Lineamientos de una auditoría de calidad

Introducción

ISO 9004:2009 Gestión para el éxito sostenido. Un enfoque de gestión de la calidad: es la norma internacional que promueve la autoevaluación como una herramienta importante para la revisión del nivel de madurez de la organización, cubriendo su liderazgo, estrategia, sistema de gestión, recursos y procesos para identificar áreas fuertes y débiles y oportunidades para la mejora, la innovación o ambas.

Toda organización quiere demostrar la eficacia del sistema de gestión de calidad implantado y por lo que es necesario la auditoria de calidad, que tiene como fin ayudar a la entidad a establecer y mejoras sus políticas, objetivos y otros puntos de calidad.

Esto le sirve a la organización para tener confianza sobre su sistema de calidad y cumplir con los requisitos del cliente. Además, que pueden obtener certificados de gestión de calidad.

El Auditor es la persona que podrá realizar los trabajos de auditoría con el fin de vigilar la legalidad, honestidad, oportunidad, desempeño y transparencia en el ejercicio de los recursos, así como el comportamiento de las personas que intervienen en los procesos y procedimientos administrativos.

Objetivos de la Auditoría

  • La auditoría se debe hacer de acuerdo en objetivos definidos por el cliente (empresa o persona auditada).
  • Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoría.
  • Una auditoría de calidad se basa en información definida y documentada,
  • La auditoría se hará solo si el auditor considera que existe información suficiente y apropiada; si existen los recursos adecuados que respalden la información y si existe cooperación por parte de la entidad auditada.

Perfil y Responsabilidades del auditor

El equipo que llevará a cabo la auditoría está formado por el auditor y demás miembros, los cuales deben ser objetivos y libres de conflictos de intereses durante la auditoría. También los miembros deben tener conocimientos, habilidades y experiencia para cumplir con el cargo.

El auditor tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir.

Debe comunicar con el cliente el alcance de la auditoría; tener la información de respaldo necesaria; tener un equipo auditor y dirigir sus actividades; preparar los documentos de trabajo; realizar informes de la auditoría con el cliente.

Responsabilidades del auditado

Definir los objetivos de la auditoría; dar los recursos necesarios para realizar la auditoría: aprobar el plan de auditoría: recibir el informe de la auditoría; informar a los empleados sobre la auditoría y sus objetivos; pedir a su personal que sirvan como guías a los auditores dentro de la empresa y dar acceso a los auditores en las instalaciones.

Alcances de la Auditoría

El alcance de la auditoría debe estar establecido entre el cliente y el auditor. El alcance son límites del trabajo a realizar, con los que se pueden alcanzar los objetivos incluyendo el período a revisar y los programas a desahogar.

Plan de Auditoría

Un plan de auditoría se debe comunicar al cliente, el cual debe dar su autorización para llevarlo a cabo.

El plan debe incluir: los objetivos y alcance de la auditoría; cual criterio se usa para realizar la auditoría, identificación de las unidades de la organización y áreas a ser auditadas; identificar a los responsables del aspecto de calidad; identificar aspectos de calidad importantes y documentos de referencia; el tiempo y cuánto durarán las entrevistas e inspecciones; fecha y lugar de la auditorias; cronograma de reuniones y contenido del informe.

Los programas de trabajo son el resultado de la planeación y contiene los procedimientos que se usarán, el tiempo, el momento en que aplicarán y el personal que lo ejecutará. También se debe elaborar por escrito cronogramas específicos de revisión, lo que hace que las auditorías se hagan con eficiencia.

Documento de Trabajo

Los documentos de trabajo que utiliza el auditor deben contener: forma en que se documentará las evidencias que apoyen los resultados; los procedimientos utilizados para evaluar y los registros de reuniones.

Todos los documentos de trabajo se deben mantener hasta que se complete la auditoría y la información confidencial se debe resguardar.

Deben realizarse con claridad, pulcritud y exactitud; deben contener los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicas examinadas, así como sobre las desviaciones.

Actividades

Reunión Inicial

Con el propósito de presentar los realizadores de la auditoría ante la gerencia; revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoría y establecer los tiempos; informar de manera breve el método y procedimientos a utilizar; solicitar los recursos y facilidades que se necesiten; y pedir la cooperación del auditado.

Detección de Evidencia

La información apropiada se debe documentar como evidencia de la auditoría. La información que sea evidencia debe tener calidad y cantidad.

La evidencia de la auditoría se debe recolectar por medio de entrevistas, revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones. Además, esta información recopilada se debe verificar con información de respaldo de fuentes independientes.

El auditor debe actuar cuidado profesional al dar seguimiento a los indicios de actos ilícitos, para no interferir con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en lo futuro.

Resultados de la Auditoría

Se debe revisar toda la evidencia de la auditoría para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC. El equipo auditor debe documentar y respaldar la evidencia que no cumplió los criterios.

La evidencia constatada durante la auditoría de calidad será solamente una muestra de la información disponible, esto porque la auditoría de calidad se realiza durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados.

El auditor de tomar en cuenta las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoría constatada y la fiabilidad de los resultados, para planear y ejecutar la auditoria.

Se debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la auditoría, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada.

Reunión final

Después de la fase de recopilar evidencia y antes de preparar un informe de la auditoría, se debe tener una reunión con la gerencia y responsables de las áreas auditadas con el fin de presentar los resultados de la auditoría y resolver cualquier desacuerdo.

Informe

Los resultados de la auditoría deben ser comunicados al cliente en un informe escrito, el cual debe incluir: los datos del cliente; los objetivos y alcance acordados; los criterios contra los que se realizó la auditoría; el periodo que se llevó; las fechas; el equipo auditor; el personal de la empresa que participaron; un resumen del proceso de auditoría; las conclusiones; y declaración de confidencialidad de la información.

Conclusión

La auditoría es de suma importancia para las actividades de la empresa y nos ayuda a brindar un mejor servicio a los clientes. Para la empresa debe significar una filosofía de mejoramiento continuo.

Además, el tener un buen control de calidad es una garantía para la empresa como para los clientes, sabiendo que el producto o servicio es conforme a lo requerido. Por lo que es importante que el auditor y la empresa tengan una buena comunicación y la mayor cooperación posible para proveer los recursos que se necesiten. Por último es necesario que el auditor y su equipo estén bien capacitados.

Bibliografía

1. ISO 9004:2009 Gestión para el éxito sostenido. Un enfoque de gestión de la calidad

9004 2009.pdf

2. Qué son las auditorías de sistemas de calidad y tipos de auditorías

http://www.analizacalidad.com/docftp/fi198auditorias.pdf

3. Empresas certificadas con iso 9004

http://prezi.com/2giahy0ejgry/empresas-certificadas-con-iso-9004/

4. Auditoría del sistema de gestión de calidad. Jenaro Romero Pastor.

http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/audisiscal.htm

5. Tribunal de lo contencioso de lo administrativo del distrito federal. Contraloría interna. Lineamientos generales de auditoria.

http://www.tcadf.gob.mx/transparencia/LineamientosDeAuditoriaTCADF.pdf

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Ameca Carreón José Alberto. (2014, octubre 1). Lineamientos de una auditoría de calidad. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/lineamientos-de-una-auditoria-de-calidad/
Ameca Carreón, José Alberto. "Lineamientos de una auditoría de calidad". GestioPolis. 1 octubre 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/lineamientos-de-una-auditoria-de-calidad/>.
Ameca Carreón, José Alberto. "Lineamientos de una auditoría de calidad". GestioPolis. octubre 1, 2014. Consultado el 11 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/lineamientos-de-una-auditoria-de-calidad/.
Ameca Carreón, José Alberto. Lineamientos de una auditoría de calidad [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/lineamientos-de-una-auditoria-de-calidad/> [Citado el 11 de Diciembre de 2016].
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