Importancia del análisis de puestos en las organizaciones

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El motivo principal de este ensayo es mostrar a la sociedad y principalmente a los jóvenes emprendedores la importancia del análisis de puestos dentro de una organización, ya que es un procedimiento muy importante también dentro de los recursos humanos, pues este se encarga de obtener información acerca de cada puesto existente dentro de las empresas.

Con esto se pretende mostrar en un panorama general el tema del Análisis de puestos, el procedimiento por el cual se determinan las responsabilidades de cada puesto de la empresa y las características de las personas que las desempeñaran, así como también los métodos para obtener información para dichos análisis y determinar los objetivos de los mismos.

En la actualidad se escucha con frecuencia frases como: “gran parte de la competitividad de la empresa reside en el bienestar del empleado”; “administrar con las personas, en lugar de administrar personas pero” más allá de ser frases erróneas, la experiencia ha demostrado que una buena parte del éxito del empleado en el desempeño de su trabajo viene dado por su grado de adaptación al puesto y al entorno.

Análisis de puestos:

El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.

En la descripción se detalla:

  • Qué hacen los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto.
  • Cómo lo hacen: Recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea.
  • Para qué lo hacen: Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea.

A continuación se citaran algunas de las muchas definiciones de los autores consultados para el desarrollo del tema.

  • Gary Dessler: “Procedimiento para establecer las obligaciones y habilidades que requiere un puesto, así como el tipo de persona que se debe de contratar para ocuparlo”.
  • Munch García: “El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Esta función tiene como metal análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan”.
  • Ricardo Varela: “Procedimiento por el cual se determinan las responsabilidades de cada puesto y las características de las personas que deberían contarse para desempeñarlos”.

Antes de estudiar cada puesto los análisis estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y desempeño, se realizan los siguientes pasos:

1. Identificación de puestos

Es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o una investigación directa, con los empleados, supervisores y gerentes.

2. Desarrollo de cuestionario

Tiene como identificación de labores, responsabilidades, conscientes habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.

  • Identificación y actualización: Se procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.
  • Deberes y responsabilidades: Muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.
  • Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: Describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencias y otros factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Así mismo permite la planeación de programas de capacitación específica.
  • Niveles de desempeño: Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores, los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.

Importancia del análisis de puestos en la administración de personal y en otras funciones: Usos y limitaciones

Es importante el análisis de puestos por que ayuda a mejorar la selección y colocación del empleado con más exactitud. Las posibilidades de la aplicación del análisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, como:

  • Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.
  • Como una valiosa ayuda para la selección objetiva de personal
  • Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo
  • Como base para posteriores estudios de calificación de méritos
  • Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos
  • Como parte integrante de manuales de organización
  • Para determinar montes de fianzas y seguros
  • Para efectos de planeación de recursos humanos
  • Para efectos organizacionales
  • Para efectos de supervisión
  • Como valioso instrumento de auditorías administrativas
  • Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.

Objetivos del análisis de puestos

Entre los objetivos o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo cabe destacar los siguientes:

  • Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona información sobre las características que debe poseer el candidato a ocupar el puesto de trabajo.
  • Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos profesionales.
  • Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos.
  • Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta qué punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto.

Etapas para su realización y actualización

Un programa de análisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:

  1. Etapa de Planeación: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo de análisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia.
  2. Etapa de Preparación: en esta etapa se reúnen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo.
  3. Etapa de Ejecución: en esta etapa se procederá a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que se analizarán y luego se redactará el análisis.

Técnicas para recolectar información

  • Revisión de Documentos: permite a los analistas conocer dónde está la organización y hacia dónde va dirigida, también se pueden revisar documentos cualitativos y cuantitativos.
  • Entrevistas: son diálogos de preguntas y respuestas. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas.
  • Cuestionarios: se deben realizar cuando se presenta dispersión de personal, se requieren respuestas anónimas y cuando el personal a ser entrevistado es bastante numeroso.
  • Observación: debemos observar el comportamiento y ejecución de los procedimientos en la organización.

Conclusiones

Con lo expuesto hasta aquí, podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para unificar los subsistemas que conforman la acción de los recursos humanos.

Se puede decir que el análisis de puestos, es una herramienta eficaz, con la cual deben contar todas las empresas de cualquier ramo, si es que quieren tener una buena organización y coordinadas todas sus funciones, porque la empresa que se encuentre bien organizada, con su objetivo bien definido, alcanzara las metas deseadas, ya que el personal sabe qué hacer y cómo hacerlo, por lo tanto este conjunto de elementos les asegura un buen lugar en el mercado.

Agradecimiento por las aportaciones hechas a: Fernando Russel Koh Tzab, Ana Herrera Collí, Karla Chan Hernández y Susana Vergara. Estudiantes de la carrera de Administración de Empresas de la Universidad del Sur.

Bibliografía

  • Munch, García, Libro Fundamentos de la Administración.
  • Idalberto Chiavenato, Libro Administración de recursos humanos.
  • Juan Gerardo Garza Treviño, Libro Administración contemporánea.

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Koh Tzab Fernando Russel. (2013, julio 25). Importancia del análisis de puestos en las organizaciones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/importancia-del-analisis-de-puestos-en-las-organizaciones/
Koh Tzab, Fernando Russel. "Importancia del análisis de puestos en las organizaciones". GestioPolis. 25 julio 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/importancia-del-analisis-de-puestos-en-las-organizaciones/>.
Koh Tzab, Fernando Russel. "Importancia del análisis de puestos en las organizaciones". GestioPolis. julio 25, 2013. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/importancia-del-analisis-de-puestos-en-las-organizaciones/.
Koh Tzab, Fernando Russel. Importancia del análisis de puestos en las organizaciones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/importancia-del-analisis-de-puestos-en-las-organizaciones/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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