Secretarias ejecutivas y competencias actitudinales

Autor: Ing. Carlos Mora Vanegas

Análisis, descripción y diseño de puestos

22-05-2008

Las secretarias ejecutivas desempeñan un rol muy relevante en pro de la colaboración de que el gerente desempeñe sus funciones de la manera más eficiente que garantice el desempeño esperado en pro del desarrollo, éxito de la empresa.

Para ello es necesario contar con una secretaria que además de sus competencias administrativas, destrezas, habilidades en el ejercicio de su función tenga una alta confiabilidad en lo concerniente a sus competencias actitudinales, las cuales se le ha descuidado mucho y requieren dársele la atención necesaria para garantizar un excelente rol de la ejecutiva moderna.

No se puede ignorar, que el presente muestra grandes transformaciones económicas, comerciales en los actuales escenarios en donde se desenvuelven las empresas en pro de tener una participación preactiva, que le garantice no solo con quista de mercados, sino permanencia.

Todo ello hace que la empresa moderna se involucre más en cuál debe ser su recurso humano apto para garantizar un buen desempeño, productividad y desde luego, uno de los actores importantes es la secretaria ejecutiva que debe ser un buen aval de ayuda, cooperación en pro del desempeño de la gerencia.

El compromiso, participación de la gerencia moderna obligan a reesctrucutrar el perfil de la secretaria ejecutiva y en donde a la hora de contratarla, se debe tomar muy en cuenta las competencias, pero especialmente las actitudinales, y otros aspectos que permitan seleccionar la idónea en el desempeño del cargo, en escenarios que se caracterizan por:

• La Importancia significativa del conocimiento, no sólo en la esfera de lo económico, donde la vitalidad de los sistemas productivos y la competitividad internacional dependen cada vez más de innovaciones tecnológicas y del conocimiento concomitante- sino también en todas las otras esferas socioculturales, llevando a considerar la sociedad actual como la sociedad del conocimiento” (García, 1996).

• El rol de las comunicaciones, la nuevas apertura que ha generado Internet, informática que conlleva a saber manjar sus fundamentos básicos que le den paso al manejo de herramientas que faciliten las comunicaciones y otras operaciones de oficina más fácilmente
• Las exigencias que los sistemas económicos y comerciales hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la forma de cómo colaborar con la gerencia en pro de facilitar su desempeño.
• La exigencia de responder a nuevas e impredecibles necesidades productivas y de ocupación.
• El rol, alcance de la competitividad.

Lo cierto que al evaluar los requisitos que deben cumplir las secretaria ejecutivas en la actualidad , se debe tener muy en cuentas todas las capacidades, competencias que el cargo demanda, no obstante, consideramos se haga énfasis en una de las grandes debilidades que se encuentra en el ejercicio de la función. como son lo relacionado a las competencias actitudinales.

Sobre ella se ha escrito, que las competencias actitudinales, forman, junto a los conocimientos y habilidades, la triada de competencias laborales, que en su estándar más alto definen nuestras fortalezas de trabajo. La actitud, a diferencia de las otras competencias mencionadas, generalmente es una cualidad innata del ser humano y no fácilmente pasible de ser aprendida o adquirida, como si pueden serlo los conocimientos (en idiomas, por ejemplo) o las habilidades (práctica en el uso de un software en particular).Es importante par ambos actores la gerencia y su secretaria ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales, por ejemplo la correspondiente al gerente serían: capacidad de Liderazgo; Iniciativa y tenacidad; Relaciones públicas; Comunicación ; Planificación y organización estratégica; Orientación a resultados; Orientación a la calidad; Conciencia organizacional; Autoridad; Desarrollo y motivación de personas; Trabajo en equipo y delegación; Negociación y persuasión; Asunción de riesgos; Confianza en sí mismo y autocontrol.

En lo concerniente a la Secretarias:

• Auto confianza.
• Auto desarrollo.
• Auto motivación.
• Comunicación interpersonal.
• Disponibilidad.
• Gestión de conflictos.
• Gestión de recursos.
• Impacto e influencia
• Autoestima y asertividad
• Trato
• Necesidades de logro

Es necesario prestarle mucha atención al ejercicio de las funciones, desempeño de la secretaria, y determinar cómo esta está plenamente identificada con su rol y si realmente ha evaluado su responsabilidad, alcance, repercusiones que genera su participación en apoyo de la gestión del gerente.

Evaluar, que tanto demuestra su autoconfianza en ella misma, su seguridad, sus emociones, comunicaciones, así, si está plenamente identificada con su desarrollo, necesidades de logros, autoconocimiento de si mismo, motivación, saber escuchar, ser asertiva, respetuosa, maneja adecuadamente las interrelaciones humanas.

En la medida que la gerencia colabore con el desarrollo, compromiso y logro de las funciones eficaces de su secretaria en el desempeño de sus funciones, le ayudará significativamente a lograr los objetivos propuestos, en donde ambos, se beneficiarán y cumplirán con una verdadera integración de equipo que conllevará resultados beneficiosos.

Ing. Carlos Mora Vanegas

El Dr. Mora es Ingeniero - Administrador, Profesor Titular en el Área de estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo (Venezuela)

cmoraarrobapostgrado.uc.edu.ve

camv12arrobahotmail.com

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