La organización empresarial y papel de las secretarias ejecutivas y asistentes de gerencia en ella

Autor: Msc. Isabel Jover Jiménez

Análisis, descripción y diseño de puestos

11-11-2009

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Como todos sabemos, una organización a cualquier nivel es un sistema y funciona como un todo integrado en el cual las partes son interdependientes. Una empresa como sistema esta formada por un conjunto coherente de elementos que interactúan armónicamente.

La organización moderna contradictoriamente con el alto nivel de desarrollo técnico y automatización alcanzado en este siglo, depende cada día más de los hombres, de su capital humano, siendo su desempeño la mayor ventaja competitiva del sistema, y algo que no podrá copiar la competencia.

La organización moderna define su MISIÓN como la razón de ser de su existencia. Aquello que si no se cumple no merece la pena que exista la misma.

La misión como punto que marca el rumbo organizacional está soportada en metas o aspiraciones a corto, mediano y largo plazo que van acotando de forma concreta en el tiempo las responsabilidades definidas de la organización total y de cada una de los niveles de la estructura, gerentes, mandos intermedios y empleados.

Las Secretarias y Asistentes de Gerencia se convierten entonces en los brazos de los gerentes para impulsar y multiplicar las acciones de la organización en aras de cumplir las metas y la Misión Empresarial.

En la medida en que las personas que ocupan estos cargos dominen y compartan toda la información acerca de la misión y metas en la organización; y se ganen el respeto de la gerencia, de los colaboradores, y de los clientes con un desempeño proactivo y eficiente; alcanzarán la autoridad necesaria y la “luz verde” del nivel superior para influir más directamente en el buen cumplimiento de los objetivos empresariales.

Toda organización tiene su propia cultura, que evidencia “algo especial” que la diferencia de otras, aunque a simple vista nos resulte definir en qué consiste.

Según E. Schein:
Cultura es el patrón de asunciones básicas inventadas, descubiertas o desarrolladas por un grupo determinado, a medida que aprende a enfrentarse a los problemas de adaptación externa y de integración interna.

Este patrón define muy fuertemente los valores y la manera correcta de percibir, pensar y sentir de las personas de una organización ante los problemas del entorno.

Es por ello que cada organización se comporta de acuerdo a sus creencias y difiere de otras, aceptando o no las decisiones y los comportamientos de sus miembros y de los externos de acuerdo con estas creencias.

La generalización del “modo de hacer y pensar” de cada grupo humano es lo que define y sintetiza su cultura.

Las secretarias y asistentes de gerencia tienen la obligación de penetrar y conocer la cultura de su organización, para adoptar formas de actuación y de comportamiento congruentes con los pensamientos válidos y sentimientos del colectivo, como base de consenso y aceptación de su persona y función.

La profesión de secretaria ha tenido una notable evolución de perspectiva y contenido en el tiempo; asociada al desarrollo de los medios y sistemas informáticos así como de la globalización mundial.

Para tener una idea más exacta de estos cambios en los contenidos y puntos de vista de la profesión, hemos incluido a continuación un grupo de artículos actualizados que aparecen al respecto en INTERNET que nos muestran variadas opiniones coincidentes en cuanto al nuevo rol de la secretaria en este milenio, a las tareas que realizan y al perfil de formación profesional que ofrecen las instituciones dedicadas a su formación.

; Artículo A:\Secretaria\Artículos_ Secretaria emprendedora se requiere, por Fernando Vigorena.htm

SECRETARIA EMPRENDEDORA SE REQUIERE

• Ellas son discretas, competentes y tienen en las manos, el control de las agendas de las personas más importantes del país.

• En la mayoría de las veces, poseen tanto o más poder que el jefe y son respetadas como provocantes de jerarquía.

• La secretaria ejecutiva tradicional, guardián de seguridad de su jefe, da paso a la asistente administrativa, profesional polivalente, multifuncional y emprendedora.

Se busca dama, buena presencia, discreta, con experiencia en procesador de textos, dominio del inglés, eximia dactilografía, capaz de administrar minuciosamente la agenda personal y profesional de un ejecutivo. Que posea un perfecto "juego de cintura", para evitarle las visitas indeseables y consejos inoportunos.

Después de la jornada diaria, no menor a 11 horas, debe tener la adrenalina en nivel normal y ser capaz de despedirse de todos en la sección con una generosa sonrisa. También debe ser una persona fea, sin atractivo y frustrada para la esposa del jefe y por lo contrario bella, eficaz y atractiva para los ojos del ejecutivo. Se asegura una larga "supervivencia", para quien cumpla estos requisitos.

¿Delirio? No. Tal espécimen existe y no en un museo, sino en la realidad, responde al nombre de secretaria. Clasificadas en una decena de nombres, Secretaria asistente, Secretaria de gerencia y la más conocida Secretaria ejecutiva. Todas ellas forman un ejército de guardianas del siglo y de la confianza de sus jefes. Verdaderas cámaras de filtraje de los ejecutivos, siendo casi imposible traspasar el bloqueo que ellas imponen, sin dejar el nombre, procedencia, tenor de la conversación, tiempo que demorará la entrevista, etc.

Profesión estable

Debido a todas estas exigencias y facultades, no es de extrañar que sea una profesión que se ha considerado como estable. Los avisos de los diarios confirman la función como refractaria a los momentos de cambio y que hasta ahora ha logrado sobrevivir a los procesos de downsizing (reducción de estructuras) que viven las empresas.

Por ser un cargo de confianza, la secretaria mantiene una posición estratégica dentro de la empresa, y por lo tanto sufre menor oscilación que otras categorías profesionales.

De secretaria a la Asistente emprendedora

Vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.

En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de Asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión.

Para poder transitar exitosamente en este proceso se hace necesario, cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información.

Una vez le preguntaron a Einstein ¿cuántas pulgadas hay en un metro?. "No lo sé dijo el sabio. ¿Por qué tendría que llenarme la cabeza de información que puedo encontrar en dos minutos en cualquier libro de consulta común?" Einstein nos dió una gran lección. Consideró que era más importante usar la mente para pensar que como depósito de información. "Las personas con las cuales deseo trabajar, agregó, deben ser personas que puedan soñar, que puedan crear y luego transformar esos sueños en un proyecto real. Un hombre o mujer "enciclopedia" no puede trabajar conmigo".
Este ejemplo lo podemos aplicar al nuevo perfil de la Asistente Administrativa, que se genera a partir del paso de una sociedad industrial a una sociedad del conocimiento.

Ya no será el capital en manos de unos pocos el que generará los negocios, sino el conocimiento y la información en manos de muchos, capital al acceso de todos y además renovable.

Una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se esta verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, son las secretarias del Siglo XXI.

LOS TIPOS DE SECRETARIAS ¿EN CÚAL CLASIFICACIÓN ESTÁ USTED?

PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atracción de la oficina. Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia. Estereotipada por muchos, generalmente joven y que pocos ven como una secretaria.

EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero apoyo para un gerente en proceso de cambio permanente, asistiéndolo con ideas y manejando una agenda propia de un malabarista en gira.

CONFORMISTA: Dócil y siempre a disposición de todos. Es una especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los problemas de la sección. Es la que no sabe decir que no, por miedo a herir a sus compañeros.

TELEFÓNICA: Se mantiene pegada al teléfono y no sobrevive ni cinco minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa.

CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por eso se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-trabajo en equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe, atiende el teléfono, archiva, da órdenes, todo a la vez.

CONVENCIONAL: Sin ideas propias, se limita a hacer lo que manda el jefe. Aunque tenga una idea mejor, es incapaz de dar una sugerencia. Estructurada y cartesiana, temerosa y con un pavor a recibir críticas. Amante de los memorándum, archivos, reuniones y manuales.

MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire de misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a distancia de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los entretelones de la oficina.

INFORMADA: Siempre esta al tanto de todo lo que pasa. Conoce todos los "secretos" que se discuten en las reuniones, los cambios, las "aserruchadas de piso" y el resultado del tradicional retiro de los ejecutivos en las Termas del Corazón. Su información "probada", suele conocerse rápidamente hasta en España.

GUARDIAN: Es uno de los especímenes más comunes y constituye el guardián de seguridad del templo del jefe y no deja que nadie se le aproxime. Cree que mantenerlo inmune a las personas es señal de estatus y prestigio, e inconscientemente, lo va aislando y desinformando.

SUPERMADRE: Manifiesta la impresión de pasar el día entero pensando en sus hijos, en los amigos de los hijos, en la alimentación de los hijos, en los carretes(salidas en la noche) de los hijos, etc.. Les da decenas de telefonazos a sus "guaguas"(recién nacidos) durante el día y mantiene así el total control de su casa...... Pero sólo de su casa.

METÓDICA: Es aquella que no aguanta ver una cosa fuera de su lugar. Tiene todo planificado, una hora para recibir cartas, telefonear, pensar. Cuando su jefe exige alteración a su cronograma, se irrita y confunde.

GUERRERA: Peleadora, responde a su altura cuando es interpelada y defiende como nadie su territorio. Es aquella con la cual a nadie le gustaría enfrentarse.

AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día a día acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar una fuente de persuasión. Crea un imperio, donde ella es la reina y el resto súbditos.

SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose con todo. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaños, recolección de fondos para los funcionarios con problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos y otros.... y sin trabajar en Recursos Humanos.

PELEADORA: Se mete en todo, sus comentarios son mortales y pueden significar entrar en desgracia dentro de la empresa si se le atraviesa alguien.

DATOS PARA CONSEGUIR UN EMPLEO

CURRICULUM: Preparar un resumé (versión moderna del tradicional curriculum vitae), un documento que privilegie los resultados, logros y habilidades. Más que datos históricos laborales que ya no interesan al selector. Por lo tanto el resumé es un documento que debe servir para motivar a alguien a querer conocerla a usted.

ACCESO AL MERCADO LABORAL: Para buscar trabajo no sólo se debe responder los avisos de diarios y revistas, sólo representan una pequeña parte del mercado. Las mayores posibilidades están en los contactos o redes, que se generan con la participación en actividades sociales de todo tipo.
Una de las mejores redes de contacto son las propias personas que llaman al jefe y que no pueden traspasar las barreras de la propia secretaria.

LA FORMA DE VESTIRSE: En nuestro medio se prefiere la ropa convencional, sobria, sin escotes ni minifalda, demasiadas joyas y perfumes. En síntesis sobriedad absoluta.

COMPETENCIA: Mostrar seriedad, capacidad y profesionalidad en todo, comenzando por los horarios y la eficiencia.

PERSONALIDAD: Se privilegia a las de buen trato y personalidad extrovertida. El que una secretaria se lleve bien con todos es preferible a alguien que hable un idioma.

EXAMEN PSICOLÓGICO: Paciencia para soportar los paleolíticos exámenes interminables de orden psicológico, que evaluaran principalmente capacidades, habilidades y otras cosas, generalmente de orden estructural y cartesiana.

SELECCIONANDO UNA SECRETARIA EMPRENDEDORA

Una empresa chilena desea seleccionar a una eficiente secretaria de gerencia. Para tal efecto el Gerente General se hace asesorar de un consultor a quien le pide acompañe las entrevistas que se le harán a tres postulantes preseleccionadas.

A la primera entrevistada se le pregunta ¿cuánto son dos más dos?, y ella responde 4. Ambos selectores agradecen la entrevista y le dicen que la llamarán posteriormente.

La segunda postulante se le hace la misma pregunta y responde que el resultado puede variar dependiendo de varias circunstancias. También se le indica un contacto posterior.

La tercera y final, responde que dos más dos puede ser una flor, una ilusión o un amor perdido. Sorprendido el gerente con la variedad de respuesta, le pregunta al consultor por su recomendación.

Este después de un arduo análisis le aconseja al Gerente General, que si el desea una secretaria seria y eficiente, debe elegir a la primera. Si en su defecto desea a una secretaria más analítica, elegiría a la segunda. Finalmente si desea una creativa, elegiría a la tercera.

Después de estas recomendaciones el consultor se retira dejando su boleta de honorarios por la asesoría.

Transcurridos unos días, el consultor curioso por el resultado de la decisión del gerente, lo llama por teléfono y le pregunta ¿A quién seleccionó usted señor gerente?, a lo que el Ejecutivo responde ¡a la de la minifalda, por supuesto!.

EL PERFIL DE LA SECRETARIA EMPRENDEDORA

• Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento
• Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de técnicas y principios de gestión.
• Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento organizacional.
• Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
• Con capacidad de crear, innovar e implementar
• Con visión global del negocio de la empresa
• Hablar a lo menos inglés
• Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y conocimiento de valor agregado.
• Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.
• De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.

LAS SECRETARIAS SE MODERNIZAN Y AHORA SON “ASISTENTES EJECUTIVAS”

Organizar eventos, preparar presentaciones y hacer relaciones públicas son parte de sus nuevas funciones.

El concepto tradicional de las secretarias está en retirada. Y es que estas profesiones desde hace tiempo ya dejaron de tener entre sus tareas primordiales redactar documentos, contestar llamadas telefónicas y enviar faxes, y ahora desempeñan una multiplicidad de funciones que van desde la organización de eventos hasta la preparación de las presentaciones que harán sus jefes.

La masificación de los computadores, y más tarde del correo electrónico, son los principales responsables de la transformación de las secretarias en "asistentes ejecutivas", que es el nombre con el que ahora se conoce a estas profesionales que cuando se trata de las gerencias resultan igualmente vitales que sus predecesoras dentro de las empresas.

Algo distinta es la situación en el caso de los mandos medios, pues en ellos muchas veces la secretaria dejó de ser fundamental ya que con el correo electrónico y los "call centers" se reemplazaron algunas de sus principales funciones y las otras son cumplidas por profesionales que tienen a su cargo atender a varios jefes o a secciones completas.

La gerenta de Management Solutions de Deloitte & Touche, Andrea Soto, explica que desde hace unos cinco años comenzaron a observar que cuando las empresas les pedían que les seleccionaran una secretaria, ya no querían a alguien para tomar dictado y escribir cartas.

En cambio, dice Andrea Soto, comenzó a adquirir importancia el manejo de las distintas herramientas tecnológicas. Primordial resulta dominar el programa Office completo, ya que con Word se manejan en la redacción, con Excel en los temas contables y con Power Point preparan las láminas que luego exponen sus jefes en sus presentaciones.

En uno de los principales centros de formación en esta área como es Manpower explican que frente al profundo y acelerado cambio que experimentó el rol de la secretaria en las empresas, a mediados de los noventa se vieron en la necesidad de crear una nueva malla curricular que hoy les permite entregar al mercado profesionales preparadas como "asistentes ejecutivas".

Es así como las tradicionales clases de dactilografía, computación y redacción, hoy se complementan con formación en áreas como técnicas de expresión oral, desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones públicas y gestión de eventos, ya que todas ellas resultan necesarias para que estén capacitadas para recibir a invitados, organizar almuerzos de negocios o coordinar eventos.

También existen materias tan curiosas como organización del tiempo, que está orientada tanto a que sean capaces de manejar la agenda de sus jefes como la suya propia, de modo que no se vean superadas por las circunstancias.

Y qué decir que el inglés resulta cada vez más fundamental en la economía actual, cada vez más abierta a los mercados internacionales. De hecho, esta es una variable que marca una diferencia en las remuneraciones.

Según los datos de Manpower, una secretaria ejecutiva que maneje sólo español percibe una remuneración líquida media de entre $ 400 mil y $ 500 mil, mientras que en el caso de una profesional bilingüe se supera los $ 600 mil.

Bastante más elevadas son las remuneraciones de las asistentes ejecutivas, pues pueden superar el millón de pesos.

El gerente de negocios y procesos de externalización de Andersen, Oscar Breton, explica que el cambio en el rol de las otrora secretarias hace que cada vez cobren más importancia la capacidad de manejar variables simultáneas y algunas habilidades de carácter tan simple pero vitales como sentido común, criterio, mantención de buenas relaciones interpersonales y buen trato. De hecho, esas son características a las que hacen mención sus clientes cuando les piden que les busquen una asistente.

La confidencialidad sigue siendo también un requisito básico. No por nada la denominación de secretaria proviene de la palabra "secreto".

Se pide buena presencia

Pero independiente del cambio en el rol de las secretarias el contar con eso que se llama buena presencia sigue siendo fundamental. El problema es que se trata de un concepto bastante subjetivo y por lo tanto discutible.

La gerenta de servicios temporarios administrativos de Manpower, María Raquel Chávez, dice que una secretaria o asistente ejecutiva debe cumplir con un concepto de buena presencia que se relaciona con que el vestuario, peinado, maquillaje y modales sean acordes al ambiente laboral en que se deberá insertar y proyecten una imagen adecuada de la empresa. "Se trata de que sea una dama", dice.

Pero en las consultoras que realizan selección de personal explican que así como hay empresas que cuando les piden una secretaria o asistente ejecutiva exigen un concepto de buena presencia como el descrito por la ejecutiva de Manpower, e incluso pueden preferir que sea de mayor edad, hay otras que claramente plantean como requisito que cumpla con estándares de belleza. "Es una cuestión cultural", dicen.

También cultural es que ésta sea en Chile una profesión casi exclusiva de mujeres, pues los pocos hombres que han tenido la osadía de estudiarla se encuentran luego con dificultades para encontrar empleo.

Secretarias Ejecutivas, Traductoras bilingües, una Técnica en Comercio Internacional y hasta incluso una casi, Médica, son nuestras lectoras quienes han optado por el secretariado o asistencia como destino a sus carreras. Algunas jugaban de chicas a la "Secretaria" e iban caminando con un anotador en mano o simplemente tenían en claro que esa sería su vocación, es por ello que a los 18 años decidieron sentarse en la oficina y comenzar con su labor de asistencia. Hoy, preocupadas por cumplir eficientemente con sus roles, nos han respondido de todo acerca de diversos puntos. Ahora, Secretariasmercosur te escucha a vos: sos nuestra redactora invitada:

¿Cuáles son los roles que cumplís en tu trabajo como Secretaria/Asistente?

Aquí directamente, enumeramos los roles que nuestras lectoras han mencionado:

- Reserva de vuelos, hoteles, autos y restaurantes
- Envío y elección de regalos empresarios y tarjetas de fin de año
- Adquirir servicios de proveedores, principalmente para hacer merchandising
- Envío y preparación de mailings
- Liquidación de Gastos
- Confirmación de la asistencia de mis jefes a seminarios
- Organización de Eventos
- Organización de almuerzos y cenas
- Organización de conference calls, tanto internas como para clientes

- Archivar documentación
- Enviar documentos a oficinas de diferentes ciudades y países
- Dar una buena imagen de mi jefe ante las llamadas que recibe
- Enviar faxes
- Manejo de Agendas
- Seguimiento de Expedientes
- Atención telefónica
- Preparación de correspondencia
- Preparación de informes estadísticos mensuales
- Presentaciones en Powerpoint
- Provisión de materiales para la oficina

- Manejo de cuestiones confidenciales
- Coordinación del arreglo de equipamiento
- Seguimiento de firmas de documentación
- Declaración de gastos del sector
- Mantener las distribuciones
- listas y bases de datos actualizadas
- Reenviar mails informativos a los clientes
- Pago a proveedores
- Recibo y pago de facturas
- Liquidación de Gastos
- Trámites personales de mi jefe
- Escribir cartas

¿Cómo crees que ha cambiado el rol de la secretaria en los últimos 10 años? ¿En qué modo ha cambiado?

Mariana, Secretaria del Mercado Abierto Electrónico (MAE), cuenta a Secretarias Mercosur:

"En los últimos años el rol de la secretaria ha ido variando con los nuevos avances en cuanto a computación, uno bastante específico es el caso del mail, ya que de este modo muchas cosas que antes pasaban por nosotras ahora las resuelven nuestros jefes directamente. Por suerte lo que no ha cambiado es el pedido de audiencias y el manejo de la agenda. Para coordinar reuniones o almuerzos siguen dependiendo de nosotras!!!"

"Nos es más fácil manejarnos a nosotras, una agenda en la PC, miles de números de teléfono en un mismo lugar, ordenados alfabéticamente y tan sólo al escribir el apellido salta el número que buscás, tenés alarmas que te recuerdan los temas pendientes y los horarios de las reuniones y el famoso mail que agiliza mucho las cosas y nos deja constancia de lo solicitado, ¡una buena manera de poder defendernos!. Ni hablar del tema en cuanto a la redacción y ortografía de cartas y memos".

Marilene, secretaria de un banco internacional en Brasil, nos cuenta:
"El rol de la secretaria ha cambiado muy mucho en los últimos 10 años. El término "secretaria" ha sido reemplazado por el de "asistente". Tenemos más tareas funcionales y administrativas, por ejemplo: análisis y preparación de reportes, coordinación de presupuestos, planeamiento de conferencias y seminarios, actividades con clientes, administración de tecnologías e instalaciones, liderar las responsabilidades del rol de asistente".

También recibimos un reclamo de una secretaria en Estados Unidos que nos decía "Yo creo que el rol no ha cambiado mucho. Creo que las empresas han agregado mayores responsabilidades a nuestra función en un intento de reducir la plana de personal y evitar el tener que contratar más gente - más trabajo por la misma plata".

Desde Chile, y por supuesto nos dicen que ha cambiado mucho el rol de la secretaria, ha cambiado un montón desde la implementación de tecnología de avanzada, como son las computadoras, faxes y por supuesto internet.

Adriana del MAE nos dice "La secretaria ahora tiene un rol más activo. En la actualidad podemos tomar decisiones, antes cumplíamos órdenes".

¿Qué hacés en tu tiempo libre dentro de la oficina? ¿Qué les recomendás a las demás secretarias?

Valeria, secretaria de la CNV (Comisión Nacional de Valores) nos cuenta: "Por lo general, me pongo al día con las cosas para archivar y organizo las reuniones y viajes pendientes, cuando también me tomo cinco minutos para disfrutar de un cafecito tranquila".

Otra secretaria nos recomienda "Actuar como ayuda para otros". Ella lo hace.

Mariana, nos dice "Además de cumplir con todas las tareas antes mencionadas, recomiendo a todas las secretarias una gran dósis de paciencia, además de la buena predisposión y una sonrisa".

"De tener tiempo, recomiendo utilizar ese tiempo para aprender más acerca de Word, Excel, Power Point", nos dijo otra lectora.

"Navegar en internet, buscando cosas de las cuales aprender, noticias alrededor del mundo, ordenar el escritorio, ya que es muy fácil tenerlo desordenado, el tiempo libre es el momento justo e ideal para hacerlo".

"Les recomiendo que se ocupen de organizarse. Llegar en la mañana y comenzar el día organizada. Eso nos ayuda a cumplir mejor con los objetivos. Y así poder resolver con una idea de tiempo más precisa, los comunes imprevistos del día".
"Para mantenerme informada, leo los diarios por internet; a veces también, no lo voy a negar ni ocultar: pispeo las nutridas páginas de Caras, Para Tí, Gente"
Por último nos han respondido sencillamente: "¿Qué tiempo libre?"

¿Participás en cursos de capacitación? ¿En cuáles?

Becadas por la empresa o hechos en forma particular, las secretarias se mantienen capacitadas, de modo de poder cumplir mejor con sus responsabilidades y tener la posibilidad de afrontar otros tipos de trabajo más desafiantes.

Valeria de la Comisión Nacional de Valores nos cuenta, que hace 11 años que trabaja allí y que ha realizado algunos cursos de capacitación tales como:

• Ceremonial y Protocolo
• Programas de Computación
• Secretarias ejecutivas
• Redacción de cartas y documentos
• Relación entre Asistentes Ejecutivas y Jefes
• Inglés para Asistentes Ejecutivas
• Cursos de IIR (Institute for International Research) – En relación a becas que le brinda su empresa.

Desde Brasil, nos dicen que no es muy usual tomar cursos específicos al área. La mayoría son updates para programas de computación.

"Administración del tiempo y redacción en Arthur Andersen", nos responde otra secretaria.

El 30 % nos responde que directamente no hacen cursos. En un caso nos dicen que la razón es por que últimamente la oficina no les ofrece mucho entrenamiento para secretarias. Error! No dejes tu carrera en manos de tu empresa únicamente, no esperes a ver cuál es el destino que ellos den a tu carrera!!! A tu destino, lo tenés que buscar vos sóla, no importando siquiera que tengas un mentor en la empresa en la cuál estés. El desarrollo de tu carrera depende de lo que vos hagas para lograrlo. Construí molinos, no refugios contra los vientos de cambio!.

LA SECRETARIA DEL NUEVO MILENIO

Para la secretaria de fines de siglo, la confidencialidad sigue siendo un elemento clave. Sin embargo, se han agregado otros: completo dominio de las nuevas tecnologías, protocolo, relaciones públicas, comercio exterior e incluso participar en negociaciones iniciadas por su jefe.

La palabra secretaria proviene del vocablo latino secretarium, que desde el siglo XV es utilizado para denominar a los empleados de gran confianza, a los cuales se les confiaba información secreta. Hoy cinco siglos más tarde, la confidencialidad y el manejo de información reservada siguen siendo requisitos de las secretarias, pero sus funciones cambiaron, y están en permanente evolución.

Durante la mayor parte de este siglo, la palabra secretaria fue prácticamente sinónimo de taquigrafía y dactilografía, es decir, aquella persona que dominaba a la perfección la escritura a máquina. El avance de la tecnología.

RENTAS

El nivel de sueldo de una secretaria puede llegar a ser mayor que el de un profesional universitario.

Según explica Sonia Cabezas de Grafton, las remuneraciones de una secretaria o una asistente top de una empresa multinacional fluctúa entre los $ 900 mil y $ 1.200.000.

En el caso de una secretaria de gerencia, bilingüe, el promedio varía entre $ 500 mil y $ 600 mil.

Si bien las computadoras agilizaron en aproximadamente 80 % la tarea de las secretarias, éstas han tenido que aprender y capacitarse en el manejo de todos los programas que alivian en gran parte sus obligaciones.

Procesadores de textos y planillas de cálculo son algunos de los nuevos conocimientos que tuvieron que incorporar. Además, por supuesto, de Internet y correo electrónico, dos herramientas fundamentales en las comunicaciones modernas.

La creciente globalización de la economía y la actividad empresarial hace que el buen dominio de dos o más idiomas, sobre todo el inglés, sea indispensable.

PASANDO A LOS 2000

"Hoy el gran cambio es que se pide a las secretarias mayor responsabilidad y capacidad para tomar decisiones. Pasó de ser una secretaria a una asistente", sostiene Mirta Pais de la consultora Anguita & Asociados.

No hay que olvidar que las asistentes, además de "filtrar" y seleccionar llamadas y entrevistas, atienden asuntos vinculados con clientes, proveedores o instituciones con las que la empresa trabaja. Muchos gerentes, inclusive, buscan que las secretarias "participen en las negociaciones, y tengan la capacidad de continuar con las tareas que su jefe ha iniciado, teniendo en claro el resultado final que se busca", dice la representante de Anguita & Asociados.

Hoy las secretarias ejecutivas cumplen funciones de relaciones públicas, comunicación social y protocolo, entre otras. Tienen que tener capacidad de adaptación e iniciativa. Debido a la naturaleza de sus funciones, tienen que ser organizadas y con capacidad para planificar, puesto que son las responsables de la agenda del jefe, incluidos los viajes al exterior.

PERFIL

Según las empresas consultoras, entre las principales características de una asistente o secretaria de primer nivel figuras las siguientes características:

-Entre 28 y 38 años.

-Excelente presencia, formal y del tipo ejecutiva.

-Perfecto dominio del inglés, tanto hablado como escrito. De preferencia otro idioma.

-De pensamiento ejecutivo, y que sea capaz de tomar decisiones acertadas por sí misma, involucrándose en la gestión y objetivos que busca alcanzar su jefe.

-Computación, nivel avanzado, sobre todo en programas como Windows, Power Point, Excel, Word. Imprescindible dominio de correo electrónico e internet.

-Es un activo adicional haber vivido y trabajado fuera de Chile.

-Conocimientos generales de comercio exterior, marketing, relaciones públicas, recursos humanos y finanzas.

EL NUEVO ROL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

La función de la secretaria ha ido cambiando en las últimas décadas y han vivido un claro proceso de profesionalización. Esto es, lo que antes eran mujeres para tomar notas, escribir cartas, traer el café, ha ido cambiando especialmente con la llegada de la informática, que las convirtió en profesionales polivalentes altamente formadas, con idiomas y conocimientos empresariales, tal y como muestran los resultados de una encuesta realizada en España entre 1500 secretarias/os que respondieron 64 preguntas sobre su satisfacción en el trabajo. Los resultados se presentaron durante el inicio de las jornadas del II Congreso Nacional de Secretariaplus celebrado el 30 de mayo en España.

• El 43% de las personas que ejercen la función de secretaria tienen una diplomatura o son licenciadas. Ambas cualidades son cada vez más requeridas por los directivos.

• A pesar de esto, en muchos casos las profesionales de hoy se sienten "chicas multiuso". Aparentemente la mejor calidad profesional no ha ido a la par de una revaloración de lo que significa ser secretaria.

• El 72% de las secretarias se muestran muy leales a las empresas donde trabajan y están muy orgullosas de su trabajo, y al 77% le gusta su trabajo. Sin embargo las profesionales indican que, si bien es cierto que no están descontentas con su propio trabajo, tampoco están satisfechas con la valoración y la aprobación que reciben por ello.

• Según los datos del estudio, la moderada satisfacción con relación al trabajo y las circunstancias laborales, se debe a una falta de aprobación y valoración de las tareas que realizan. La remuneración y los beneficios sociales son insuficientes respecto de la presión de trabajo y las responsabilidades de este colectivo. Sin embargo, el principal problema es la falta de valoración por parte de sus jefes.

• En este sentido, sólo el 27,8% de las secretarias participó alguna vez en su empresa de un estudio de satisfacción en el trabajo.

EL NUEVO ROL DE LA SECRETARIA

Los Nuevos Paradigmas
• En la Cultura Empresarial.
• En la Estrategia Empresarial.
• En el Contexto Local, Regional y Global
• En las Relaciones Laborales
• En la Estructura Empresarial.

El Nuevo Rol de la Secretaria
• Los Cambios y el Nuevo Rol
• La Secretaria y las Relaciones Públicas
• Organización de las tareas
• Administración del Tiempo (Time Management)

Redacción administrativa
• ¿Qué es la Comunicación?
• Conceptos Clave en Comunicación
• Criterios Básicos de la Comunicación
• Canales de la Comunicación
• Aspectos que se deben Tener en Cuenta al Emitir un Mensaje
• Capacidad de Síntesis

Lengua escrita
• Qué es el código escrito
• Principios de la Comunicación Escrita
• Variedades de la Lengua
• El proceso de la escritura
• Marcas de formalidad y de informalidad
• Guía para responder antes de empezar a escribir

La Revisión
• Clasificación de las comunicaciones escritas en la empresa
• Reglas básicas de la redacción comercial
• El Manejo de la Correspondencia
• Componentes de la Carta Comercial
• Guía de Corrección de Cartas Institucionales
• El informe.

El mundo de los negocios es cada vez más complejo, y quienes toman las decisiones requieren hoy de personal altamente calificado a su lado.

Se ha configurado un nuevo rol profesional, capáz de asistir a sus superiores en condiciones cambiantes, exigentes y competitivas. Para esto, se requiere comprender las estructuras y niveles empresariales, los procesos administrativos en las organizaciones, y el marco jurídico y económico en el que se desenvuelven.

Asimismo, el nuevo perfil de secretariado ejecutivo requiere de conocimientos básicos en el área de las comunicaciones y de las relaciones públicas. Desde la organización de eventos internos y externos, hasta el manejo de las cuestiones que hacen el protocolo y al ceremonial en las diferentes organizaciones. La Secretaría Ejecutiva Ubanet se desenvolverá con soltura en los diversos ámbitos, constituyendo una pieza clave en las Relaciones Públicas de su empresa. Este curso, además, habilitará a la Secretaria Ejecutiva para requerir y analizar información proveniente de las diferentes áreas de la empresa y del contexto acerca de los variados asuntos de negocios. Estará en condiciones de proponer alternativa o toma de decisiones con criterio, en el marco de las políticas de cada organización. Realizará un efectivo seguimiento de las tareas que sus superiores le encomiendan a otras personas. Asimismo, estará capacitada para realizar presentaciones escritas u orales con eficacia, manejará ordenadamente documentos y archivos, realizará gestiones internas y externas, rutinarias y especiales o confidenciales, y otras que se adecuan a las necesidades de la empresa en su dinámica siempre cambiante.

La actualidad empresaria indica que la Secretaria Ejecutiva se ha constituido en un apoyo de vital importancia para los ejecutivos inmersos en el proceso de toma de decisiones de orden superior de la empresa. El curso de capacitación Ubanet le brinda las herramientas necesarias para desempeñar ese rol con eficacia. En su primera asignatura, la alumna se iniciará en los conocimientos que hacen el marco legal de la empresa, imprescindibles para comprender un aspecto básico de cualquier organización como en su estructura societaria y jurídica. Esto le permitirá identificar documentos que requieran un muy cuidadoso tratamiento. Asimismo, superada esta materia, las siguientes la introducirán en el conocimiento de la administración general de la empresa y, específicamente, en el área de Recursos Humanos.

Las últimas dos materias de este curso se orientan hacia un rol cada vez más importante dentro de las funciones de una Secretaria Ejecutiva: la elaboración de presentaciones eficaces, y la comprensión de los diferentes niveles de comunicación de la empresa, incluyendo la organización y supervisión de eventos protocolares. Estos conocimientos convierten a la Secretaria Ejecutiva en un factor decisivo en las relaciones Públicas de su organización. La aprobación del Certificado la capacitará como un asistente eficiente para gestionar los recursos y procedimientos necesarios que se le requieran desde las áreas de Gerencia y de dirección.

ANTECEDENTES: Sobre los últimos años se ha iniciado un cambio que ha afectado las formas de trabajo de las secretarias en la oficina moderna. Tres tecnologías han convergido y lo continuarán haciendo sobre los próximos años: 1) las telecomunicaciones (voz, imagen, datos y texto), 2) los equipos de oficina (máquinas de fax, copiadoras, módems, scanners y centrales telefónicas) y 3) las computadoras. Este programa gradúa secretarias con bases sólidas y firmes en conocimientos de computación, negocios y comunicaciones.

Las graduadas desarrollarán habilidades en el análisis de los requerimientos de la organización de una oficina automatizada, del diseño de un sistema adecuado, de la elección de programas oportunos que satisfagan los requerimientos de diseño, y del establecimiento de procedimientos a utilizar en el computador.

TITULO: Secretaria (o) Ejecutiva (o) en Sistemas de Información

PERFIL DEL GRADUADO:

Ocupacional:

La (el) Secretaria (o) Ejecutiva (o) en Sistemas de Información se desempeña como:

• Asistente de Gerencia
• Asistente de alta Dirección.
• Supervisor,
• Coordinador
• Relacionista Público
• Jefe de Agencia
• Secretario/a.

Profesional:

La (el) Secretaria (o) Ejecutiva (o) en Sistemas de Información está capacitado para:

• Representar aptitudes directrices en la función de coordinar, asesorar, dirigir, y formar equipos de trabajo.
• Aplicar la ética en el ejercicio profesional.
• Tomar decisiones administrativas con capacidad de análisis, selección, evaluación y sigilo empresarial.
• Desarrollar habilidades y técnicas de comunicación eficiente sean orales y escritas, que sepan expresarse correctamente con claridad y concisión.
• Demostrar habilidades en el manejo de paquetes integrados para oficina en software de computación.
• Clasificar el procesamiento de la administración de documentos desde la creación, el archivo la localización, transferencia hasta la retención y eliminación de la correspondencia.

SECRETARIADO EJECUTIVO

Objetivos e inserción laboral

Esta carrera es una de las más antiguas dictadas por ORT Uruguay desde sus orígenes como Instituto Tecnológico. Brinda una formación intensiva, completa y actualizada en las técnicas, habilidades y actitudes necesarias para desempeñar funciones secretariales y de asistente de gerencia, con eficiencia, dinamismo e iniciativa. Ello permite a los graduados incorporarse rápidamente y con éxito en el mercado de trabajo. Alumnos y graduados reciben apoyo en su inserción laboral a través de la Coordinación de Graduados. Este servicio de la Universidad ORT informa sobre oportunidades laborales y asesora en la presentación de antecedentes y entrevistas.

Contenido curricular

El plan de estudios incluye una sólida formación en el manejo de computadores personales, relaciones públicas, contabilidad, dactilografía, inglés técnico, redacción empresarial y demás disciplinas relacionadas con la profesión secretarial. Su estructura semestral contribuye a la mejora del aprendizaje y a una eficiente evaluación del desempeño académico.

Laboratorio de práctica de oficina

Los estudiantes reciben entrenamiento en el conjunto de las técnicas aprendidas y desempeñan funciones en una oficina real instalada en la Universidad ORT bajo la supervisión de un docente con amplia experiencia profesional. Incentiva los aspectos de actitud necesarios para reforzar el perfil profesional del graduado.

Reconocimiento

La Universidad ORT Uruguay, como integrante de ORT Mundial - la mayor red educativa no gubernamental en el mundo -, otorga diplomas respaldados en más de 50 países.

Áreas temáticas

Administración

Estudia la organización y administración de una empresa, los objetivos, la estructura formal e informal (niveles y tipos de estructura), los medios (políticas, programas, métodos y procedimientos) y el proceso de delegación (formas y consecuencias). Analiza los organigramas, la evolución de la teoría de la administración, el proceso de decisión, la planificación, dirección y control, y el sistema de información gerencial.
Contabilidad

Estudia el ciclo contable fundamental, los registros contables y el proceso de registración; balance general, estado de situación clasificado y el análisis de estados contables. Presenta alguno de los paquetes de contabilidad computarizada más difundidos en nuestro medio.

Idiomas

Comprende la comunicación empresarial en inglés, con énfasis en su expresión escrita. A partir de las reglas gramaticales fundamentales, trabaja sobre la comprensión verbal y lectora, pasando luego a la correspondencia de negocios en general. Estimula la lectura de material y artículos comerciales y técnicos redactados en inglés. Los estudiantes que posean un buen nivel de inglés pueden elegir cursar portugués en el primer semestre.

Informática / Mecanografía

Al culminar el ciclo, el estudiante dispone de un entrenamiento completo en operación WindowsTM y los paquetes más utilizados en computadoras personales, incluyendo procesador de texto (Word para WindowsTM), planilla electrónica (ExcelTM), presentación gráfica (PowerPointTM) y base de datos (AccessTM). Asimismo, mediante un paquete de software especialmente diseñado, estudia digitación al tacto en computadora.

Matemática financiera

Desarrolla los conocimientos matemáticos necesarios para manejar con soltura los aspectos financieros fundamentales. Estudia temas tales como ecuaciones y sistema de ecuaciones, razones y proporciones, regla de tres, porcentajes y reparto proporcional. Trata los conceptos de interés, descuentos simple y compuesto, actualización, anualidades y progresiones.

Redacción empresarial

El curso se centra en la importancia de la correcta comunicación escrita a nivel de la actividad empresarial. La sólida formación inicial en los conceptos básicos gramaticales y de vocabulario se aplica tanto a la presentación personal ante empresas, como a la comunicación hacia adentro y hacia afuera de la empresa.

Relaciones públicas y protocolo

Con el enfoque del rol secretarial, desarrolla las técnicas de comunicación necesarias para mantener las adecuadas relaciones de la empresa o institución con sus diversos públicos (internos y externos), a los efectos de viabilizar y alcanzar los objetivos organizacionales. Incorpora los conceptos de protocolo (orígenes, leyes del ceremonial), costumbres protocolares, normas de presentación, organización de eventos y seminarios, recepciones, almuerzos y cenas.

Práctica de oficina

En un régimen de práctica monitoreada por un docente con amplia experiencia profesional, los estudiantes reciben un entrenamiento en el conjunto de las técnicas aprendidas en el aula y desempeñan funciones en una oficina real, fuera de los horarios previstos para los cursos. Las tareas a desarrollar se relacionan con el manejo de correspondencia y documentación de diverso tipo, atención telefónica, telemarketing, correo electrónico, uso y mantenimiento de bases de datos, manejo de Internet, agenda electrónica y otros.

Marketing y ventas (electiva)

Introduce, con un enfoque aplicado, los conceptos y técnicas de marketing y ventas en las organizaciones industriales, comerciales y de servicios, tanto en su actividad nacional como internacional. Los contenidos están diseñados de manera que, con un adecuado dominio de las bases teóricas, los estudiantes estén en condiciones de manejarse con solvencia en la organización y gestión del área comercial de las empresas.

Gestión de personal (electiva)

Analiza la motivación y la compensación del personal, el liderazgo y la supervisión. Mediante el uso de técnicas participativas, enfatiza aspectos tales como las técnicas de personal, la negociación y la administración de los salarios. Estudia la legislación laboral vigente con un enfoque aplicado a las diversas situaciones que se puedan presentar dentro de la administración de recursos humanos, incluyendo la nueva legislación previsional.

Taquigrafía (opcional)

El objetivo de la materia es desarrollar la habilidad de tomar dictados a diferentes velocidades y transcribir documentos comerciales en forma correcta y aceptable en términos de tiempos, de acuerdo con las normas de una oficina. Utiliza intensivamente el sistema Gregg. A partir de los principios teóricos básicos, desarrolla la práctica necesaria para obtener el máximo provecho de la técnica taquigráfica.

Notas: Electiva significa que el alumno debe tomar una materia dentro de las que se le ofrecen y está incluida dentro del costo del semestre. Opcional implica que la materia no es exigida para otorgar el título y tiene un costo adicional. El dictado de la materia opcional Taquigrafía, de Portugués y de las materias electivas, se encuentra sujeto a quórum mínimo de inscriptos.

Contacto: Angela Gorostizu. Cursos de Secretarias.
Curso Básico de Secretarias.
Desarrollo de Secretarias Ejecutivas
La Secretaria del Siglo XXI

Curso Base de Secretarias
Cursos “In Company”
Duración: 16 horas
- Resolución de casos:
• Individualmente y en Equipo
• Role Plays

Objetivos:

Mejorar las principales habilidades para lograr el éxito como secretaria, dando el adecuado soporte a directivos y departamentos.

Contenidos:

- La secretaria y la empresa
• Funciones de la secretaria
• Perfil personal y profesional de la secretaria
• El equipo jefe - secretaria
- Habilidades de comunicación
• Fundamentos de la comunicación
• Comunicación verbal
• Comunicación no verbal. Imagen
• Atención telefónica
- Gestión de trabajo
• Organización personal y del tiempo
• Técnicas de archivo
• Organización de viajes y reuniones

Desarrollo de Secretarias Ejecutivas
Cursos “In Company”
Duración: 16 horas
- Resolución de casos:
• Individualmente y en equipo
• Role Plays

Objetivos:

Potenciar la integración de la secretaria a su papel en la organización, formando profesionales que sean verdaderas ayudas a los directivos de la empresa.

Contenido:

- El rol de la secretaria
• Definición del puesto y perfil profesional
• Equipo jefe-secretaria
• Imagen personal e imagen de empresa
• Protocolo: papel, ceremonial y etiqueta
- Mejora de las habilidades de comunicación
• Comunicación y percepción
• Comunicación en la empresa: canales y tipos
• Comunicación telefónica: formas y posibilidades
- Control del propio trabajo
• Organización personal
• Control del tiempo
• Perfeccionamiento de las técnicas de archivo
• Organización de viajes y reuniones

La Secretaria del Siglo XXI
Cursos “In Company”
Duración: 16 horas
- Resolución de casos:
• Individualmente y en equipo

Objetivos:

Potenciar la integración de la secretaria a su papel en la organización, formando profesionales que sean verdaderas ayudas a los directivos de la empresa.

Módulo 1: El papel de la secretaria en la empresa
- La empresa como sistema: estructura y comunicación interna
- El trabajo en equipo: modelo cliente interno
- Evolución de las funciones secretariales: antes y ahora
- Perfil personal y profesional: conocimientos y capacidades
- Como crear un equipo jefe - secretaria

Módulo 2: Las relaciones interpersonales
- Percepción: barreras en la comunicación
- Comunicación oral: comportamientos verbales eficaces
- Comunicación escrita: tipos de documentos y estilos
- Imagen personal: postura, gestos, voz, vestido, aspecto externo, puntualidad

Módulo 3: La comunicación telefónica
- Preparación de la llamada
- Identificarse e identificar
- Captar el mensaje o emitirlo
- Ofrecer ayuda
- Atender reclamaciones

Módulo 4: Gestión del trabajo
- Utilización del tiempo
- Perfeccionamiento de las técnicas de archivo
- Gestión de la agenda, reuniones y viajes

Particularizando aún más en los detalles organizativos y de contenido de la función secretarial podemos destacar:

Las secretarias y Asistentes de Gerencia y la Imagen de la Organización.

La función de secretaria y asistente de gerencia es una de las primeras expresiones de la organización al exterior y al interior. Su función como personal de contacto representa una gran responsabilidad porque asume el papel “cara o rostro” de su organización.

De ahí la importancia de que la imagen tanto física externa como del contenido de esa apariencia sea siempre agradable, correcto, coherente, discreto juicioso e inteligente y sobre todo muy profesional.

De nada serviría una bella secretaria, muy bien vestida, calzada y perfumada incluso con una atractiva sonrisa pero... que desconociera el trabajo, los medios y sistemas, la información principal o que tratara mal a los clientes.
Ser la imagen de la empresa implica una responsabilidad biunívoca de continente (apariencia externa) y de contenido (preparación, actualización, profesionalidad y pasión por el servicio.

La significación etimológica del vocablo secretaria:

.....”Mujer que guarda secreto. Confidente”. Sólo nos interesa ahora para resaltar el carácter confidencial y de discreción que requiere esta responsabilidad; porque como hemos visto, ha habido una evolución en la cual la profesión se ha convertido en extremadamente competitiva, reflejando el amplio panorama alcanzado por los negocios en este siglo.

Los ejecutivos actuales necesitan una colaboradora eficiente a su lado, una asistente gerencial que participe en los procesos como punto de apoyo sinérgico entre la gerencia, el staff, los clientes y los demás niveles de la Empresa. Y ese papel lo esperan de la secretaria y asistente de gerencia.

El alcance global de las Empresas actuales las obliga a asignar autoridad suficiente a las secretarias para cumplir responsabilidades administrativas y asesoras siendo necesario que desarrollen las Habilidades Generales y Conocimientos Esenciales Siguientes:

• Tareas prioritarias:
Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.
• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina:
Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras.
• Problemas Transnacionales de la empresa:
Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa. Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo en la organización de sus viajes.

COMUNICACIÓN Y EXTRACCIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN.

Capacidad de obtener, manejar, almacenar, y recuperar rápida y eficientemente los distintos tipos de información por vías telefónicas, manuales o electrónicas.

Habilidades de Escucha

Escuchar activamente y transmitir la esencia a los interesados.

Creatividad

Demostrada en la aplicación de métodos para simplificar y hacer más eficiente el trabajo, así como hacer atractiva la imagen de la oficina.

Relaciones Humanas

Capacidad de la secretaria de reaccionar positivamente facilitando la relación con todas las personas que trabaja y se relaciona a diario en la oficina.

Para lograrlo debe:

Considerar a su jefe como persona:

Concientizar sus responsabilidades, presiones, urgencias y reaccionar con lealtad a él y a la empresa. Ser persona de fiar para merecer la confianza de todos.

Trabajar armónicamente con sus compañeros sin importar los niveles jerárquicos con el objetivo de aprender más cada día sobre la empresa y tomar a su cargo un mayor número de trabajo con eficiencia y mínima supervisión.

Sustituir al empleado bajo su cargo cuando falte al trabajo.

Ética Profesional

La discreción es una de las mejores cualidades esperadas de una secretaria Esta no se refiere sólo a lo que escucha, sino también a lo que habla a su modo de vestir, sentarse, andar; entrar o salir de un ambiente; atender el teléfono; recibir y transmitir recados (especialmente relacionados con la vida particular de sus superiores y colegas). Las negociaciones de empresa, los proyectos, los documentos de personal, las finanzas aunque sean de su conocimiento no podrán divulgarse y en la medida que la secretaria se dé a respetar por su discreción así será apreciada por todos.

Aprenda a salir discretamente de la oficina de su jefe cuando empiecen contactos o llamadas confidenciales o personales.

Sea discreta en el manejo y custodia de documentos confidenciales, así como en el tratamiento telefónico, evitando preguntas indiscretas.

Conversaciones y Comentarios

Saber conversar es factor indispensable en la carrera de una secretaria. Exige observación adecuada para escoger los temas apropiados demostrando modestamente la actualización sobre variados temas sociales, culturales, deportivos, etc.

Pero se recomienda mucho cuidado en no hablar de más ni mostrar posturas no elegantes o inapropiadas, y por supuesto no aparentar dominio excesivo de los problemas particulares de su organización.

Importancia de la dignidad profesional.

La secretaria debe tener gran claridad de que su puesto es de total confianza y exige una idoneidad moral y honestidad elevada.

Exige respeto, consideración y deferencia a los superiores y colegas por igual sin diferenciar con su trato cordial a las personas de diferente posición jerárquica.

No debe confundir cordialidad con intimidad.

Tal dignidad debe acompañarla no sólo en el trabajo sino también en su vida personal.

Responsabilidades de la profesión.

Sentido de la perfección: Para realizar siempre su trabajo con calidad.

Puntualidad y permanencia: Llegar al trabajo preferíblemente antes que el jefe, para organizar debidamente las condiciones de trabajo, y comprender la necesidad de aprovechar el tiempo de trabajo sin rigideces en los horarios.

Cuidado de su salud física y mental: Para lograr permanencia y eficiencia a pesar de los horarios extraordinarios, limitación en pérdida de tiempo para charlas y salir a fumar.

Actividades que deben ser aprendidas y conservadas:

• Igualdad de tratos para todos.
• Fineza.
• Sonrisa constante (auténtica)
• Voluntad de solucionar en la medida de sus posibilidades los problemas que surjan.
• Respeto hacia todos sin servilismos.
• No acusar espontáneamente a colegas. Aplicar la justicia.
• Prudencia, incluso ante amigos y familiares.

Otras cualidades personales de la secretaria.

• Cortesía y buena voluntad.
• Autocontrol.
• Equilibrio y autoconfianza.
• Solidaridad humana.
• Tacto.
• Capacidad para generar y mantener climas positivos.

Una de las rutinas secretariales que no pueden descuidarse son:

La recepción y los visitantes.

Aunque siempre son muchas las personas que desean ser atendidas, todas invariablemente deben ser tratadas con tacto, cortesía y amabilidad ya que en particular y en conjunto desempeñan un rol importante en la organización.

Desde que la secretaria recibe y despide a todo visitante debe sentirse y desempeñar de forma auténtica el papel de anfitriona de su organización

Si en la empresa los visitantes pasan primero por una recepcionista, la secretaria debe proporcionar a ésta una lista de las personas, cargos y empresas que visitarán su oficina, de modo que puedan ser identificados y saludados individualizadamente.

Saludo a los visitantes por su nombre.

Todo visitante debe ser tratado con cordialidad y respeto, interrumpiendo inmediatamente el trabajo para saludarle con una sonrisa sincera pero sin exceso de confianza.

Si el visitante tiene una cita la secretaria está obligada a repasar su nombre antes que llegue y recordar a su jefe todos los detalles respecto a la persona, costumbres y motivo de visita.

De cada encuentro deberá recoger la fecha, anotaciones especiales, acuerdos que permitan un seguimiento de la relación.

Prioridad de las visitas.

Será conveniente acordar previamente con el jefe un nivel de prioridad rutinario para citas, y visitas así como su preferencia y disposición para atender superiores, amistades, familiares, vendedores, etc.

En cualquier caso que haya que dar una excusa para no atender a un visitante o no conceder una cita se deberá utilizar un lenguaje cortés y convincente que evite molestias en el interlocutor y que haga quedar satisfactoriamente a su jefe.

Recibimiento de las visitas.

Inmediatamente a la llegada del visitante se le atenderá con el saludo correspondiente desde su lugar, dejándole la iniciativa de dar la mano o no, según la efusividad del visitante. En caso de espera se le invitará a tomar asiento, ofreciéndole revistas, café o algún refrigerio.

Si la persona necesita hacer una llamada se le proporcionará gentilmente un teléfono privado, ofreciéndole ayuda para comunicar y retirándose en lo posible para no escuchar la conversación.
Si el visitante desea conversar, déjelo que inicie el tema y responda, cuidándose de no dar opiniones sobre personas o acontecimientos delicados de la propia organización.

Si le hacen preguntas enojosas, responda en términos generales y discúlpese por tener que continuar trabajos urgentes.

Visitantes problema.

Ante personas rudas, descorteses, irritantes, molestas, etc., hacer gala de profesionalidad, autodisciplina y fuerza de voluntad insistiendo en que puede ayudarle, a pesar de su actitud.

Grupos de visitantes.

Si la visita es de un grupo, debemos proporcionar suficientes sillas a todos, ceniceros y una confortable disposición del salón agradable para todo el grupo.

Interrupción de visitas.

Cuando el jefe atiende una persona y se presenta una llamada significativa o de urgencia o la visita de un superior; la secretaria discretamente puede escribir una nota, o poner la tarjeta del visitante ante el jefe y que él decida cómo proceder. Espere la respuesta y proceda.

EL AMBIENTE DE LA OFICINA: Influencia de la secretaria en él.

La importancia de saber trabajar con las personas tiene un alto nivel de dependencia de la actitud y habilidades profesionales y personales de la secretaria.

Cualidades de las secretarias competentes

Todas son importantes, pero la más importante es la estimación honesta del grado en que cada uno posee estas características. Para ser eficiente en el trato, la secretaria debe ser:

Ø Amable
Ø Madura y segura de si misma
Ø Agradable
Ø Amigable
Ø Flexible y adaptable
Ø Diplomática y observadora de la etiqueta
Ø Imparcial
Ø Atentamente
Ø Cooperadora
Ø Humilde
Ø Tolerante y considerada
Ø Leal
Ø Sensible
Ø Animosa
Ø Honesta
Ø Buena apariencia
Ø Puntual
Ø Disponible para capacitar a otra que ocupe su lugar
Ø Dotada de sentido del humor
Ø Entusiasta
Ø Responsable

Uno de los aspectos más importantes que desde el punto de vista técnico y pragmático debe dominar la secretaria y asistente de gerencia por la naturaleza de sus constantes interacciones personales y profesionales es precisamente la comunicación, por la cual pasaremos a profundizar en ella.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Msc. Isabel Jover Jiménez

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