Plan de Continuidad del Negocio para MiPyMEs, cómo construirlo

Cuatro pasos para construir un plan de continuidad del negocio para micro, pequeñas y medianas Empresas en Latinoamérica. Una oportunidad para las MiPymes de América Latina.

Introducción

Recientemente en un parque de diversiones concesionado por el Gobierno de la Ciudad de México, ocurrió un accidente fatal en un juego tipo “montaña rusa”. Esto ocasionó el cierre de dicho Parque en tanto se realizaban las investigaciones periciales y al demostrarse responsabilidad por parte de la empresa operadora, se le revocó la concesión de operación de dicho parque, muy afamado y enfocado a la clase popular de la Ciudad de México. ¿Consecuencias? Pago de gastos de hospitalización y recuperación así como de Indemnizaciones a usuarios y a los familiares de las dos personas fallecidas, pérdida de la concesión de operación de un negocio ya acreditado por varios años, Indemnizaciones laborales por pérdida de fuente de trabajo atribuible al patrón (según la legislación laboral mexicana), pago de diversos gastos judiciales, afectación al tejido social por disminución de parques de diversiones de carácter familiar y a bajo costo , generación de procesos de licitación gubernamental no contemplados para otorgar nueva concesión a otros interesados y los gastos presupuestales que ello implica y esto tan solo por señalar algunas de las consecuencias de un incidente grave.

En 2017, México sufrió una serie de terremotos que afectaron severamente a nueve entidades federativas afectando a la población más vulnerable, pues seis de esas entidades cuentan con márgenes de población en pobreza. Varios edificios, escuelas y negocios particulares sufrieron daños considerables.

Daños causados por los terremotos de 2017 en México a una MiPyME

En la imagen, un taller mecánico que resultó severamente afectado, ubicado en avenida Santa Ana esquina con Ejidos de Santa Cruz Atoyac en la delegación Coyoacán. Foto: Carlos Maruri, Cuartoscuro.

Los países de América Latina están localizados en zonas de alto riesgo volcánico, sísmico, e hidrometeorológico, (Huracanes, Ciclones, tifones, Tormentas, sequías e inundaciones) además de los llamados fenómenos socio organizativos tales como: Narcotráfico, Guerrillas y conflictos armados locales y regionales, migraciones y además problemas sanitarios como podrían ser epidemias del tipo del virus NH-1, o de gripe , y un largo etcétera. La ocurrencia de alguna de estas situaciones puede poner fuera de la competencia a las micro, medianas y pequeñas empresas de toda Latinoamérica.

Según la Comisión Económica para América Latina y el Caribe, (CEPAL 2019): “las microempresas y las pequeñas y medianas empresas constituyen el 99% del tejido industrial, generan la mayoría de los empleos, su productividad es extremadamente baja en relación con las grandes empresas.”.

En épocas recientes, la gestión del riesgo toma una importancia cada vez mayor. El propósito de este ensayo es sugerir criterios generales para que las MiPymes latinoamericanas puedan crear un Plan que les permita enfrentar situaciones de crisis y salir avante de ellas.

¿Qué es una MiPyme?

MiPyMe es el acrónimo de Micro, Pequeña y Mediana Empresa. Esta clasificación obedece primordialmente a dos factores principales: El capital de trabajo que posee y el número de empleados que tenga. Atendiendo principalmente a esta última consideración tendríamos la siguiente clasificación:

Clasificación de MiPyMes de acuerdo al número de trabajadores, México

Fuente: Elaboración propia con datos del INEGI, México. Censo económico 2014.

Otro de los factores comúnmente empleados para definir si una empresa es micro, pequeña o mediana, es su índice de facturación global de ventas en un año, pero esta definición depende del tipo de cambio del dólar respecto a la moneda local, por lo que para efecto de este trabajo no será considerada.

Ser emprendedor no es fácil y una vez que se ha emprendido, hacer permanecer el negocio ante una fuerte competencia económica ya no local sino globalizada, hacen que la permanencia del negocio sea reducida, según el portal de la revista de negocios Expansión, menciona que datos del censo económico 2014 del INEGI (México), este tipo de empresas por lo general tienen una duración de 7.7 años de vida comercial, luego de la cual la mayoría desaparece.

¿Qué es el riesgo?

Ya Alejandro Dumas plantea en su novela “El Conde de Montecristo” el problema del riesgo, pues relata cómo al haberse hundido el Buque “El Faraón”, el armador y patrón de Edmundo Dantes (El futuro conde) se ve totalmente arruinado y va a la quiebra con consecuencias un tanto funestas.

La Gestión de Riesgos implica precisamente el “administrar los riesgos”. ¿Pero que es un riesgo? Riesgo es la posibilidad de que ocurra algo no deseado, como por ejemplo, que se incendie el local del almacén, o que el camión que transporta nuestra mercancía se accidente, fallezca el dueño o se enferme de gravedad, o suframos robo de información comercial sensible, que nos afecte un terremoto, un huracán o una epidemia, etcétera…

Necesidad de contar con un Plan de Continuidad del Negocio

Como ya se ha planteado, es necesario que los empresarios micro, pequeños y medianos, cuenten con un Plan de Continuidad del Negocio (PCN) o Bussiness Continuity Plan (BCP). Recordemos que esta idea surge originalmente de los desarrolladores de TI, quienes buscaban solventar los problemas de programación de diferentes paquetes de software, pero dada su utilidad se extrapola a los negocios. Este proceso terminó por cambiar del área de TI y ser adoptado por la Contabilidad y Administración del Negocio. Mucho se habla de “servicio al cliente” pero ¿y el servicio a nuestro propio negocio? Existen seguros para muchas cosas, pero no existe ninguna cobertura de seguro que ampare el conocimiento de la operación para poder continuar con la empresa en caso de incidentes graves.

¿Qué pasaría si un camión de Muebles y Maniobras “Don Pepe” se accidenta y provoca daños graves? ¿O si en el “Instituto Cultural del Norte” un alumno se quema con ácido en el laboratorio de química? ¿Qué pasaría si el “Taller Don Jesús, carpintería fina” se incendia? ¿O si en la planta de hielo “El pingüino feliz” ocurre una fuga de amoniaco? ¿O si Don Carlos, conocedor de la receta de la salsa secreta clave del éxito del restaurante (fuente de ingreso de la familia) fallece? Como podemos notar con los ejemplos mencionados, el riesgo existe y si se llega a materializar, las consecuencias para el negocio pueden ser drásticas. Tan drásticas que pueden acabar con el negocio y con el patrimonio de los emprendedores…

Actualmente existe la norma ISO 22301 “Sistema de Gestión de continuidad de Negocios” la cual se enfoca a establecer criterios respecto al tema, sin embargo, según la Sociedad Internacional de Gestión y Evaluación (SIGE 2019) esta norma está enfocada a: “Organizaciones que prestan servicios de misión crítica, Proveedores de servicios de infraestructura y servicios básicos (energía eléctrica, agua, transporte, salud etc.). Servicios financieros y de banca y servicios de telecomunicaciones, empresas de manufactura y dependencias gubernamentales”, por lo que podemos decir que, en esencia, la norma está diseñada para grandes empresas con gran capital, gran facturación global en ventas y más de 250 empleados, es decir, a grandes empresas.

Si bien los criterios de esta norma pueden ser adaptados a las MiPymes, su implantación no es barata y en ocasiones sería onerosa para “la tiendita de la esquina” o “la Talabartería de Don José” e inclusive para “Transporte Atlas” es decir para las empresas a las que se dirige este ensayo.

¿Qué es el Plan de Continuidad del Negocio?

El Plan de Continuidad del Negocio, PCN, como su nombre lo indica, establece los medios y mecanismos de continuidad del negocio. (“Negocio en marcha NIF A-2 “Postulados Básicos de la Contabilidad”) Su importancia radica en que, como se ha visto, las empresas, medianas y pequeñas son primordialmente familiares y ahí radica una de las problemáticas grandes; como se ha dicho; sólo el Padre o la Madre o algún miembro de la familia es el responsable directo de la marcha del negocio y es quien tiene todo el conocimiento general de la operación del mismo. Es quien conoce a proveedores, conoce el comportamiento del mercado en que se desenvuelven, conoce los créditos y fuentes de financiamiento y los acreedores del negocio, conoce en pocas palabras la vida del negocio en todas sus facetas.

Consideraciones generales para elaborar un Plan de Continuidad del Negocio

El presente ensayo propone una serie de consideraciones generales (“Pasos”) para que las micro, medianas y pequeñas empresas puedan generar su propio PCN.

Estos pasos son de relativa fácil realización, pero requieren de un esfuerzo planeado y dedicado en tiempo y forma que garanticen al creador del plan, que ha cubierto las expectativas de un plan y que éste le auxiliara en caso de eventos desafortunados que afecten al negocio.

Cuatro pasos para la construcción del Plan de Continuidad del Negocio

A continuación iremos desglosando cada uno de los pasos para construir un Plan de Continuidad del Negocio, de forma que secuencialmente se puedan seguir, cubriendo los aspectos que se requieren en cada uno de ellos:

Paso 1. Identificación del Negocio

Este primer paso consiste en identificar Áreas, Procesos y Personas dentro del negocio y con ello: ¿A qué se dedica el negocio? ¿Cuál es la verdadera esencia del negocio? Grupo Televisa tenía hacia 1994 un aproximado de 125 empresas filiales que iban desde la renta de taxis aéreos hasta servicios de mensajería personalizados. Con el fin de reducir costos de operación Televisa se enfocó en responder tres preguntas básicas: ¿Qué hacemos? ¿Con qué ganamos dinero? ¿En que perdemos dinero? Y así se enfocó nuevamente en la producción y distribución de contenidos de televisión, cine y radio.

Para nuestro PCN debemos identificar que áreas son las realmente sustantivas,(¿Ventas, Producción, Distribución?¿Cuál?) que procesos son los que generan valor y dinero (¿Entrega a domicilio, atención al cliente, Subprocesos de producción?¿Cuáles?) y por último ¿quién o quienes son las personas que hacen que el negocio funcione? Una vez hecho lo anterior, podemos decir que ya hemos identificado bien al negocio. Los cimientos de PCN ya se han establecido..

Paso 2. Documentación y Salvaguarda

Identificar personas, áreas y procesos clave

Enrico en su libro “La guerra de las colas” relata cómo cuando fue Director en Frito-Lay la filial de Grupo Pepsi, un trabajador cambió la fórmula de su producto “Fritos” (Doritos en México) y los consumidores inmediatamente empezaron a protestar por el cambio de sabor, afectando las ventas; por lo que una vez identificado el problema volvieron a la fórmula original. Por ello es necesario documentar todos los procesos clave de las áreas que generan dinero y que ya se establecieron en el paso Uno.

Lo ideal es documentar todos los procesos, pero, de no poder o quererlo hacer así, documentar sólo los procesos sustantivos. También responder a las siguientes preguntas: ¿Quién es el personaje clave en las áreas ya identificadas? ¿qué tarea cumple? ¿qué procesos clave son los que maneja?

Salvaguarda de activos tangibles e intangibles

Suena lógico, pero es una situación comúnmente olvidada. Aquí debe de plantearse las acciones a realizar para proteger los activos tangibles e intangibles como lo son: El edificio, las máquinas y herramientas, la materia prima, los equipos de transporte; así como bienes intangibles como las fórmulas, las patentes y marcas, derechos, cartas de exclusividad, Para esto debe considerarse la contratación de seguros que cubran esas eventualidades y hasta los llamados “seguros de hombre clave”. ¡Coca-Cola no sería lo mismo si Pemberton hubiera perdido la fórmula!

Desde contar con medidas de seguridad internas hasta la cobertura de seguros, nuestros activos deben ser protegidos y salvaguardados. Y esto implica establecer dentro del plan, ¿cómo voy a protegerlos?¿Que tipo de seguros debo de contratar y por cuanto monto?¿Con que aseguradora? ¿Mi banco me oferta seguros gratis? ¿o seguros de pago? El Plan también debe de contemplar medidas de protección civil, pues nuestros colaboradores y el espacio de trabajo también son nuestro activo. Y aquí me detengo un poco: Como parte del PCN, el Plan Interno de Protección Civil debe enlazarse con éste y determinar cuales son los riesgos que se tienen en la localidad de nuestro negocio y que acciones se deben tomar para mitigar el riesgo.

Inteligencia Digital

Por último y de manera importante, la guarda y custodia de la Información Digital. Entendemos por Inteligencia digital, toda la información relativa al negocio y que se obtiene y genera por medios electrónicos. Inteligencia digital es toda la información que se genera y controla a través de las TIC y Software computacionales que las acompañan. Desde aquellos que nos brindan información contable, fiscal hasta aquellos archivos digitales que contienen el desarrollo de planes y proyectos, fórmulas, planos constructivos etc. De esta manera debemos de establecer mecanismos que impidan el robo, daño o espionaje de nuestros sistemas digitales, y esas medidas van desde un simple antivirus hasta la contratación de mecanismos de defensa electrónica más sofisticados.

Hace poco un amigo sufrió un ataque a su computadora, donde le pedían una cantidad de dinero a depositarse en una cuenta en África, para liberar sus “archivos” pues no tenia entrada a ellos. Afortunadamente, él es Ingeniero en ciberseguridad y logro abatir el “secuestro” y recuperar toda su información. Pero no todos tenemos esas habilidades, por lo tanto, debemos establecer como recuperaremos nuestra información en caso de pérdida. Desde todo el proceso de información contable administrativa (Proveedores, clientes, acreedores, cuentas) hasta las fotos personales del dueño cuando abrió el restaurante y de cuando logró convertirlo en cadena nacional. Es decir; toda la información digital que se considere importante para el funcionamiento del negocio. (¡¿Y las fotos qué?! Bueno, ¡se convierten en historia empresarial!) Conclusión: En esta era digital, no solo el respaldo en la nube es o puede ser bueno, también en un medio físico fuertemente resguardado. Cada quien elegirá lo que crea más conveniente con ayuda de expertos.

Paso 3: Recuperación

En el año 2000, se esperaba el famoso “Bug” un problema que se pensaba afectaría a las computadoras por efecto de su reloj interno. Nadie en el planeta entero sabía qué iba a pasar exactamente. Una institución militar mexicana, ante ello, tenía por procedimiento establecido años atrás el recuperar su información digital y la extraía físicamente (en cintas de computadora), llevándola a una instalación subterránea fuertemente acorazada y con procesos de intercambio de cintas. Dejaban unas y tomaban las que se encontraban en la bóveda para re-usarlas en su site, por ello me decían, en caso de contingencia solo perderían información de máximo tres días y no toda ella. ¡Y recordemos que estamos hablando de hace más de veinte años atrás!

Ahora bien en este tercer paso debemos establecer en nuestro plan el aspecto de Movilidad. Movilidad se refiere a responder la siguiente pregunta: ¿A dónde muevo mis oficinas/negocio/operación en caso de afectación? Esta fase se refiere a donde se movilizará el negocio en caso fortuito. Supongamos que ocurre un terremoto que destruye las oficinas o el local comercial, ¿A donde se pueden mover el negocio? ¿A donde se puede trasladar la mercancía? ¿A dónde podemos ubicar a los trabajadores? Determinar el área o las áreas propias de la empresa o bien de zonas cercanas a donde se pueda reubicar el negocio.

Nuestro plan debe establecer las posibles futuras ubicaciones del negocio en caso de afectación. Quizás a otras oficinas en una colonia cercana o a otra localidad. En su caso ¿que otra instalación puede llevar a cabo lo que hacíamos en la instalación afectada? Y ello implica el orden de los movimientos y traslado de personal, maquinaria y en caso de no poder moverse a otra instalación, implica la búsqueda de apoyos gubernamentales o de Instituciones de asistencia privada para la recuperación del negocio.

Paso 4: Reactivación

Ningún negocio puede funcionar sin recursos humanos, financieros, tecnológicos o materiales. el Plan debe considerar como, una vez ocurrido el riesgo se volverá a poner en marcha. Y lo anterior implica ¿cómo se volverá a reunir al personal?, nuevas jornadas de trabajo en el momento de la recuperación, permisos especiales al personal que haya sido afectado por el siniestro en su caso, liquidaciones y nuevas contrataciones. En el caso de los recursos financieros, cobro de los seguros, definir ante quien o quienes se puede recurrir al apoyo gubernamental y sus modalidades, ante que bancos se puede solicitar crédito, si se venderán títulos de crédito propiedad del negocio, recuperación de cuentas bancarias y sus importes etc. Para los recursos tecnológicos ante quien se compran nuevos equipos o bien cómo y quién se encargará de poner en marcha y a punto los sistemas digitale. En lo referente a recursos materiales definir cuales con las máquinas, herramientas y equipamiento en general que se requiere y ante quien o quienes de donde se pueden obtener. En todos los casos es importante el establecer periodos de puesta a punto del negocio.

Comunicación y reactivación de negocio

Es importante dar a conocer a clientes y a la comunidad en general que el negocio continúa y en qué fecha estará operando o si se encuentra operando a que capacidad, Esto permite retener a clientes inclusive ganar más. El uso de medios impresos y de redes sociales puede contribuir a esto. Otra forma de comunicación es el “volanteo” , entrega de volantes donde se informa sobre la reapertura. Un esquema que a veces no es tan contemplado, pero que apoya muchísimo es la difusión boca en boca y esto ocurre cuando nuestra comunidad nos ayuda a difundir que ya estamos en operación de nuevo, por ello, el PCN no debe olvidar este medio de comunicación.

Conclusiones

Toda empresa ya sea, micro, pequeña o mediana, en toda Latinoamérica, debe pensar en establecer un Plan de Continuidad del Negocio, PCN, que le permita enfrentar situaciones de riesgo y favorecer su resiliencia y por lo tanto su supervivencia dentro de cualquier entorno económico – comercial en el que se encuentre, siendo el PCN una herramienta que secunde ese propósito. Los pasos que aquí se proponen son criterios generales que coadyuvan a la elaboración de dicho plan, considerando que son fases que, por su facilidad de implementación, se pueden replicar y aplicar en forma simple por las MiPyMEs latinoamericanas, contribuyendo a su crecimiento y con ello al fortalecimiento del tejidos social, industrial y comercial de la región.

Una vez elaborado su PCN, es necesario que las personas clave lo conozcan y sepan inclusive dónde se encuentra en forma digital o en forma de documento impreso, pero el definir el medio de difusión y a quién debe ser divulgado es, necesariamente, tema de otro ensayo.