Medición en los sistemas de gestión

Resumen

La implantación de complejos sistemas de gestión, no pueden ignorar la necesidad de medir, más allá de ser requisito básico de control es la única garantía de conocer la efectividad de los procesos relacionados y de control que requiere la organización que decide gestionar bajo un enfoque sistémico sus operaciones o parte de ellas, para aventajarse y generar ahorros funcionales. Para que el sistema trabaje en función de la organización y no al revés, será necesario establecer objetivos claros, períodos y responsabilidades  en  el  tiempo  medibles  y  entendidas  por  los  involucrados.  De  otra manera cualquier medición será aislada, y absurda.

Definiciones

  • Indicadores: Es el diseño de una medición, para cuantificar magnitudes relacionadas con el desempeño y cumplimiento de los criterios de éxitos de un proceso o actividad.
  • Medir: Es el proceso de obtención de datos requeridos para el indicador, lo cual se transformara en información.
  • Alcance: Medición general de los procesos dentro de un sistema de gestión.

Medición en los sistemas de gestión. ¿Qué Medir?

Los sistemas de gestión como modelos de trabajo para manejar procesos, operaciones y actividades dentro de las organizaciones, son un conjunto de recursos que al combinarse de forma planificada deben cubrir los objetivos iniciales de su creación, y comprenden el nivel estratégico, táctico y operativo. Justo en el punto donde se genera la información de los diferentes niveles y objetivos del sistema es donde se requiere la lupa para el desarrollo de indicadores, y será la clave para verificar si el sistema de gestión implantado es eficaz a los fines planificados. De esta manera se garantiza que el sistema siempre trabajará en función de los objetivos y por lo tanto no serán procesos aislados dentro  de  la  organización,  obsérvese  la  figura  A  para  entender  gráficamente  donde pueden ser localizados generalmente los puntos de atención para medir:

Figura A

Medición en los sistemas de gestión
Medición en los sistemas de gestión

Ahora bien, pareciera que este esquema no presenta más que una visión con sentido común de los puntos clave donde generar indicadores. Sin embargo pareciera una tendencia generalizada encontrar mediciones fuera de este contexto que  se institucionalizan dentro de las organizaciones como intocables, generando un valor agregado casi negativo  a continuación una lista de características frecuentes:

  • Indicadores con largos períodos de tiempo mostrando el mismo valor.
  • Indicadores desligados de la estrategia corporativa, táctica u operaciones.
  • Indicadores con interpretaciones misteriosas, ocultas o desconocidas.
  • Nadie sabe de los indicadores, sólo lo maneja el jefe del área o la alta gerencia.
  • Todos saben que están en la cartelera, pero nadie sabe cómo contribuye su gestión a esos resultados.

La idea de manejar y mantener un indicador no debe ser visto como capricho o requisito de un sistema, debe ser una herramienta de trabajo que aporte y permita generar ahorros funcionales mediante la toma de decisiones acertadas en base a información real del proceso que se mide. De esta manera los indicadores no sólo serán claves para todos los colaboradores, sino que el sistema puede convertirse en un área de servicio a la orden de los principales procesos organizativos, cubriendo los objetivos reales para el cual fue diseñado. Sin olvidar que no pueden ser eternos, los indicadores cambian en la medida que la organización se mueve,   si van de la mano –indicadores y procesos- los números darán claras señales cuando llegue el momento de mejorar, cambiar o sustituir un indicador por otro. Se debe prestar especial atención cuando el indicador cubre la meta. No necesariamente se han logrado los objetivos…

Conclusiones

Se requiere observación de los objetivos reales en cada etapa o proceso clave, para descubrir los puntos que merecen ser medidos, de esta forma no se desgastarán  recursos  en  vano,  y  las  mediciones  siempre  aportarán  un  valor  que aventajará a la organización.

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Hernández Di Donato Luz Marina. (2014, febrero 7). Medición en los sistemas de gestión. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/medicion-en-los-sistemas-de-gestion/
Hernández Di Donato, Luz Marina. "Medición en los sistemas de gestión". GestioPolis. 7 febrero 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/medicion-en-los-sistemas-de-gestion/>.
Hernández Di Donato, Luz Marina. "Medición en los sistemas de gestión". GestioPolis. febrero 7, 2014. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/medicion-en-los-sistemas-de-gestion/.
Hernández Di Donato, Luz Marina. Medición en los sistemas de gestión [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/medicion-en-los-sistemas-de-gestion/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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