SECRETARIA

Autor: Rodrigo Avila

Diseño de cargos

11-10-2007

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Descripción del cargo de la secretaria en una organización.

A.- Identificación

Nombre del Cargo: Secretaria.
Numero de personas que ocupan el cargo: 1.
Cargo del Jefe Directo: Gerente General.

B.- Resumen del cargo

Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

C.- Actividades regulares

• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.

• Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.

• Recibir la documentación que llega a la empresa.

• Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).

D.- Requerimientos de capacidad y habilidades mentales

Debe tener capacidad para planear sus actividades, acompañado de habilidades en cálculos numéricos, un buen lenguaje y un desenvolvimiento adecuado a su cargo.

E.- Requerimientos físicos

Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentada y caminar dentro de la oficina para transporte de documentos durante su jornada diaria.

F.- Condiciones ambientales

El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y una buena estructura.

G.- Riesgos Físicos

Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo, como caídas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo.

H.- Habilidad manual

Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:

Idioma: Inglés.
Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.
Títulos: Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.
Estudios complementarios: Computación y administración.
Experiencia: que tenga 6 meses de experiencia como mínimo en cargos similares, pudiendo después realizar cursos de perfeccionamiento.

I.- Responsabilidad por decisiones

La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter administrativo.

J.- Responsabilidad por supervisión

El funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante.

K.- Responsabilidad por contactos personales

Con el Gerente General de la empresa y los clientes.

L.- Responsabilidad por exactitud

Errores en el desarrollo de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la empresa.

Rodrigo Avila

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