Herramientas básicas para la solución de problemas

Herramientas básicas para la solución de problemas
Contenido
Introducción..........................................................................................................................................................2
1. Recolección de datos.........................................................................................................................................3
1.1. Concepto.....................................................................................................................................................3
1.2. Uso..............................................................................................................................................................3
1.3. Otros nombres.............................................................................................................................................3
1.4. Procedimiento..............................................................................................................................................4
2. Lluvia de ideas..................................................................................................................................................4
2.1. Concepto.....................................................................................................................................................4
2.2. Uso..............................................................................................................................................................4
2.3. Otros nombres.............................................................................................................................................4
2.4. Procedimiento..............................................................................................................................................4
3. Diagrama de Pareto..........................................................................................................................................5
3.1. Concepto.....................................................................................................................................................5
3.2. Uso..............................................................................................................................................................5
3.3. Procedimiento..............................................................................................................................................5
4. Diagrama de Ishikawa......................................................................................................................................6
4.1. Concepto.....................................................................................................................................................6
4.2. Uso..............................................................................................................................................................6
4.3. Otros nombres.............................................................................................................................................6
4.4. Procedimiento..............................................................................................................................................6
5. Matriz de relación.............................................................................................................................................7
5.1. Concepto.....................................................................................................................................................7
5.2. Uso..............................................................................................................................................................7
5.3. Otros nombres.............................................................................................................................................8
5.4. Procedimiento..............................................................................................................................................8
6. Diagrama de comportamiento.........................................................................................................................8
6.1. Concepto.....................................................................................................................................................8
6.2. Uso..............................................................................................................................................................9
6.3. Nombres......................................................................................................................................................9
6.4. Procedimiento..............................................................................................................................................9
7. Diagrama de Gantt...........................................................................................................................................9
7.1. Concepto.....................................................................................................................................................9
7.2. Uso............................................................................................................................................................10
7.3. Otros nombres...........................................................................................................................................10
7.4. Procedimiento............................................................................................................................................10
8. Entrevistas.......................................................................................................................................................10
8.1. Concepto...................................................................................................................................................10
8.2. Uso............................................................................................................................................................10
8.3. Procedimiento............................................................................................................................................11
9. Listas checables...............................................................................................................................................11
9.1. Concepto....................................................................................................................................................11
9.2. Uso............................................................................................................................................................12
Bibliografía..........................................................................................................................................................12
Introducción
La evolución del concepto de calidad aplicado a la industria, y ahora a los servicios, muestra
claramente que se ha pasado de una etapa, en donde la calidad era aplicada totalmente al control
realizado al final de las líneas de producción, a otra donde aplicamos calidad total a todo dentro de la
organización. Por ende, ya se habla de calidad de vida en el trabajo, calidad de vida en los servicios y
calidad ambiental.
Recordemos que el concepto de calidad hoy en día, es aplicado en el ámbito industrial, como el logro
de hacer las cosas bien la primera vez. Y se aplica control de calidad sobre las operaciones desde el
diseño. Hasta que se obtiene el producto final e inclusive se habla de la calidad en la atención al cliente.
El camino que nos lleva hacia la Calidad Total crea una nueva cultura, establece y mantiene un
liderazgo, desarrolla al personal y lo hace trabajar en equipo, además de enfocar los esfuerzos de
calidad total hacia el cliente y a planificar cada uno de los pasos para lograr la excelencia en sus
operaciones.
El hacer esto exige vencer obstáculos que se irán presentando a lo largo del camino. Estos obstáculos
traducidos en problemas se deben resolver conforme se presentan evitando con esto las variaciones del
proceso. Para esto es necesario basarse en hechos y no dejarse guiar solamente por el sentido común, la
experiencia o la audacia. Basarse en estos tres elementos puede ocasionar que al momento de obtener
un resultado contrario al esperado nadie quiera asumir responsabilidades.
De allí la importancia de basarse en hechos reales y objetivos, además de que surge la necesidad de
aplicar herramientas de solución de problemas adecuadas y de fácil comprensión.
Las herramientas y técnicas cualitativas y no cuantitativas son las siguientes:
1. Recolección de datos.
2. Lluvia/Tormenta de ideas (Brainstorming).
3. Diagrama de Pareto.
4. Diagrama de Ishikawa.
5. Diagrama de flujo.
6. Matriz de relación.
7. Diagrama de comportamiento
8. Diagrama de Gantt.
9. Entrevistas.
10. Listas checables.
11. Presentación de resultados.
La experiencia de los especialistas en la aplicación de estas herramientas señala que bien utilizadas y
aplicadas, con la firme idea de estandarizar la solución de problemas, los equipos pueden ser capaces
de resolver hasta el 95% de los problemas.
1. Recolección de datos
1.1. Concepto
Es una recolección de datos para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías de
un evento o problema que se desee estudiar. Es importante recalcar que este instrumento se utiliza tanto
para la identificación y análisis de problemas como de causas.
1.2. Uso
Hace fácil la recopilación de datos y su realización de forma que puedan ser usadas fácilmente y ser
analizadas automáticamente. Una vez establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas
las categorías que lo caracterizan, se registran los datos en una hoja indicando sus principales
características observables.
Una vez que se ha fijado las razones para recopilar los datos, es importante que se analice las siguientes
cuestiones:
La información es cuantitativa o cualitativa.
Cómo se recogerán los datos y en que tipo de documentos se hará.
Cómo se utilizará la información recopilada.
Cómo se analizará.
Quién se encargará de recoger los datos.
Con qué frecuencia se va a analizar.
Dónde se va a efectuar.
1.3. Otros nombres
Hoja de recogida de datos
Hoja de registro
Verificación
1.4. Procedimiento
1. Identificar el elemento de seguimiento
2. Definir el alcance de los datos a recoger.
3. Fijar la periodicidad de los datos a recolectar.
4. Diseñar el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo a la cantidad de información a
escoger, dejando espacio para totalizar los datos, que permita conocer: las fechas de inicio y
termino, las probables interrupciones, las personas que recoge la información, la fuente etc.
2. Lluvia de ideas
2.1. Concepto
Técnica que consiste en dar oportunidad, a todos los miembros de un grupo reunido, de opinar o sugerir
sobre un determinado asunto que se estudia, ya sea un problema, un plan de mejoramiento u otra cosa,
y así se aprovecha la capacidad creativa de los participantes.
2.2. Uso
Se pueden tener dos situaciones ante la solución de un problema:
1. Que la solución sea tan evidente que sólo tengamos que dar los pasos necesarios para
implementarla, y
2. Que no tengamos idea de cuáles pueden ser las causas, ni las soluciones.
Es aquí donde la sesión de tormenta de ideas es de gran utilidad. Cuando se requiere preseleccionar las
mejores ideas.
2.3. Otros nombres
Brain Storming
Tormenta de ideas
2.4. Procedimiento
1. Nombrar a un moderador del ejercicio.
2. Cada miembro del equipo tiene derecho a emitir una sola idea por cada turno de emisión de
ideas.
3. No se deben repetir las ideas.
4. No se critican las ideas.
5. El ejercicio termina cuando ya no existan nuevas ideas.
6. Terminada la recepción de las ideas, se les agrupa y preselecciona conforma a los criterios que
predefina el equipo.
3. Diagrama de Pareto
3.1. Concepto
Gráfico cuyas barras verticales están ordenadas de mayor a menor importancia, estas barras representan
datos específicos correspondientes a un problema determinado, la barra más alta esta del lado izquierdo
y la más pequeña, según va disminuyendo de tamaño, se encuentra hacia la derecha.
3.2. Uso
Ayuda a dirigir mayor atención y esfuerzo a problemas realmente importantes, o bien determina las
principales causas que contribuyen a un problema determinado y así convertir las cosas difíciles en
sencillas. Este principio es aplicable en cualquier campo, en la investigación y eliminación de causas de
un problema, organización de tiempo, de tareas, visualización del antes y después de resuelto un
problema, o en todos los casos en que el efecto final sea el resultado de la contribución de varias causas
o factores.
3.3. Procedimiento
1. Decidir qué problemas se van a investigar y cómo recoger los datos.
2. Diseñar una tabla de conteo de datos (totales).
3. Elaborar una tabla de datos.
Tipo de Reclamo Número Número Acumulado % % Acumulado
B 8 8 28,57 28,57
C 7 15 25.00 53.57
D 6 21 21.43 75.00
A 4 25 14.29 89.29
E 3 28 10.71 100.00
Lista de ítems
Totales individuales
Totales acumulados
Composición porcentual
Porcentajes acumulados
1. Organizar los ítems de mayor a menor.
2. Dibujar dos ejes verticales y uno horizontal
3. Construir un diagrama de barras.
4. Dibujar la curva acumulada (curva de Pareto).
5. Escribir cualquier información necesaria.
4. Diagrama de Ishikawa
4.1. Concepto
Técnica de análisis de causa y efectos para la solución de problemas, relaciona un efecto con las
posibles causas que lo provocan.
4.2. Uso
Se utiliza para cuando se necesite encontrar las causas raíces de un problema. Simplifica enormemente
el análisis y mejora la solución de cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y a hacerlos más
entendibles, toda vez que agrupa el problema, o situación a analizar y las causas y subcausas que
contribuyen a este problema o situación.
4.3. Otros nombres
Diagrama de espina de pescado
Diagrama Causa Efecto
4.4. Procedimiento
1. Ponerse de acuerdo en la definición del efecto o problema
Desde o% hasta 100%
Desde o hasta el total
general
Efectos
Causas
2. Trazar una flecha y escribir el “defecto” del lado derecho
3. Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la flecha
principal
4. Identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas secundarias,
así como las causas terciarias que afectan a las secundarias
5. Asignar la importancia de cada factor
6. Definir los principales conjuntos de probables causas: materiales, equipos, métodos de trabajo,
mano de obra, medio ambiente (4 M`s)
7. Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa sobre el problema
8. Registrar cualquier información que pueda ser de utilidad
5. Matriz de relación
5.1. Concepto
Gráfico de filas y columnas que permite priorizar alternativas de solución, en función de la ponderación
de criterios que afectan a dichas alternativas.
5.2. Uso
Cuando se requiere tomar decisiones más objetivas.
Cuando se requiere tomar decisiones con base a criterios múltiples.
DEFECTO
DEFECTO
CAUSA MAYOR
CAUSA MAYORCAUSA MAYOR
CAUSA MAYOR
Causa menor Causa menor
Causa menor
Subcausa
Subcausa
5.3. Otros nombres
Matriz de priorización
Matriz de selección
5.4. Procedimiento
1. Definir las alternativas que van a ser jerarquizadas
2. Definir los criterios de evaluación
3. Definir el peso de cada uno de los criterios
4. Construir la matriz
5. Definir la escala de cada criterio
6. Valorar cada alternativa con cada criterio (usando la escala definida anteriormente)
7. Multiplicar el valor obtenido en el lado izquierdo de las casillas, por el peso de cada criterio y
anotarlo a la derecha de cada casilla
8. Sumar todas las casillas del lado derecho y anotar el resultado en la casilla Total
9. Ordenar las alternativas de mayor a menor
6. Diagrama de comportamiento
6.1. Concepto
Herramienta que permite graficar los puntos del comportamiento de una variable, de acuerdo a como se
van obteniendo.
SOLUCIONES
CRITERIOS
Envío de solicitud por mensajería
Envío de solicitud vía Faz o E -mail
Envío de solicitud vía correo
TOTA
L
10 40 20 30
3
33
12
2
3
1
2
131
6.2. Uso
Para representar visualmente el comportamiento de una variable
Evaluar el cambio de una proceso en un período
6.3. Nombres
Diagrama de Tendencias
6.4. Procedimiento
1. Decidir qué problema se va a monitorear y cómo se van a recoger los datos
2. Mantener el orden de los datos, tal como fueron recolectados
3. Dibujar un eje vertical y uno horizontal (Eje X Tiempo - Eje Y Medida)
4. Marcar los puntos. Un punto marcado indica ya sea la medición o cantidad observada en un
tiempo determinado
5. Unir las líneas de puntos
6. Escribir en el diagrama cualquier información necesaria
7. Diagrama de Gantt
7.1. Concepto
Gráfico que establece el orden y el lapso en que deben ejecutarse las acciones que constituyen un
proyecto.
10 20 30 40 50 60 701
0
2
4
6
8
10
12
14
7.2. Uso
Permite vigilar el cumplimiento de un proyecto en el tiempo.
Permite determinar el avance en un momento dado.
7.3. Otros nombres
Cronograma de actividades
7.4. Procedimiento
1. Identificar y listar todas las acciones que se deben realizar para cumplir con un proyecto
2. Determinar la secuencia de ejecución de las acciones
3. Definir los responsables de ejecutar cada acción
4. Escoger la unidad de tiempo adecuada para trazar el diagrama
5. Estimar el tiempo que se requiere para ejecutar cada acción
6. Trasladar la información anterior a las ubicaciones correspondientes en el diagrama
8. Entrevistas
8.1. Concepto
Técnica que permite reunir información directamente con el involucrado en el proceso.
8.2. Uso
Obtener información de clientes o proveedores de un proceso.
DIAS LABORABLES
ACTIVIDAD RESP
8.3. Procedimiento
1. Planear la entrevista. Determinar que información se necesita recopilar.
2. Elaborar una guía para la entrevista (introducción, preguntas relacionadas con el tema).
Elaborar una prueba piloto.
3. Seleccionar las personas que más conozcan sobre el tema.
4. Programar la entrevista. Planear el tiempo necesario para realizar la entrevista.
5. Ubicar un lugar apropiado para realizar la entrevista sin interrupciones.
6. Invitar al entrevistado, informarle del objetivo, fecha y lugar donde se realizará la entrevista.
7. Realizar la entrevista (sea puntual, cordial y desarrolle la guía para la entrevista, luego resuma y
permítale al entrevistado hacer comentarios. Dele las gracias.)
9. Listas checables
9.1. Concepto
Método, lista u hoja de información para lograr que nada se nos olvide ni se omita, en la cual la
información consignada es de fácil análisis y verificación. Las podemos encontrar con diferencias
sencillas y de tres tipos:
Guías para la realización secuencial de operaciones, observaciones o verificaciones.
Tablas o formatos para facilitar la recolección de los datos.
Dibujos o esquemas para señalar la localización de puntos de interés.
9.2. Uso
Muestra una secuencia sistemática de hacer las cosas.
Facilita la recolección de datos.
Relaciona pasos o elementos que constituyen el todo de un proyecto o de una preparación.
Proporciona un medio de seguimiento y control del avance de un proyecto.
Oficina Listo Por remodelar
1
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5
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Salón de conferencias
Dirección Nal. Ejecutiva de Desarrollo
Consultores de la AID
Despacho del Contralor
Departamento de Planillas
Pagos
Bibliografía
Instituto Mexicano de Control de Calidad, IMECCA, Formación de
facilitadores para el trabajo en grupo, Módulo III, México, Marzo, 1998.
Horovitz, Jacques, La Calidad del Servicio. Editorial McGraw Hill, 1991, Madrid, España,
1991.
Robbins, Stephen P., Comportamiento Organizacional, Teoría y Practica. Séptima Edición.
Editorial Prentice Hall, México 1996.
Thompson, Phillip C.. Círculos de Calidad. Cómo hacer que funcionen. Grupo Editorial
Norma. Primera Edición. Colombia 1994.
Flores, Benito, Ing., Artículo: Calidad en empresas de servicio.
Memorias XXV Congreso Nacional de Control de Calidad. Guadalajara, Jalisco, México.
Octubre 1 – 4 de 1997.
Paredes y Asociados Cía. Ltda. Seminario Taller Administración de Procesos. Panamá Mayo
de 1999.
Por: Luis Pimentel Villalaz

Para complementar lo ya explicado acerca de estas herramientas básicas de resolución de problemas, te dejamos con una serie de videos que arrojan mayor información acerca de: la recolección de datos, la lluvia de ideas, el diagrama de Pareto, el diagrama de Ishikawa, la matriz de relación, el diagrama de tendencia y el diagrama de Gantt.

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- Licenciatura en RR.HH. Universidad de Champagnat. (2002, julio 12). Herramientas básicas para la solución de problemas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/herramientas-basicas-para-la-solucion-de-problemas/
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. "Herramientas básicas para la solución de problemas". GestioPolis. 12 julio 2002. Web. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-basicas-para-la-solucion-de-problemas/>.
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. "Herramientas básicas para la solución de problemas". GestioPolis. julio 12, 2002. Consultado el 28 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/herramientas-basicas-para-la-solucion-de-problemas/.
- Licenciatura en RR.HH., Universidad de Champagnat. Herramientas básicas para la solución de problemas [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-basicas-para-la-solucion-de-problemas/> [Citado el 28 de Mayo de 2015].
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