La organización como componente del proceso administrativo

Introducción

Las organizaciones sociales existen desde el momento en el que el ser humano empezó a vivir en sociedad. A pesar de que éste es un término muy de moda y actual, las organizaciones sociales pueden tomar muchas formas diversas y así ha sido a lo largo del tiempo. Una de las características principales con las que debe contar una organización social es la de contar con un grupo de personas que compartan elementos en común, similares intereses, similares valores o formas de actuar ante determinadas situaciones. Al mismo tiempo, las organizaciones sociales se establecen siempre con un fin, por ejemplo cambiar la realidad que rodea a sus miembros, aportar discusiones sobre determinados temas o simplemente compartir un momento específico.

Del mismo modo que la sociedades y las instituciones humanas son complejas, las organizaciones sociales también pueden volverse altamente complejas y hasta conflictivas. Para evitar esto, deben contar con un sistema más o menos rígido de jerarquías que organizan las diferentes tareas, establecen diversas funciones y marcan los objetivos así como también los resultados a conseguir.

Las organizaciones sociales en la actualidad son algunas de las formas más importantes en lo que respecta a tratar de construir un mundo mejor. Muchas veces, las organizaciones sociales de tipo no gubernamental (también llamadas ONG) se establecen en los espacios donde el Estado no llega y deja huecos de atención y cuidado para aquellos que más lo necesitan.

Definición

Se entiende por organización social a toda aquella agrupación de personas que se establece a partir de elementos compartidos, ideas en común, formas similares de ver al mundo. Además, es importante para que tal grupo de personas sea considerado una organización social que exista un objetivo a realizar, sea este solidario o particular. Esto es así ya que una organización social debe existir siempre por una razón y no por espontáneas variables causales (en cuyo caso no estaríamos hablando de organizaciones sociales sino más bien de expresiones comunes de ciertos grupos sociales).

Importancia de la organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

  1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
  2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
  3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
  4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.
  5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede ser considerado como la Hipótesis de una problemática, teniendo posteriormente un Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de acciones que se llevan a acabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un Objetivo que presenta la llegada a una Conclusión en particular.

Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es una forma de Organización, siendo importante la aplicación de una estructura para poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se descarta la compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de ella, sobre todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla.

Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder lograr un objetivo determinado a través de los Recursos Humanos, siendo derivado del Talento del Individuo y contando a su vez con otras organizaciones derivadas de la misma que permiten elaborar una Metodología de Trabajo para lograr un fin específico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de Trabajo por sobre el cual elaboraremos y desarrollaremos las actividades.

De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos Grupos Sociales que persiguen una finalidad específica, distribuyendo las tareas y actividades a realizar acorde a cada Habilidad Humana que se facilita para una actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la realización de una finalidad propuesta.

Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino que simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre estos dos individuos el principio fundamental de la Cooperación, esto es, que ambas personas puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en conjunto para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas de Convivencia y otra clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el trabajo o las actividades sociales a realizar.

En cuanto a las Estructuras de Organización, éstas están fundamentadas principalmente en la forma que adoptan generalmente dadas por las Reglas Explícitas que regulan estas organizaciones, o bien por la estructura que está dada por la Administración elegida para una Organización, encontrándose ella en todo grupo social.

Informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las Organización informal:

Organización informal:

  • Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
  • Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
  • La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
  • Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.
  • La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

  • Listar todas las funciones de la empresa.
  • Clasificarlas.
  • Agruparlas según un orden jerárquico.
  • Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
  • Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
  • Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
  • El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

Departamentalización
Departamentalización

2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Departamentalización
Departamentalización

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa

Departamentalización
Departamentalización

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

Departamentalización
Departamentalización

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

Departamentalización
Departamentalización

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

Departamentalización
Departamentalización

Autoridad y responsabilidad

La autoridad

La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto de la persona que lo ocupe) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Se trata, por supuesto, de un tipo de poder, pero de poder en el marco de una organización.

Hoy día se ha tornado muy difícil el ejercicio de la autoridad; la desorientación reinante es tal que se confunde el ejercicio de la autoridad con la manipulación, la autoridad rectamente entendida con el autoritarismo, y la sana democracia con la anarquía asamblearía. Los detractores de la autoridad olvidad una observación sociológica básica: la universal necesidad de la autoridad como instrumento de orden y de economía social. Donde quiera que veamos una realidad social –desde una tribu primitiva hasta el consejo de administración de una empresa– allí nos topamos con la observación de hombres y mujeres que ejercen su influencia y toman iniciativas sobre los demás. Por supuesto, como toda obra humana, el ejercicio de la autoridad está sujeto a la posibilidad de error y de corrupción, como decía Aristóteles “el poder corrompe”, pero ello no invalida su carácter de auténtica exigencia social.

Las dificultades por las que atraviesa el ejercicio de la autoridad en las organizaciones modernas son el resultado de diversos factores concomitantes:

  1. La elevación del nivel educativo, que confiere un mayor criterio e induce a pedir más protagonismo en las decisiones.
  2. La elevación del nivel de vida, que reduce la dependencia económica del sujeto y que, consiguientemente, le confiere más poder frente a las organizaciones (como observa Rostow, la difusión de bienes, fruto del crecimiento económico, genera una difusión del poder).
  3. La creciente complejidad del funcionamiento de las empresas; esta complejidad exige una estrecha coordinación de esfuerzos entre profesionales, que ha de asentarse más sobre la colaboración que sobre la imposición.
  4. El desarrollo de una más clara conciencia de la dignidad humana, que lleva a pedir más  participación

La autoridad se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar órdenes y esperar que se obedezcan. El principio de autoridad era un dogma básico de los escritores clásicos. Se le veía como adhesivo que unía a la organización. Debía delegarse hacia abajo, a los gerentes subordinados, dándoles ciertos derechos mientras se les fijaban ciertos límites dentro de los que deberían operar.

Cada puesto administrativo tiene ciertos derechos específicos de quienes los ocupan adquieren por la jerarquía o título del puesto. Por tanto, la autoridad se relaciona con la posición de un dentro de la organización, y pasa por alto las características personales del administrador individual. De hecho, nada tiene que ver con el individuo en forma directa. La expresión “¡el rey a muerto; viva el rey!” ilustra este concepto. Quienquiera que sea el rey, adquiere los derechos inherentes a dicho cargo. Cuando queda vacante un puesto de autoridad, la persona que dejo el puesto ya no tiene ninguna autoridad. La autoridad permanece con el puesto y su nuevo ocupante.

Cuando delegamos autoridad, delegamos una responsabilidad paralela. Esto es, cuando a uno se le dan “derechos”, también se adquiere la “obligación” correspondiente para desempeñarlos. La asignación de autoridad sin responsabilidad crea oportunidades para el abuso, y a nadie debería tenérsele por responsable de algo lo que no tiene ninguna autoridad.

En cualquier área de servicios al cliente de una organización, es imprescindible fomentar la filosofía del servicio, el desarrollo del conocimiento, y el mejoramiento continuo KAIZEN, entre otros, ya que conforman el principal motor de los procesos y estrategias planteadas como parte de las funciones y definición de cada área. Así, una buena conducción o liderazgo en este ámbito, pondría de relieve la importancia del compromiso con el servicio de los empleados para con el cliente, el cual es el principal activo de una empresa de servicios. Cuando este liderazgo sea capaz de inspirar, motivar, enseñar los valores y dirección hacia la excelencia en el servicio a los empleados, se puede lograr que éstos se comprometan en brindar una alta calidad de servicio al cliente con compromiso, motivación y lograr así, un efectivo trabajo en equipo.

El buen servicio no es una idea romántica más de quienes investigan y enseñan sobre gerencia. En el mundo cada vez más competitivo en que se desarrollan hoy los negocios, el servicio es, frecuentemente lo que le permite a una empresa ganarles en el mercado a otros competidores, por muy grandes que sean.

Un comité es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una organización, institución o entidad tienen establecidas determinadas competencias.

Un ejemplo de comité lo constituyen los comités de empresa.

Se considera Alta Dirección a los directivos con cargo más alto en una organización.   El Presidente, los Directores Generales y los Directores de las distintas áreas o departamentos. En las empresas, la Alta Dirección forma parte del Comité Directivo o Comité Ejecutivo que se reúne con una frecuencia determinada y marcan la línea estratégica a seguir por esa Compañía. En el organigrama de las empresas, el cargo más alto es el C.E.O. (siglas del anglicismo Chief Executive Officer) que en los países de habla hispana se denomina Presidente.

Son aquellas personas encargadas para un asunto. Órgano dirigente de un partido político o de una de sus secciones, órgano representativo de los trabajadores de una empresa o centro de trabajo para la defensa de sus intereses.

También existen los comités de expertos en alguna materia y son grupos donde se reúnen para discutir proyectos, teorías o normas referentes a un tema.

Conclusión

Se ha nombrado a  cada uno de los pasos del proceso administrativo. Pero ¿qué importancia tiene este para los administradores profesionales y los administradores empíricos?

Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra innato en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas,  ya que el solo hecho de pensar y planear una acción siempre están relacionados con obtener una meta o un objetivo, por tanto al hacer planes mentalmente y los objetivos que nos fijamos son motivados por determinados factores que nos impulsan a orientar el pensamiento y acciones a lo  que se desea  y queremos lograr.

Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y trate de lograr los objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en administrador ya sea empírico o profesional.  Además el estudio de la administración sirve  para que las personas mejoren la realización de sus actos.  Y es aquí donde encontramos la importancia del proceso administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar en el momento indicado y no solo como la mente humana lo adecue, no se puede controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas de acuerdo a la importancia de cada una de ellas, porque cada persona es administradora de su propia vida eficaz o ineficazmente y de acuerdo a la forma como la administre tendrá la capacidad de conducir  un grupo ya sea sin o con  el conocimiento necesario.

“… Se necesitan personas que hagan sentir a su equipo que la empresa no son ni sus edificioa, ni su estado de pérdidas y ganancias. Para el cliente, los ojos y la cara de la empresa, son los ojos y la cara de los empleados con los que ha estado en contacto. Para un empleado, los ojos y la cara de la empresa son los ojos y la cara de sus directivos. En esa perspectiva, los clientes son el garante y la razón de ser de la empresa”. Luis María Huete

Fuentes de Información / Bibliografía

  • FRENCH, W / BELL, Cecil Jr. “Desarrollo Organizacional” 5º Eric.
  • ORTUETA, Lucas. “Organización Científica de Empresas”. 1º Eric.
  • Sistema Nacional de Administración Pública. Normas de Organización.
  • STONER, James / FREEMAN, Edward. “Administración”. 5º Eric.
  • CHIAVENATO, Idalberto. “Principios de Administración”. 5º Eric.
  • TERRY, Geoge. “Principios de Administración”. 2º Eric.
  • SALAZAR Larraín, Luis. “Organización y Métodos” 7º Eric.
  • GUERRA Cruz, Guillermo. “Organización y Métodos”. 5º Eric.
  • KOONTZ, Harold / WEIHRICH, Heinz. “Administración – Una Perspectiva Global”. 11º.

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Guillen Pérez Yesenia. (2013, agosto 5). La organización como componente del proceso administrativo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/la-organizacion-como-componente-del-proceso-administrativo/
Guillen Pérez, Yesenia. "La organización como componente del proceso administrativo". GestioPolis. 5 agosto 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/la-organizacion-como-componente-del-proceso-administrativo/>.
Guillen Pérez, Yesenia. "La organización como componente del proceso administrativo". GestioPolis. agosto 5, 2013. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/la-organizacion-como-componente-del-proceso-administrativo/.
Guillen Pérez, Yesenia. La organización como componente del proceso administrativo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/la-organizacion-como-componente-del-proceso-administrativo/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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