Importancia del control interno en las pymes

Resumen

En el siguiente ensayo, se hablará de porqué es importante llevar un control interno en las PyMEs, dicho instrumento, mismo que se debería establecer en toda organización sin importar el tamaño de la misma, tiene como objetivo proteger los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraudes o negligencias, así como detectar las desviaciones que se presenten en la organización y que afecten al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

I.- Introducción

La importancia de tener un sistema de control interno en las pequeñas y medianas empresas, ha ido incrementado en los últimos años, siendo este la parte que se encarga de la organización de los procedimientos y necesidades del negocio, así como de resguardar y proteger los activos, verificar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones.

II.- Antecedentes

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de partida simple. En la edad media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli, mejor conocido como Lucas de Borgo, escribió un libro sobre la Contabilidad de partida doble.

Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por maquinas manejadas por varias personas.

El origen del Control Interno, surge con la Partida Doble, que fue una de las medidas de control, pero fue hasta fines de siglo XLX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

¿Qué es Control?

Es una herramienta, que ayuda a la empresa a revisar que todas sus operaciones se cumplan de acuerdo a los planes, siendo esta de suma importancia debido a que si se mantiene de manera óptima se obtendrán mejores resultados.

Desde el punto de vista administrativo, el control consiste en la comparación de los resultados obtenidos y los ya previstos con el objeto de verificar que las operaciones cubran los planes programas establecidos, analizar las desviaciones detectadas y crear medidas correctivas.

Contralar, tiene como finalidad vigilar que todo en la empresa esté funcionando como debe, de conformidad con las prescripciones del plan y los programas que dan contenido a su organización y los principios de economía y administración generalmente admitidos. (Suárez, 1991)

Dentro de los conceptos más aceptados que destacan con mayor importancia encontramos los de:

Gustavo Zepeda Alonso:

Control Interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente y de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos. (Alonso, 1998)

José Alberto Schuster:

Comprende el plan de organización  y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y corrección de datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas. (Schuster, 1992)

Paul Grady:

El control interno contable comprende el plan de organización y procedimientos coordinados usados en el negocio para: salvaguardar los activos de perdidas provenientes de fraudes o errores, verificar la exactitud y confianza de los datos contables que la administración usa para la toma de decisiones y promover eficiencia en sus operaciones y fomentar la adhesión a las políticas adoptadas en aquellas áreas, en las cuales la contabilidad y los departamentos financieros tienen responsabilidad directa o indirecta. (Grady, 2000)

Ahora que conocemos diferentes puntos de vista del concepto de control interno se puede determinar que:

Control Interno es el plan de organización, los métodos y procedimientos coordinados, la asignación de deberes, responsabilidades y el diseño de cuentas e informes empleados para asegurar que los activos estén protegidos, confirmar la confiabilidad y exactitud de los datos contables para la toma de decisiones, promover que las actividades operativas se desarrollen eficazmente, comunicar las políticas administrativas y fomentar su cumplimiento.

Importancia del  Control Interno

Representa una parte importante dentro de toda empresa, y que si se basa en el concepto presentando en el párrafo anterior, observamos que afecta a las políticas y procedimientos y estructura de la organización. La implantación de llevar un sistema de control interno aumenta la eficiencia y eficacia operativa así como la reducción del riesgo de fraudes.

El tamaño de la Empresa no es un factor que delimitara la importancia del sistema ya que en organizaciones donde existe un solo dueño el cual el igual que toma las decisiones, participa en la operación y requiere de un sistema contable, así como de contar con un sistema de control interno más adecuado para esta.

El contar con un Control Interno adecuado a cada tipo de empresa nos permitirá maximizar la utilización de recursos con calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, para obtener mejores niveles de productividad; también ayudara a contar con recursos humanos motivados, comprometidos con su organización y dispuestos a brindar al cliente servicios de calidad.

El tener un control actualizado en las áreas básicas de la empresa permitirá alimentar el sistema de información y ayudar a la adecuada toma de decisiones.

Clasificación

Por su área de aplicación:

  • Contable
  • Administrativo
  • Operativo
  • Presupuestario
  • Informática
  • Gerencial

Por su uso:

  • Generales
  • Específicos
  • Preventivo
  • De información
  • Continuo
  • Esporádico
  • Por sistema
  • Externo al sistema

Elementos

El Control interno se compone de varios elementos que permitirán evaluar los resultados obtenidos en el desempeño de las funciones de cada uno de los integrantes y las áreas de la organización, los elementos son los siguientes:

  • El plan de organización
  • Autorizaciones y procedimientos
  • Personal
  • Supervisión

Diferencias de control interno entre las grandes y pequeñas empresas

Las pequeñas empresas tienen la misma necesidad de un buen control interno que las grandes, aun cuando las grandes pudiesen tener requisitos de información interna y externa más rigorosos con frecuencia. Las principales diferencias son:

  • Proceso de comunicación menos formal; normalmente la comunicación es oral.
  • Supervisión ejercida por la alta gerencia (generalmente el dueño).
  • El estilo de administración es directo, es decir, no existe mucha delegación de funciones.
  • Pocos niveles gerenciales.
  • Los procedimientos de control y la segregación de funciones no son tan extensos.
  • Los procesos de auto-evaluación son menos formales.

Las empresas pequeñas con frecuencia se especializan en un solo producto o servicio y frecuentemente operan desde un solo lugar. El que dentro de estas entidades hallan pocos colaboradores limita el que una segregación formal de funciones sea práctica. Los controles de supervisión son ejercidos día a día por el propietario administrador.

La importancia de control interno en negocios pequeñas se ha incrementado como consecuencia de que los mismos tienen que cumplir con ciertas disposiciones legales y necesidades en su administración.

III. Desarrollo

El control interno en las Pymes tiene la misma importancia que en las grandes empresas, en el país 97% de empresas son pequeñas  y medianas, las cuales proporcionan  el 64% de las fuentes de trabajo del país, la mayoría de las pequeñas medianas empresas no cuentan con un sistema de administración claro, no existen objetivos y planes por escrito para toda la empresa, trabajan de manera reactiva solucionando problemas conforme se presentan, no se planean las inversiones, se van creando departamentos de manera improvisada, la dirección se lleva acabo de manera empírica, no hay un adecuado mando, motivación, comunicación y supervisión.

El control es escaso, no se cuenta ni con normas de hecho, no se lleva acabo de resultados para planear acciones. Por consiguiente no se lleva un control interno en la entidad económica, que le permita al director o dueño de la empresa a evaluar cada una de las áreas que conforman la empresa y por consiguiente llevarlo a tomar decisiones que le ayuden a la toma de decisiones al respecto. Todo esto se debe que por no llevar un proceso de control en la organización, por considerarlo que no es necesario las pequeñas empresas no saben en realidad cuales son las áreas de oportunidad y mejora en las que se debe trabajar.

Sin embargo aun sabiendo que el control interno es de suma importancia en las empresas sin importar el giro o tamaño de estas, no se les da la debida importancia en las pequeñas empresas debido a que estas son propiamente familiares y no consideran que tenga que llevar a cabo como tal. Sin darse cuenta que el llevar un control interno adecuado a cada empresa permite maximizar la utilización de recursos son calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, para obtener mejores niveles de productividad; también ayudara a contar con personal más capacitado, motivado y comprometido con la organización y dispuestos a brindar al cliente servicios de calidad. Por lo mismo de tener un control actualizado en las áreas básicas de la empresa permitirá alimentar el sistema de información y ayudar a la adecuada toma de decisiones.

Es importante mencionar que el control interno, es una herramienta que ayudara al dueño o director de la empresa a conocer en que parte de los procesos se está fallando y que medidas debe tomar. Cabe mencionar que la mayoría de las empresas no cuenta con ningún tipo de sistema de control interno debido a que no lo consideran necesario y que además esto les genera un costo. Sin tomar en cuenta que el sistema de control interno en las organizaciones se ha venido incrementando con el paso del tiempo, por ser de gran utilidad que comprende el plan de organización en todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones y las exigencias ordenadas por la administración.

Cabe mencionar que el control interno siempre será una parte fundamental dentro de toda organización, mismo que tiene como objetivo  proteger los recursos de la empresa o negocio evitando perdidas por fraudes o negligencias, así como el de detectar las desviaciones que se presenten en la organización y estas afecten al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

IV. Conclusión

En las empresas pequeñas y medianas, es necesario contar con un sistema de control interno que permita evaluar cada una de las áreas que conforman las organizaciones sin importar el tamaño y giro de estas, ya que las evaluaciones que se obtengan le serán de mucha utilidad al director o dueño a la toma de decisiones, así como de detectar en que procedimiento o proceso se está fallando y mejorarlo y dar solución a este problema, sin dejar de mencionar que el control interno tiene como objetivo el de proteger los recursos de la empresa o negocio.

V.- Referencias

  • Alonso, G. Z. (1998). Auditoria y Control Interno. En Auditoria y Control Interno. México: McGraw Hill.
  • Grady, P. (2000). Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros. En Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros. México: Efacsa.
  • Schuster, J. A. (1992). Control Interno. En Control Interno. México: Macchi.
  • Suárez, A. S. (1991). La moderna auditoria un análisis conceptual y metodológico. España: McGraw Hill.

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González Cristóbal Merle Irais. (2014, marzo 11). Importancia del control interno en las pymes. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/importancia-del-control-interno-en-las-pymes/
González Cristóbal, Merle Irais. "Importancia del control interno en las pymes". GestioPolis. 11 marzo 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/importancia-del-control-interno-en-las-pymes/>.
González Cristóbal, Merle Irais. "Importancia del control interno en las pymes". GestioPolis. marzo 11, 2014. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/importancia-del-control-interno-en-las-pymes/.
González Cristóbal, Merle Irais. Importancia del control interno en las pymes [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/importancia-del-control-interno-en-las-pymes/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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