Indicadores de desempeño, metodología para construirlos. Caso Universidad del Bio Bio

Se propone una metodología sencilla para facilitar la construcción de indicadores de desempeño, pertinentes, precisos y útiles, que permitan cuantificar diferentes dimensiones de la actividad de una organización, en este caso de la Universidad del Bío-Bío en Chile.

Propuesta metodológica para la construcción de indicadores en la universidad del Bío-Bío

Las instituciones de educación superior se mueven en un mercado donde existen fuertes asimetrías de información, tanto entre las instituciones y su demanda como al interior de la propia institución. La Universidad del Bío-Bío no es ajena a esta realidad, los alumnos de enseñanza media, sus apoderados, las empresas privadas y los servicios públicos toman decisiones basadas en la información que la Universidad entrega al medio y comparan con información que las demás instituciones también ofrecen en el entorno; pero además, al interior de la propia Universidad se adoptan decisiones con información unidireccional y patrones de comparación limitados.

Los esfuerzos por recopilar y procesar datos para transformarlos en información útil a la toma de decisiones de orden institucional, han estado orientados a la construcción de indicadores de gestión y desempeño académico que se entregan en informes históricos, sin discriminar si lo medido es causa o efecto; ello conduce a que los indicadores no necesariamente estén dando cuenta del logro de los objetivos trazados y de las consecuencias de las acciones y decisiones cotidianas; por consiguiente, tales indicadores tienden a ser poco eficaces para disponer medidas de control que orienten el quehacer institucional.

Para resolver este problema, la Universidad  tiene una  importante capacidad tecnológica que permite administrar y procesar información en tiempo real por medio de un sistema informático corporativo. Esta fortaleza permite definir protocolos para estructurar datos que originen indicadores pertinentes a la toma de decisiones en los diversos niveles de la jerarquía universitaria. Pero ¿cómo identificar aquellos indicadores que son precisos para medir los resultados de un objetivo determinado?, ¿qué variables deben contener los indicadores para optimizar su precisión?

Este trabajo busca dar respuesta a las preguntas anteriores con una propuesta metodológica que facilite la construcción de indicadores que midan, con una precisión aceptable, las diversas dimensiones del quehacer institucional.

Por qué se requieren indicadores de desempeño

Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se puede controlar no se puede gestionar. Este principio en la administración de proyectos es uno de  los pilares básicos en que se sustenta la formulación del plan estratégico de la universidad; así, los indicadores cumplen un rol clave en el desarrollo institucional y su construcción pasa a ser una actividad relevante en el proceso de planificación.

Al construir un indicador hay que tener en cuenta cuatro interrogantes que ayudan a identificar la necesidad de información que, generalmente, requiere un actor externo a la institución1:

  1. ¿Qué está haciendo usted?
  2. ¿Qué tan bien lo está haciendo?
  3. ¿Cómo sabe usted que lo está haciendo bien?
  4. ¿Cómo puede usted demostrar a otros que lo está haciendo bien?

La primera pregunta está claramente vinculada a las actividades contempladas en la misión institucional, mientras que las otras tres están referidas a todas las actividades que permiten llevar adelante la misión de la Universidad. Estas interrogantes inducen a la comparación, sea para establecer una posición relativa, o para determinar qué tan cerca o lejos se está de un estándar de calidad.

De esta forma, quien demanda información lo hace para comparar y así mejorar o corregir las acciones que conducen a un resultado esperado o a una decisión en particular. Los potenciales usuarios del sistema comparan, por ejemplo, perfiles profesionales, valores de aranceles, aportes financieros, disponibilidad de infraestructura, e incluso calidad institucional; por tal razón, se puede señalar que un indicador es una herramienta básica para comparar atributos entre universidades.

La Universidad necesita mostrarse en el mercado de la educación para competir, y las unidades académicas y administrativas internas, mostrarse ante la dirección para dar cuenta de su respectivo quehacer. Este “mostrarse” implica exponer información cuantitativa y cualitativa que refleje la medición de los ámbitos en que se demuestran las ventajas competitivas que justifican el existir institucional. En consecuencia, la acción de medir pasa a ser condición necesaria para reconocer la presencia de variables diferenciadoras en la competitividad.

Qué es un indicador de desempeño

Hemos señalado que un indicador es una herramienta de medición, diferentes autores han dado diversas definiciones del término “indicador” que se complementan entre sí.

La Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda2 chileno define indicador como un “instrumento de medición de las variables asociadas a las metas … que pueden ser cuantitativas o cualitativas”, donde el valor del indicador es un valor de comparación referido a una meta.

El consultor de la CEPAL Héctor Sanín señala que “Un indicador es la expresión de medida de un atributo” donde los atributos están referidos a los resultados esperados en productos específicos o en los objetivos planteados por una organización.

La Red para el Desarrollo de las Ciencias Sociales de la Pontificia Universidad Católica del Perú (Heredia, 2000) define como indicador3 “aquel indicio o señal que proporciona información certera sobre un hecho o suceso y que de esta manera permite  demostrar si  ha tenido  lugar o  si se  logró  aquello que  fue  planificado”, teniendo en cuenta que el indicio tiene que ser factible de ser medido objetivamente (cuantitativamente) por algún medio o escala, inclusive los referidos a las variables cualitativas.

Para la Unidad Regional de Asistencia Técnica de Costa Rica4los indicadores son medidas específicas, explícitas y objetivamente verificables de los cambios que producen las actividades en el proyecto”, en este caso se hace énfasis en que la información proveniente del indicador debe permitir conocer los progresos alcanzados hacia el logro de los objetivos.

A partir de estas  definiciones podemos  rescatar los siguientes denominadores comunes que nos llevan a una definición de indicador:

  1. Instrumento de medición.
  2. Proporciona información objetiva sobre una variable.
  3. Mide los cambios que producen las actividades.

Por lo tanto, podemos acordar que un indicador de desempeño es un instrumento que mide objetivamente los cambios que se producen en una variable, producto de actividades intencionadas.

Esta  definición nos remite a identificar las dimensiones  en que se presentan los cambios que producen las actividades sobre el sistema institucional.

Qué miden los indicadores de desempeño

La Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda chileno5 ha identificado cuatro dimensiones del desempeño de una institución que son factibles de medir; estas son: eficacia, eficiencia, economía y calidad.

  1. Eficacia: se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos  planteados, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. Generalmente se expresan como proporciones.
  2. Eficiencia: describe la relación entre dos magnitudes, la producción física de un bien o servicio y los recursos que se utilizan para alcanzar ese nivel de producto o servicio. Mide el rendimiento de una acción.
  3. Economía: describe la capacidad de la institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros. Los indicadores en esta dimensión reflejan la disciplina presupuestaria, la preservación del patrimonio y la capacidad para generar recursos.
  4. Calidad: si bien la calidad es una dimensión específica del concepto de eficacia, se separa para dar cuenta de la capacidad que tiene la institución para responder en forma oportuna  y directa a  las necesidades de los  clientes, usuarios o beneficiarios. Una manera de medir este concepto es a  través de encuestas periódicas.

Estas dimensiones permiten medir tres ámbitos del desempeño organizacional que han sido definidos por el Ministerio de Hacienda6  chileno, a  saber: procesos, productos e impactos.

  1. Los procesos se refieren a las actividades vinculadas con la forma en que se realiza un determinado trabajo; un proceso es una acción repetitiva que recibe insumos y entrega productos con un cierto valor para quien los recibe.
  2. Los productos son los bienes o servicios recibidos como resultado de un conjunto de acciones; estos productos pueden ser intermedios o finales dependiendo de la etapa del proceso bajo análisis.
  3. Los impactos son los cambios en el comportamiento, estado o actitud de quienes recibieron los productos y que son resultado, en forma exclusiva, de la disponibilidad de estos. Los impactos se caracterizan por tener implícita una dimensión temporal, pueden ser de corto, mediano o largo plazo.

De esta forma, y a modo de ejemplo, un proceso puede ser medido bajo las dimensiones de eficiencia, economía y calidad; un producto por calidad; y un impacto en su eficacia. No obstante para que la medición dé cuenta de los cambios en las variables y sea de una precisión aceptable, el indicador debe tener un conjunto de atributos que aseguren su confiabilidad.

Atributos de un indicador de desempeño

Marcel, citado por De Los Ríos (2000)7, propone que los indicadores, independiente de su tipo, deben reunir los siguientes seis atributos:

  1. Homogeneidad: el indicador debe proveer información que sea comparable en el tiempo y entre instituciones.
  2. Independencia: los valores no deben inducir a ambivalencias, la información no puede estar sometida a manipulación.
  3. Control: los indicadores deben medir solo los resultados obtenidos por medio del desempeño de la institución y no por factores externos no controlables.
  4. Oportunidad: los indicadores deben estar disponibles en un plazo razonable para la evaluación y la toma de decisiones.
  5. Relevancia: los indicadores deben ser pertinentes a la perspectiva de medición.
  6. Costo: La información que será requerida por el indicador debe obtenerse a un costo razonable, es decir el costo de la información no puede superar el beneficio de tenerla a disposición.

Sanín8 (1999) agrega, además, que los indicadores deben ser pocos, su número no puede exceder la capacidad de análisis de quién los va a utilizar, deben cubrir los aspectos más significativos y estar configurados de manera que sean lo que mejor expresa la naturaleza de la medida. De esta forma, los indicadores no pueden ser una colección de datos, deben entregar información útil para la toma de decisiones.

Los indicadores como aproximación a la realidad

Ezra J. Mishan, citado por Molina (2003)9 señala que “es mejor tener una medida bruta de un concepto adecuado, que una medida perfecta de un concepto erróneo”, esta cita debería marcar el rumbo a la hora de construir indicadores de gestión. En la universidad, y no solo en la del Bío-Bío, existe una tendencia a generar un gran volumen de indicadores, pero ¿cuáles miden conceptos que permitan verificar, objetivamente, los cambios en la realidad institucional?

Los indicadores utilizados en la asignación del 5% del Aporte Fiscal Directo (AFD) y en el Programa de Mejoramiento de la Calidad de la Educación Superior (MECESUP 2), del Ministerio de Educación, en su segunda etapa de ejecución, entregan importantes  señales sobre qué se  debe  medir en la universidad para mostrar resultados en la gestión10.

En el área de la docencia, el MECESUP 2, propone medir la eficacia del proceso formativo a través de la tasa de retención en el primer año, la tasa de aprobación de asignaturas, la tasa de titulación por cohorte de ingreso y el tiempo promedio de titulación respecto a la duración de la carrera. Pero ¿cuánto dinero se invierte para aumentar las tasas de aprobación o mejorar los otros indicadores? La respuesta a esta interrogante daría una idea de la eficiencia en el gasto de los recursos fiscales.

La productividad científica, para el AFD, se mide a través del número de proyectos de investigación con financiamiento externo y número de artículos publicados en revistas de corriente principal. Pero ¿quién consume esta producción, o solo se almacena para tener stock11?.   La respuesta parece encontrarse en las empresas que demandan I+D+i.

Cuando nos preguntamos cómo se ha  modificado la realidad de la  universidad producto de los impactos de las actividades que se desarrollan, vamos a encontrar una serie de conceptos que no tienen una observación sensible (abstractos), como calidad del aprendizaje, satisfacción de los estudiantes, calidad del entorno laboral, imagen corporativa, entre otros.  Estos conceptos se denominan “constructos o conceptos no observacionales” (Cortada, 2001)12  y no tienen referentes empíricos inmediatos, lo que obliga a establecer una definición operacional para obtener mediciones de dicho concepto. Así, los indicadores deben nacer de las definiciones operacionales de los constructos utilizados en el lenguaje de gestión universitaria.

Como bien lo señala Zurita (2002)13, explicar e interpretar la realidad es una tarea compleja que exige diferentes enfoques y herramientas. En este sentido, los indicadores son herramientas para construir una idea resumida del funcionamiento de una determinada realidad, cuya contribución es aportar elementos de juicio para interpretarla; ello concuerda con lo expresado por Sanín14, en orden a que una idea resumida se debe expresar por medio de un conjunto limitado, pero significativo, de indicadores.

Construyendo indicadores de desempeño

Con anterioridad se dijo que los indicadores ayudan a formar una idea de la realidad y apoyan a la toma de decisiones que afectará esa realidad. Estos indicadores pueden tener un carácter cualitativo o cuantitativo. Son cualitativos cuando las mediciones están referidas a verificar el cumplimiento de ciertas características de un concepto, y cuantitativos cuando la medición del concepto tiene una expresión numérica y es el resultado de cálculos proporcionales entre variables.

Por lo tanto, la primera pregunta a formularse es ¿qué dimensión de la realidad se necesita mostrar, por qué y para qué?, y a continuación ¿la dimensión que voy a medir tiene un carácter cualitativo o cuantitativo? De la respuesta a estas preguntas va a depender el tipo de variables que se van a utilizar en la medición de los conceptos.

En un paso posterior cabe preguntarse ¿el concepto que se va a medir, es perceptible o es abstracto? De la respuesta dependerá la metodología de cálculo, la cual será una fórmula directa o una función derivada de la definición de algún constructo.

Luego, se debe verificar el costo (en tiempo o dinero) que significa, por una parte, obtener los datos para alimentar las variables ¿están disponibles o hay que recopilarlos?, y por otra, ¿cuánto cuesta construir la metodología de cálculo?

A partir de estas preguntas, se propone seguir la siguiente ficha para diseñar (construir) un indicador de desempeño:

Ficha para diseñar (construir) un indicador de desempeño

Cada ficha debe codificarse para ser referenciada en las bases de datos y en los sistemas de control de gestión, estos códigos pueden estar referidos, en su número, a la línea estratégica (primer dígito), objetivo general (segundo dígito), objetivo específico (tercer dígito) y resultado o meta (cuarto dígito). Esta codificación puede variar dependiendo de la estructuración del plan estratégico.

Ejemplo:

Ejemplo de ficha para construir un indicador de desempeño

De esta manera, la construcción de un indicador de desempeño, y su utilización, queda claramente fundamentada, evitándose así, indicadores que entreguen señales espurias, sin relación a objetivos de planes, o que no sean pertinentes a la medición de resultados.

Consideraciones finales

La construcción de planes operativos, el seguimiento de  los  proyectos del fondo competitivo MECESUP, el cumplimiento de los compromisos en los procesos de acreditación institucional y de carreras, plantean la necesidad de  contar con indicadores adecuados que den midan los avances y resultados logrados con las intervenciones que están llevando a cabo las distintas unidades académicas y administrativas de la universidad.

Los indicadores a construir deben  generar mediciones útiles para la toma de decisiones de las autoridades en los diferentes niveles jerárquicos y áreas estratégicas de la universidad; deben proporcionar información relevante y de fácil comprensión para identificar de manera oportuna las desviaciones en las metas y objetivos señalados en los planes.

Por lo tanto, al iniciar el diseño de un indicador de desempeño deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

  • Qué se necesita medir.
  • Por qué y para qué se va a realizar esa medición.
  • Quién va a utilizar las mediciones.
  • Cómo se va a obtener y mostrar la información.

En el caso de los indicadores de tipo financiero, suele existir claridad en los aspectos antes señalados, la dificultad se presenta cuando los indicadores son de tipo no financiero y, especialmente, cuando la medición recae en constructos que deben ser definidos operacionalmente para su evaluación.

La  ficha  antes  propuesta, busca  ser un  apoyo para sistematizar los diferentes aspectos que deben tenerse en cuenta en la construcción de un indicador. Si bien siempre está la posibilidad de incluir sesgos en las mediciones, el contar con un registro de los antecedentes utilizados en el diseño de los indicadores, permite contar con los supuestos o hipótesis que están en la base de los procesos de decisión.

Bibliografía

  • Averson, P. 1999. Designing Metrics for Government Agency Performance. Artículo disponible en Internet www.balancedscorecard.org/metrics/triage.html
  • Chile – Ministerio de Educación. 2006. Resolución N.º 301 del 19 de julio de 2006. División Jurídica. Santiago.
  • Chile – Ministerio de Hacienda. 2004. Instrucciones para  la  formulación de indicadores de desempeño año 2004. Documento de la Dirección de Presupuestos, disponible en Internet: www.dipres.cl
  • —————————. ¿Por qué medir indicadores de gestión? Documento de la Dirección de Presupuestos, disponible en Internet: www.dipres.cl
  • Cortada, N. 2001. Constructos Psicológicos y Variables. En: Psicología y Psicopedagogía, publicación virtual de la Facultad de Psicología y Psicopedagogía de la Universidad del Salvador. Año II N.º 2. Argentina.
  • De Los Ríos, D. 2000. Indicadores de Calidad y Eficiencia en la Educación Universitaria. Estudio de Casos N.º   44, Tesis de Magíster en Gestión y Políticas Públicas, Universidad de Chile. Pág. 26.
  • Heredia, J. 2000. Planificación y Estrategia en las Organizaciones Contemporáneas.
  • Guía metodológica de la Red para el Desarrollo de las Ciencias Sociales, Pontificia Universidad Católica del Perú.
  • León,  J.   et  al.  2003. Planificación   Estratégica.   Programa  de  Apoyo  a  la Implementación de Proyectos. Unidad Regional de Asistencia Técnica, Costa Rica.
  • Molina, C. 2003. Matriz de Marco Lógico una herramienta de  formulación de proyectos. Documento Curso Internacional para Gerentes. Escola Politécnica da    UFBA,  Salvador,  Bahía.  Disponible  en  Internet:  www.disaster-info.net/LIDERES/portugues/03/index.htm
  • Sanín, A. 1999. Control de gestión y evaluación de resultados en la gerencia pública.
  • Serie Manuales N.º 3, Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social. Santiago de Chile.
  • Zurita, R. 2002. Los Indicadores ¿un invento desafortunado?. En: Indicadores Universitarios: Experiencias y Desafíos Internacionales. Centro Interuniversitario de Desarrollo – CINDA. Santiago de Chile.

Notas

1 Averson, P. 1999. Designing Metrics for Government Agency Performance. Artículo disponible en Internet www.balancedscorecard.org/metrics/triage.html (fecha consulta: 6 de mayo de 2004).

2 Chile – Ministerio de Hacienda. ¿Por qué medir indicadores de gestión? Documento de la Dirección de Presupuestos, disponible en Internet: www.dipres.cl

3 Heredia, J. 2000. Planificación y Estrategia en las Organizaciones Contemporáneas. Guía metodológica de la Red para el Desarrollo de las Ciencias Sociales, Pontificia Universidad Católica del Perú.

4 León, J. et al. 2003. Planificación Estratégica. Programa de Apoyo a la Implementación de Proyectos. Unidad Regional de Asistencia Técnica, Costa Rica.

5 Chile – Ministerio de Hacienda. 2004. Instrucciones para la formulación de indicadores de desempeño año 2004. Documento de la Dirección de Presupuestos, disponible en Internet: www.dipres.cl

6 Op. cit.

7 De Los Ríos, D. 2000. Indicadores de Calidad y Eficiencia en la Educación Universitaria. Estudio de Casos N.º 44, Tesis de Magíster en Gestión y Políticas Públicas, Universidad de Chile. Pág. 26.


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8 Sanín, A. 1999. Control de gestión y evaluación de resultados en la gerencia pública. Serie Manuales N.º 3, Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social. Santiago de Chile.

9 Molina, C. 2003. Matriz de Marco Lógico una herramienta de formulación de proyectos. Documento Curso Internacional para Gerentes. Escola Politécnica da UFBA, Salvador, Bahía. Disponible en Internet: www.disaster-info.net/LIDERES/portugues/03/index.htm


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10 Chile, 2006. Resolución N.º 301 del 19 de julio de 2006. División Jurídica del Ministerio de Educación. Santiago.

11 Término usado frecuentemente por los comerciantes cuando se refieren a producción mantenida en bodega.


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12 Cortada, N. 2001. Constructos Psicológicos y Variables. En: Psicología y Psicopedagogía, publicación virtual de la Facultad de Psicología y Psicopedagogía de la Universidad del Salvador. Año II N.º 2. Argentina.

13 Zurita, R. 2002. Los Indicadores ¿un invento desafortunado?. En: Indicadores Universitarios: Experiencias y Desafíos Internacionales. Centro Interuniversitario de Desarrollo – CINDA. Santiago de Chile


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14 Op. Cit. Página 6.

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Banda Cheuquepán Freddy. (2020, octubre 23). Indicadores de desempeño, metodología para construirlos. Caso Universidad del Bio Bio. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/indicadores-de-desempeno-metodologia-para-construirlos/
Banda Cheuquepán Freddy. "Indicadores de desempeño, metodología para construirlos. Caso Universidad del Bio Bio". gestiopolis. 23 octubre 2020. Web. <https://www.gestiopolis.com/indicadores-de-desempeno-metodologia-para-construirlos/>.
Banda Cheuquepán Freddy. "Indicadores de desempeño, metodología para construirlos. Caso Universidad del Bio Bio". gestiopolis. octubre 23, 2020. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/indicadores-de-desempeno-metodologia-para-construirlos/.
Banda Cheuquepán Freddy. Indicadores de desempeño, metodología para construirlos. Caso Universidad del Bio Bio [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/indicadores-de-desempeno-metodologia-para-construirlos/> [Citado el ].
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