitar; lo mismo ocurre con las organizaciones, cuando no tienen un rumbo definido, se encuentran con una serie de obstáculos que impiden su crecimiento; en contraparte, al tener bien establecidas las metas, nos resultara más fácil la toma de decisiones, ya que tenemos presente en donde queremos estar dentro de un tiempo determinado, además de que son un factor de motivación.

2. Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos:

Cuando nos encontramos con una serie de actividades a realizar y contamos con muy poco tiempo para desarrollarlas, lo primero que hacemos es decidir cual o cuales actividades resultan más importantes, y en base a esto empezamos a resolver; esto también ocurre cuando tenemos varias metas, el seleccionar una sola o un conjunto de ellas que se encuentren interrelacionadas, nos ayuda a comprometernos y a utilizar todos nuestros recursos para alcanzarla/as; esta priorización en las metas es muy importante para las empresas.

3. Las metas guían nuestros planes y decisiones.

¿Le gustaría contar con una empresa exitosa y reconocida a nivel mundial? ó ¿Le gustaría ser el mejor asesor empresarial del mundo?; una vez que hayas formulado tus preguntas, la respuesta a ellas formara tus planes a corto y largo plazo y te ayudara a tomar muchas decisiones claves en tu vida. En cuanto a las organizaciones, la pregunta más importante que se hacen es… ¿Cuál es nuestra meta?, cuando resuelven esto, analizan si los planes considerados los acercan o alejan de la meta deseada, y aquí es cuando empieza la toma de decisiones.

4. Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso:

Es importante recordar que las metas deben ser claras, medibles y programadas a un tiempo razonable, si se tomaron en cuenta estos tres aspectos, las metas nos ayudaran a evaluar el desempeño de los colaboradores de la organización, para de este modo determinar si nos encontramos en el curso correcto, o si por lo contrario es necesario realizar acciones correctivas o una re-planeación.

2.1.1. Proceso de planeación. (Stoner & Freeman, 1992)

Ya que se ha explicado la importancia que tienen las metas en la planeación, ahora resulta importante cuestionarnos, ¿Existe alguna metodología de planeación?, es cierto que existen diferentes modelos de planeación, cada uno de ellos enfocado a atender diferentes cuestiones, sin embargo, todos deben cumplir con tres pasos fundamentales:

  • Formulación de la estrategia.
  • Implementación de la estrategia.
  • Evaluación de la estrategia.

a) Formulación de la estrategia:

En este primer punto es importante definir cuál es la misión de la organización y establecer los objetivos que nos ayudaran a concretarla, para esto es de gran ayuda preguntarnos ¿Qué es lo que esperamos de la empresa?, la respuesta definirá el rumbo a seguir.

Ya que se ha definido la misión y desglosado en pequeños objetivos, el siguiente paso es realizar un estudio del ambiente interno y externo de la organización, para detectar aquellas posibles amenazas o debilidades a las que debemos prestar atención para ser competitivos, así como también identificar cuáles son nuestras fortalezas y oportunidades disponibles; todo esto es importante ya que influirá en la búsqueda de nuestros objetivos. Una herramienta que nos será de mucha ayuda en este punto es la matriz FODA .

FODA
FODA

Posteriormente se deben generar estrategias que nos permitan reforzar nuestras oportunidades y fortalezas y contrarrestar aquellas debilidades y amenazas encontramos al hacer el análisis; al tener el listado de estas estrategias, se debe evaluar cada una de ellas y seleccionar aquellas que mejor se adecuen a las capacidades de la organización.

b) Implementación de la estrategia:

Para implementar una estrategia se deben establecer políticas, definir tiempos, asignar recursos y un punto muy importante… convencer y motivar a los colaboradores. Entonces, el establecerla requerirá del cumplimiento de los siguientes pasos:

1. Diseño de una estructura organizacional.

2. Diseño de sistemas de control.

3. Adecuación de la estrategia, la estructura y los controles.

4. Manejo del conflicto, las políticas y el cambio.

El primer punto hace referencia a la creación de una estructura correcta, en la que se asignen  de la mejor manera las tareas a desarrollar y las autoridades dentro de un grupo de trabajo; esto permitirá crear grupos que trabajen coordinadamente en busca de un mismo fin.

El segundo paso indica que después de crear una estructura de trabajo, es necesario diseñar e implementar sistemas que nos permitan evaluar y controlar el desempeño en dicha estructura.

El paso número tres exige que se logre un ajuste entre la estrategia, la estructura y los controles, es muy importante que exista esta coordinación para crear una empresa exitosa.

El último punto se enfoca a la solución de problemas conductuales generados por la existencia de una nueva estrategia, es necesario evitar estos conflictos debido a que intervienen negativamente en el alcance de las metas.

c) Evaluación de la estrategia:

Es el último paso en el proceso de planeación, ya que se ha implementado la estrategia, se debe realizar un análisis minucioso para verificar que esté funcionando de la manera que se esperaba, o de lo contrario sugerir cambios para mejorar, o bien, puede ser que nos demos cuenta que los objetivos que planteamos al principio resultan demasiado optimistas y por lo tanto será necesario replantearlos.

Para realizar una correcta evaluación se sugiere revisar los factores internos y externos que son la base de la estrategia, medir el desempeño y aplicar acciones correctivas.

2.2. ¿Qué es control?

En el apartado anterior cuando hablamos de planeación necesariamente nos encontrábamos con la palabra “control”, esto se debe a que todo aquello que es planeado dentro de una organización, indudablemente necesita ser también controlado, pero para entender mejor este punto, empecemos con su definición.

Definición. (Monografias)

El concepto de control varía dependiendo del enfoque que se le dé, en esta ocasión nos referiremos al control en el contexto organizacional para evaluar el desempeño frente a un plan estratégico.

Control
Control

2.2.1. Etapas del control. (De Castro & Garcia del Junco, 2001)

El control no es un proceso estático,  es un proceso que se repite constantemente, ya que un plan solo funcionara adecuadamente por un periodo de tiempo, después, será necesario hacer cambios  que nos permitan seguir siendo competentes y las etapas de control deberán empezar nuevamente para este plan. Estas etapas son las siguientes:

I. Establecimiento de estándares:

En esta primera etapa se establecen los criterios de evaluación, estos van a depender de lo que se desea controlar,  para esto, encontramos diferentes tipos de estándares:

Tipos de estándares
Tipos de estándares

II. Evaluación del desempeño:

En esta segunda etapa se recopila información acerca de cómo se están comportando todos aquellos factores que resultan de interés para el plan establecido.

III. Comparación del desempeño con el estándar establecido:

Aquí se utilizan los estándares definidos anteriormente para compararlos con el resultado de la evaluación de desempeño realizada, en esta etapa se verifica si existe alguna desviación o variación en relación con el desempeño esperado.

IV. Acción correctiva:

La acción correctiva es la última etapa en el proceso de control, busca corregir aquellas fallas o desviaciones encontradas en el punto anterior para lograr obtener el desempeño esperado, en relación al estándar establecido.

2.2.2. Principios del control. (Callejas González, 2002)

Para que se pueda decir que un control es realmente efectivo, debe cumplir con los siguientes principios:

De oportunidad: El control debe aplicarse oportunamente, es decir, antes de que ocurra alguna falla en el sistema, para de este modo tomar medidas correctivas con anticipación.

De los objetivos: El control debe existir en relación a los objetivos definidos, por esto, debemos recordar que el control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos, de este modo, para que el control sea válido, debe estar fundamentado en los objetivos.

De las desviaciones: Todas aquellas desviaciones que se presenten en los planes establecidos deben ser fácilmente identificadas y analizadas por los controles, de tal manera que se identifique el motivo de su origen para evitar que aparezcan en un futuro; algo importante de mencionar, es que resulta completamente inútil identificar las desviaciones si no se realiza un análisis de las mismas.

De la costeabilidad: El sistema de control debe justificar por medio de los resultados que origine y las ventajas que reporte, los costos generados por su implementación; es decir, si se utiliza un sistema de control que genera beneficios financieros menores al costo de su implantación, no es recomendable su utilización.

De excepción: Los controles deben aplicarse a aquellas actividades que son prioritarias o más representativas, esto a fin de reducir costos y tiempo.

De la función controladora: Hace mención a que la persona encargada de realizar el control no debe estar involucrada en la actividad controlada

2.3. ¿Qué es un sistema?

Un sistema es un grupo de elementos que trabajan  o apoyan de manera conjunta para alcanzar un objetivo o fin común; cabe mencionar que en este artículo se está haciendo referencia a la organización como sistema.

Chiavenato define a la organización como un sistema de actividades, que están coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común: así mismo, afirma que existe una organización a partir de la interacción de dos o más personas, pero para que este sistema resulte realmente efectivo debe existir:

  • Personas capaces de comunicarse,
  • Dispuestas a trabajar conjuntamente, y
  • Deseosas de alcanzar un objetivo común.

Contando con los tres aspectos anteriores, resultara más sencillo alcanzar las metas propuestas y encaminarse hacia el éxito.

2.3.1. Componentes de un sistema organizacional. (Aguirre Tapia)

Ya se menciono anteriormente aquellos factores que según Chiavenato son indispensables para un sistema efectivo, y como nos pudimos dar cuenta, todos ellos recaen en el factor humano; sin embargo, aun hacen falta otros factores que son importantes para concretar un sistema completo, estos factores pueden ser dinero, materiales, equipo, las personas y todo aquello que esté relacionado con el logro de objetivos.

Siendo más específicos podemos encontrar que los componentes básicos de una organización como sistema son los que muestra la figura siguiente:

El núcleo de las operaciones:

Es la base de toda la organización, aquí se encuentran las personas encargadas de realizar el proceso de transformación de insumos a productos terminados.

Las seis partes básicas de la organización
Las seis partes básicas de la organización

Línea intermedia:

Aquí encontramos al recurso humano relacionado tanto con el nivel operativo como con el ápice estratégico, ejerce autoridad sobre el nivel operativo y está encargado de encaminarlo hacia el buen desarrollo de sus actividades.

Ápice estratégico:

Son todos aquellos administradores y lideres  encargados de vigilar el buen funcionamiento del sistema, sobre ellos recae una gran responsabilidad, ya que cualquier movimiento en falso podría significar la desaparición de la organización.

Tecno estructura:

Son aquellos recursos materiales que sirven de apoyo para cumplir con las metas deseadas, podemos mencionar a los equipos, instalaciones, tecnología, etc.

Personal de apoyo:

Unidades de diversos tipos para proveer servicios especializados a la organización, estos servicios pueden ser: asesoría legal, relaciones públicas, etc.; no se encuentran formalmente establecidos en el organigrama debido a que no participan en la función principal de la empresa, sin embargo, son de gran importancia para el crecimiento organizacional.

Ideología:

La ideología es un factor intangible pero de gran importancia para las empresas, ya que esta representa la cultura organizacional, y se encuentra conformada por todas las creencias y tradiciones de las personas que laboran dentro de una empresa; es algo a lo que se le debe prestar mucha atención, los lideres y todo el personal al que se ha delegado autoridad  deben saber cómo manejarla para poder recibir lo que esperan del factor humano.

3. Planeación y control dentro de una organización. (Jones & Hill)

Dentro de la organización la planificación juega un papel muy importante, ya que esta constituye el punto de partida en la acción directiva y  definirá el porvenir de la empresa, para poder trazar un buen camino y ser competentes en el mercado, debemos ser capaces de manejar adecuadamente todas las variables o factores que conforman nuestro sistema (organización).

No existe un plan específico a seguir para alcanzar el éxito empresarial, esto porque cada empresa es diferente y por ende, cada una de ellas tiene diferentes intereses, por tal motivo, el plan  debe ser acorde a las metas establecidas. Por todo esto, las organizaciones utilizan principalmente dos tipos de planes:

  • Los planes estratégicos.
  • Los planes operacionales.

Los planes estratégicos son los diseñados por niveles gerenciales y por mandos medios para lograr alcanzar las metas de la organización, mientras que los planes operacionales son aquellos que están enfocados a lograr las metas de los diferentes departamentos de la empresa. Algunas diferencias que existen entre los planes estratégicos y los operacionales son:

Los horizontes temporales: Los planes estratégicos implican una gran cantidad de tiempo para ser consolidados, pueden llevarse años e inclusive décadas, para los planes operacionales la cantidad de tiempo en implementarse es mucho menor.

El alma: Los planes estratégicos afectan un gran número de actividades dentro de la organización, ya que su obertura es total, por lo contrario, los planes operacionales son limitados y tienen un alcance más estrecho. Por tal motivo, se concluye que debe hacerse referencia a metas estratégicas y a objetivos operacionales; ya que el logro de estos objetivos operacionales permitirán cumplir nuestra meta estratégica.

Complejidad e impacto: Los planes estratégicos definen el camino a seguir, por tanto los planes operacionales son los pasos para llegar a ese camino, esto hace que alcanzar cada uno de estos objetivos operacionales resulte más complejo, sin embargo, resulta de gran apoyo las bases establecidas por las metas estratégicas.

Independencia: Para que la organización avance de manera efectiva, las metas y los planes operativos deben reflejar las metas y los planes estratégicos, así como la misión general de la organización.

Como ya se había mencionado en páginas anteriores no solo basta con generar un excelente plan, es necesario controlar para asegurarse de que este no se desvié; el control debe estar presente en toda la organización, de hecho, al ejercer liderazgo se está  utilizando un medio de control hacia los subordinados, esto porque cada uno de ellos tiene diferentes intereses, tareas, perspectivas, métodos de trabajo, pensamiento etc., lo que hace necesario la existencia de un regulador.

Haciendo referencia solo al factor humano del sistema u organización, el control debe generar lo siguiente:

  • Motivación: Se debe buscar una congruencia con los objetivos, por lo que el control debe lograr que las personas actúen de la forma en que se espera.
  • Integración: Los sistemas de control deben buscar que exista una integración en los esfuerzos de las diferentes áreas, para evitar resultados opuestos a los esperados.
  • Información: Los información que presenten los sistemas de control debe ser tanto de las áreas controladas como del desempeño de las personas que laboran en estas, la información debe presentarse de forma clara y debe permitir analizar el estado actual del sistema.
  • Facilitación: Los sistemas de control deben facilitar la implementación de los planes estratégicos, estos dos elementos siempre se deberán trabajar coordinadamente.

Una de las herramientas más utilizadas en los sistemas de control son los Cuadros de Mando, estos te permiten clasificar la información obtenida en el proceso de control y monitorear los avances obtenidos; esta herramienta puede ser aplicada en todos los departamentos y niveles organizacionales.

Cuadro de mando
Cuadro de mando

En el primer apartado se encuentran datos generales como el área monitoreada, objetivos, estrategia utilizada y nombre de la persona responsable.

En la parte inferior, en la sección de factor de éxito se colocan los procesos o elementos críticos, es decir, aquellos factores que son vitales para un buen funcionamiento del área, estos son definidos grupalmente.

Enseguida se encuentra la sección de indicadores; aquí se enlistan aquellos indicadores que serán útiles para medir el avance de cada factor de éxito.

La última sección es para indicar el status del factor de éxito, esto permitirá apreciar cuál de ellos se encuentra fuera del nivel requerido y por tanto se le debe prestar atención y buscar la manera de mejorar su condición.

4. Conclusión

La organización es un sistema complejo, conformado por un conjunto de subsistemas duros y blandos que trabajan en coordinación para alcanzar las metas establecidas, dichas metas son las que determinaran el rumbo de las organizaciones.

Resulta una tarea laboriosa el alcanzar los objetivos y metas organizacionales, sin embargo, existen métodos como la planeación y el control que son fundamentales en toda empresa existente, ya que estos permiten encaminarse con seguridad hacia el destino soñado.

No  debemos olvidar que estos dos métodos son totalmente inseparables, no podemos asegurar que nuestro plan va a funcionar siempre con total eficiencia, existen factores tanto internos como externos que podrían tener algún efecto negativo sobre el plan determinado, por tal motivo, resulta necesario aplicar un sistema de control, que nos permita monitorear el desempeño obtenido y detectar cuando es necesario realizar correcciones o mejoras; de este modo podremos ser competentes y por ende, mantenernos vigentes en el mercado.

También es necesario recalcar que todo este proceso se basa en las decisiones que tomen los administradores o dueños de la organización, entonces, ellos deben de mantener una mentalidad abierta, que les permita contemplar el todo, esto les facilitara el análisis de la información y por lo tanto la toma de decisiones.

5. Referencias

  • Aguirre Tapia, F. (s.f.). Planeación y control de sistemas. 2-10.
  • Barthelmess Vargas, C. (s.f.). La planeación estratégica en las organizaciones. 2-3.
  • Callejas González, A. (2002). Los alcances del control de Gestión.
  • De Castro, E. P., & Garcia del Junco, J. (2001). Administración y dirección. España: McGraw Hill Interamericana de España.
  • Jones, G., & Hill, C. Administración estratégica. McGraw Hill.
  • Monografias. (s.f.). Recuperado el 27 de Marzo de 2013, de
  • Stoner, J., & Freeman, E. (1992). Administración. México.: Prentice Hall Hispanoamericana.

6. Propuesta de tesis

Planeación e implementación de un sistema de control para el departamento de materia prima en Grupo Pecuario San Antonio.

Objetivos:

  • Asegurar que la materia prima sea de calidad.
  • Lograr que los niveles de inventario en el almacén de materia prima sean óptimos para la producción.

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Zamudio García Dulce María. (2013, abril 26). Planeación y control de sistemas organizacionales. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-organizacionales/
Zamudio García, Dulce María. "Planeación y control de sistemas organizacionales". GestioPolis. 26 abril 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-organizacionales/>.
Zamudio García, Dulce María. "Planeación y control de sistemas organizacionales". GestioPolis. abril 26, 2013. Consultado el 11 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-organizacionales/.
Zamudio García, Dulce María. Planeación y control de sistemas organizacionales [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-sistemas-organizacionales/> [Citado el 11 de Diciembre de 2016].
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