Integración de sistemas de gestión: calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo

La integración de sistemas de gestión de la
calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud
en el trabajo
Palabras claves: sistema de gestión, calidad, medio ambiente, seguridad y salud
en el trabajo, sistemas integrados de gestión.
Resumen
Para la implantación de sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la
seguridad y salud en el trabajo existen, entre otros enfoques, modelos
normalizados. Estos modelos tienen elementos comunes como son: la filosofía y
los principios para la gestión, los procesos y actividades y los componentes. En
este trabajo se resumen los principales requisitos para cada uno de estos
sistemas, se analizan en su conjunto y se valoran las ventajas y desventajas de la
integración. Además se analiza el modelo propuesto por la PASS 99 aprobado por
la ISO en el 2007 como modelo para la integración de los sistemas de gestión y se
plantean consideraciones para su implantación.
Contenido
Introducción ............................................................................................................. 2
Desarrollo ................................................................................................................ 4
Sistema de gestión de la calidad ......................................................................... 4
Sistema de gestión de la calidad según ISO 9001.2008. ................................. 5
Sistema de gestión ambiental según ISO 14001:2004 ........................................ 9
Enfoque normalizado para la gestión ambiental. Normas NC 14000 ............... 9
Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo .................................. 12
Enfoque normalizado para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Normas NC 18000. ........................................................................................ 13
Aspectos comunes para los sistemas de gestión .............................................. 15
Sistemas integrados de gestión ......................................................................... 18
Ventajes y desventajas de la integración ....................................................... 18
Enfoques y modelos para la integración ........................................................ 20
Criterios a considerar para implantar un sistema integrado de gestión. ......... 23
Conclusiones ......................................................................................................... 25
Bibliografía ............................................................................................................ 26
ANEXO 1 MODELO PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO. ........... 28
Introducción
Una organización puede definirse como el conjunto de personas e instalaciones
con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. Esta
organización debe gestionarse de manera que se cumpla con sus objetivos y se
de respuesta a demandas que le imponen todas las partes interesadas.
La dinámica de estas exigencias ha provocado el origen y evolución de filosofías
de gestión, también denominadas de administración, de dirección y otros términos
sin grandes diferencias en su esencia y contenido.
Por su complejidad, la gestión empresarial tiene un carácter multidimensional
abarcando todos los componentes del sistema y se realiza en tres niveles:
estratégico, táctico y operativo.
Las tendencias más generalizadas, e incluso internacionalmente normalizadas, en
diferentes modelos de gestión se basan en la aplicación del ciclo:
PLANEAR: Definir lo que se desea alcanzar, el tiempo, los medios y formas de
alcanzarlos.
HACER (IMPLEMENTAR): Se concreta el resultado de la planificación.
VERIFICAR (CONTROLAR): Comparar el desempeño real (la implementación)
con lo planificado.
ACTUAR (MEJORAR): Tomar acciones que contribuyan a solucionar las
desviaciones en cualquiera de las etapas anteriores.
Este ciclo debe conducir a la organización a la mejora continua y a su crecimiento.
También existe coincidencia en que en las organizaciones deben implantarse
“sistemas de gestión”, que garanticen de manera sistemática y ordenada la
aplicación del ciclo, y que la gestión es más efectiva si se realiza por procesos.
Para la implantación de estos sistemas existen diferentes enfoques pero son
bastante aceptados los modelos normalizados. En una organización deben
implantarse, entre otros, los siguientes sistemas:
Sistemas de gestión de la calidad (ISO 9001:2008).
Sistemas de gestión ambiental (ISO 14001:2004).
Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (OHSAS 18001,
cuya esencia ha sido incorporada por varios países a normas nacionales).
Para todos estos sistemas existen elementos comunes que hacen de su
integración una alternativa recomendada para las organizaciones. El objetivo de
este trabajo es, partiendo de los principales requisitos exigidos para cada sistema,
realizar un análisis de estos elementos comunes y de las ventajas y desventajas
de su integración.
Desarrollo
Sistema de gestión de la calidad
El término calidad ha evolucionado con el decursar del tiempo adquiriendo
actualmente un carácter multisemántico y multidimensional. Conceptos de
diferentes autores (Juran, J. M, Yamaguchi, K, Michelena E., Moreno P., ISO,)
coinciden en incluir, de diferentes maneras, los siguientes aspectos1
Se relaciona con las características inherentes a un producto.
Consiguen satisfacer necesidades de diferentes partes interesadas
haciéndolo satisfactorio,
No es un resultado casual,
Tiene un carácter multidimensional.
Estos conceptos son consecuencia de una evolución aparejada al desarrollo de la
formas de obtener la calidad, desde la inspección hasta la Gestión Total de
Calidad. Es de destacar que así como el concepto se ha enriquecido sin perder la
esencia del que le antecede, las etapas para el logro de la calidad no desecha la
anterior sino le incorpora nuevas técnicas, herramientas y principios y la
contextualiza según las necesidades del entorno reconociendo aportes de formas
anteriores.
La “última etapa” para el logro de la calidad se conoce indistintamente como
Gestión Total de Calidad (o por sus siglas en inglés, TQM), Administración Total
de calidad, Aseguramiento Total de la calidad. Puede definirse como el conjunto
de actividades extendidas a todas las áreas, operaciones, procesos y
departamentos de una organización (es decir, extendidas a toda la organización)
que tiene como objetivo enviar productos o servicios libres de defectos, en el plazo
requerido y que satisfagan plenamente a los clientes, acomo elevar el nivel de
1 Colectivo Calidad Dpto Ingeniería Industrial. Análisis de los enfoques de la gestión de la calidad.(Material
Docente)
calidad de todas las operaciones de la empresa, y que se consigue con un claro
compromiso de la dirección y a través de una completa participación de todos los
empleados.2
La gestión de la calidad, al igual que la gestión empresarial exige la implantación
de sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la
calidad3. Estos sistemas de gestión pueden implantarse a partir de:
Aportes de los Gurús de la calidad: Juran, Deming, Feigenbaum, Crosby,
Ishikawa, entre otros.
Requisitos de los premios y modelos de excelencia regionales y nacionales:
Modelo Europeo (EFQM), premio Iberoamericano de la calidad, Premios de
Calidad Nacionales entre otros
Enfoques normalizados: ISO 9001:2008
Sistema de gestión de la calidad según ISO 9001.2008.
La familia de normas ISO 9000 es editada por el comité Técnico 176 de la ISO. La
primera versión se aprobó en 1987 y han sido objeto de un perfeccionamiento
continuo siendo las últimas versiones aprobadas:
ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
ISO 9004:2000. Sistema de gestión de la calidad. Directrices para la
mejora del desempeño.
2 Arroyo, José Luis. Evolución histórica de la calidad. Gestiópolis. com
3 ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Vocabulario.
Ninguna de estas normas es obligatoria y solo la ISO 9001:2008 establece
criterios de referencia para la certificación de Sistemas de Gestión de la calidad.
En estas normas se establecen como principios para la gestión de la calidad:
1. Enfoque al cliente
2. Liderazgo.
3. Participación del personal
4. Enfoque basado en procesos.
5. Enfoque de sistema para la gestión.
6. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
7. Mejora continua.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.
En la Norma ISO 9001:2008 propone un modelo para los sistemas de gestión de
la calidad que se basa en:
La responsabilidad de la dirección.
La gestión de recursos.
La realización del producto
La medición, análisis y mejora.
En la tabla 1 se resumen los principales requisitos para estos.
REQUISITOS
Responsabilidad de
la dirección
Demostración del compromiso de la dirección con el sistema y su
aseguramiento de que se cumpla con el enfoque al cliente.
Elaboración de una política y objetivos de calidad.
Debe planificarse la implantación y mantenimiento del sistema.
Definición y comunicación de responsabilidades y autoridades. Designación
del representante de la dirección.
Establecimiento de procesos de comunicación interna
Realización de revisiones por la dirección.
Gestión de recursos
Determinación y aseguramiento de los recursos necesarios para el sistema.
Garantía de la formación, toma de conciencia y participación del personal.
Determinación y aseguramiento de la infraestructura necesaria: locales y
espacio de trabajo, servicios de apoyo como transporte, comunicaciones y
sistemas de infomación.
Determinación y gestión de un ambiente de trabajo conforme.
Materialización del
producto y del
servicio
Planificación y desarrollo de los procesos necesarios.
Determinación de requisitos del cliente, legales y todos los requisitos para
el producto. Debe revisarse de la posibilidad de cumplir con estos
requisitos.
Comunicación con el cliente entre otros aspectos sobre los pedidos, ofertas
y contratos, consultas y la retroalimentación incluyendo las quejas.
Diseño y desarrollo abarcando la planificación, lo elementos de entrada y
los resultados, la revisión, verificación y validación y el control de los
cambios.
Garantizar la calidad de las compras mediante la información para las
compras y la verificación de los productos comprados así como la
evaluación y selección de los proveedores.
Realización de la producción y prestación de servicios en condiciones
controladas garantizando la disponibilidad de información, instrucciones,
equipamiento apropiado y la implementación de actividades de
seguimiento y medición así como la liberación, entrega y actividades
posteriores.
Validación de procesos cuando la calidad no pueda ser comprobada en
acciones posteriores.
Identificación y trazabilidad del producto cuando sea necesario identificar
su estado.
Responsabilidad de preservar la propiedad del cliente incluyendo la
propiedad intelectual y los datos del cliente.
Preservación del producto durante todo el proceso.
Control de los equipos de seguimiento y medición mediante su
identificación, calibración o verificación, ajustes o reparaciones, control del
uso y manipulación, etc.
Medición, análisis y
mejora
Implementación de procesos de medición, análisis y mejora incluyendo.
Seguimiento de la satisfacción del cliente.
Auditorias internas
Seguimiento y medición de los procesos y de los productos
Control de los productos No conformes
Control de acciones correctivas y preventivas.
Análisis de datos.
Procesos para la mejora continua.
Tabla 1 Requisitos para los Sistemas de Gestión de la Calidad según ISO 9001:2008. fuente:
Elaboración propia
Desde el punto de vista documental el SGC debe estar formado por:
Declaraciones de la política y objetivos de calidad.
Manual de calidad: que debe incluir como mínimo el alcance del sistema y
sus exclusiones, referencia a los procedimientos establecidos para el
sistema y una descripción de los procesos y su interrelación.
Procedimientos exigidos por la norma ISO 9001:2008: Control de
documentos, control de registros, auditorias internas, control de productos
no conformes, acción correctiva y acción preventiva.
Documentos establecidos por la organización según sus necesidades.
Registros requeridos por la norma y por los procesos de la organización.
La familia de normas ISO 9000 se complementa con otros documentos de
referencia emitidos por la ISO que posibilitan una mejor aplicación del modelo de
gestión propuesto como son:
ISO 19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de
la calidad y/o ambiental.
ISO 10014:2006 Gestión de la calidad. Directrices para la obtención de
beneficios económicos y financieros.
ISO 10012:2007 Sistemas de gestión de las mediciones. Requisitos para
los procesos de medición y los equipos de medición.
ISO TR 10017:2003 Orientación sobre las técnicas estadísticas para la
Norma ISO 9001:2000.
ISO TR 10013:2001 Directrices para la documentación de sistemas de
gestión de la calidad.
Orientaciones acerca del enfoque basado en procesos para los sistemas de
gestión de la calidad.
Orientaciones acerca de los requisitos de la documentación de la norma
ISO 9001:2000.
Sistema de gestión ambiental según ISO 14001:2004
En el contexto empresarial el medio ambiente es el entorno en el cual una
organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la
flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones4. La conservación de este
entorno es una de las principales preocupaciones de las organizaciones. Esta
situación obliga a las organizaciones a desarrollar un proceso de gestión
ambiental.
La gestión ambiental se refiere a todos los aspectos de la función gerencial (ciclo
PHVA) que desarrollen, implementen y mantengan la política ambiental orientada
a prevenir, minimizar y controlar al máximo sus afectaciones al ambiente y cumplir
con los requisitos legales y de todo tipo.
En comparación con la gestión de la calidad la gestión ambiental es un concepto
más moderno que surge a partir del deterioro ambiental y la toma de conciencia
sobre este fenómeno. Los requisitos, legales y de grupos y organizaciones
ambientalistas, son crecientes y estos ejercen presiones cada vez más fuertes,
convirtiéndose en partes interesadas a satisfacer por la organización.
Enfoque normalizado para la gestión ambiental. Normas NC 14000
Los sistemas de gestión ambiental (SGA) implican el establecimiento de políticas,
estructura y responsabilidades, procedimientos y la gestión de recursos y
actividades de control. Para realizar esta gestión pueden existir varios criterios,
indicaciones, sugerencias pero el más extendido es la implantación de sistemas
cumpliendo los requisitos de las normas ISO 14001:2004.
4ISO 14001:2004 Sistemas de gestión ambiental - Requisitos con orientación para su uso
Las Normas de la familia 14 000 son editadas por el comité técnico 207 de la ISO
con el objetivo de estandarizar y establecer “un lenguaje común” en los aspectos
relacionados con la gestión ambiental existiendo dos vertientes: la certificación de
sistemas de gestión y la de productos. La primera edición de estas normas fue en
1996 y han sido revisadas posteriormente. Las principales normas de esta familia
son:
ISO 14050:2002 Gestión ambiental. Vocabulario que contienen las
definiciones de los conceptos fundamentales relacionados con la gestión
ambiental
ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión Medioambiental. Requisitos con
orientación para su uso que especifica los requisitos para un sistema de
gestión ambiental. Aunque constituye la referencia para la certificación no
establece por si misma criterios de desempeño ambiental específicos.
ISO 14004:2004. Sistemas de gestión ambiental. Directrices generales
sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo que proporciona las
directrices para el desarrollo y la implantación de sistemas de gestión
ambiental y sus principios, y su coordinación con otros sistemas de gestión.
Están diseñadas para su uso como una herramienta voluntaria de gestión
interna, y no se destinan para ser empleadas como criterios de
certificación/registro de SGA.
La norma ISO 14001:2004 se basa en la metodología PHVA y establece los
siguientes requisitos:
Política Ambiental
Planificación
Implementación y Operación
Verificación
Revisión por la dirección
Los aspectos exigidos en cada uno de estos requisitos se resumen en la tabla.2.
REQUISITOS
Política Ambiental
Política ambiental apropiada a la organización, que exprese el compromiso
con la mejora continua y la prevención de la contaminación, el cumplimiento
de requisitos; que proporcione un marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos y las metas. Debe ser documentada, implementada,
mantenida, comunicada y disponible
Planificación
Procedimiento para la identificación de aspectos e impactos ambientales y la
definición de los significativos.
Procedimiento para la identificación, acceso y aplicación de requisitos legales
y de otro tipo.
Establecimiento de objetivos, metas y programas.
Implementación y
Operación
Aseguramientos de recursos.
Establecimiento, documentación y comunicación de funciones,
responsabilidades y autoridad. Designación de un representante de la
dirección.
Aseguramiento de la competencia del personal mediante el establecimiento
de un procedimiento para la formación y toma de conciencia.
Procedimiento para la comunicación interna y externa relacionada con el
SGA.
Procedimiento para el control de los documentos.
Procedimiento para la realización de controles a los procesos que pueden
provocar desviaciones de la planificación ambiental.
Identificación de posibles situaciones de emergencia y la preparación para
enfrentarlas.
Verificación
Procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las
características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un
impacto significativo en el medio ambiente. Los equipos de seguimiento y
medición deben mantenerse calibrados o verificados.
Evaluar el cumplimiento de requisitos legales.
Tratamiento de no conformidades reales y potenciales y toma de acciones
correctivas y acciones preventivas.
Identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención
y disposición de los registros.
Realización de auditorías internas.
Revisión por la
dirección
Revisiones del SGA para asegurarse de su conveniencia, adecuación y
eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios. Los resultados
de estas revisiones deben incluir las decisiones y acciones tomadas
relacionadas con posibles cambios en la planificación y otros elementos del
SGA, coherentes con el compromiso de mejora continua.
Tabla 2 Requisitos para los SGA según ISO 14001:2004. fuente: Elaboración propia
Los documentos exigidos por esta norma son
la política, objetivos y metas ambientales;
la descripción del alcance del sistema de gestión ambiental;
la descripción de los elementos principales del sistema de gestión
ambiental y su interacción, así como la referencia a los documentos
relacionados;
declaraciones de las funciones y responsabilidades relacionadas con la
Gestión Ambiental
los registros requeridos en esta Norma Internacional y los determinados
por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la
gestión.
Procedimientos definidos por la organización como necesarios para
asegurar la eficacia de la gestión.
Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
Para todos los sistemas de gestión empresarial es imprescindible contar con
personas comprometidas y satisfechas y uno de los elementos que influyen en
esto es la garantía de condiciones de trabajo que propicien la seguridad y
prevención de accidentes y enfermedades profesionales. A esto se suman
exigencias de organizaciones como la Organización Internacional de comercio
(OIC), de la organización Internacional del trabajo (OIT) y de organismos y
organizaciones nacionales.
Lograr estas condiciones, prevenir y controlan situaciones de riesgos, y cumplir
con la legislación al respecto es el la razón de ser de la gestión de la seguridad y
salud en el trabajo (GSST).
Para esto se establecen Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el
trabajo para dirigir y controlar la organización en esta materia.
Enfoque normalizado para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Normas NC 18000.
Para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, a diferencia de los Sistemas
de Gestión de Calidad y de Gestión Ambiental, la organización internacional de
normalización (ISO) no ha aprobado ninguna norma. No obstante existen modelos
internacionalmente compartidos como las Normas británicas OHSAS 18001 que
utiliza una terminología y estructura similar a las de las normas ISO para otros
sistemas de gestión. Las OHSAS 18001 fueron publicadas en 1999 y en los años
posteriores se editaron otras relacionadas con esta.
Varios países han considerado estas normas como referencia para el
establecimiento de normas nacionales y Cuba las adoptó, con algunas
adecuaciones, como normas cubanas en el 2005.
La familia de normas NC 18 000 está integrada por:
NC 18 000: 2005 Seguridad y salud en el trabajoSistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo Vocabulario
NC 18 001: 2005 Seguridad y salud en el trabajoSistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajoRequisitos
NC 18 002:2005, Seguridad y salud en el trabajo ― Sistemas de gestión de
seguridad y salud en el trabajo― Directrices para la implantación de Norma
NC 18001.
NC 18 011:2005, Seguridad y salud en el trabajo Directrices generales
para la evaluación de sistemas de gestión de seguridad y salud en el
trabajo― Proceso de auditoría.
En la norma NC 18001:2005 se establece que el sistema de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo (SGSST) incluirá los siguientes elementos:
Política de Seguridad y salud en el trabajo
Planificación
Implementación y Operación
Verificación y acción correctiva
Revisión por la dirección
Los requisitos exigidos por la norma NC 18001:2005 se resumen en la tabla.3.
REQUISITOS
Política de
Seguridad y salud
en el trabajo
Política ambiental apropiada a la organización, que exprese el compromiso
con la mejora continua y el cumplimiento de la legislación vigente y de otros
requisitos; que sea documentada, implementada, mantenida, comunicada,
disponible y se mantenga actualizada.
Planificación
Procedimiento para la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la
implementación de medidas de control..
Procedimiento para la identificación, acceso y aplicación de requisitos
legales y otros.
Establecimiento de objetivos, metas y programas para alcanzarlos,
considerando los requisitos legales y de otro tipo, los peligros y riesgos
identificados y las opiniones de las partes interesadas.
Implementación y
Operación
Aseguramientos de recursos.
Establecimiento, documentación y comunicación de funciones,
responsabilidades y autoridad. Designación de un representante de la
dirección.
Aseguramiento de la competencia del personal mediante el establecimiento
de un procedimiento para la formación y toma de conciencia.
Procedimiento para la comunicación interna y externa relacionada con la
seguridad y salud en el trabajo.
Procedimiento de información que describa los elementos del sistema y su
interrelación e indique la localización de la documentación relacionada.
Control de la documentación y los datos.
Procedimiento para la realización de controles a los procesos que pueden
provocar desviaciones de la planificación sobre la seguridad y salud en el
trabajo..
Identificación de posibles situaciones de emergencia y la preparación para
enfrentarlas.
Verificación y
acción correctiva
Procedimientos documentados para hacer el seguimiento y medir de forma
regular el desempeño de la SST.
Tratamiento de incidentes, accidentes y no conformidades y la toma de
acciones correctivas y preventivas
Identificación, conservación, eliminación y disposición de los registros.
Realización de auditorías internas.
Revisión por la
dirección
Revisiones del SGSST para asegurarse de su aptitud, adecuación y
eficacia. Estas revisiones deben considerar la necesidad de efectuar
cambios en los elementos del sistema y debe ser documentada.
Tabla 3 Requisitos para los SGSST según NC 18001:2005. fuente: Elaboración propia
Los documentos que incluirá el SGSST según la NC 18001:2005 son:
La política, objetivos y metas de SST;
La descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo y su interacción, así como la referencia a
los documentos relacionados;
Funciones y responsabilidades asociadas a la SST.
Los registros requeridos en la Norma y los determinados por la
organización como necesarios para asegurar la eficacia de la gestión.
Procedimientos definidos por la organización como necesarios para
asegurar la eficacia de la gestión.
Aspectos comunes para los sistemas de gestión
El origen y necesidad de estos sistemas ha sido diferente: la calidad se ha
desarrollado impulsada fuertemente por la competencia y por la necesidad de
mejorar la competitividad empresarial, la seguridad por el establecimiento de
regulaciones gubernamentales y por la presión de las organizaciones sindicales, el
medio ambiente lo ha hecho por la legislación y la sociedad. A pesar de esto se ha
asumido un mismo enfoque de gestión basado en el ciclo Deming (Planear
Hacer Verificar - Actuar) y la mejora continua que implica:
(1) Planificar el desempeño y programar las actividades a realizar mediante el
establecimiento de políticas, objetivos, indicadores, metas y programas a
lograr así como la definición de responsabilidades asociadas al desarrollo de
los procesos y al cumplimiento de las tareas.
(2) Ejecutar las actividades según lo programado mediante la aplicación de
métodos, técnicas y procedimientos establecidos.
(3) Controlar el cumplimiento de la ejecución tanto a nivel operativo (control y
seguimiento en los procesos) como estratégico mediante las revisiones del
sistema fundamentalmente aunque para algunos de los sistemas se utilizan
otras formas de control.
(4) Mejora continua del desempeño tomando acciones correctivas y preventivas
para solucionar y evitar no conformidades.
Los sistemas anteriores se componen de procesos, estructuras, procedimientos y
exigen de la gestión de recursos entre los que cobra especial interés el personal y
su formación, toma de conciencia y compromiso.
También constituyen elementos comunes para estos sistemas los procesos y
actividades que se desarrollan, lo cuales se resumen en la tabla 1.1
Actividades
Definición del alcance del sistema
Establecimiento de las Políticas
Establecimiento de objetivos, indicadores, metas y programas.
Identificación de requisitos.
Garantizar recursos necesarios.
Determinación de funciones, responsabilidades y autoridades
incluyendo el nombramiento de representantes de la dirección
Garantizar la formación, compromiso y toma de conciencia del
personal.
Identificar No conformidades potenciales (riesgos, aspectos
ambientales, posibles emergencias)y evaluarlas
Declaraciones documentadas de la planificación, los procesos,
procedimientos, etc (manual)
Identificar y Controlar los documentos y registros necesarios
Identificación y control de la documentación externa aplicable, incluida
la legislación
Control del cumplimiento de requisitos (controles operacionales, control
de calidad)
Control de los riesgos
Controles del cumplimiento de la legislación
Control de los dispositivos de medición
Auditorias internas
Seguimiento al sistema.
Revisiones por la dirección
No conformidades, acciones correctivas y preventivas
Mejora
Tabla 4 Procesos y actividades comunes para los sistemas de gestión de la calidad, el medio
ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. Fuente: Elaboración Propia
Debido a las múltiples exigencias a que están sometidas las organizaciones los
sistemas de gestión empresarial frecuentemente están formados por varios
subsistemas que se rigen por principios comunes pudiendo definirse entonces los
principios para la gestión integrada.
Enfoque basado en proceso para la gestión: Este principio se fundamenta
en el hecho de que un resultado se logra con más eficiencia si los recursos y
las actividades afines se gestionan como un proceso, y en que la identificación,
comprensión y gestión de un sistema de procesos interrelacionados en aras de
un objetivo contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización. Un sistema
de gestión debe estar basado en definir procesos, desglosar actividades,
determinar entradas, establecer la secuencia y la interacción que existe entre
actividades, áreas y procesos. A partir de esta identificación se determinan los
elementos para la implementación de cada sistema: requisitos, riesgos
laborales y de la seguridad de la información, aspectos e impactos
ambientales, todos asociados a las actividades que se desarrollan en cada
proceso. Además cada sistema se estructura a partir de procesos de gestión
comunes: planificación, seguimiento, revisiones, toma de acciones correctivas
y preventivas entre otros.
Compromiso y liderazgo de la Dirección: La calidad, el medioambiente y la
seguridad y salud ocupacional no son sólo problemas técnicos, sino de gestión
del más alto nivel en la organización. Sólo si la Dirección está comprometida se
logrará el éxito. En todas las normas se exige que se establezcan políticas de
gestión aprobadas por la dirección como muestra del compromiso asumido.
Toma de conciencia y participación: la implantación de estos sistemas de
gestión es responsabilidad de todos los miembros de esta, que deben estar
conciente de su necesidad e importancia y de sus responsabilidades con el
sistema. Por tanto se puede decir que la formación de personal competente,
capaces de llevar adelante los sistemas, es la clave principal de todos los
aspectos que se desarrollan en las organizaciones convirtiendo esto en un
requisitos indispensable.
Enfoque hacia la satisfacción de requisitos Todos los resultados que se
obtienen en la organización deben cumplir los requisitos de partes interesadas
y hacia esto se orientan los sistemas de gestión. En toda organización es
necesario que se mantenga el equilibrio entre la satisfacción de los clientes
(calidad), los intereses del personal de la institución (seguridad y salud en el
trabajo), de la sociedad en general (medio ambiente) y de partes interesadas,
como son: los proveedores, los asociados, los organismos superiores,
financistas, agencias regulatorias.
Enfoque preventivo y de mejora continua. Todos estos sistemas se basan
en la identificación de requisitos y posibles incumplimientos de estos, es decir
riesgos, emergencias e impactos. A partir de estos se establecen programas
para su eliminación o minimización a niveles tolerables mediante una gestión
de riesgos. Es necesario actuar antes de que los fallos acontezcan, en lugar de
controlar sus resultados, aunque también estos han de ser considerados.
Igualmente es requisito la revisión y actualización constante de estas posibles
situaciones negativas.
Seguimiento, medición, análisis de datos: El seguimiento al desempeño de
los sistemas es un requisito para todos. En todos los sistemas de gestión se
exige la realización de revisiones regulares mediante auditorias y otras
actividades, la evaluación de la eficacia de la gestión y el desarrollo de
revisiones por la dirección como su máximo responsable.
Sistemas integrados de gestión
Considerando los conceptos dados para los sistema de gestión de la calidad, el
medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo se puede definir que el Sistema
de gestión Integrado es la parte del sistema de gestión empresarial para
establecer las políticas y objetivos con respecto varios aspectos (en este caso la
calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo), así como la
planificación, implementación y control de las acciones para lograrlas.
Un sistema de gestión integrado para la calidad, el medio ambiente y la seguridad
y salud en el trabajo está dirigido a la satisfacción de varias partes interesadas y a
la realización de procesos eficaces, seguros e inocuos al medio ambiente.
Ventajes y desventajas de la integración
El concepto del sistema de gestión integrado surge como una forma en que una
organización puede asegurarse de que se cumpla de manera eficaz y eficiente con
requisitos de varios sistemas de gestión. El Sistema Integrado de Gestión (SIG)
puede cubrir todos los aspectos de la gestión institucional, la calidad del producto
y el servicio al cliente, el mantenimiento de las operaciones, el desempeño
ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, una eficiente gestión económica y
contable, la efectividad del aprovisionamiento y otros sistemas.
Los elementos comunes de los diferentes aspectos de la organización brinda una
oportunidad obvia para aumentar la eficacia y eficiencia integrándolos. Las
organizaciones tienen un equipo de dirección y parece lógico adoptar un Sistema
de Gestión único que abarque varias metodologías necesarias para cumplir las
responsabilidades de la Dirección y los objetivos de la institución. Muchas
organizaciones que ya tienen implementado algún Sistema de Gestión ven las
similitudes existentes con otros y reconocen que mantener la multiplicidad no
resulta práctico ni económico. Así la integración de los sistemas puede tener
ventajas como:
Se satisfacen las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas al
establecer la obligatoriedad de cumplir al mismo tiempo con los requisitos
legales y regulatorios, los ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el
trabajo especificados y otros.
Mejora la eficacia y la eficiencia de los procesos, aumentando la consistencia,
la trazabilidad, evitando las redundancias y las incoherencias.
Se integran los procesos gerenciales de planificación de objetivos y revisión del
Sistema ya que la definición de los objetivos del sistema de Gestión Integrado
abarca objetivos ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el trabajo y
en las revisiones al sistema se toman en cuenta aspectos relacionados con las
cuatro funciones, todo lo cual permite solucionar los conflictos de
responsabilidades, y optimizar y simplificar el proceso de toma de decisiones
basadas en datos integrales.
Se alcanza una mayor coherencia, facilidad de manejo y reducción de los
costos de mantenimiento de la documentación al integrarse en un solo
documento (procedimiento, instrucción, registro, etc.) aspectos relacionados
con las tres funciones.
Se incrementa el rendimiento, las competencias y el entrenamiento de los
miembros de la organización, ya que se determinan y suplen al unísono las
necesidades de formación de los individuos en varias materias.
Se logra un ahorro de recursos en el desarrollo e implementación del Sistema
de Gestión Integrado y una menor inversión que la necesaria para los procesos
de certificación de estos sistemas independientemente.
Se pueden auditar al mismo tiempo los tres sistemas, con lo cual se reducirán
los costos que para una organización supone la preparación y realización de
dichas auditorías.
Permite aprovechar la experiencia en sistemas existentes para la implantación
de otros.
Sin embargo también tiene desventajas como pueden ser:
Mayores costos de implantación respecto a un solo sistema particular de
gestión. Si es difícil en cualquier organización poner a rodar uno de estos
sistemas, hay que pensar lo que sería implantar los tres a la vez. Por esto la
tónica actual de las organizaciones es implantar un Sistema de Gestión de la
Calidad y posteriormente ir integrando los demás.
Mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio de la
cultura empresarial, al requerir la realización de un mayor número de
actividades para garantizar la formación del personal en las varias materias.
Se requiere de mayor esfuerzo en la planificación, el control de los procesos y
en la toma de decisiones, ya que se deben tener en consideración aspectos
relacionados con la calidad, el desempeño ambiental, el desempeño en
seguridad y salud en el trabajo y la seguridad de la información en los
procesos.
Enfoques y modelos para la integración
Los sistemas de gestión empresariales, tanto aislados como integrados están
influenciados por5:
5 Tor, Dámaso. Sistemas de Gestión Integrado Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional.
los objetivos de la organización,
los procesos que realiza,
la metodología que emplea para la ejecución de los procesos,
los resultados que se espera,
las relaciones que mantiene con todas las partes interesadas, y por
la influencia que tiene el medio psicosocial y el físico sobre sus actividades.
Aunque no existe una norma para los sistemas integrados de gestión, un paso
importante en su estandarización fue la edición por la ISO, en el 2007, de la
especificación disponible al público PASS 99. Este documento establece como
requisitos para los sistemas integrados los siguientes (Tabla 5):
REQUISITO
DESCRIPCIÓN
Requisitos
generales
Definición del alcance
Identificación de los procesos, secuencia e interacción, criterios y
métodos para garantizar la eficacia, garantizar la disponibilidad de los
recursos y la información, monitorear, medir y analizar estos procesos y
aplicar las acciones para lograr los resultados planificados y la mejora
continua.
Política
Elaboración de una política que sea apropiada la organización; incluya el
compromiso de cumplir todos los requisitos legales y de otro tipo y
mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión; constituya un
marco para establecer y revisar objetivos, se comunique a todas las
personas que trabajan para la organización o en su nombre y que se
revise periódicamente para garantizar su idoneidad permanente.
Planificación
Identificación y evaluación de aspectos, impactos y riesgos
Identificación de requisitos legales y de otro tipo
Planificación de contingencias
Objetivos y programas para su cumplimiento
Estructura organizativa, funciones, responsabilidades y autoridades
Aplicación y
operación
Control operativo de las condiciones en que se realizan las operaciones
asociadas con aspectos significativos.
Personal competente sobre la base de su educación, capacitación,
habilidades y experiencia y consciente de la relevancia e importancia de
sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos.
Evaluación de la eficacia de las acciones para garantizar la competencia.
Recursos y la infraestructura que necesita para lograr sus objetivos.
Control de documentos y registros: aprobación , revisión , control de
cambios, disponibilidad, legibilidad, identificación, protección, etc.
Comunicación interna y externa (si lo considera necesario). Recepción,
registro y respuesta a las comunicaciones de partes interesadas.
Evaluación del
desempeño
Monitoreo y medición mediante el análisis de datos.
Evaluaciones periódicas del cumplimiento con los requisitos legales
Auditorías periódicas del sistema de gestión
Corrección de las no conformidades y toma de acciones para mitigar su
impacto
Mejora
Mejora del sistema mediante el uso de la política, los objetivos, los
resultados de auditoría, el análisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas y la revisión por la Dirección.
Definición y asignación de la responsabilidad y autoridad por la mejora
Revisión por la
dirección
Incluirán la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de
cambios en el sistema de gestión, incluyendo la política y los objetivos y
se mantendrán registros de la revisión.
Tabla 5 Requisitos para un sistema integrado de gestión según la PASS 99 de la ISO. Fuente:
Elaboración Propia
Según esta disposición la documentación del sistema de gestión incluirá:
Alcance del sistema de gestión, incluyendo las normas y especificaciones
de sistemas de gestión
Políticas, objetivos y programas
Manual del sistema que describa los elementos principales y su interacción,
incluyendo políticas, procesos y procedimientos y referencias a documentos
Procedimientos documentados y registros que requieren las normas o
especificaciones de sistemas de gestión que se integran
Documentos que se consideren necesarios para garantizar gestión eficaz
de sus procesos.
El modelo de la PASS 99 es uno de los más completos pero presenta las
siguientes dificultades para su adopción íntegra:
Solo representa los requisitos comunes para los sistemas de gestión sin
incluir los específicos.
Expresa requisitos a cumplir pero no establece principios para la gestión.
Al igual que las normas, solo indica qué hacer y algunas recomendaciones
para lograrlo pero no especifica mo llegar a la implantación.
Al ser una especificación internacional no está contextualizada con
requisitos nacionales propios para los países.
Criterios a considerar para implantar un sistema integrado de gestión.
Teniendo en cuenta los criterios de varios autores se propone una metodología
para la proyección de la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente y la
seguridad y salud en el trabajo (figura 1) basado en el modelo del anexo 1.
Figura 1 Metodología para la proyección de la gestión integrada de los procesos.
fuente: Elaboración propia
Esta metodología tiene las siguientes premisas:
Considera que ya se ha tomado la decisión de implantar un sistema de
gestión integrado y no sistemas independientes.
Se distingue dos niveles de gestión: uno organizacional relacionado con
procesos estratégicos y de apoyo que incluyen la planificación y control del
CONCEPTUALIZACIÓN
DIAGNÓSTICO
DETERMINACIÓN DE
MÉTODOS Y ENFOQUES
PROYECCIÓN DE LA GESTIÓN INTEGRADA
Descripción de los procesos
Determinación de requisitos
Modelación del sistema
Elaboración de herramientas
Ejecución del diagnóstico
Determinación de los elementos
esenciales de los procesos
CARACTERIZACIÓN DE
LOS PROCESOS
Decidir metodología, técnicas y
herramientas para la gestión.
Diseñar sistema documental
sistema general y la gestión de recursos (incluye procesos de gestión
independientes de los procesos operativos) y uno con un carácter
operacional que se relaciona con la gestión integrada de los procesos.
Pueden aplicarla organizaciones en las que ya exista uno de los sistemas,
todos o ninguno.
Para la correcta gestión integrada deben “compatibilizarse” los requisitos
establecidos en las normas con la legislación específica en estas materias.
Deben cumplirse los principios de la gestión integrada de los procesos
explicados en el capitulo anterior.
La participación de los especialistas y jefes de proceso es fundamental por
lo que se requiere un conocimiento sobre los aspectos a gestionar por parte
de los jefes de procesos.
Además presenta las siguientes características.
Parte de la gestión de los procesos y finalmente se integra a la gestión en
una unidad funcional como forma de organización de las organizaciones.
Aunque se basa en solo tres subsistemas del Sistema de dirección y
gestión empresarial se obtienen resultados que se integran a otros.
Las etapas no siguen una linealidad estricta, pueden simultanearse algunas
e incluso “regresar” a una anterior. Otras deben realizarse simultáneamente
como la planificación del sistema y de la gestión de los procesos.
Conclusiones
La realización de este trabajo permitió concluir que:
En los enfoques normalizados para la gestión de la calidad, el medio ambiente
y la seguridad y salud en el trabajo existen aspectos comunes por lo que su
integración es una alternativa posible y recomendada para aumentar la eficacia
de las organizaciones.
Para la integración de sistemas de gestión existen varios enfoques y modelos
entre los que existen elementos comunes y aunque realizan importantes
aportes tienen limitaciones.
Uno de los modelos s integrales para los Sistemas de Gestión Integrados
es el de la Disposición disponible al público PASS 99, emitida por la ISO en el
2006. Aunque es el más completo aún presenta algunas limitaciones.
Un sistema de gestión integrado incluye procesos organizacionales y
operacionales que permiten el cumplimiento de las normas de gestión para
cada sistema y su implantación es un proceso no lineal que implica la
realización de tareas estrechamente relacionadas.
Bibliografía
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19. ONN. Norma NC ISO 18 001: 2005. Seguridad y salud en el trabajo. Sistema
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20. ONN. Norma NC ISO 18 002: 2005. Seguridad y salud en el trabajosistema
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22. Rivero Méndez, Yanisley. Diagnóstico de un Sistema de Gestión Integrado
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el título de Ingeniero Industrial. Tutor: Ing. Damaris Peña Escobio. Holguín.
UHo. 2006. 75 p
23. Tor, Dámaso. Sistema Integrado de Gestión Ambiental - Seguridad y Salud
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24. _ _ Sistema integrado de Gestión ambiental, Seguridad y salud ocupacional.
www.monografias.com. Consulta 2008. 20 p.
25. _ _ Sistema integrado de gestión. Materiales curso
virtual.www.fedvirtual.uh.edu.cu/cursoweb. Consulta 2005.
26. _ _ Excelencia Empresarial. www.fec.uh.cu. Consulta 2008.
Autores:
Ing. Damarys Peña Escobio
MSc. Buenaventura Rigol Cardona
ANEXO 1 MODELO PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO.
PROCESOS ORGANIZACIONALES
Alcance.
Política
Objetivos, metas y programas
Indicadores y criterios de eficacia.
Marco legislativo general.
Métodos y enfoques para la gestión.
Estructura, responsabilidades y funciones
generales para el SGI
Diseño de la documentación general
MANUAL
DE
GESTIÓN
GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
Cumplimiento de requisitos.
Cumplimiento de objetivos, metas y
programas.
Análisis de datos
Satisfacción de partes interesadas.
Auditorias internas.
Revisiones por la dirección.
No conformidades
Acciones correctivas y preventivas
Control de documentos y
registros
Materiales: compras, evaluación de
proveedores.
Información: flujograma, formatos de la
información.
Humanos: formación, toma de
conciencia y competencia.
Infraestructura.
Servicios de apoyo.
Dispositivos de seguimiento y medición
y medios de protección: Aptitud para el
uso.
MEDICIÓN ANÁLISIS Y
MEJORA
PLANIFICACIÓN DEL
SISTEMA
Actividades de consulta y
comunicación
PROCESOS OEPRACIONALES
(GESTIÓN DE LOS PROCESOS)
Planificación
Implementación
Control
Identificación de los procesos y su
interacción.
Objetivos e indicadores
Actividades.
Funciones y responsabilidades
asociadas
Partes intensadas
Requisitos: del cliente, legales,
normativos y de otro tipo.
Riesgos: seguridad y salud, control
interno, calidad, informativos, aspectos
e impactos ambientales.
Documentos y registros.
Controles y dispositivos necesarios.
Controles operacionales
Cumplimiento de objetivos metas y
programas.
Análisis de datos
Satisfacción de partes interesadas.
Auditorias internas.
No conformidades
Acciones correctivas y preventivas
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
(REQUISITOS)
SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
(CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS)

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Rigol Cardona Buenaventura. (2009, junio 18). Integración de sistemas de gestión: calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-trabajo/
Rigol Cardona, Buenaventura. "Integración de sistemas de gestión: calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo". GestioPolis. 18 junio 2009. Web. <http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-trabajo/>.
Rigol Cardona, Buenaventura. "Integración de sistemas de gestión: calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo". GestioPolis. junio 18, 2009. Consultado el 4 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-trabajo/.
Rigol Cardona, Buenaventura. Integración de sistemas de gestión: calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-trabajo/> [Citado el 4 de Julio de 2015].
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